Organisatie | Zandvoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zandvoort houdende regels omtrent Handboek Vervanging Zandvoort 2018 |
Citeertitel | Handboek Vervanging Zandvoort 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2018 | nieuwe regeling | 12-12-2017 |
De gemeente Zandvoort heeft in 2013 een besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden genomen. Dit besluit is toen genomen om de hybride archivering (het naast elkaar bestaan van zowel analoge als ook digitale archiefbescheiden) te beëindigen. De overgang naar digitaal archiveren is ingetreden per 1 januari 2014.
In verband met de ambtelijke fusie van de gemeente Zandvoort met de gemeente Haarlem per 1 januari 2018, kan het huidige besluit vervanging en onderliggend handboek vervanging geen stand houden. Het uitgangspunt hierbij is dat de verschillende werkprocessen, de uitvoering van de gemeentelijke zaken conform de Haarlemse manier worden uitgevoerd. Dat is de aanleiding voor de gemeente Zandvoort voor een nieuw besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden, onlosmakelijk verbonden met het voorliggende Handboek Vervanging Zandvoort 2018.
Wanneer in dit handboek wordt gesproken over de gemeente Haarlem, wordt hiermee de ambtelijke organisatie bedoeld, die de taken uitvoert voor zowel de gemeente Haarlem als ook voor de gemeente Zandvoort. Wanneer een aanduiding van de ene of de andere gemeente doelt op het bestuurlijke orgaan, zal dit kenbaar gemaakt worden.
Waarom de gemeente Haarlem over gaat tot een Besluit tot vervanging, wordt ingegeven door meerdere aspecten:
Randvoorwaarde voor het realiseren van de Haarlemse visie 100% digitaal werken[1]: De gemeente Haarlem ambieert volledig digitaal te willen werken. Wanneer een organisatie dit wil, is vervanging van papier te verkiezen boven digitalisering. Immers, bij digitalisering blijven de papieren versies gelden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
In context raadpleegbaar: De hybride situatie maakt dat dossiers en zaken niet altijd uit enkel papieren of enkel digitale stukken bestaan waardoor documenten niet altijd in hun context raadpleegbaar zijn. De verdeeldheid van de informatie zorgt dat het zicht op volledigheid, compleetheid van de dossiers ontbreekt of lastig te reconstrueren is.
Toegankelijkheid van informatie: De toegankelijkheid van archiefbescheiden neemt toe wanneer het digitale archiefbescheiden betreft ten opzichte van papieren archiefbescheiden. Ook de terugvindbaarheid van informatie neemt enorm toe. Toegankelijkheid en terugvindbaarheid zijn kernprincipes vanuit de Archiefwet 1995.
Herbruikwaarde van informatie: De herbruikwaarde van digitale informatie is aanzienlijk groter dan van analoge informatie. Met het oog op de Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de eventueel aankomende Wet Open Overheid is digitale beschikbaarheid van informatie te verkiezen boven analoge archiefbescheiden.
Het doel van dit handboek is om inzicht te geven in de wijze waarop vervanging van analoge archiefbescheiden zal plaatsvinden bij de gemeente Haarlem. Dit gebeurt door het vastleggen van de procedures en werkwijzen rondom het vervangingsproces, waarbij expliciet aandacht is voor de procesmatige en technische inrichting van het digitaliseringsproces, registratieproces, de gebruikte programmatuur en het kwaliteitsmanagement. Op deze manier kan op een verantwoorde wijze digitale vervanging worden toegepast op de analoge archiefbescheiden van de gemeente Haarlem.
Dit handboek vervanging en de hierin opgenomen procedures en werkwijzen hebben betrekking op de gemeente Haarlem. Het handboek vervanging geldt organisatie breed voor routinematige vervanging voor de volgende stromen van berichtenverkeer:
Inkomend berichtenverkeer Dagelijks ontvangt de gemeente Haarlem papieren ingekomen post. Na selectie (reclame en drukwerk versus de rest) worden de papieren poststukken gescand en daardoor gedigitaliseerd weggezet in het beheersysteem. Na registratie van de poststukken en de incubatietijd, mag het papieren poststuk op basis van dit handboek vernietigd worden en is het digitaal bestand het origineel. Voor de procedures en werkwijzen rondom postsortering, postscanning en postregistratie als ook voor de procedure rondom de vernietiging van de vervangen archiefbescheiden, zie respectievelijk bijlagen A, B, C en D.
Uitgaand berichtenverkeer Dagelijks heeft de gemeente Haarlem ook een uitgaande berichtenstroom, post die wordt verstuurd naar burgers, bedrijven en andere organisaties. Deze berichten zijn veelal ‘digital born’ en hoeven om die reden niet vervangen te worden. Echter, wanneer het digitale bestand voor verzending wordt geprint en vervolgens wordt verrijkt (met een stempel, ‘natte’ handtekening, etc.) dient het verrijkte origineel voor verzending alsnog vervangen te worden door een digitale reproductie. Dit exemplaar dient in het beheersysteem opgeslagen te worden.
Interne archiefbescheiden[2]De afhandeling van interne archiefbescheiden - bescheiden die binnen de organisatie worden opgemaakt en de organisatie niet zullen verlaten - vindt plaats in het centrale DMS/RMA of in een opslagplaats die voldoet aan de gestelde eisen ten aanzien van digitaal informatiebeheer. Interne archiefbescheiden betreffen onder andere verslagen en notulen van management- en directievergaderingen, bestuurlijke behandelvoorstellen en projectdocumentatie. Wanneer de interne archiefbescheiden verrijkt worden met een ‘natte’ handtekening, paraaf of er anderszins verrijking plaatsvindt zullen ook deze bescheiden het vervangingsproces zoals beschreven in dit handboek volgen.
Het betreft routinematige vervanging vanaf 1 januari 2018. Vanaf die datum is dit handboek van kracht en wordt er conform de uitgewerkte procedures en werkwijzen gewerkt. Omdat het bij de gemeente Haarlem gaat om routinematige vervanging, in het kader van lopende werkprocessen, kan het vervangingsproces generiek worden geregeld. Generieke procedures en daarbij behorende éénduidige werkwijzen gelden voor de gehele organisatie. Het betreft zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden en aan beide categorieën worden dezelfde eisen gesteld. De archiefbescheiden die uitgesloten zijn voor vervanging, de uitzonderingen, zijn uitgewerkt in bijlage F.
