Organisatie | Waterschap Vechtstromen |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Regeling melden van een vermoeden van misstanden waterschap Vechtstromen 2017 |
Citeertitel | Besluit van het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen houdende regels voor het doen van meldingen van vermoedens van misstanden (Regeling melden van een vermoeden van misstanden waterschap Vechtstromen 2017) |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
terugwerkende kracht tot 1 juli 2016
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-02-2018 | 01-07-2016 | nieuwe regeling | 16-01-2018 |
Het dagelijks bestuur van het waterschap Vechtstromen;
gezien het voorstel van 10 januari 2018;
gelet op artikel 125 quinquies, lid 2, Ambtenarenwet;
gelet op artikel 2 van de Wet Huis voor Klokkenluiders;
gelet op artikel 9.2, eerste lid, onder f, van de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel, d.d. 31 december 2016;
Vast te stellen de Regeling melden van een vermoeden van misstanden waterschap Vechtstromen 2017
In deze regeling wordt verstaan onder:
vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;
Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer
Een werknemer kan over een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid:
De leidinggevende of de vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de secretaris-directeur.
Artikel 4 Bescherming van de melder tegen benadeling
De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie, een externe instantie of een externe derde.
Artikel 5 Het tegengaan van benadeling van de melder
De contactpersoon bespreekt samen met de melder, welke risico's op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico's kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De contactpersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit naar de melder.
Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de contactpersoon. De contactpersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De contactpersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de secretaris-directeur.
Artikel 8 Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder
Als het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit zonder uitstel door aan de melder.
Artikel 10 Behandeling van de interne melding door de werkgever
De secretaris-directeur beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de secretaris-directeur de melder hiervan een kopie tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.
De secretaris-directeur informeert zonder uitstel de melder schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De secretaris-directeur stuurt de melder daarbij een kopie van de onderzoeksopdracht tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
Artikel 12 Standpunt van de werkgever
Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, dan informeert de secretaris-directeur de melder daarover schriftelijk. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt dit gemotiveerd.
Na afronding van het onderzoek beoordeelt de secretaris-directeur of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid van het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een kopie, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.
Artikel 13 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.
Als naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht (in)direct de vermoede misstand of onregelmatigheid te kunnen (doen) opheffen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 16 januari 2018 te Almelo.
Het dagelijks bestuur van het waterschap Vechtstromen,
dr. S.M.M. Kuks, watergraaf drs. R. Andringa, secretaris
Op 1 juli 2016 is de Wet Huis voor Klokkenluiders in werking getreden. Deze wet heeft tot doel de voorwaarden voor het melden van maatschappelijke misstanden te verbeteren, door onderzoek naar misstanden mogelijk te maken en melders van misstanden beter te beschermen.
Deze wet regelt dat organisaties met meer dan 50 werknemers een (interne) procedure vaststellen voor een adequate behandeling van meldingen van misstanden (artikel 2 wet Huis voor Klokkenluiders).
In de Ambtenarenwet is reeds de verplichting voor het dagelijks bestuur opgenomen om een procedure vast te stellen voor het omgaan met vermoedens van misstanden binnen het waterschap (artikel 125 quinquies, lid 2, Ambtenarenwet). In de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel (SAW) is deze verplichting opgenomen in het artikel 9.2, eerste lid, onder f.
De wet voorziet daarnaast in de oprichting van een ‘Huis voor Klokkenluiders’, dat onderzoek doet naar maatschappelijke misstanden en aanbevelingen doet om problemen op te lossen. Het ‘Huis voor Klokkenluiders’ kan melders van misstanden ook adviseren en begeleiden.
Doel van de Regeling melden van een vermoeden van misstanden waterschap Vechtstromen 2017 is het voorkomen en beëindigen van misstanden die afbreuk doen aan het goede functioneren van de waterschapsdienst. Om dit doel te bereiken is nodig dat vermoedens kenbaar kunnen worden gemaakt, serieus worden genomen, onderzocht worden en, indien ze juist zijn, in een oplossing wordt voorzien en dat de meldende medewerker en andere betrokkenen daarvan uiteindelijk geen nadelen ondervinden. Dat vraagt ook een adequate houding van het waterschap als werkgever. Willen misstanden adequaat worden opgelost, dan moet helder zijn hoe met vermoedens van misstanden moet worden omgegaan.
