| Organisatie | Duiven |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Duiven houdende regels omrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteu¬ning 2018 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-01-2018 | nieuwe regeling | 20-12-2017 | 17DV03033 |
De raad van de gemeente Duiven;
overwegende dat gezien de ambtelijke fusie het wenselijk is dat processen op elkaar afgestemd worden en gezien de wijziging van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Duiven;
gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;
gelezen het bijbehorende voorstel van 24 oktober 2017;
Vast te stellen de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2018.
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018
Artikel 1. Verzoek om informatie
De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 5. Register van ambtelijke bijstand
De secretaris houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, vierde lid, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
Artikel 9. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
Aldus besloten in de raadsvergadering van 20 december 2017.
De raad van de gemeente Duiven,
Interim-griffier,
E. (Els) Boers
voorzitter,
drs. H.B.I. (Rik) de Lange
Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 (artikel 33 Gemeentewet)
Daar waar in deze verordening de term ‘raadslid’ wordt gebruikt mag ook gelezen worden ‘fractie-assistent’. In de nieuwe werkwijze van de gemeenteraad zijn fractieassistenten zoveel mogelijk gelijkgeschakeld aan raadsleden. Zo kunnen zij bijvoorbeeld ook schriftelijke vragen indienen.
De verordening betekent niet een begrenzing als wel een zekerheid voor raadsleden voor wat betreft het recht op informatie en ondersteuning. Uiteraard kan er soepel met de regels omgegaan worden als alle betrokkenen het hiermee eens zijn. De verordening is vooral bedoeld als steun in de rug van een raadslid om alle informatie te verkrijgen en de ondersteuning die nodig is om goed zijn rol als raadslid te kunnen vervullen. Juist als de informatievergaring niet soepel loopt of de ondersteuning dan kan ieder raadslid terugvallen op deze verordening.
Lid 1 en 2. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een teamregisseur die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing.
Lid 3. Het kan zijn dat een ambtenaar niet zeker weet of de informatie juist is of er redenen kunnen zijn om de informatie niet te geven, dan legt hij dit voor aan de gemeentesecretaris die dan besluit of de informatie naar het raadslid kan.
Lid 4 en 5. Voor ondersteuning van het raadslid bij het opstellen van stukken die de raadsvergaderingen aangaan is de griffie de plek voor ondersteuning. De griffier kan vinden dat er inhoudelijke ondersteuning nodig is en dit in overleg met de gemeentesecretaris regelen.
Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die niet bij de griffie werkzaam zijn. De griffier ziet er wel op toe dat er voortgang blijft in het proces van de ambtelijke ondersteuning. De griffier en de gemeentesecretaris overleggen zo nodig als de ambtelijke ondersteuning niet soepel verloopt.
Lid 1, 2 en 3. Hier is bedoeld om aan te geven dat een raadslid wel vanuit zijn rol als raadslid informatie mag vragen, maar daar geen misbruik van mag maken door informatie te vragen die geen doen heeft met zijn kaderstellende of controleren rol als raadslid. De gemeentesecretaris bekijkt zo nodig het verzoek van het raadslid en gaat hierover in overleg met de griffier als hij denkt dat het verzoek onterecht van het raadslid onterecht is.
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Het is logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand aan de portefeuillehouder. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Lid 5 voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan de burgemeester worden voorgelegd, hij is de meest aangewezene hiervoor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Het door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie. Tevens kan het een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.
In de modelverordening is ook de mogelijkheid opgenomen om aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. Het biedt de ambtelijke organisatie de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Gelet op de ervaringen tot nu toe en het beperkte gebruik van ambtelijke ondersteuning achten wij het nu niet nodig deze bepaling op te nemen. Mocht in de toekomst blijken dat veelvuldig ambtelijke bijstand gevraagd gaat worden dan willen wij hier eventueel bij u op terug komen.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor de kosten bij fractieondersteuning een hogere vergoeding krijgen.
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.
De bijdrage wordt als voorschot elk jaar verstrekt in de eerste maand. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst, het tweede deel kort na de installatie van de raad. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Als er bij afsplitsing een nieuwe fractie ontstaat, dan heeft deze ook recht op het basisbedrag. Dit wordt dan meegenomen bij de verrekening.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In onze gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden. In de gemeente Duiven is hiervoor gekozen en werken we met een door de raad ingestelde controlecommissie.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.