| Organisatie | Assen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | INSTRUCTIE GRIFFIER GEMEENTERAAD ASSEN 2014 |
| Citeertitel | Instructie griffier gemeenteraad Assen 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-10-2014 | Nieuwe regeling | 02-10-2014 |
In deze instructie wordt verstaan onder:
Griffier : de functionaris zoals bedoeld in artikel 107 Gemeentewet;
Griffie : de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de medewerkers die hiërarchisch onder de griffier vallen;
Vice-voorzitter : de vice-voorzitter van de raad;
Secretaris : de functionaris zoals bedoeld in artikel 102 Gemeentewet;
Presidium : het presidium, zoals bedoeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad;
Werkgeverscommissie : een door de gemeenteraad ingestelde commissie waarin de werkgeversfunctie met betrekking tot de griffie(r) is belegd;
Lange termijnagenda : plannings- en sturingsinstrument voor agendering van beleidsvoorstellen in de gemeenteraad.
HOOFDSTUK 2 Instructie voor de griffier
De griffier draagt zorg voor een doeltreffende en doelmatige ondersteuning van de raadsleden, de raad en zijn commissies en werkgroepen.
De griffier verleent advies en bijstand en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen van de raad, zijn commissies en werkgroepen.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad.
Artikel 2:2 LEIDING GEVEN EN MANAGEMENT
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan de medewerkers van de griffie.
De griffier geeft namens de raad uitvoering aan de Verordening ambtelijke bijstand. De griffier geeft daartoe functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad en/of voor uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.
De griffier is verantwoordelijk voor samenhang en eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. Hij stelt jaarlijks een werkplan van de griffie op en legt die voor aan de raad.
De griffier beheert de budgetten van de gemeenteraad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie en de besteding van de budgetten van de raad en de griffie.
ARTIKEL 2:3 BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG
De griffier heeft minimaal vier maal per jaar overleg met de werkgeverscommissie/vice-voorzitter over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad.
De griffier heeft maandelijks afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.
De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de gemeenteraad in externe overlegsituaties.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en van de commissies en adviseert hen terzake.
De griffier adviseert de raad bij het opstellen van de lange termijnagenda.
De griffier adviseert de raad of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en de commissies en controleert daartoe of de voorstellen aan de raad alle noodzakelijke elementen bevatten.
ARTIKEL 2:5 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING
De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van processen en procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.
De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.
De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 81oa Gemeentewet.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.
ARTIKEL 2:7 COMMUNICATIE EN VOORLICHTING
De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de gemeenteraad.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.
De griffier draagt, op verzoek van de gemeenteraad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Awb.
Deze instructie kan worden aangehaald als "Instructie griffier gemeenteraad Assen 2014".
Deze instructie treedt in werking op 3 oktober 2014.
Op dat tijdstip vervalt de Instructie voor de griffier van de gemeente Assen.
TOELICHTING OP DE INSTRUCTIE GRIFFIER GEMEENTERAAD ASSEN 2014
De vorige ‘Instructie griffier’ dateert van het jaar 2007. Inmiddels is het een en ander veranderd in de omstandigheden, zoals de realisatie van een zelfstandige griffie. Met behulp van de modelverordening van de Vereniging van Griffiers en enkele voorbeelden uit andere gemeenten is de ‘Instructie griffier Assen’ aangepast aan de nieuwe omstandigheden en met enkele relevante regels aangevuld.
Aan de begrippenlijst is een aantal begrippen toegevoegd, zoals de griffie, de vice-voorzitter van de raad en de secretaris.
Het begrip commissie is geschrapt, omdat de gebezigde omschrijving te beperkt is (er zijn meer commissies dan alleen die uit artikel 84) en de term als zodanig verder niet ongespecificeerd in de Instructie voorkomt.
De begripsomschrijving van het presidium is veralgemeniseerd door verwijzing naar het RvO. Hierdoor hoeft bij wijziging in de samenstelling of taken van het presidium niet steeds de Instructie te worden aangepast.
De agendacommissie is als begrip geschrapt, omdat de raad van Assen geen agendacommissie kent.
De tekst van dit artikel is aangepast en aangevuld. Het feit, dat er nu een griffie is, die hiërarchisch wordt geleid door de griffier is nu in de Instructie opgenomen. De regel omtrent de jaarlijkse uitvoeringsrapportage is aangevuld met rapportage over de begrotingsuitvoering c.q. -realisatie.
Het begrip “agendacommissie/presidium” is vervangen door “raad”, om deze instructie niet afhankelijk te maken van de keuze voor een orgaan, die de agenda’s t.b.v. de raad voorbereidt.
Een verwijzing naar een artikel in de Gemeentewet is verbeterd.
Voorschriften omtrent verhindering en vervanging van de griffier ontbraken in de Instructie. Die zijn nu toegevoegd.