Organisatie | Dordrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit ondertekening van documenten gemeente Dordrecht |
Citeertitel | Besluit ondertekening van documenten gemeente Dordrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-11-2020 | 1e wijziging (art. 5 en art. 11) | 03-11-2020 | |||
01-01-2018 | 15-11-2020 | nieuwe regeling | 19-12-2017 |
Het COLLEGE van BURGEMEESTER en WETHOUDERS van de gemeente DORDRECHT en de BURGEMEESTER van de gemeente DORDRECHT, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op artikel 6 van het Algemeen Mandaatbesluit Dordrecht;
gezien het advies van de Centrale Ondernemingsraad van november 2017;
dat het college laatstelijk bij besluit van 19 december 2017 de Regels omtrent de ambtelijke organisatie Dordrecht heeft vastgesteld, waarin de organisatiestructuur en de taken van de organisatieonderdelen van het ambtelijk apparaat van de gemeente zijn beschreven;
dat het college en de burgemeester in het Algemeen Mandaatbesluit gemeente Dordrecht de bij de taken behorende beslissingsbevoegdheden in de organisatie heeft vastgelegd;
dat het aanvullend daarop nodig en gewenst is om regels vast te leggen over de opmaak en ondertekening van documenten;
vast te stellen het navolgende
Hoofdstuk 1 Ondertekening van documenten als bedoeld in artikel 1, eerste lid
Portefeuilledirecteuren en Clustermanagers
Hoofdstuk 2 Ondertekening van documenten als bedoeld in artikel 1, tweede lid
Aldus besloten in de vergadering van 19 december 2017.
Het college van Burgemeester en Wethouders
de secretaris de burgemeester
M.M. van der Kraan A.W. Kolff
Dordrecht, 19 december 2017.
De Burgemeester
A.W. Kolff
Behorende bij besluit Nr. SBC/2017/
________________________________________
Dit besluit is een uitwerkingsbesluit van het Algemeen mandaatbesluit gemeente Dordrecht. Het algemeen mandaatbesluit heeft betrekking op beslismandaat. Dit besluit heeft betrekking op ondertekeningsmandaat. Een dergelijk besluit is nodig om drie redenen:
Ten eerste is het van belang om duidelijk onderscheid te maken tussen de bevoegdheid om documenten te ondertekenen namens het college en de bevoegdheid om beslissingen te nemen namens het college. In de praktijk is niet iedereen zich bewust van dat onderscheid.
Ten tweede lopen het beslismandaat en het ondertekeningsmandaat niet volledig synchroon.
Ten derde is het van belang om vast te leggen op welke wijze documenten worden opgemaakt en ondertekend om te zorgen dat zij door hun stijl en opmaak herkenbaar zijn als officiële documenten van de gemeente Dordrecht.
In dit lid wordt geregeld voor welke documenten het beslis- en het ondertekeningsmandaat samenvallen. Dat wil zeggen dat het ondertekenen van het document (bijvoorbeeld een vergunning) ook het besluit inhoudt om de vergunning te verlenen. In de praktijk is het natuurlijk zo dat in de meeste gevallen een medewerker het besluit voorbereidt. Ondertekening en formele besluitvorming vinden dan echter door een ander plaats, waardoor tevens waarborgen van integriteit, zorgvuldigheid en openheid zijn ingebouwd. Vanzelfsprekend kan ook altijd een hogere functionaris een besluit dat tot de bevoegdheid van een hiërarchisch onder hem ressorterende functionaris behoort ondertekenen.
Onderdeel a heeft betrekking op vergunningen, ontheffingen, handhavingsbesluiten, subsidiebeschikkingen etc..
Onderdeel b heeft betrekking op overeenkomsten en andere privaatrechtelijke rechtshandelingen.
Onderdeel c heeft betrekking op documenten waarin namens het college een officieel standpunt wordt ingenomen. Als voorbeeld kan dienen een brief waarin de gemeente een standpunt inneemt ten aanzien van een aansprakelijkstelling.
Uiteraard zijn er ook vormen van correspondentie die niet formeel van aard zijn. Daarbij kan worden gedacht aan uitnodigingen voor vergaderingen, recepties, e.d., het toezenden van algemeen verkrijgbaar gestelde informatie (voor zover deze niet onder wettelijke openbaarmakingregelingen valt), zoals brochures e.d.. Om onnodige bureaucratie te vermijden en uit oogpunt van klantvriendelijkheid (snelheid) is het in dergelijke gevallen toegestaan dat medewerkers zelf stukken opstellen en verzenden. Dergelijke stukken worden niet namens het college verzonden.
In deze artikelen wordt per soort functionaris aangegeven hoe de ondertekening van stukken die namens het college worden verzonden, moet plaatsvinden. Uit de ondertekening moet blijken dat het om een in mandaat genomen besluit of ingenomen standpunt gaat.
Op een aantal plaatsen in de organisatie zijn officiële plaatsvervangers benoemd. Waar dat het geval is moet dat ook uit de ondertekening blijken.
De artikelen 9 tot en met 14 laten zien hoe een document wordt ondertekend dat niet namens het college en dus niet in mandaat wordt verzonden.
Dan gaat het om zaken als uitnodigingen, toezendbrieven enz.
De regels voor de opmaak van documenten zijn bedoeld om de herkenbaarheid te vergroten en om uniformiteit te waarborgen.