CVDR608188_1Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL)nlregelingShared Service Center Zuid-Limburg2018-07-18HeerlenMaastrichtSittard-Geleenbgr-2018-130Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers SSC-ZLafdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrechtalgemeen bestuurfinanciën en economiebestuur en recht2017-12-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2018-02-162017-12-132018-07-12nieuwe regelingOnbekend.Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL)Het Bestuur van het SSC-ZL,OVERWEGINGgelet op het bepaalde in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;mede gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL;mede gelet op het bepaalde in de Budgethoudersregeling SSC-ZL;BESLUITvast te stellen het navolgende: Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers SSC-ZL.1Begripsbepalingen1.Bestuur: het Bestuur van het SSC-ZL.2.Directeur: de directeur van het SSC-ZL.3.Manager: een hiërarchisch leidinggevende binnen het SSC-ZL. Voor de afdeling Inkoop betreft dit de Manager Inkoop, voor de afdeling Informatie Diensten de Manager ID en voor de afdeling PSA de Teammanager PSA.4.Onder mandaat wordt begrepen: de bevoegdheid om in naam van het Bestuur besluiten als bedoeld in artikel 1:3 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht te nemen.5.Onder volmacht wordt begrepen: de bevoegdheid om in naam van het Bestuur privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.6.Onder machtiging wordt begrepen: de bevoegdheid om in naam van het Bestuur feitelijke handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.7.Onder ondermandaat, subvolmacht en submachtiging wordt begrepen: een door de gemandateerde verleend mandaat/volmacht/machtiging van een aan hem gemandateerde bevoegdheid aan een derde.8.Mandans: de mandaatgever.9.Mandataris: degene die het mandaat ontvangt.2Mandaat, volmacht en machtiging1.Het Bestuur verleent mandaat, volmacht en machtiging aan de directeur en manager van het SSC-ZL overeenkomstig de bij dit besluit behorende Overzicht mandaat-, volmacht- en machtigingslijst (bijlage 1) en de Budgethoudersregeling SSC-ZL. 2.De directeur en een (team)manager (voor zover het zijn afdeling betreft) is bevoegd voor de aangelegenheden in het eerste lid schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, subvolmacht of submachtiging te verlenen, tenzij conform de lijst dit uitdrukkelijk is uitgesloten.3.Mandatering voor politiek gevoelige aangelegenheden worden niet ondergemandateerd, deze blijven des mandaats bij het Bestuur.3UitvoeringDe directeur en managers betrekken bij de uitoefening van de aan hen opgedragen bevoegdheden de relevante door het Bestuur vastgestelde kaders en budgetten alsmede het door het Bestuur vastgestelde beleid of richtlijnen.4Uitvoering besluiten Bestuur1.De directeur en manager zijn in de geest van deze regeling bevoegd alle handelingen te verrichten ter uitvoering van de besluiten van het Bestuur, tenzij het Bestuur anders heeft bepaald.2.Bij de uitoefening van de bevoegdheden zoals bedoeld in dit besluit hanteert de mandataris het uitgangspunt dat politiek / bestuurlijk gevoelige zaken voorafgaand aan de besluitvorming met de mandans worden besproken en afgestemd. 3.Een mandaat dat aan een bepaalde functionarissen is toegekend kan ook door een hiërarchisch boven hem staande functionaris worden uitgeoefend.5VervangingIn geval van afwezigheid van medewerkers aan wie bij of krachtens deze regeling bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de daartoe aangewezen plaatsvervanger.6Onvoorziene omstandighedenIn onvoorziene, spoedeisende gevallen, wordt eerst contact gezocht met de voorzitter van het bestuur en bij diens afwezigheid de vicevoorzitter en als dit niet mogelijk is, handelt de gemandateerde in de geest van dit besluit.7Voorbehoud Onverminderd de verlening van een mandaat blijft de beslissingsbevoegdheid voorbehouden aan de mandans indien het nemen van een besluit kan leiden tot overschrijding van het budget dan wel de begroting en/of het besluit de (onder)mandataris zelf betreft. 