| Organisatie | Olst-Wijhe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Olst-Wijhe 2017 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Olst-Wijhe 2017 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-12-2019 | bijlage 1 | 24-09-2019 | 37259-2019 | ||
| 13-02-2018 | 19-12-2019 | Nieuwe regeling | 19-12-2017 |
De gemeente Olst-Wijhe koopt jaarlijks voor miljoenen euro’s in. Hier zijn grote financiële en inhoudelijke belangen mee gemoeid. Om deze reden worden uitgangspunten, ambities en kaders gesteld op grond waarvan aanbestedingen worden uitgevoerd. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt opdrachtgevers en ondernemers handvatten voor professionele samenwerking vóór, gedurende en na de afronding van aanbestedingstrajecten.
Door gewijzigde wet- en regelgeving werd het noodzakelijk om het inkoopbeleid 2014 aan te passen. Van die gelegenheid is gebruik gemaakt om ook andere onderdelen te actualiseren. De verschillende beleidsspeerpunten (onder andere lokale economie, duurzaamheid en sociale aspecten) zijn opnieuw bekeken.
Om het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vorm te geven, hebben we onder andere de input gebruikt van interne gebruikers, (lokale) ondernemers, MKB Nederland, VNO-NCW en Bouwend Nederland. Ook de aanbevelingen uit de interne Quickscan Naleving inkoop- en aanbestedingsbeleid hebben we hierbij gebruikt. Daarnaast boden landelijke initiatieven, zoals het project Beter Aanbesteden, aanknopingspunten voor een verbeterd inkoop- en aanbestedingsbeleid. Zo bleek onder ondernemers behoefte te bestaan aan meer uniformering; het hanteren van eenduidige documenten en voorwaarden. De gemeente heeft daarom vanuit DOWR (de samenwerking Deventer/Olst-Wijhe/Raalte) samen met het inkoopplatform Stedendriehoek generiek inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld; een eenduidige set van generieke bepalingen die voortkomen uit onder andere (gewijzigde) wet- en regelgeving en standaard inkoopprocessen en -werkwijzen. Dit zogenaamde generieke deel is gebaseerd op het VNG-model en is besproken met Bouwend Nederland, MKB Nederland en VNO-NCW. Het ontwerp van het totale inkoop- en aanbestedingsbeleid is daarnaast nog beschikbaar gesteld via de website van de gemeente Olst-Wijhe. Maatschappelijke organisaties in de gemeente (ondernemersverenigingen en Stichting Duurzaam Olst-Wijhe) zijn actief benaderd en uitgenodigd om te reageren op het concept. De gemeente zal in contact blijven met de plaatselijke maatschappelijke organisaties om toelichting te geven over het beleid en ook in de verdere toekomst feedback te ontvangen vanuit de samenleving. Dit kan dan input vormen bij evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente bestaat uit twee onderdelen; het generieke deel en het voor de gemeente specifieke deel. In het specifieke deel zijn de generieke bepalingen nader uitgewerkt en beleidsspeerpunten opgenomen. De beleidsspeerpunten zijn de voor de gemeente belangrijke onderwerpen waar zij middels dit inkoop- en aanbestedingsbeleid effect op wil realiseren. Naast het bieden van kansen voor lokale ondernemers (hoofdstuk 5) is Maatschappelijk Verantwoord Inkopen voor de gemeente een belangrijk thema bij inkoop en aanbesteden (hoofdstuk 4). De rijksoverheid heeft het initiatief genomen om Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) gezamenlijk aan te pakken. Deelname is mogelijk door ondertekening van het Manifest MVI. Ook de gemeente Olst-Wijhe heeft het manifest ondertekend en stelt hiervoor beleid op. Een nader uit te werken actieplan maakt onderdeel uit van dit beleid.
Hoofdstuk 1 van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in op de reikwijdte van dit beleid en bevat de definities. De uitgangspunten worden nader uitgediept in de volgende hoofdstukken:
De gemeente heeft vanuit de inkoopadviesfunctie DOWR in samenwerking met gemeenten in het inkoopplatform Stedendriehoek, waar de inkoopadviesfunctie DOWR in is vertegenwoordigd, generiek inkoopbeleid ontwikkeld. Dit inkoopbeleid, het zogenaamde generieke deel, is een uitwerking van generieke bepalingen zoals opgenomen in wet- en regelgeving en standaard inkoopprocessen en -werkwijzen. Het VNG-model voor inkoopbeleid diende hiervoor als basis en hierdoor zullen de generieke bepalingen ook voor een groot deel herkend worden in inkoop- en aanbestedingsbeleid van andere gemeenten. De generieke bepalingen zijn in de basis gelijk voor alle deelnemende gemeenten binnen het inkoopplatform. De meeste gemeenten binnen het platform nemen gemeente-specifieke bepalingen op in een gemeente-specifiek addendum.