[1] Visie 100% digitaal is d.d. 10 februari 2016 vastgesteld door de Haarlemse directie. De visie is bijgevoegd in Bijlage M bij dit handboek.
[2] Wat betreft de interne archiefbescheiden voortkomend uit het bestuurlijke proces, geldt dit Handboek Vervanging zowel voor de bescheiden van het college en de gemeenteraad van de gemeente Zandvoort, als ook voor de bescheiden van het college en de gemeenteraad van de gemeente Haarlem.
De Archiefwet 1995, art. 7 biedt de zorgdrager, het dagelijks bestuur, de bevoegdheid om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. Daarvoor moet een Besluit Vervanging genomen worden door de zorgdrager, op basis van een onderliggend handboek vervanging zoals dit document. Door het nemen van dit besluit, krijgen de digitale reproducties de status van originele archiefbescheiden volgens de Archiefwet 1995.
Conform het Archiefbesluit 1995, artikel 6, mag vervanging enkel plaatsvinden wanneer de juiste en volledige weergave van de in de vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens is gewaarborgd. Dit handboek voorziet hierin.
Dit handboek dient minimaal te voldoen aan Archiefregeling 2009, artikel 26b, waar het de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden betreft. Om continue de kwaliteit van het vervangingsproces te waarborgen is het uitgangspunt in Haarlem dat deze eisen ook worden gehanteerd voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De aspecten benoemd in artikel 26b van de regeling, zijn geborgd in dit handboek.
Specifiek voor de gemeente Zandvoort gelden de Archiefverordening 2013 (2012/06/001658) en het Besluit Informatiebeheer 2013 (2012/07/001932). Conform de Archiefverordening van de gemeente Zandvoort (art. 7) stelt het college voor het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen voorschriften vast. Daartoe dient het Besluit Informatiebeheer. Hierin is opgenomen dat als beheereenheid verantwoordelijk voor de informatievoorziening de gehele gemeentelijke organisatie is aangewezen (art. 8) waarbij de gemeentesecretaris is belast met het beheer van de informatie van de gemeente (art. 9). Concreet, met betrekking tot het Besluit Vervanging, stelt het Besluit Informatiebeheer in artikel 27 dat een positief advies van de gemeentearchivaris hiertoe is vereist. Dit advies van de gemeentearchivaris heeft de gemeente Zandvoort op basis van voorliggend handboek ontvangen en is bijgevoegd in bijlage O.
Binnen de gemeente Haarlem is de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer ambtelijk belegd bij het Hoofd Informatiebeheer, vastgelegd in en vastgesteld met het Haarlemse Besluit Informatiebeheer 2013 (2013/396079)[3]. De organisatorische eenheid belast met het informatie-beheer ondersteunt hierbij. Middels het Strategisch Informatie Overleg (SIO) dat twee keer per jaar plaatsvindt, zal afstemming over het informatiebeheer van zowel de gemeente Zandvoort als ook van de gemeente Haarlem plaatsvinden.
[3] Het Hoofd Informatiebeheer is degene die verantwoordelijk is voor de interne informatiehuishouding en belast is met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; deze bevoegdheid is gemandateerd vanuit de beheerverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem.
Het is van groot belang om in het kader van het Besluit Vervanging inzicht te verschaffen in een aantal aspecten van het vervangingsproces (hoofdstuk 4 van dit handboek) en zo verantwoording af te leggen over de wijze waarop vervanging plaatsvindt en welke aspecten en gegevens daarbij in acht genomen worden. De Archiefregeling 2009 geeft in artikel 26b aan over welke aspecten inzicht verschaft moet worden. Daarnaast is artikel 17 van belang voor de waarborging van context en authenticiteit van de archiefbescheiden.
1.1 Aspecten van het vervangingsproces
Het eerste lid van artikel 26b, AR 2009, vraagt om inzicht in de reikwijdte van het Besluit Vervanging, op welke organisatieonderdelen en welke categorieën archiefbescheiden heeft het betrekking. De reikwijdte is reeds in hoofdstuk 1.4 van dit handboek uiteengezet. Het betreft alle analoge archiefbescheiden door de gemeente Haarlem ontvangen of opgemaakt. Uitzonderingen zijn hierbij te formuleren, deze zijn benoemd in bijlage F bij dit handboek. Het handboek vervanging van de gemeente Haarlem betreft de analoge inkomende en uitgaande archiefbescheiden, alsook een klein deel van de interne bescheiden, die ingevolge de geldende selectielijst voor (permante en tijdelijke) bewaring in aanmerking komen. Alle overige archiefbescheiden zijn óf al digitaal van oorsprong (‘digital born’) en hoeven niet vervangen te worden óf zullen gedurende het selectieproces (zie Hoofdstuk 4.1 en bijlage A) uitgesloten worden van het vervangingsproces.
Artikel 26b (lid b, c, d en e) vraagt ook om het verschaffen van inzicht in de (scan-)apparatuur waarmee wordt vervangen en de gebruikte software, instellingen en gemaakte keuzes. Bijlage H geeft de details weer waar om wordt gevraagd en in combinatie met de scanprocedure in bijlage B inzicht in de manier waarop de gemeente Haarlem de reproducties in het kader van het vervangingsproces worden vervaardigd. Het proces van vernietiging binnen het vervangingsproces is beschreven in bijlage D (artikel 26b, lid g) en de kwaliteitsprocedures (artikel 26b, lid f en g) in bijlage E. De kwaliteitsborging op detailniveau is ook verwerkt in de verschillende procedures die het vervangingsproces kent (bijlage A, B, C, D en F). Gezien de gedetailleerdheid van sommige aspecten is de informatie hierover aldaar opgenomen en niet in het handboek zelf.
Naast artikel 26b is ook artikel 17 relevant in het kader van het Besluit Vervanging. Dit artikel betreft de context en authenticiteit van archiefbescheiden en geeft aan dat de zorgdrager hiervoor zorg draagt.