8OndertekeningDe namens het Bestuur uitgevoerde bevoegdheden worden als volgt ondertekend: Het Bestuur van het SSC-ZL, Namens dezen, ……………….. (naam) ……………….. van het SSC-ZL. (functie)9VervangingIngeval van afwezigheid van de directeur of manager aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden door de door het Bestuur of manager aangewezen plaatsvervanger uitgeoefend.10InwerkingtredingDit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan.11Citeerartikel en publicatieDit besluit wordt aangehaald als “Mandaatbesluit Bestuur aan de directie en managers van het SSC-ZL d.d. 16-11-2017” en wordt gepubliceerd in het Blad Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL.Aldus besloten in de vergadering van het Dagelijks Bestuur d.d. 13-12-2017,Het Bestuur van het SSC-ZL,De voorzitter,J. AartsDe secretaris,W. Lousberg1Overzicht mandaat-, volmacht- en machtigingslijstBevoegdheden/BesluitToelichtingOndermandaat,subvolmacht ensubmachtigingPubliekrechtelijkA01Alle (uitvoerings-) handelingen als gevolg van een publiekrechtelijk besluit van het BestuurEen relevant publiekrechtelijk besluit kan zijn de aanpassing van de Gemeenschappelijke RegelingGeen ondermandaat mogelijkA02Afhandelen van klachten van deelnemers en klantenDit mandaat geldt onder de voorwaarde dat de directeur het Bestuur informeert over iedere klacht en de afhandeling daarvanGeen ondermandaat mogelijkA03De aansturing van de uitvoering van het werkprogramma door de medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de taken van het SSC-ZL(Team)Managers (*2)A04Het voeren van rechtsgedingen en beroepsproceduresManager InkoopA05Het woord voeren naar de persCommunicatie adviseur intern en externA06Beslissen omtrent een verzoek om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur(Team)ManagersA07Het woord voeren naar de fiscusControllerA08Doen van meldingen in het kader van de Wet DatalekkenManager IDA09Het toekennen van lees- en mutatiebevoegdheden in de applicaties(Team)Managers en de ControllerA010Vervanging in Bijzondere OndernemingsRaad (BOR) en Bijzonder Georganiseerd overleg (BGO)Bij afwezigheid van de directeur in geval van noodzakelijke besluitvorming tijdens een overleg.HR-adviseurBedrijfsvoering algemeenB01Starten Europese en Nationale en meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure conform wet- en regelgeving binnen het bereik van de normale bedrijfsvoering en binnen de budgetten van de begrotingDirecteur samen met de betreffende (Team)ManagerB02Starten enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure conform wet- en regelgeving binnen het bereik van de normale bedrijfsvoering en binnen de budgetten van de begroting(Team)ManagersB03Besluiten tot het nemen van privaatrechtelijke handelingen binnen het bereik van de normale bedrijfsvoering en binnen de budgetten van de begroting:Procuratiehouder A: Directeuris individueel bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 50.000;is tezamen met de Voorzitter van het Bestuur onbeperkt bevoegd het SSC-ZL te binden;is tezamen met een procuratiehouder B bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag tot € 200.000;is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag tot € 75.000.Procuratiehouder B: Manager (Manager Inkoop, Manager ID en Teammanager PSA)is individueel bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 25.000;is tezamen met een procuratiehouder A bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 200.000;is tezamen met een procuratiehouder B of C bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 50.000.Procuratiehouder C: Functionarissen die daartoe door de Managers zijn aangewezenis individueel bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 10.000;is tezamen met een procuratiehouder A bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 75.000.is tezamen met een procuratiehouder B bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 50.000.is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 25.000.De directie is verantwoordelijk om een actueel register