Een melding wordt in principe eerst intern gedaan. De melder kan hierbij kiezen tussen melden bij een leidinggevende of, als hij de melding eventueel vertrouwelijk wil doen, bij de vertrouwenspersoon. Zijn identiteit wordt alleen bekendgemaakt als hij daar desgevraagd geen bezwaar tegen heeft. Als de afdoening van deze melding niet naar tevredenheid verloopt, kan de melding worden gedaan bij het Huis voor Klokkenluiders. Een melder kan zich direct tot het Huis voor Klokkenluiders wenden, als in redelijkheid niet eerst de interne procedure kan worden doorlopen.
Een adviseur is een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand. Hieronder vallen in ieder geval de vertrouwenspersoon, een adviseur van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, een advocaat, een jurist van een vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar en een bedrijfsarts.
De secretaris-directeur is verplicht in overleg met de melder een contactpersoon aan te wijzen, met als specifieke taak het tegengaan van benadeling van de melder.
Onder omstandigheden kan de melder ook een derde, die geen externe instantie is, op de hoogte brengen van het vermoeden van een misstand. Zo’n externe derde kan bijvoorbeeld een minister, leden van de Tweede Kamer of een maatschappelijke organisatie zijn en in het uiterste geval kunnen dit de media zijn.
De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
Het begrip “vermoeden van een misstand” is ten opzichte van de definitie in de Wet Huis voor Klokkenluiders uitgebreid. Ook in geval van een dreiging van een schending van een wettelijk voorschrift of een dreigend gevaar voor o.a. de volksgezondheid kan de procedure in werking worden gesteld.
vermoeden van een onregelmatigheid
In de regeling wordt ook een vermoeden van een onregelmatigheid onder de werking van de regeling gebracht. Een begrip dat in de Wet Huis voor Klokkenluiders niet voorkomt. Het begrip wordt bovendien systematisch toegepast: alle elementen van de regeling gelden zowel voor vermoedens van misstanden, als voor vermoedens van onregelmatigheden. De achtergrond ervan is om de meldingsbereidheid binnen het waterschap zo groot mogelijk te laten zijn.
Een onregelmatigheid is minder ernstig van aard dan een misstand. Bij een onregelmatigheid gaat het om een onvolkomenheid of ongerechtigheid die niet zo ernstig is dat daarbij het maatschappelijk belang in het geding is.
Het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Dat betekent dat de melder niet hoeft te bewijzen dat sprake is van een misstand, maar hij moet zijn vermoeden wel enigszins kunnen onderbouwen. Het vermoeden moet voldoende concreet zijn en zijn gebaseerd op eigen waarneming of documenten (bijvoorbeeld e-mails, verslagen, brieven, foto’s etc.). Verhalen van horen zeggen zijn bijvoorbeeld niet voldoende.
Wanneer bij een misstand het maatschappelijk belang in het geding is, kan niet in zijn algemeenheid worden gezegd en zal van geval tot geval moeten worden bekeken. Het gaat hier in principe om situaties die het niveau van een of enkele persoonlijke gevallen overstijgen, bijvoorbeeld doordat sprake is van een zekere mate van ernst of omvang of van een structureel karakter.
Ter illustratie een voorbeeld. Een diefstal van enkele zaken door één individu is nog geen misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Het maatschappelijk belang kan echter wel in het geding komen als het gaat om meerdere diefstallen of dure zaken, zeker als de diefstallen worden gepleegd door werknemers/ambtenaren die juist tot taak hebben die goederen te bewaken of als de diefstallen door de leiding van het bedrijf worden gedoogd of de leiding zelf deelt in de buit.