De inhoud, structuur en vorm bij het ontvangen of opmaken van archiefbescheiden is een belangrijk aspect, net zoals de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden (artikel 17, lid a en c). Binnen de gemeente Haarlem worden alle archiefbescheiden die geselecteerd zijn om het vervangingsproces te doorlopen geregistreerd in een centraal beheersysteem, waar bij rekening wordt gehouden met artikel 17. Gezien dit handboek de routinematige vervanging betreft van ‘nieuwe’ archiefbescheiden zal altijd bij de digitalisering van de analoge archiefbescheiden de context en authenticiteit worden vastgelegd en gewaarborgd door de bij dit handboek opgenomen procedures te doorlopen. Zo wordt de inhoud vastgelegd bij de registratie in het centrale systeem, wordt de structuur gewaarborgd door een relatie te leggen met de Zaaktypecatalogus en wordt de vorm ook geborgd in de registratie. Door de koppeling met een zaaktype wordt automatisch de samenhang vastgelegd met de taak van waaruit de archiefbescheiden zijn opgemaakt en ontvangen. Registatie en opname gebeurt zaakgericht (in onderlinge samenhang) en conform het vastgestelde Haarlemse metadataschema[4]. Door de registratie in het centrale beheersysteem en de digitale sporen die door het handelen van medewerkers achter worden gelaten in het systeem, is bekend wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het archiefbescheiden is ontvangen of opgemaakt (artikel 17, lid b). Ook de beheeractiviteiten worden geregistreerd (lid d). Door relaties tussen verschillende zaken vast te leggen, de relatie tussen een archiefbescheiden en een besluitvormingsproces te maken of een zaak te relateren aan een (object-)dossier wordt de context van een archiefbescheiden alleen maar verder opgebouwd gedurende de dynamische fase[5] van de archiefbescheiden.
Het centrale beheersysteem moet waarborgen dat de vervangen archiefbescheiden in hun digitale vorm duurzaam in goede geordende en toegankelijk staat bewaard worden. Het centrale document management systeem van de gemeente voldoet aan de NEN norm 2082. Meer informatie hierover is opgenomen in bijlage I Digitale beheeromgeving.
Conform het Archiefbesluit 1995 (artikel 2, lid c en d) zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening gehouden moeten worden met de waarde van de bescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Het is niet altijd aan het begin van een werkproces op voorhand te bepalen wat de archiefbestemming van de archiefbescheiden is (op termijn te vernietigen of permanent te bewaren) of welke cultuurhistorische waarde het bescheiden op termijn kan hebben. De gemeente Haarlem zal zich in het vervangingsproces vasthouden aan de landelijk geldende norm voor waardering en selectie[6]. De zogenoemde intrinsieke waarde van de inkomende analoge archiefbescheiden zal weinig voorkomen. Voor die gevallen waarin er aan ingekomen archiefbescheiden toch een dergelijke waarde is toe te kennen, zullen deze worden uitgesloten van het vervangingsproces[7]. Wel kunnen deze na selectie, digitalisering en registratie in een digitale vorm gebruikt worden binnen de digitale werkprocessen[8].
[4] De registratieprocedure is vastgelegd in bijlage C en het metadataschema is terug te vinden in bijlage L. Dit metadataschema voldoet aan het landelijke Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO 1.1)
[5] In het beheer van archiefbescheiden wordt veelal onderscheid gemaakt in drie fases, de dynamische fase, semi-statische fase en de statische fase. Meer informatie
[6] Voor meer informatie hierover, zie bijlage A. Selectieprocedure en bijlage L. Haarlems Metadataschema bij dit handboek.
[7] Zie voor de uitzonderingen óp het vervangingsproces en de van het vervangingsproces uitgezonderde archiefbescheiden bijlage F.
[8] Zie ook bijlage F over de uitzonderingen van én op het vervangingsproces.
Het vervangingsproces kent verschillende stappen die in de hoofdstuk verder uitgewerkt worden. De beschrijvingen alhier zijn generiek. In de bijlagen zijn de meer procedurele uitwerkingen terug te vinden.
Het selectieproces is van toepassing op alle analoog inkomende archiefbescheiden van de gemeente Haarlem. In bijlage A is de selectieprocedure opgenomen. Het resultaat van het selectieproces is dat alle archiefbescheiden die voldoen aan de selectiecriteria, de volgende stappen van het vervangingsproces zullen doorlopen. Na selectie, volgt het digitaliseren (scanning), registreren en uiteindelijk zullen de analoog binnengekomen archiefbescheiden vernietigd moeten worden. De selectieprocedure geldt net zo goed voor de uitgaande archiefbescheiden als intern opgemaakte archiefbescheiden. De medewerkers zullen aan de hand van de procedurele beschrijving die bescheiden selecteren die het vervangingsproces dienen te doorlopen.
Alle archiefbescheiden die voldoen aan het selectiecriterium doorlopen het scanproces. Het scanproces omvat de voorbereiding op het scannen, het scannen zelf, het controleren van de gemaakte scans en het eventueel her-scannen. De scanprocedure omvat deze verschillende onderdelen van het proces en is opgenomen in bijlage B.
Archiefbescheiden, behorende bij interne berichten of uitgaande berichten, zullen veelal achteraf gescand worden. De bescheiden zijn digital born, worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een ‘natte’ handtekening of paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object.
Na de digitalisering doorlopen alle archiefbescheiden de registratieprocedure. Voor de registratie en opslag dient het centrale beheersysteem. In bijlage I zijn de details over de digitale beheeromgeving opgenomen. Het uitvoeren van de registratieprocedure zorgt ervoor dat de scans, de digitale archiefbescheiden de juiste metagegevens meekrijgen en aan de juiste zaaktypen worden gekoppeld. Deze gegevens zorgen ervoor dat de objecten zijn terug te vinden en dat gedegen digitaal beheer uitgevoerd kan worden. De registratieprocedure is opgenomen in bijlage C. Het Haarlems metadataschema dat wordt gevolgd, is opgenomen in bijlage L.
4.4 Opname in het beheersysteem
Door de scan- en registratieprocedure te volgen, worden de vervangen, digitale archiefbescheiden opgenomen in het beheersysteem. Door opname in het beheersysteem, komen de bescheiden beschikbaar voor de organisatie. Het registratieproces, de koppeling van de archiefbescheiden aan zaaktypen en wanneer nodig aanvullende metadata, verzorgt automatisch eventuele restricties op de toegang tot de informatie. Het digitale bestand kan niet worden gewijzigd of verwijderd. Enkel daartoe geautoriseerde medewerkers kunnen verwijderen. Deze verzoeken en het inwilligen hiervan, worden geregistreerd in een daartoe bestemd meldingen-systeem. Registratiegegevens, de metadata behorende bij de archiefbescheiden, kunnen door geautoriseerde personen nog wel aangepast worden. Meer informatie over het beheersysteem, de digitale beheeromgeving, is terug te vinden in bijlage I.
