| Organisatie | Oldenzaal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Oldenzaal houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie-ondersteuning 2018 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de Fractieondersteuning 2018 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling inzake het verlenen van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 augustus 2002 nr. 42.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-02-2018 | nieuwe regeling | 29-01-2018 | 782 |
Artikel 1.1 Verzoek om bijstand
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 1.3 Weigering bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid of het betrokken forumlid het verzoekvoorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel 2.1 Financiële bijdrage
De in het tweede lid genoemde bedragen worden jaarlijks per 1 januari verhoogd met het hetzelfde percentage als de tegemoetkoming in de kosten, die ingevolge artikel 95 van de Gemeentewet door de leden van de raad wordt ontvangen, een en ander wat betreft het bedrag bedoeld onder a afgerond op € 12,00 naar boven en wat betreft het bedrag bedoeld onder b afgerond op € 5,00 naar boven.
In een jaar, waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand, waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Toelichting behorende bij het de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
(Vastgesteld bij raadsbesluit van 29 januari 2018, nr. 782)
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
In de Verordening op de werkwijze politiek forum 2018 is voor fracties de mogelijkheid opgenomen bij de raad een voordracht in te dienen tot benoeming van een forumlid tot lid van een of meer raadscommissies. Gelet op dat lidmaatschap en de daarmee verband houdende werkzaamheden zijn de in paragraaf 1 aan een raadslid toekomende rechten en bevoegdheden ook toegekend aan een forumlid (maar dan niet op grond/ter uitvoering van artikel 33, derde lid maar op grond van artikel 147, eerste lid van de Gemeentewet.
De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel.
Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden en hier ook aan forumleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden, de forumleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt deze bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en de raadscommissie en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid of een forumlid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden-gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat deze werkzaamheden voor de raad of een politiek forum verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid of het betrokken forumlid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de forumleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad zal gaan beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden, en in verband met de aanvulling in Oldenzaal ook door alle forumleden, een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
NB: Ook in een organisatiebesluit en de instructie voor de griffier zullen bepalingen worden opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan ónder andere de leden van de gemeenteraad en de forumleden. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Voorzover nodig dan wel gewenst zuilen deze regelingen ten aanzien van de betrokken onderwerpen op elkaar worden afgestemd en worden geïntegreerd.
Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden en de forumleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid of een forumlid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25,55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in een reglement van orde voor de raad, een reglement van orde voor het college en een verordening op de werkwijze van het politiek forum.
Er is voor gekozen de griffier te noemen ais centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college
staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. In het VNG-model was nog een alternatief opgenomen, te weten de mogelijkheid aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden bij feitelijke informatie van geringe omvang en inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Er is echter voor gekozen dat alle verzoek lopen via de griffier.
In het VNG-model was opgenomen dat aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie wordt toegekend, hiervan een register wordt bijgehouden en een portefeuillehouder desgewenst een afschrift van dat register kan verkrijgen. Achtergrond van deze bepaling was om enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden en dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Uitvoeriger zie de Handreiking.
Gelet op de Oldenzaalse ervaringen wordt het vorenstaande op dit moment niet nodig geacht.
Artikelen 1.2 Verlening bijstand en 1.3 Weigering bijstand
Beoordeling of één van de in artikel 1.3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentegemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 1.3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid of het betrokken forumlid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 1.4 Beoordeling kwaliteit bijstand
Ook indien - naar de mening van het raadslid of het forumlid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid, het forumlid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.
Indien een raadslid of een forumlid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet deze ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De moge-lijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid of een forumlid aangeeft dat een verzoek om ambte-lijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen
over het verzoek van een raadslid of een forumlid, is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid of de betrokken forumlid wen-den en niet tot de behandelend ambtenaar.
Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om amb-telijke bijstand. De ambtenaar, die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de re-guliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van diens taak. Indien de ambtenaar dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Paragraaf 2 Fractieondersteuning
Artikel 2.1 Financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld.
De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
De bedragen en de jaarlijkse verhoging zijn overgenomen uit de oude Regeling.
Artikel 2.2 Besteding bijdrage
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaam-heden.
Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikel 2.4 Wijziging fracties
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg, dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen), nog over de gehele maand, waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert, de bijdrage ontvangen. Voor fracties, die groter worden (of nieuwe fracties), gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezings-jaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. -
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen.
Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeelt wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeelt moet worden.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
In kleinere gemeenten, waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden.