| Organisatie | Barneveld |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatregeling gemeente Barneveld |
| Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Barneveld |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2017 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 17-05-2017 | 1042213 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld en de burgemeester van de gemeente Barneveld, elk voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelet op de titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Bijlage B Besluit tot vaststelling mandaatregeling
Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Barneveld, elk voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet juncto afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
de bevoegdheid tot het afdoen van zaken (inclusief het ondertekenen van de daarop betrekking hebbende stukken) zoals vermeld in de bij dit besluit behorende Mandaatregeling gemeente Barneveld bij mandaat, volmacht of machtiging op te dragen aan de in de regeling bij de desbetreffende bevoegdheden vermelde ambtelijke functionarissen en collegeleden;
te bepalen dat op de onder I. bedoelde gemandateerde en vertegenwoordigende bevoegdheden de volgende algemene regels van toepassing zijn:
bij afwezigheid van de betreffende functionaris geldt de volgende vervangingsregeling:
De ambtenaren kunnen vervangen worden door de ambtenaar met dezelfde functie of bevoegdheden. Wanneer deze er niet is, kan de teamleider of het afdelingshoofd als vervanger optreden.
Wanneer het afdelingshoofd niet beschikbaar is, wordt hij vervangen door een ander afdelingshoofd. Ook de directeur kan als vervanger optreden.
Voor de vervanging van de afdelingshoofden zijn de volgende tweetallen opgesteld die elkaar vervangen:
afd hoofd B&D<->afd hoofd Bedrijfsvoering;
afd hoofd V&I<->afd hoofd BOR;
afd hoofd Soc Domein <->afd hoofd RO
De directeuren vervangen elkaar onderling.
De teamleider wordt vervangen door een teamleider van dezelfde afdeling of zijn afdelingshoofd.
Projectleiders worden vervangen door het afdelingshoofd of de directeur.
Bijlage C Budgethoudersregeling 2005
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budgethouder: Het afdelingshoofd of de eindverantwoordelijke voor een horizontaal werkverband, belast met het realiseren van de in het afdelingsplan beschreven prestaties.
Deelbudgethouder: De door de budgethouder aangewezen ambtenaar.
Budget: De door de raad beschikbaar gestelde middelen, bestemd voor het realiseren van de in het afdelingsplan genoemde producten.
Beïnvloedbare kosten: Dit zijn kosten die vallen onder de categorie 1.0 t/m 5.0 van het besluit Begroting & Verantwoording.
Hoofdstuk 2 De taken en bevoegdheden van de budgethouder.
De budgethouder bereidt de programmabegroting en de productenramingen voor binnen het kader dat door het college is vastgesteld.
De budgethouder is verplicht om door middel van de managementrapportages aan de directie en het college te rapporteren over de voortgang van de beleidsuitvoering zoals vastgelegd in de programmabegroting en de afdelingsplannen. Deze rapportage is de basis voor de bestuursrapportage die door de afdeling Bestuurs en Management Ondersteuning wordt opgesteld. Tevens zal gerapporteerd worden via de toelichting op de jaarrekening en in het jaarverslag over de stand en afwikkeling van de budgetten. Bij de managementrapportage worden zaken gemeld die een afwijking hebben van 10% van het budget met een minimum van € 5.000,=, zowel positief als negatief.
Het is de budgethouder toegestaan om begrotingsbedragen tussen producten binnen het afdelingsplan over te hevelen tot maximaal 10% met een maximum van € 10.000,-- van de beïnvloedbare kosten. Dit mag uitsluitend binnen één programma. Als een budgethouder dit wil dan moet dat vooraf gemeld worden aan de afdeling Financiën zodat dit vastgelegd kan worden in een begrotingswijziging.
De budgethouder is bevoegd binnen zijn exploitatiebudgetten en investeringskredieten opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten. Hierbij moet voldaan worden aan hetgeen gesteld is in de nota aanbestedingsbeleid en in de nota inkoopbeleid.
Het is de budgethouder toegestaan begrotingsbedragen over te hevelen tussen de kostensoorten van hetzelfde product, met uitzondering van de kostensoort subsidies, de kostensoort personele lasten en de wettelijk verplichte uitgaven.
Uitgavenbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten, tenzij er tussen de betreffende uitgaven en inkomsten een direct verband is.
Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.
Inhuur van personeel mag uitsluitend conform de richtlijnen die het college daarvoor gegeven heeft.
Ten laste van een exploitatiebudget mogen eerst verplichtingen worden aangegaan als de betreffende begrotingswijziging is goedgekeurd door de raad.
De budgethouder draagt zorg voor een doelmatige besteding van de exploitatiebudgetten. Onder doelmatig wordt verstaan: de opgedragen taak of activiteit is gerealiseerd tegen de zo gunstig mogelijke verhouding tussen prijs, kwaliteitsniveau en volume.
De budgethouder draagt zorg voor een doeltreffende besteding van de exploitatiebudgetten.
Onder doeltreffend wordt verstaan: de opgedragen taak of activiteit is doelmatig gerealiseerd en de ingezette middelen hebben geleid tot de gewenste effecten.
De budgethouder draagt zorg voor een rechtmatige besteding van de exploitatiebudgetten.
Overschrijding van het exploitatiebudget leidt tot een gelijke korting in het daaropvolgende begrotingsjaar tenzij de overschrijding door de raad hetzij door middel van een begrotingswijziging hetzij bij vaststelling van de jaarrekening wordt goedgekeurd.
Overschotten op beschikbare exploitatiebudgetten vloeien aan het einde van het begrotingsjaar – via het rekeningsaldo – terug naar de algemene middelen.
Bij elke aanvraag van een investeringsbudget levert de budgethouder een gedetailleerde onderbouwing aan waarin de relatie met de te leveren prestaties wordt gelegd. Uit de detaillering van de aanvraag blijkt ook welke delen van de investering (en tot welke bedragen) worden opgedragen aan derden en welke onderdelen in eigen beheer worden uitgevoerd.
Bij de aanvraag van een investeringsbudget voor bedrijfsmiddelen (nieuw of vervanging) wordt de volgende regel gehanteerd: Budgetten tot een bedrag van € 25.000,-- worden direct in het betreffende jaar beschikbaar gesteld. Kredieten hoger dan € 25.000,-- moeten aangevraagd worden bij het college van burgemeester en wethouders.
Ten laste van een investeringsbudget mogen eerst verplichtingen worden aangegaan als de betreffende begrotingspost is vastgesteld door de raad.
Als blijkt dat het goedgekeurde investeringsbudget ontoereikend is gaat de budgethouder geen verplichtingen aan voordat de raad een aanvullend krediet gevoteerd heeft. Hiervan kan afgeweken worden als vooraf toestemming van het college van B&W is verkregen.
Als het goedgekeurde investeringsbudget of onderdelen daarvan verlaagd kunnen worden, rapporteert de budgethouder dit in de managementrapportage. Het investeringsbudget wordt dan bij begrotingswijziging verlaagd.
Restanten van investeringsbudgetten worden afgeraamd indien deze aan het einde van het jaar opvolgend aan het jaar waarin deze beschikbaar zijn gesteld niet (volledig) zijn besteed. Hiervan kan worden afgeweken als de budgethouder door middel van een gedetailleerde onderbouwing aantoont dat de prestaties (voor een deel) nog geleverd zullen worden. Het college van B&W kan in die situatie besluiten de vervaltermijn met een jaar te verlengen.
De budgethouder vermeldt in de managementrapportage welke investeringsbudgetten zijn afgesloten. De eindafrekening wordt dan door de budgethouder bijgevoegd.
De vervanging van de deelbudgethouder geschiedt door de budgethouder. De vervanging van de budgethouder geschiedt door een afdelingshoofd tevens budgethouder van een andere afdeling. De vervangingsregeling (wie vervangt wie) wordt vastgelegd in een collegebesluit. Wijzigingen in de vervanging worden vastgelegd in een collegebesluit. De afdeling Financiën ontvangt een afschrift van het besluit om de vervanging in de administratie op te nemen.
Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet of niet volledig is besteed vloeit in het jaarrekeningresultaat. Slechts indien aantoonbaar verplichtingen zijn aangegaan, bedoeld ter uitvoering van de taakstellingen binnen het budget, mag de verplichting door middel van een memo aan de afdeling Financiën (via transitoria) worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar.
Een incidenteel uitgavenbudget dat in het begrotingsjaar niet volledig is besteed, kan voor het niet gebruikte deel slechts worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar onder de volgende voorwaarden:
De gevraagde ruimte is aanwezig binnen het budget en, in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.
Een budget voor incidentele middelen (niet een investering zijnde) vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend. De consequenties hiervan worden in de betreffende jaarrekening verwerkt.
Hoofdstuk 3 De budgetregistrerende afdeling
Als budgetregistrerende afdeling fungeert de afdeling Financiën.
De functie van (deel)budgethouder is niet verenigbaar met de functie van (concern)controller, teamleider financieel beheer en kassier.
De budgethouder draagt er zorg voor dat vorderingen tijdig in de financiële administratie worden vastgelegd zodat een optimaal inzicht wordt geleverd in het totaal van de middelen. De budgethouder zorgt er in ieder geval voor dat de afdeling Financiën inzicht heeft in de bedragen dit ontvangen zullen worden ruim voordat de bedragen daadwerkelijk ontvangen worden.
De afdeling Financiën verstrekt aan de budgethouder op zijn verzoek alle financiële informatie die door de budgethouder van belang wordt geacht voor de uitvoering van zijn budgethouderschap.
De teamleider financieel beheer kan besluiten betalingen uit te stellen als dit in het kader van het treasury beheer noodzakelijk of gewenst is. Tevens draagt hij er zorg voor dat bedragen niet (ruim) voor de vervaldatum betaald worden.
De afdeling financiën toetst, voordat tot betaling wordt overgegaan, of de betalingsstukken voldoen aan de formele eisen. De teamleider financieel beheer is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van de uitgaven en inkomsten.
Budgetoverschrijdingen zijn niet toegestaan. Zie ook hetgeen gesteld is in Artikel 14 en 18.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke managementrapportage van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan het college van burgemeester en wethouders.
De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke managementsrapportages van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan de budgethouder
De onder artikel 33 en 34 genoemde verantwoording vormt de basis van een bestuursrapportage die via het college aan de raad wordt aangeboden.
De afdeling Financiën verstrekt overzichten van inkomsten en uitgaven aan de (deel)budgethouders zodat deze kan voldoen aan wat onder dit artikel is gesteld.
Hoofdstuk 5 overige bepalingen
De (deel)budgethouder kan zich niet op onvolledigheid van de regeling of een ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.
De budgethouder kan onverminderd de eigen verantwoordelijkheid budgetten overdragen aan een deelbudgethouder.
De budgethouder verstrekt aan het college van burgemeester en wethouders een overzicht van de onder artikel 39 verleende overdrachten. Een afschrift hiervan gaat naar de afdeling Financiën.
Het afdelingshoofd Financiën en het afdelingshoofd Bestuurs en Management Ondersteuning zijn verplicht afwijkingen van wat in deze regeling is opgenomen te melden aan de directeur bedrijfsvoering en aan het college van burgemeester en wethouders.