Wanneer de te vervangen analoge archiefbescheiden zijn geselecteerd, gescand en geregistreerd conform de procedures in dit handboek, kunnen de digitale reproducties gezien worden als het origineel. De analoge archiefbescheiden moeten op termijn vernietigd worden. Deze termijn en de vernietigingsprocedure voor de vervangen archiefbescheiden is opgenomen in bijlage D. De daadwerkelijke vernietiging wordt uitgevoerd door een gecertificeerd bedrijf. De gemeente Haarlem ontvangt na de vernietiging een certificaat van vernietiging en maakt een verklaring van vervanging op van het vernietigde materiaal .
Conform de Archiefregeling 2009, artikel 26b, dient dit handboek vervanging inzicht te verschaffen in de verschillende aspecten die van belang zijn bij het vervangen van analoge archiefbescheiden. In dit hoofdstuk en in de bijbehorende bijlagen wordt ingegaan op de kwaliteit van de reproducties, de hardware en software waarmee de reproducties worden gecreëerd en de beheeromgeving waarin deze worden opgeslagen
5.1 Keuzes met betrekking tot de reproducties
Gezien dit handboek de routinematige vervanging betreft van zowel de analoge inkomende, interne en uitgaande berichten van de gemeente Haarlem, is met zekerheid te stellen dat de berichten zowel te vernietigen als ook permanent te bewaren archiefbescheiden zullen bevatten. Aan de vervanging van permanent te bewaren bescheiden worden zwaardere eisen gesteld dan aan de op termijn te vernietigen bescheiden in de Handreiking vervanging archiefbescheiden[9]. De handreiking adviseert daarnaast het vervangingsproces op een eenduidige wijze in te richten. Het uitgangspunt van de gemeente Haarlem is dan ook om het vervangingsproces conform de eisen voor permanent te bewaren objecten in te richten, voor alle archiefbescheiden die dit handboek vervanging betreft. De gemaakte keuzes komen tot uiting in bijlage B. Scanprocedure en in Bijlage H. Scanners.
5.2 Scanners; hardware en software
De gemeente Haarlem gebruikt hardware en software ter ondersteuning van het digitaliseringsproces. Voor het scannen van de analoge archiefbescheiden worden verschillende typen scanners ingezet. Deze scanners en hun specificaties zijn opgenomen in bijlage H. Het digitaliseringsproces wordt ondersteund door software, waarvan de details in dezelfde bijlage zijn opgenomen. Gezien de kwaliteit van de reproducties in het kader van het vervangingsproces van groot belang is, zijn kwaliteitsmaatregelen als het regelmatig onderhoud plegen aan de apparaten niet onbelangrijk. Hierop is het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer dan ook aangevuld. De maatregelen zijn zowel in Bijlage H als in Bijlage E. Kwaliteitsprocedure opgenomen.
Met de digitale omgeving wordt het centrale Document management systeem (DMS/RMA) bedoeld, de omgeving waarin de digitale archiefbescheiden opgeslagen en beheer worden. De door het vervangingsproces gedigitaliseerde archiefbescheiden worden in PDF/A opslagformaat opgeslagen in het DMS. Dit bestandstype voldoet aan de algemene eisen voor opslagformaten voor digitale archiefbescheiden[10]. Naast de kwaliteit van het scanproces in het kader van het vervangingsproces is ook de omgeving waarin vervolgens de digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd van groot belang. Net als aan de archiefruimte waarin het papieren archief wordt opgeslagen, zijn er verschillende eisen aan en richtlijnen voor de digitale beheeromgeving waar digitaal archief wordt bewaard. Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer[11] wordt door de gemeente Haarlem als toetsingsinstrument gebruikt om te bepalen of de organisatie ‘in control’ is op het gebied van digitaal informatiebeheer. De eisen gesteld in Rodin verdelen zich over drie onderdelen te weten 1) Beleid en organisatie, 2) Inhoudelijk informatiebeheer en 3) ICT-beheer. Deze drie onderdelen zijn in Haarlem geborgd binnen het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer[12]. In bijlage I. Digitale beheeromgeving is meer informatie opgenomen over de digitale beheeromgeving van de gemeente Haarlem.
[9] De Handreiking Vervanging archiefbescheiden versie 2.0 is te vinden op de website van het Nationaal Archief.
[10] Archiefregeling 2009, artikel 26b, sub e.
[11] Kortweg RODIN 2.0
[12] Bijlage E. Kwaliteitsprocedure gaat hier verder in op het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer van de gemeente Haarlem.
De kwaliteit van het vervangingsproces is op verschillende wijzen in dit handboek gewaarborgd. Binnen de verschillende processtappen die in het proces van vervanging voorkomen, zijn de nodige kwaliteitscontroles ingebouwd. Het controleren van de scan op het scherm met het originele stuk er nog naast is zo’n detail-kwaliteitsborging. Deze controles zijn opgenomen in de verschillende bijlagen met procedures.
Om de kwaliteit van het handboek vervanging te waarborgen, is het van belang dat het handboek, de procedures en overige bijlagen actueel worden gehouden. Bijlage E geeft inzicht in de kwaliteitsprocedure om de algehele borging te organiseren. Deze procedure heeft ook een plek binnen het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer[13]. Het naleven van het handboek en de kwaliteit en actualiteit ervan, is ook geborgd door de periodieke archiefinspectie van het Noord-Hollands Archief, door middel van het jaarlijkse KPI-verslag. De in de procedures ingebouwde controles, bijlage E, het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer en de Archiefinspectie tezamen verzorgen dat de gemeente Haarlem blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van het vervangingsproces.
[13] Op basis van de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) heeft de gemeente Haarlem haar eigen kwaliteitssysteem informatiebeheer vastgesteld.
Vanaf het moment dat het Besluit tot Vervanging van de gemeente Haarlem van kracht is op 1 januari 2018, geldt dat de digitale archiefbescheiden, de digitale scans, de originele archiefbescheiden worden en móeten de analoge archiefbescheiden vernietigd worden. Binnen de termijn dat vervangen archiefbescheiden daadwerkelijk vernietigd worden en daarmee vervangen, kan het voorkomen terug te moeten komen op eerder genomen beslissingen in het vervangingsproces. Een onvoorziene gebeurtenis, een aangepaste hotspotmonitor kunnen bijvoorbeeld leiden tot uitzonderingen van het vervangingsproces. Hoe hier mee om te gaan, is opgenomen in bijlage N. Wijzigingsprocedure. Hierin zijn ook de verantwoordelijkheden benoemd.
