Budgethoudersregeling Werk en Inkomen Lekstroom 2013

Artikel 1 Budgettoedeling

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast met bijbehorende budgetten op het niveau van programma. Investeringskredieten worden ook door het algemeen bestuur toegewezen. Onder budget wordt verstaan de baten en de lasten verbonden aan een programma, (sub)product, een kostenplaats, een investeringskrediet en/of een voorziening.

Artikel 2 Budgethouders en tekeningsbevoegden

• 1.

  De directeur is budgettair eindverantwoordelijke (hoofdbudgethouder) voor de programma’s met bijbehorende producten en projecten inclusief tussentijdse wijzigingen van het dagelijks bestuur.

• 2.

  De directeur wijst de managers aan die verantwoordelijk zijn voor alle aan hen toevertrouwde producten en projecten, realisatie van de prestaties uit de programmabegroting en de besteding van de budgetten.

• 3.

  De managers zijn de verantwoordelijke budgethouders. De budgethouders wijzen binnen hun budget tekeningsbevoegden aan. Teamcoördinatoren worden, binnen de kaders van hun team, in ieder geval als tekeningsbevoegde aangewezen.

• 4.

  Er is één budgethouder per (sub)product, er kunnen maximaal twee tekeningsbevoegden zijn per (sub)product.

• 5.

  In het vervolg van deze regeling valt iedere medewerker met tekeningsbevoegdheid, ongeacht de functie, onder de term ‘’budgethouder’’.

   

Artikel 3 Budgethouderslijst

De financiële administratie houdt een lijst bij van budgethouders per (sub)product. In dit overzicht staan tevens de vaste vervangers en de handtekeningen. Managers zijn er verantwoordelijk voor om wijzigingen door te geven aan de financiële administratie.

Artikel 4 Financiële ruimte voor budgethouders

• 1.

  De directeur, managers en teamcoördinatoren en overige tekeningsbevoegden zijn ieder individueel bevoegd tot het namens het dagelijks bestuur aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot de onderstaande maximum bedragen, daarboven is het meetekenen van de naast hogere functionaris vereist:

• Tevens is de budgethouder bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

•  

  • a.

    tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen;

  • b.

    tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a.;

  • c.

    tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen.

• 2.

  De budgethouder accordeert facturen en betaalopdrachten en verstrekt deze voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan de financiële administratie.

• 3.

  De directeur stelt nadere regels vast over de administratieve vastlegging en verantwoording.

   

Artikel 5 Algemene instructies

Sturen op budget en prestatie

• 1.

  Budgethouders zijn verantwoordelijk inzicht te hebben in hun budget en de te behalen doelstellingen en prestaties. Verwacht wordt dat zij hier actief op sturen en dat zij de prestaties bijhouden.

Informatievoorziening

• 2.

  De Budgethouder informeert zijn leidinggevende tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de budgetten.

• 3.

  De budgethouder verzorgt de informatievoorziening over de baten en lasten op zijn budget, de tekorten of overschotten en de geleverde prestaties. Deze informatie wordt in elk geval verstrekt in het kader van de planning & controlcyclus.

Functiescheiding

• 4.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van interne controller, alsmede met de functie van financieel medewerker.

• 5.

  De budgethouder mag niet tekenen voor uitgaven die betrekking hebben op hem zelf, zoals declaraties. In die gevallen tekent een naast hogere functionaris. In het geval van de directeur tekent de voorzitter van het dagelijks bestuur.

Afstemming overige kaders

• 6.

  De inkoop en aanbesteding van diensten, leveringen en werken vinden plaats binnen de kaders van de programmabegroting en de overige kaders die zijn vastgesteld ten aanzien van deze onderwerpen.

Het schuiven met budgetten

• 7.

  Het schuiven met de budgetten binnen programma’s is alleen toegestaan als de doelstellingen en de prestaties van de programmabegroting ongewijzigd blijven.

Het overschrijden van budgetten

• 8.

  Overschrijdingen:

  • a.

    van het saldo van baten en lasten van een programma uit de begroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur;

  • b.

    voorlegging van de overschrijding van baten aan het algemeen bestuur kan achteraf gebeuren;

  • c.

    van investeringskredieten zijn slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur. Voor overschrijdingen van maximaal 5% met een maximum van € 5.000 is geen toestemming vooraf nodig, mits de kapitaalslasten passen in de meerjarenbegroting van het programma waarop de investeringen zullen plaatsvinden. De overschrijding wordt gemeld bij het eerstvolgende jaarcyclusproduct.

  • d.

    op productniveau worden binnen het desbetreffende programma van de programmabegroting opgevangen;

  • e.

    tot hooguit 5% met een maximum van € 50.000 op jaarbasis van door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten in de productenraming zijn toegestaan, indien daar een compensatie binnen het desbetreffende programma van de begroting tegenover staat. Hiervoor is geen toestemming nodig van het algemeen bestuur.

Besteding van meevallers

• 9.

  Meevallers:

  • a.

    die niet nodig zijn om overschrijdingen binnen een programma op te vangen vallen vrij en kunnen niet worden besteed. Op jaarbasis mag binnen een product 5% van het budget met een maximum van € 5.000 aan meevallers worden besteed;

  • b.

    mogen alleen met voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur worden aangewend voor nieuw beleid;

  • c.

    die incidenteel zijn mogen alleen worden gebruikt voor incidentele uitgaven.

  • d.

    als gevolg van krediet onderschrijding mogen door budgethouders niet aangewend worden voor andere doeleinden, maar vallen vrij aan de algemene middelen. Het aanwenden voor andere doeleinden kan alleen door herbestemming van het restant krediet door het algemeen bestuur.

Artikel 6  

De interne controller draagt er zorg voor dat de directeur, managers en teamcoördinatoren en overige tekeningsbevoegden beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

Artikel 7 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Budgethoudersregeling WIL 2013.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 20 december 2013 en werkt terug tot 1 september 2013.

• 2.

  De budgethoudersregeling WIL 2013 zoals vastgesteld bij besluit van het dagelijks bestuur van 29 augustus 2013 wordt ingetrokken.