Hieronder lichten wij de termen die wij hanteren in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid toe.
Drempelwaarde(n): gemeenten moeten rekening houden met Europese drempelbedragen. Een overheidsopdracht met een opdrachtwaarde die evenveel of meer dan het drempelbedrag bedraagt, moet Europees worden aanbesteed. De belangrijkste Europese drempelwaarden zijn vastgelegd in artikel 4 richtlijn 2014/24. In art. 5 wordt de wijze waarop drempelwaarden moeten worden berekend aangegeven. De drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Europese Commissie herzien aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de Euro.
Concessieovereenkomst voor werken of diensten: een concessieovereenkomst is een overeenkomst met een ondernemer voor de uitvoering van een werk of dienst. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage door een onderneming of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst.
Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU.
Sociaal aanbesteden: het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, zodat ondernemers een bijdrage leveren aan de uitvoering van het beleid van de gemeenten ten aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en/of het uitvoeren van een maatschappelijke activiteit.
Hoofdstuk 2. Gemeentelijke doelstellingen
2.1 Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen leveringen, diensten en werken, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de ondernemer en in wederzijds respect tussen de gemeente en de ondernemer. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteitverhouding.
Bij het inkopen van leveringen, diensten of werken kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen leveringen, diensten en werken speelt een belangrijke rol.
Een continu positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente.
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan, indien niet verplicht, de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Hoofdstuk 3. Juridische uitgangspunten
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Bij de uitvoering van het aanbesteden gelden de volgende wettelijke kaders:
de Aanbestedingswet 2012: dit wettelijk kader implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen: Richtlijn Klassieke overheid voor het gunnen van overheidsopdrachten (2014/24/EU) en Richtlijn Concessies: over de gunning van concessies (2014/23/EU).
De aanbestedingsrichtlijnen worden via de Aanbestedingswet (de Aanbestedingswet 2012 zoals deze geldt op het moment van publicatie van de aanbesteding) in Nederland toegepast;
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden die afkomstig is van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis.
De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie;
Aanbestedingsbesluit: hierin wordt onder andere de verplichte toepassing van het Aanbestedingsreglement Werken (ARW), het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en de Gids Proportionaliteit geregeld.
de Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten;
de Financiële verordening: verordening op basis van artikel 212 van de Gemeentewet;
De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, waar toepasselijk, bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:
Specifiek voor de gemeente geldt: Via het inkoopplatform koopt de gemeente model inkoop-/aanbestedingsdocumenten in. Deze hanteren wij bij aanbestedingen tenzij door een begeleidende, externe partij meer passende documenten beschikbaar worden gesteld. De volgende inkoopvoorwaarden worden bij aanbestedingen van toepassing verklaard:
Bij inkopen en aanbestedingen van de gemeente die vallen onder diensten en leveringen worden in principe altijd de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing verklaard. De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de ondernemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Niet in alle gevallen worden onze algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is onder andere afhankelijk van de grootte en complexiteit van de opdracht. Als de verwachting is dat algemene inkoopvoorwaarden op onderdelen niet marktconform worden geacht, is het, in overleg met de inkoopadviesfunctie, mogelijk om de inkoopvoorwaarden daarop aan te passen. Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld kan het proportioneel zijn om deze toe te passen (hierbij valt te denken aan het toepassen van De Nieuwe Regeling (DNR) bij de inkoop van dienstverlening op het gebied van architectuur).