Ook kan het voorkomen dat er wijzigingen in de procedures, werkwijzen of andere aspecten van het vervangingsproces moeten worden doorgevoerd die van dusdanige invloed zijn dat het handboek Vervanging hier op aangepast moet worden of dat er een nieuwe vervangingsbesluit moet worden genomen. Hoe de gemeente Haarlem hier mee omgaat, is tevens geborgd in bijlage N.
De selectieprocedure is van toepassing op alle analoge archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voor de taakuitvoering van de gemeente Haarlem. Deze kunnen via diverse kanalen binnenkomen, namelijk: analoge post, afgegeven aan de balie of afgegeven aan een medewerker. De procedure wordt uitgevoerd door medewerkers die binnen hun taakstelling zich bezig houden met de fysieke archiefbescheiden van de gemeente Haarlem. De selectieprocedure geldt net zo goed voor uitgaande en interne archiefbescheiden. Te allen tijde dient op basis van de in deze procedure opgenomen selectiecriteria bepaald te worden of een document geselecteerd moet worden om het vervangingsproces te doorlopen.
Selectieprocedure archiefbescheiden De selectiecriteria waarop de documenten worden geselecteerd om te scannen en registreren zijn:
De medewerkers belast met het postverwerkingsproces openen en selecteren alle ingekomen post in archiefwaardig en niet-archiefwaardig[1]. Reclame, tijdschriften, kranten en uitnodigingen gaan ofwel door naar de geadresseerde ofwel bij het oud papier. Deze zijn niet-archiefwaardig. Alle overige post is archiefwaardig, dit zijn de archiefbescheiden, en moeten in het DMS/RMA opgenomen worden[2].
In het Selectieproces vindt ook selectie plaats op basis van de ‘Procedure Uitzonderingen van/op vervangingsproces’ (zie bijlage F). De uitvoerende medewerkers krijgen hiervoor instructie en training. Bij signalering van een uitzondering of twijfel daarover legt de medewerker in het selectieproces het document / archiefbescheiden voor aan een specialist met archiefvakkundige kennis. Deze specialist beoordeelt de uitzonderingsvraag. Indien nodig registreert de specialist de archiefbescheiden in het DMS/RMA met een specificatie dat de archiefbescheiden fysiek aanwezig zijn, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over in welke vorm het origineel bestaat. Indien nodig kan selectie plaatsvinden op deze archiefbescheiden. De uitzonderingen worden door de specialist bij twijfel voorgelegd aan het Hoofd Informatiebeheer. Deze functionaris kan akkoord geven op de uitzondering. Indien nodig zal om advies worden gevraagd bij de gemeentearchivaris.
Na besluitvorming op de uitzonderingen door het Hoofd Informatiebeheer zullen de archiefbescheiden of alsnog worden vernietigd of worden gearchiveerd. De specialist draagt tijdens bovenstaand proces zorg voor bewaring van de archiefbescheiden in de archiefruimte van het Stadhuis. In het DMS/RMA wordt op zaakniveau aangegeven dat er een papieren origineel is en waar dat is opgeslagen.
De uitvoering van de selectieprocedure leidt tot:
De borging van de kwaliteit van de selectieprocedure kent twee maatregelen:
De uitvoering van de selectieprocedure kan leiden tot de risico’s:
[1] Wanneer de organisatie post ontvangt voor derden (bijvoorbeeld voor partnerorganisaties) wordt dit niet beschouwd als ‘gemeentelijke post’, doorloopt het niet het vervangingsproces en wordt het stuk doorgestuurd.
[2] Het komt voor dat originele bescheiden als bankafschriften of verzekeringspolissen door de burger mee worden gestuurd. In dat geval wordt er voor de gemeentelijke administratie een kopie gemaakt (die vervolgens het vervangingsproces doorloopt) en wordt het origineel teruggestuurd naar de burger, zodat deze zelf over de eigen originelen bescheiden kan beschikken.
Deze procedure is opgesteld voor het scannen van archiefbescheiden. Het heeft betrekking op alle archiefbescheiden die vanuit het selectieproces (zie bijlage A) voor vervanging in aanmerking komen en het vervangingsproces doorlopen. Het betreft hier zowel de inkomende poststukken als ook interne en uitgaande archiefbescheiden. Te allen tijde geldt dat de archiefbescheiden de hieronder beschreven processtappen doorlopen.
De scanprocedure bestaat uit vier fasen:
Ad 1) Voorbereiding voor scannen
Onderdeel van de scanprocedure is het voorbewerken van de documenten voor het scannen. Het gaat om fysiek voorbereiden als uitvouwen, verwijderen van nietjes, plakband en paperclips. Bij voorbereiding gaat het ook om het sorteren van de te scannen archiefbescheiden. Dit sorteren gebeurt door de documenten in te delen op de afdeling waarvoor het archiefbescheiden bedoeld is, of bij extern gerichte bescheiden op de afdeling van waaruit het verzonden wordt.
Bij documenten die door een bijzondere afmeting of hun bijzondere eigenschappen niet de standaard scanprocedure kunnen volgen worden tijdens de voorbereidingsfase gedetecteerd[3]. Waar mogelijk wordt gezocht naar praktische oplossingen, zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. Bij het uitblijven daarvan wordt het document zodanig bewerkt dat het alsnog gescand kan worden dan wel wordt hoogwaardige digitalisering elders georganiseerd.
Na het treffen van de voorbereidingen gebeurt het daadwerkelijke scannen. De medewerker die de scanner bedient draagt zorg voor een rechte invoer van het archiefbescheiden en controleert nogmaals de bescheiden op nietjes, paperclips, e.d. Hierdoor worden zoveel mogelijk fouten en haperingen in het scanproces voorkomen. De medewerker die verantwoordelijk is voor de scan maakt gebruik van de standaard profiel instellingen op de scanner. De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand zodat er geen informatieverlies optreedt. Deze processtap kan zowel op de doorvoerscanners uitgevoerd worden, als ook op de multifunctional-apparaten verspreid over de verschillende gemeentelijke kantoren.
