| Organisatie | Servicepunt71 |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Sevicepunt71 houdende regels omtrent het archief Archiefverordening 2017 GR Servicepunt71 |
| Citeertitel | Archiefverordening 2017 GR Servicepunt71 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-02-2018 | nieuwe regeling | 12-10-2017 |
Gelet op artikel 40, eerste lid, en artikel 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 36, eerste lid van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71;
Naast het invullen van een wettelijke verplichting wordt met het vaststellen van de Archiefverordening een juridisch -administratief organisatorisch kader geschapen voor het informatiebeheer: de taken, bevoegdheden en zorg voor het informatiebeheer binnen Servicepunt71 worden met de verordening op hoofdlijnen vastgelegd. De Archiefverordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg die het bestuur draagt voor de archieven te vormen door Servicepunt71 zelf, als mede voor het beheer van de archieven die zij vormt behorende bij de gemandateerde taken van de organen deelnemend aan de gemeenschappelijke regeling.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
informatie: (archief)bescheiden, zoals omschreven in artikel 1 sub c van de wet, waaronder wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van Servicepunt71 of van haar werknemers, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen;
Hoofdstuk II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Als archiefbewaarplaats van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 is bij besluit van het dagelijks bestuur van 11 december 2014 aangewezen de archiefbewaarplaats van Leiden, met uitzondering van de archiefbescheiden die betrekking hebben op de in mandaat uitgevoerde taken of bevoegdheden van de deelnemers, welke de verantwoordelijkheid zijn en blijven van de betrokken gemeenten en worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door elk van de colleges van burgermeester en wethouders van de betreffende gemeenten afzonderlijk is aangewezen.
Hoofdstuk III De zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden
Het bestuur draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten voor archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 5 Aanstellen personeel
Het bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeenschappelijke regeling ongeacht hun vorm.
Artikel 6 Bewaring van de archiefbescheiden
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7 Kosten zorg voor archiefbescheiden
Het bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de gemeenschappelijke regeling voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8 Besluit Informatiebeheer
Het bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van Servicepunt71 als mede voor het beheer van de archieven die zij vormt behorende bij de gemandateerde taken van de organen deelnemend aan de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 9 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Het bestuur doet jaarlijks verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. -Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling in de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11 Toezicht archivaris
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 12 Vervanging archivaris
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door aan de archiefdienst Erfgoed Leiden en Omstreken verbonden ambtenaren.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 14 Mededeling archivaris
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Servicepunt71 op 12 oktober 2017
De voorzitter De wnd. secretaris
dhr. M.A. den Boer mevr. M. Havermans-Jochemsz
Bijlage 1: Toelichting Archiefverordening GR Servicepunt71
(Voor organen op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling)
Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het bestuur draagt voor de archieven van de organen van de gemeenschappelijke regeling. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt eveneens beschreven.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stb. 2010, nr. 70). Bij het opstellen van de ontwerp Archiefverordening is gebruik gemaakt van het model van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI ) d.d. 26 januari 2016. Dat model heeft de instemming van de VNG.
De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden van de overheid. Daarmee is het volgens het LOPAI, de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid.
In de Archiefwet 1995 zijn er extra eisen opgenomen voor een zorgvuldig geselecteerd deel van de archiefbescheiden dat blijvend bewaard moeten worden. Deze bescheiden moeten in openbare archiefbewaarplaatsen worden bewaard en beschikbaar zijn voor iedere burger. De Archiefwet 1995 is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is in het Archiefbesluit 1995 uitgewerkt in bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn verder ingevuld met de Archiefregeling (2009).
De Archiefverordening is aangepast als gevolg van wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet, en enkele andere wetten in verband de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht. Met de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht op 1 oktober 2012 is het specifieke toezicht door de provincies vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet en de door gemeenten ingestelde gemeenschappelijke regelingen. Het verticale toezicht door de provincie is vervangen door het horizontale toezicht: het dagelijks bestuur GR legt verantwoording af aan het Bestuur GR over de kwaliteit van het informatiebeheer en de archiefzorg. Ter ondersteuning zal de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uitbrengen aan het Bestuur GR inzake de uitoefening van artikel 30 van de Archiefwet 1995 en het archieftoezicht.
De implementatie van deze wijziging van de toezichtverhoudingen gebeurt aan de hand van door de VNG en het LOPAI opgestelde kwaliteitscontrole van informatiebeheer en archiefzorg. Met de daarin ontwikkelde kritische prestatie indicatoren voor het informatie beheer en de archiefzorg wordt door gemeentelijke ( DIV ) beheerders en de gemeente archivaris, in overleg met het Provinciale archief toezicht, de in de verordening opgenomen verantwoordings- en verslag voorschriften tot uitvoering gebracht. Dit is van overeenkomstige toepassing op de GR Servicepunt71.
De verordening is van toepassing op zowel papieren als digitale archiefbescheiden.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht, als bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet, zoals dat door de archivaris wordt uitgeoefend.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De wetgever bedoelt binnen het begrip archiefbescheiden alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te vatten, inclusief die uitsluitend via informatietechnologie dan wel -systemen opgevraagd of gepresenteerd kan worden. Bijgevolg heeft de onder c. genoemde archiefbewaarplaats ook betrekking op de omgeving waarin digitale archiefbescheiden worden beheerd.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats moet voldoen.
Als ( gemeentelijke ) archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet is aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling 2010.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5 Aanstellen personeel
Overeenkomstig de afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 betreft dit de medewerker(s) van Team Documenten van de gemeente Leiden.
Artikel 7 Kosten zorg voor archiefbescheiden
Onderdeel van de begroting van Servicepunt71.
Artikel 8 Besluit Informatiebeheer
De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer van het bestuur.
Het bestuur verneemt één maal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 15 Mededelingen beheerder
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.