bij te houden van de medewerkers van het SSC-ZL met de bevoegdheden van Procuratiehouder C.Met betrekking tot specifieke inkopen kunnen medewerkers van een afdeling die met inkoopbevoegdheid is belast, door een procuratiehouder A of B bevoegd worden gemaakt om bestellingen te plaatsen bij een leverancier mits met deze leverancier een (raam-) overeenkomst is afgesloten onder welke voorwaarden deze inkopen worden geplaatst.Dit betreffen alle handelingen die met de dagelijkse bedrijfsvoering te maken hebben of het nu gaat om het bestellen van paperclips, aanschaf en onderhoud materieel, het inhuren van uitzendkrachten, het verlengen van leverancierscontracten e.d. voor zover de hiermee samenhangende kosten in de begroting zijn voorzien.Zie bijlage 2 voor een schematisch overzicht van de procuratiebevoegdheden.Procuratiehouder A, Procuratiehouder B, Procuratiehouder C al dan niet gezamenlijk.B04Voor de mandatering van het budgetrecht verwijzen wij naar het bestuursbesluit ‘Budgethoudersregeling SSC-ZL’.Zie Bijlage 2 bij de Mandateringsregeling voor de Budgethoudersregeling.Zie Budgethoudersregeling SSC-ZLB05Het toezicht op en beheren van de eigendommen van SSC-ZL(Team)ManagersB06Het vaststellen van kaders, instructie, richtlijnen e.d. met betrekking tot de bedrijfsvoering en de aan SSC-ZL opgedragen takenHierbij kan gedacht worden aan regels voor het gebruik van diensteigendommen, wagenpark, dienstkleding.(Team)Managers voor zover het werkinstructies betreffen behorende bij de primaire processen.B07BetaalbevoegdhedenBetalingen in de Bankapplicatie vereisen twee goedkeuringen. De eerste goedkeuring is voorbehouden aan de Controller van het SSC-ZL. De tweede en finale goedkeuring is voorbehouden aan de Directeur van het SSC-ZL.Bij afwezigheid van de Controller kan deze vervangen worden door de Manager Inkoop. Bij afwezigheid van de Directeur kan deze vervangen worden door de Manager ID. Bij afwezigheid van zowel de Controller als de Directeur zijn de Managers Inkoop en ID niet bevoegd om samen betalingen te accorderen.De directie is verantwoordelijk om de bevoegdheden, zoals hierboven weergegeven, in de Bankapplicatie in te richten en te actualiseren indien noodzakelijk.Controller (eerste goedkeuring) samen met de Directeur (tweede en finale goedkeuring)Bedrijfsvoering personeelP01Het benoemen en bevorderen van personeel tot en met schaal 12 mits geen sprake is van hiërarchisch leidinggeven, het aanstellen van stagiaires of tijdelijke krachten en het aangaan van detacheringovereenkomsten voor zover dit past binnen de daarvoor beschikbaar gestelde budgettenHet personeel van hoger schaalniveau zal veelal belast zijn met hiërarchisch leidinggevende bevoegdheden en blijft een aangelegenheid van het BestuurGeen ondermandaat mogelijkP02Het nemen van overige besluiten gebaseerd op de voor het personeel van toepassing zijnde rechtspositieregeling met uitzondering van besluiten die van toepassing zijn op de directeur zelf of afdelingshoofdenGeen ondermandaat mogelijkP03Het vaststellen van werktijden/ roosters(Team)ManagerP04Het goedkeuren van declaraties (overwerk, dienstreizen, verblijfskosten) met uitzondering van de declaraties van de directeurDe declaraties van de directeur worden in eerste instantie goedgekeurd door de Adviseur HR en de Controller. Eens per 4 maanden ontvangt de voorzitter van het Bestuur in het kader van zijn toezichthoudende functie een overzicht van de betaalde declaraties aan de directeur en gedane creditcard betalingen door de directeur.(Team)ManagerP05Het begeleiden van medewerkers bij ziekte/ re-integratie(Team)Manager
(*1) Behalve bij A05, A07, A09 en B03, hier is sprake van ondermandatering.(*2) Voor de afdeling PSA de is dit de Teammanager PSA2Schematische uitwerking van de procuratiebevoegdhedenSamen metAlleenProcuratiehouder AProcuratiehouder BProcuratiehouder CProcuratiehouder A< € 50.000Onbeperkt met de Voorzitter van het Bestuur< € 200.000< € 75.000Procuratiehouder B< € 25.000< € 200.000< € 50.000< € 50.000Procuratiehouder C< € 10.000< € 75.000< € 50.000< € 25.000