Voor IT-gerelateerde opdrachten verklaart de gemeente, anders dan bij reguliere diensten en leveringen, de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van toepassing. Bij aanbestedingen van Werken worden de UAV 2012 of de UAV-gc 2005 van toepassing verklaard. In alle situaties geldt dat het hanteren van andere of gewijzigde voorwaarden gemotiveerd wordt vastgelegd in het inkoopdossier. |
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen en voorwaarden aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het onderwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen en voorwaarden aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden;
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden. De aard van de opdracht, de (geografische) plaats van uitvoering en de waarde van de opdracht (dicht bij de Europese drempelwaarde) zijn daarbij richtinggevend.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtstatuut van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en rechtsgeldige civielrechtelijke vertegenwoordiging.
De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten.
Specifiek voor de gemeente geldt: De klachtenprocedure naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure ziet er als volgt uit: Bij een klacht tegen de aanbestedingsprocedure of de handelswijze van de aanbestedende dienst dient de ondernemer gemotiveerd en onderbouwd aan te geven met welke punten/onderdelen van de aanbesteding hij/zij het niet eens is. Een klacht over een aanbestedingsprocedure kan schriftelijk ingediend worden via mailto:inkoop@dowr.nl. De klacht wordt behandeld door een inkoopadviseur die niet betrokken is geweest bij de aanbestedingsprocedure van het betreffende project. Naast deze mogelijkheid voor klachtbehandeling kan een ondernemer ook naar de onafhankelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Daarvoor moet eerst de interne klachtenprocedure van de betreffende gemeente zijn gevolgd (zie ook http://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl/). |
Hoofdstuk 4. Ethische en ideële uitgangspunten
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
De gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente contracteert alleen integere ondernemers
De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden of toetsing in het kader van de wet Bibob.
Specifiek voor de gemeente geldt: De gemeente Olst-Wijhe hecht veel waarde aan integriteit. Medewerkers van de gemeente leggen een ambtseed af en de gemeente voert een actief integriteitsbeleid (‘Integriteitsbeleid gemeente Olst-Wijhe’ d.d. 2 maart 2016). Inkopende medewerkers (ook budgethouders) van de gemeente kennen en onderschrijven de NEVI-gedragscode (zie bijlage 2, hoofdstuk 3). De inkoopadviesfunctie voorziet de inkopende medewerkers van de gemeente van benodigde informatie ten aanzien van de vier kernthema’s:
UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) Het eventueel gebruik van deze verklaring draagt bij aan de toetsing van de integriteit van ondernemers. De gemeente kan het Bureau Bibob advies vragen inzake overheidsopdrachten, die behoren tot een bij Besluit Bibob aangewezen sector, zijnde ICT, milieu en/of bouw. Aangezien dit instrument een ingrijpend karakter heeft, zal een besluit daartoe weloverwogen en met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de beginselen van het aanbestedingsrecht moeten worden gemaakt. In aanbestedingsdocumenten moet in dat geval dan ook (voor zover het opdrachten betreft in de krachtens artikel 5, tweede lid van de Wet Bibob aan te wijzen sectoren: ICT, milieu en/of bouw) worden opgenomen dat inschrijvende partijen er rekening mee moeten houden dat de gemeente, alvorens tot gunning over te gaan, advies kan inwinnen als bedoeld in artikel 9 lid 2 van de Wet bevordering integriteitbeoordeling door het openbaar bestuur (Wet Bibob). |
De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ of een innovatieve contractvorm of procedure.
Hoofdstuk 5. Economische uitgangspunten
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De gemeente acht het van belang de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving).
De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
De gemeente heeft oog voor de lokale economie
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De gemeente houdt zo mogelijk bij haar aanbestedingen rekening met de uitgangspunten van Ondernemersvriendelijk aanbesteden
Ondernemersvriendelijk aanbesteden is een initiatief vanuit VNO-NCW, Bouwend Nederland, MKB Nederland en de Kamer van Koophandel en heeft als doel het bieden van gelijke kansen aan ondernemers op opdrachten bij de gemeenten en sluit hiermee aan bij de Aanbestedingswet 2012 (zie bijlage 4).
Specifiek voor de gemeente geldt: De gemeente heeft als doel de lokale economie daar waar mogelijk te bevorderen. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse uitnodiging en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie. Dit doet de gemeente door:
De definities van het midden en kleinbedrijf zoals vastgesteld door de Europese Commissie zijn als volgt.