Ad 3) Uitvoeren kwaliteitscontrole
De medewerker controleert op basis van een afbeelding op een beeldscherm en een vergelijking met het fysieke bescheiden of de scan kwalitatief geslaagd is. Er wordt gecontroleerd op volledigheid, volgorde van pagina’s, de aanwezigheid van lege pagina’s, kleur, strepen of vegen, leesbaarheid én scheefstand. Verkeerd gescande pagina’s worden opnieuw gescand en uiteraard nadrukkelijk gecontroleerd of de her-scan wel voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.
Wanneer de gescande documenten in het DMS/RMA zijn geplaatst worden deze, door medewerkers belast met een registratietaak, geregistreerd. Deze medewerker controleert de scan op juiste weergave op het beeldscherm. Door deze extra controle is er sprake van het vier-ogen principe. Wanneer de registratiemedewerker onjuistheden constateert op het digitale archiefbescheiden, neemt deze contact op met de medewerker die scant en verzoekt daarbij om een her-scan.
Als de scanmedewerker, registratiemedewerker of de medewerker die het gescande document gebruikt voor zijn of haar werkproces constateert dat de scan onjuistheden bevat en/of van onvoldoende kwaliteit is, neemt deze contact op met de medewerker die het bescheiden heeft gescand voor een eventuele her-scan. Conform bijlage D. Vernietigingsprocedure van vervangen archiefbescheiden worden de gescande items gedurende een periode van twaalf weken bewaard, de zogenoemde incubatietijd. Enkel binnen deze periode kan een verzoek om her-scannen gehonoreerd worden. Indien het digitale bestand reeds in de digitale beheeromgeving is geregistreerd, wordt de her-scan gekoppeld aan de al gemaakte registratie.
De uitvoering van de scanprocedure leidt tot:
De borging van de kwaliteit van de scanprocedure kent twee maatregelen:
De uitvoering van de scanprocedure kan leiden tot de risico’s:
[3] Hierbij valt te denken aan (extreem) grote formaten kaartmateriaal of bijvoorbeeld tekeningen met veel verschillende, waarde bevattende kleurschakeringen.
Bijlage C. Registratieprocedure
De registratieprocedure is van toepassing op alle archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voor de taakuitvoering van de gemeente Haarlem. Alle archiefbescheiden die door de selectieprocedure zijn geselecteerd om het vervangingsproces te doorlopen, komen na digitalisering door middel van de scanprocedure, in aanmerking voor deze registratieprocedure. De registrator voert de procedure uit zoals beschreven in deze bijlage[4]. Ook voor deze procedure geldt dat de beschreven stappen voor zowel inkomende archiefstukken als ook voor interne en uitgaande archiefbescheiden worden uitgevoerd.
Zaakgericht werken en Zaaktypecatalogus
Binnen de gemeentelijke organisatie van de gemeente Haarlem wordt gewerkt met een zaaktypecatalogus waarin de verschillende werkprocessen (taken) van de gemeente zijn opgenomen in verschillende zaaktypen. Deze zaaktypecatalogus (ZTC) kan gezien worden als de moderne variant van het Documentair Structuurplan (DSP) en bevat onder andere de categorieën van de Selectielijst voor de archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen (versie 2017[5]) en de classificatie van de Basisarchiefcode. Bij registratie van inkomende, uitgaande en interne archiefbescheiden wordt een relatie gelegd met het bijbehorende zaaktype (werkproces) met daaraan gekoppeld de Basisarchiefcode en de bijbehorende categorie uit de selectielijst[6].
In de afbeelding hieronder staat het generieke proces weergegeven. Deze procesgang is ook van toepassing op de interne en uitgaande archiefbescheiden.
Na selectie en scanning zal de registrator de gemaakte scans in het beheersysteem op het scherm zien en worden de scans nogmaals gecontroleerd op scheefstand, volledigheid, volgorde en leesbaarheid. Indien nodig kan het analoge document opnieuw de scanprocedure doorlopen. Wanneer de scan in orde is, start de registrator de registratie in het beheersysteem. Hierbij wordt eerst bepaald of de scan behoort bij een reeds bestaande zaak of dossier in het systeem, dan wel of er een nieuwe zaak gestart moet worden. De registratie wordt vervolgens conform de hieronder uitgewerkte stappen uitgevoerd. Afhankelijk van het betreffende archiefbescheiden is na registratie het document in het beheersysteem opgenomen om dan wel een werkproces te starten, dan wel juist om een werkproces te beëindigen. De analoge archiefbescheiden worden na registratie centraal bewaard conform de gemaakte afspraken, waarna de vernietigingsprocedure met betrekking tot vervangen archiefbescheiden van start gaat.
Resultaten registratieprocedure
De uitvoering van de registratieprocedure leidt tot:
KwaliteitsprocedureDe borging van de kwaliteit van de registratieprocedure kent drie maatregelen:
De uitvoering van de registratieprocedure kan leiden tot de risico’s:
[4] Een meer specifieke werkwijze inclusief screenshots van het beheersysteem is voorhanden via het interne intranet van de gemeente Haarlem én wijd verspreid onder de registrators.
[5] Deze versie van de selectielijst (VNG, 2017) is procesgericht (zaakgericht) opgebouwd, benoemd uitzonderingen en schrijft het opstellen van een hotspotmonitor voor.
[6] Binnen de gemeente wordt – naast zaakgericht – ook projectgericht gewerkt. In dat geval worden registraties gekoppeld aan de projectenstructuur, ook onderdeel van het Documentair Structuurplan.
Bijlage D. Vernietigingsprocedure voor vervangen archiefbescheiden
Vanuit de Archiefwet is de vernietiging van het originele bescheiden de afronding van de feitelijke uitvoering van het vervangingsproces. Nadat de selectie-, uitzonderings-, scan- en registratie-procedure zijn doorlopen, is het papieren bescheiden vanuit de Archiefwet vervangen door het digitale archiefbescheid, de scan. Een Verklaring van Vervanging wordt bij het toepassen van de procedures vanuit het Handboek Vervanging dan ook opgesteld voor alle bescheiden die in een bepaalde periode zijn vervangen.