De definitie van werknemer in de Wet Huis voor Klokkenluiders is heel ruim, waardoor ze een ruimere strekking heeft dan in het ambtenarenrecht. Toegespitst gaat het om ambtenaren, gewezen ambtenaren, maar ook om (ex)zzp’ers, uitzendkrachten, gedetacheerden, vrijwilligers, en stagiairs.
De regeling geldt ook voor medewerkers van een andere organisatie die door hun werk met de het waterschap in aanraking zijn gekomen.
De melder kan een melding doen bij iedere leidinggevende, die een hiërarchisch hogere positie bekleedt dan hijzelf. Het vermoeden van een misstand kan dus ook buiten het eigen organisatieonderdeel intern gemeld worden.
Het biedt de werknemer, afhankelijk van de ernst en omvang van de vermoede misstand of onregelmatigheid en afhankelijk van wie daarbij betrokken zijn, zelf de mogelijkheid af te wegen bij wie hij de melding het beste kan doen.
Artikel 4 Bescherming van de melder tegen benadeling
Het zorgen voor een goede bescherming van de melder tegen benadeling is een van de basisvoorwaarden voor het goed en zorgvuldig omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
Van benadeling is sprake als de melder in verband met het doen van een melding slechter wordt behandeld dan hij zou zijn behandeld als hij geen melding had gedaan. Deze benadeling kan ook al plaatsvinden in de aan de melding voorafgaande fase. Dit is de fase waarin de toekomstige melder van de kwestie op de hoogte is geraakt en intern is begonnen daarover vragen te stellen of zijn mening daarover kenbaar te maken.
Bescherming tegen benadeling betekent niet alleen dat de werkgever zich onthoudt van het nemen van benadelende maatregelen. De werkgever heeft ook de verantwoordelijkheid ervoor zorg te dragen dat leidinggevenden en collega’s de melder niet door bepaalde gedragingen feitelijk benadelen.
De bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode. Waar het om gaat is dat de melder niet in verband met het doen van een melding wordt benadeeld.
Voor de volledigheid zij opgemerkt dat de bescherming tegen benadeling betrekking heeft op de eigen werknemer in twee te onderscheiden situaties.
In de tweede situatie speelt de vermoede misstand zich af bij een andere organisatie waarmee de werknemer door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen. In dat geval kan de werknemer de melding bij die andere organisatie doen. De melding zelf zal dan door die andere organisatie worden behandeld. Ook dan geldt echter dat de eigen werkgever de melder niet mag benadelen als gevolg van het doen van een melding bij die andere organisatie.
Daarnaast is de bescherming tegen benadeling van toepassing op de werknemer van een andere organisatie die bij het waterschap een melding doet van een vermoeden van een misstand. Het waterschap mag immers ook een werknemer van een andere organisatie niet benadelen als gevolg van het doen van een melding.
Lid 1 vereist, evenals de beschermingsbepaling in de Wet Huis voor Klokkenluiders, dat de werknemer de melding te goeder trouw en naar behoren doet. Hiermee wordt bedoeld dat de melder de melding doet in overeenstemming met deze regeling en dat de melder niet een valse of leugenachtige melding doet. De melder behoeft niet aan te tonen dat hij te goeder trouw is.
Lid 2 geeft voorbeelden van maatregelen waarbij sprake is van benadeling als de werkgever deze neemt in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Deze opsomming is niet limitatief.
Lid 3 gaat over andere vormen van benadeling, anders dan een benadelende maatregel. Daarmee wordt gedoeld op bijvoorbeeld onheus gedrag, pesten en sociale uitsluiting door collega’s op de werkvloer als
mogelijke reactie op een melding.
Lid 4 kent een motiveringsplicht die de werkgever helpt om benadeling van de melder door zijn leidinggevenden te voorkomen. Indien de voorgenomen maatregel geen verband houdt met het doen van de melding, zal de leidinggevende zonder enig bezwaar kunnen aangeven waarom het nemen van deze maatregel nodig is.
Lid 5 brengt tot uitdrukking dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de werkgever een zorgplicht heeft en gehouden is de melder actief te beschermen tegen benadeling als gevolg van feitelijke gedragingen van leidinggevenden en collega’s.