De gemeente houdt, in aanvulling op het gestelde, bij het formuleren van opdrachten ook rekening met ondernemers welke onderdeel uitmaken van de categorie Kleinbedrijf. |
5.4 Uitnodigingsbeleid en leveranciersevaluatie (past performance)
De gemeente zal voor onderhandse opdrachten de selectie van ondernemer(s) objectiveren volgens de Aanbestedingswet 2012. Een belangrijk onderdeel van het uitnodigingsbeleid kan de leveranciersevaluatie zijn.
Leveranciersevaluatie is een onderdeel van de uitvoering van het contractmanagement. De prestaties van gecontracteerde ondernemers worden periodiek geëvalueerd. Een frequentie en moment worden bepaald door de aard van de opdracht (looptijd van het contract, financiële risico’s, is er sprake van een project, etc.). De methode van beoordeling is objectief en transparant. De informatie uit de leveranciersevaluaties wordt gebruikt voor besluitvorming betreffende contractverlenging en mogelijke uitnodigingen in nieuwe aanbestedingen. Slecht presteren kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van één of meer ondernemers bij onderhandse aanbestedingen.
Specifiek voor de gemeente geldt: De volgende onderhandse aanbestedingen worden onderscheiden:
Indien de gemeente overgaat tot een meervoudig onderhandse aanbesteding dan selecteert de gemeente de uit te nodigen ondernemers, indien mogelijk, op basis van onderstaande criteria: Het evalueren van de uitgevoerde opdracht maakt onderdeel uit van het inkoopproces. Op basis van deze informatie bepaalt de gemeente of zij de huidige opdrachtnemer opnieuw uitnodigt om een inschrijving te doen. De gemeente verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in onderstaande tabel. | |
> € 5.225.0004 | |
Bepalen inkoopprocedure aan de hand van de ‘Criteria voor bepalen inkoop-procedure’ | |
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging of indien proportioneel meervoudigonderhands | |
Bepalen inkoopprocedure aan de hand van de ‘Criteria voor bepalen inkoop-procedure’ | |
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging of indien proportioneel meervoudig onderhands | |
Criteria voor bepalen inkoopprocedure Indien de opdrachtwaarde voor een werk tussen de € 150.000,- en de Europese drempel ligt en voor een levering of dienst tussen de € 50.000,- en de Europese drempel wordt de inkoopprocedure bepaald aan de hand van de volgende onderzoekscriteria (op basis van de Gids Proportionaliteit):
De uitwerking van deze criteria met uiteindelijk de keuze van de geschikte aanbestedingsprocedure maakt onderdeel uit van de inkoopstrategie en wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier. Een verdere toelichting op de criteria en de toepassing daarvan staat in het inkoophandboek. | |
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt tenminste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. De gemeente past dit toe volgens het 'pas toe of leg uit'-principe.
Bij een nationale aanbesteding zal de gemeente voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op Tenderned. Een nationale procedure kan zowel openbaar als niet-openbaar zijn.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Boven de grens van Europees aanbesteden is een aantal procedures mogelijk, waarvan de openbare en niet-openbare procedure de bekendste en meest gebruikte zijn. Per 1 juli 2017 zijn aanbestedende diensten verplicht om aanbestedingen elektronisch te laten verlopen via Tenderned.nl.
Voor ‘sociale en andere specifieke diensten’, in de Europese Richtlijn 2014/24/EU beschreven in artikel 74 ev. en opgesomd in bijlage XIV, geldt een verlicht aanbestedingsregime. De aanbestedende dienst dient in ieder geval een aankondiging of vooraankondiging en een gunningsbericht te publiceren. De procedure voor het aanbesteden van een aantal diensten wordt hierdoor eenvoudiger.
Het gaat bijvoorbeeld om gezondheidszorg, maatschappelijke diensten, onderwijsvoorzieningen, hotel en restaurant diensten, onderzoek en veiligheidsdiensten, juridische diensten, post en internationale diensten.
Voor concessieovereenkomsten voor diensten en werken, zal de gemeente, concessieopdrachten boven het Europese drempelbedrag in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Boven de EU drempel, richtlijn 2014/23/EU, gelden de regels beschreven in deel 2A van de Aanbestedingswet.