De bescheiden die de eerste stappen van het vervangingsproces hebben doorlopen, worden iedere dag in zogenoemde weekdozen geplaatst. De weekdozen worden centraal in stellingen los van de grond bewaard en in deze ruimte mogen alleen daartoe bevoegde medewerkers komen. Vervangen bescheiden die op andere locaties dan de centrale bewaarruimte zijn gescand worden hier via interne post naar toe gebracht en door een daarop aangestelde medewerker in de weekdozen geplaatst. De datum op het document is daarbij leidend voor het plaatsen in de weekdozen. Elke weekdoos wordt bewaard voor een termijn van 12 weken. Daarna wordt de inhoud van de weekdoos in een afgesloten papiercontainer geleegd. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat. De gemeente stelt een verklaring van vervanging[7] op waarin is opgenomen dat bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd.
De gemeente hanteert een bewaartermijn van 12 weken (de zogenoemde incubatietijd) zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps- en bezwaarprocedures de digitale archiefbescheiden, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijkt te zijn of van onvoldoende kwaliteit is, het papieren bescheiden alsnog bij de behandeling betrokken kan worden.
Resultaten vernietigingsprocedure
De uitvoering van de vernietigingsprocedure leidt tot:
De uitvoering van de vernietigingsprocedure bevat twee maatregelen:
Risico’s De uitvoering van de vernietigingsprocedure kan leiden tot de risico’s:
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Haarlem verklaart ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit en op grond van het vervangingsbesluit [Verseon nr. XXX Vervangingsbesluit] van de gemeente Haarlem d.d. [datum besluit] de in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden met betrekking tot ingekomen en verzonden documenten zijn vervangen door gescande digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door De Graaff Security B.V. op [datum].
[weeknummers: data weeknummers]
[7] Een voorbeeldtekst van deze verklaring van vervanging is aan het eind van deze bijlage toegevoegd.
Bijlage E. Kwaliteitsprocedure
De gemeente Haarlem heeft een Kwaliteitssysteem Informatiebeheer dat gebaseerd is op wet- en regelgeving ten aanzien van digitaal informatiebeheer[8]. In dit kwaliteitssysteem zijn normen vertaald in doelstellingen en maatregelen. Hiermee wordt gemonitord of informatiebeheer in opzet, bestaan en werking afdoende is geborgd. De verschillende detail-kwaliteitscontroles, opgenomen in de procedures van dit handboek, zijn onderdeel van het kwaliteitssysteem en worden periodiek getoetst. Dit gebeurt op basis van een audit waarin objectief bekeken wordt of de gestelde doelstellingen conform detail-kwaliteitsborging gehaald zijn. Naar aanleiding van de audit kan een verbeterplan worden opgesteld die vervolgens weer geborgd wordt in de volgende audit volgens de Plan Do Check Act cyclus.
Uitwerking conform de principes van financial control: 4 lines of defence
Concrete eisen uit het Kwaliteitssysteem:
Handboek(en) vervanging; Het handboek bevat de relevante organisatorische processen die gericht zijn op creatie, toegankelijkheid, gebruik, opslag en beheer van vervangen archiefbescheiden. Dit blijkt uit:
Werkwijze PDCA cyclus – volwassenheidsniveau:
Drie facetten van processen of maatregelen worden onder de loep genomen.
Het niveau bepaalt de kwaliteit van de werking.
Dit model maakt gebruik van vijf niveaus:
Normaliter wordt eerst alleen naar opzet gekeken. Bij voldoende volwassenheid wordt dan naar bestaan gekeken en als dat voldoende volwassen is ook naar de werking. In het kader van het handboek vervanging (opzet) en bijbehorende procedures (bestaan) wordt voldaan aan een volwassenheidsniveau ‘3. Gedefinieerd/Vastgesteld: Zaken zijn formeel vastgesteld en als standaard aangeduid’. Bij volgende audits zullen de resultaten leiden tot PDCA cyclus waarna een volgende volwassenheidsniveau behaald wordt.
Kwaliteitscontrole op detailniveau
Resultaten kwaliteitsprocedure
De uitvoering van de kwaliteitsprocedure leidt tot:
De kwaliteitsprocedure betreft juist enkel informatie over de kwaliteitsborging van het gehele vervangingsproces. Het kent één maatregel die de eigen procedure betreft:
De uitvoering van de kwaliteitsprocedure kan leiden tot de risico’s:
[8] Het Haarlemse Kwaliteitssysteem Informatiebeheer is gebaseerd op KIDO, de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (2016).
Bijlage F. Uitzonderingen van/op het Vervangingsproces
Op basis van de Selectieprocedure (bijlage A in dit handboek) worden archiefbescheiden geselecteerd om het vervangingsproces te doorlopen. De laatste stap van het vervangingsproces betreft het vernietigen van de vervangen, originele archiefbescheiden. Dit dient te gebeuren vanuit het wettelijk kader en effectueert concreet het Besluit Vervanging. Er zijn echter uitzonderingen op het vervangingsproces. Deze procedure beschrijft de uitzonderingen.
De procedure uitzonderingen op vervangingsproces heeft betrekking op zowel de inkomende, uitgaande als ook op de interne analoge bescheiden.
Verschillende soorten uitzonderingen
Ad a) Archiefbescheiden waarvoor geldt dat er sprake is van een uitzondering op het vervangingsproces:
Ingekomen documenten die analoog de organisatie ingestuurd worden, omdat er nog een handeling met het papier gedaan moet worden, zoals een handtekening zetten. Deze worden wel gescand en geregistreerd, maar nog niet vervangen. Na ondertekening doorlopen deze stukken, als nieuwe (uitgaande) documenten, pas het vervangingsproces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan overeenkomsten die nog getekend moeten worden.
Dit betreft bijvoorbeeld post gericht aan het Meldpunt Integriteit en zeer vertrouwelijke post. In deze gevallen wordt ervoor gekozen de bescheiden vanwege het vertrouwelijke karakter in papieren vorm (in gesloten envelop) de organisatie in te sturen. Aldaar op de betreffende afdeling wordt alsnog het vervangingsproces doorlopen zoals beschreven in dit handboek.
Ad b) Archiefbescheiden die de gemeente stelt uit te zonderen van het vervangingsproces zijn:
Toelichting op de uitzonderingen:
Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan kwalitatief onvoldoende weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijvoorbeeld om maquettes, monsters, tekeningen groter dan A3, documenten die met lichte potlood beschreven zijn of objecten met zulke fijne kleurschakering dat die door de scanner niet herkent worden.
Waardepapieren en archiefbescheiden die een financiële waarde vertegenwoordigen, zoals geld, cadeaubonnen, obligaties, certificaten behorende bij geldleningen[9], aandelen, garantstellingen en polissen.