Artikel 6 Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling
In artikel 6 wordt tot uitdrukking gebracht dat de verplichting zich als een goed werkgever te gedragen meebrengt dat de werkgever ook verplicht is:
te beschermen tegen benadeling vanwege het uitoefenen van de aan hen toebedeelde rol.
Artikel 7 Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder
Het derde lid wijst op de mogelijkheid voor de melder om ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders te verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen. Deze mogelijkheid is geregeld in artikel 4, lid 1, onder b, wet Huis voor Klokkenluiders. Voor het doen van zo’n verzoek aan de afdeling onderzoek van het Huis geldt niet de voorwaarde dat de melder een dergelijk verzoek eerst intern moet hebben gedaan.
Artikel 8 Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder
Het is van belang dat de identiteit van de melder zoveel als mogelijk vertrouwelijk wordt behandeld. Concreet betekent dit dat de groep personen die weet wie de melder is, niet groter zal mogen zijn dan voor een goede uitvoering van deze regeling noodzakelijk is.
Voor het buiten deze groep van personen bekend maken van de identiteit van de melder is uitdrukkelijke schriftelijke instemming noodzakelijk. In deze instemmingsverklaring zal specifiek moeten worden aangegeven aan wie of aan welke groep van personen de identiteit van de melder bekend mag worden gemaakt.
Als de melding via de vertrouwenspersoon wordt gedaan en de melder geen toestemming geeft zijn identiteit bekend te maken, zal alleen de vertrouwenspersoon weten wie de melder is. Dit wordt gewaarborgd door alle correspondentie over de melding via de vertrouwenspersoon te laten verlopen.
Artikel 10 Behandeling van de interne melding door de werkgever
Naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid wordt in beginsel altijd een onderzoek ingesteld. Hierop zijn twee uitzonderingen.
De eerste uitzondering (onder a) is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden. Hierin ligt tevens besloten dat het vermoeden voldoende betrouwbaar en concreet moet zijn. Ook moet het vermoeden redelijkerwijs ‘onderzoekbaar’ zijn.
De tweede uitzondering (onder b) is de situatie dat reeds op voorhand, dus zonder onderzoek te doen, duidelijk is dat de gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Dat is het geval als op voorhand duidelijk is:
Een interne melding van een vermoeden van een misstand kan voor de werkgever aanleiding zijn om aangifte te doen of een toezichthoudende instantie van deze melding op de hoogte te brengen. Dit kan voortvloeien uit een meldplicht, maar kan ook worden ingegeven door het openbaar belang van het waterschap.
Lid 3 is in overeenstemming met de Wet Huis voor Klokkenluiders. De bepaling geeft onder a t/m c voorbeelden van wat onder een externe instantie wordt verstaan.
Lid 3, onder c, wijst onder meer op de mogelijkheid voor de melder om de externe melding van een vermoeden van een misstand bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders te doen. Deze mogelijkheid is geregeld in de Wet Huis voor Klokkenluiders.
Deze bepaling brengt tot uitdrukking dat de melder onder omstandigheden ook een derde, die geen externe instantie is, op de hoogte kan brengen van het vermoeden van een misstand.
Deze bepaling is in overeenstemming met het recht op vrijheid van meningsuiting tegenover de werkgever. Voorwaarde voor het doen van een externe melding bij zo’n externe derde is dat voldaan is aan lid 1 of 2 en dat de melder een redelijke afweging maakt of het maatschappelijk belang bij het doen van die externe melding zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding.
Bij zo’n externe derde kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een minister, leden van de Tweede Kamer of een maatschappelijke organisatie. In het uiterste geval kan de melder het recht hebben het vermoeden van een misstand, bijvoorbeeld via de media, in de openbaarheid te brengen. Voorwaarde voor het melden bij een externe derde is dat de melder dit op proportionele wijze doet en de werkgever geen onnodige schade berokkent.
De rapportage kan onderdeel uitmaken van de verplichte integriteitsrapportage waarmee het dagelijks bestuur jaarlijks verantwoording aflegt aan het algemeen bestuur.