Tabel 1: Werken: drempelwaarden in euro (excl. BTW) en de aanbestedingsprocedure
Drempelwaarde5 | |
Enkelvoudig of meervoudig onderhandse of nationaal (niet) openbare aanbestedingsprocedure | |
Tabel 2: Leveringen en diensten: drempelwaarden in euro (excl. BTW) en de aanbestedingsprocedure
Tabel 3: Sociale en andere Specifieke diensten drempelwaarden in euro (excl. BTW) en de aanbestedingsprocedure
Drempelwaarde6 | |
Enkelvoudig, meervoudig onderhandse aanbesteding of nationale (niet) openbare aanbestedingsprocedure | |
Tabel 4: Concessie voor diensten en werken drempelwaarden (excl. BTW) en de aanbestedingsprocedure
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Hoofdstuk 6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat in algemene zin uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd.
In algemene zin zijn de rollen zoals hieronder uiteengezet.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld voor de periode van 6 jaren en wordt in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook ontwikkelingen in/binnen een individuele gemeente kunnen aanleiding zijn om het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeenten en/of deze gemeente te herzien.
Bijlage 1: Bouwblokken SROI Oost-Nederland
Participatiewet (doelgroepregister) | |||
Werkervaringsplek7 | |||
Leerling VSO/Praktijkonderwijs tot 18 jaar (werkplek na uitstroom) | |||
MVO-activiteiten8 | |||
WSW (detachering en/of diensten), Sociale inkoop9 | |||
PSO-ladder10, 30+ | |||
I.g.v. overlap telt de hoogste waarde. WSW en Wajong: wetgeving van voor 01-01-2015
Tarieven zijn all-inclusive, incl. begeleidingskosten en werkgeverslasten.
Als SROI-activiteit telt alles mee wat u doet om mensen uit de doelgroepen verder te helpen op - of richting - de arbeidsmarkt. Dat kan gaan om betaald werk, maar bijvoorbeeld ook om (meeloop)stages, werkervaringsplekken, het bieden van opleidingsmogelijkheden, of andere vormen van begeleiding of support.
Bijlage 2: NEVI gedragscode ‘Handreiking verantwoord inkopen’
https://nevi.nl/sites/default/files/Brochure_Gedragscode_2012_A5.PDF
Bijlage 3: Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020
https://www.pianoo.nl/document/14140/manifest-maatschappelijk-verantwoord-inkopen-2016-2020-manifest-tekst
Bijlage 4: Actieplan Ondernemersvriendelijk aanbesteden
Voor de inhoud wordt verwezen naar:
http://www.ondernemersvriendelijkaanbesteden.nl/wp-content/uploads/2013/03/Actieplan-ondernemersvriendelijk-aanbesteden.pdf
De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe drempelwaarden vast. Ambtelijk worden deze nieuwe drempelwaarden in het inkoop- en aanbestedingsbeleid aangepast. Er gelden verschillende drempelwaarden voor leveringen, diensten en werken onder de klassieke aanbestedingsrichtlijn Richtlijn 2014/24/EU en de concessierichtlijn richtlijn 2014/23/EU. Deze bedragen zijn exclusief BTW.
Werkervaringsplek: Met toestemming van de uitkerende instantie (gemeente)
Proefplaatsing: Met toestemming van het UWV. Proefplaatsingen tellen alleen mee voor SROI wanneer er een betaald dienstverband van minimaal 6 maanden op volgt. In dat geval mag 50% van de periode van de proefperiode worden meegeteld.
Sociale inkoop betreft dienstenafname van:
• Een sociale werkvoorziening (SW bedrijven of ook wel de sociale werkplaats genoemd).
• Een sociale onderneming (Sociale ondernemingen streven primair en expliciet een maatschappelijk doel na. Dat wil zeggen dat zij een maatschappelijk probleem willen oplossen. Daarnaast is een sociale onderneming financieel zelfvoorzienend en sociaal in de wijze waarop de onderneming wordt gevoerd); De sociale onderneming moet deelnemer zijn van de “Code Sociale Ondernemingen”/ www.codesocialeondernemingen.nl of lid zijn van “Social Enterprise NL”/ www.social-enterprise.nl
• Een PSO-30+ gecertificeerde organisatie. (Indien niet gecertificeerd dient minimaal 30% van de werknemers van een dergelijke onderneming gehandicapt of kansarm te zijn, zie art. 20 lid 1 van de aanbestedingsrichtlijn 2014/24
Facturen: SW bedrijf, Code Sociale Ondernemingen, PSO 30+ (factuurwaarde 100%), Social Enterprise NL (factuurwaarde 50%.)