Registratie van uitgezonderde archiefbescheidenArchiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar hiervan zoals hierboven beschreven worden uitgezonderd, worden indien fysiek mogelijk wel gedigitaliseerd en geregistreerd in het DMS/RMA. De uitzonderingsstatus wordt in het DMS in de registratie aangegeven. Deze archiefbescheiden blijven analoog bewaard in de daarvoor goedgekeurde archiefruimte van de gemeente Haarlem tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden of overgedragen kunnen worden aan het NHA.
Resultaten procedure uitzonderingen
De uitvoering van de procedure op uitzonderingen leidt tot het volgende resultaat:
De uitvoering van de procedure op uitzonderingen bevat de volgende kwaliteitsborging:
De uitvoering van de procedure op uitzonderingen kan leiden tot de volgende risico’s:
[9] Bankgaranties vormen geen uitzondering op het vervangingsproces.
Bijlage G. Specifieke werkafspraken
In hoofdstuk 1 van dit handboek vervanging wordt de huidige hybride situatie bij de gemeente Haarlem reeds onderkent. De verschillende afdelingen van de Haarlemse organisatie werken op verschillende manieren en met verschillende applicaties. Grofweg de helft van de Haarlemse medewerkers is anno 1 januari 2018 gewend de dagelijks inkomende post digitaal te ontvangen in het centrale beheersysteem. Deze medewerkers zijn ook opgeleid om met het centrale document management systeem (DMS) te werken en vervaardigen hierin digitale zaken en dossiers. Ook de verzending van hun uitgaande berichten gaan waar nodig conform het in dit handboek beschreven vervangingsproces. Het Besluit tot Vervanging op basis van dit handboek en de onderliggende procedures zal voor dit deel van de organisatie dan ook geen grote veranderingen met zich mee brengen.
Deze bijlage is voor het overige deel van de organisatie en gaat in op specifieke werkafspraken per afdeling. Het betreft hier enkel de afdelingen die bijvoorbeeld gewend zijn hun inkomende post nog in papieren vorm op het bureau te krijgen en/of de afdelingen die geen of nauwelijks gebruik maken van het centrale DMS. Voor al deze afdelingen geldt dat zij nog verder aangesloten zullen worden op het ‘digitaal werken’. Tot het zover is gelden de afspraken opgetekend in deze bijlage.
Deze procedure geeft de werkafspraken weer voor de volgende afdelingen:
Generieke werkafspraken voor deze afdelingen:
Inkomende berichten worden bij team Archiefbeheer geselecteerd, gedigitaliseerd en geregistreerd zodat opname in het beheersysteem heeft plaatsgevonden. De berichten worden ook gekopieerd. De kopie ontvangt een stempel ‘kopie’ waarna het naar de betreffende afdeling wordt gestuurd per interne post. Het analoge bescheiden wordt conform de Vernietigingsprocedure met betrekking tot het vervangingsproces eerst tijdelijk bewaard en later vernietigd. Het digitale object is immers het origineel. De kopie op de afdeling heeft geen originele waarde en mag naar eigen inzicht vernietigd worden.
Uitgaande berichten van de afdeling worden - indien er na het digital born object geprint te hebben voor verzending nog verrijking op het object plaatsvindt - te allen tijde in tweevoud opgemaakt. Het ene exemplaar kan gebruikt worden voor verzending naar buiten de organisatie. Het andere exemplaar wordt toegestuurd aan het team Archiefbeheer, alwaar het vervangingsproces conform de stappen selectie, digitalisering, registratie, opname in beheersysteem en uiteindelijk vernietiging zal plaatsvinden.
Op de volgende pagina’s worden de werkwijzen per afdeling weergegeven.
1 Afdeling Bestuur en Communicatie
De afdeling Communicatie verstuurd en ontvangt weinig papieren berichten. Deze afdeling ondersteunt bij het versturen van bewonersbrieven vanuit de vakafdelingen maar verstuurt deze niet zelf. Het andere deel van deze afdeling, Bestuur is een nieuw te vormen organisatieonderdeel. Een deel hiervan betreft de oudere afdeling BMO, Bestuur en managementondersteuning. Deze afdeling ontvangt en verstuurd weinig afdeling specifieke post. De afhandeling van persoonlijke burgemeestersbrieven is wel hier georganiseerd waarbij de registratiestap en het vervangingsproces voor uitgaande berichten op de afdeling zelf wordt uitgevoerd.
Op deze afdeling vinden ook de laatste stappen van het Bestuurlijke behandelvoorstel-proces plaats, geheel gedigitaliseerd in het centrale beheersysteem Verseon. Voor dit interne proces geldt dat - na verrijking van de College-voorbladen door de wethouders - de afdeling zelf het vervangingsproces verzorgd. Ondertekende stukken worden op de multifunctionals gedigitaliseerd en geregistreerd in het centrale beheersysteem. De originele papieren objecten zullen aan het team Archiefbeheer worden toegezonden alwaar de laatste stap van het vervangingsproces, vernietiging, conform de procedure vernietiging met betrekking tot het vervangingsproces zal plaatsvinden.
Voor de overige papieren inkomende en uitgaande berichtenstroom van de afdeling Bestuur en Communicatie gelden de generieke afspraken zoals hierboven benoemd.
De afdeling Concern control ontvangt en verstuurd weinig papieren berichten. Gemiddeld genomen kijkende naar 2016 en 2017 is te zien dat één à twee inkomende stukken per week normaal is. In 2017 is een project om de afdeling concern control aan te sluiten op het digitaal werken met behulp van het centrale beheersysteem Verseon vervroegd afgebroken omwille van capaciteitsproblemen door andere voorrangsprojecten en prioriteiten in de organisatie. Tot nader orde geldt voor Concern Control dan ook gewoon dat de standaard werkafspraken gevolgd zullen worden zoals aan het begin van deze bijlage uitgeschreven.
De papieren berichten die de afdeling Data, informatie en analyse verstuurd en ontvangt betreffen voornamelijk de correspondentie met het Kadaster over huisnummerbesluiten. Voor die berichten en voor alle andere inkomende en uitgaande berichten gelden de generieke werkafspraken zoals hierboven beschreven.
De directie is een aparte organisatorische eenheid waarvoor inkomende berichten specifiek gericht aan directeuren worden ontvangen en vanuit hun naam ook verstuurd kunnen worden. De afdeling Managementondersteuning ondersteunt hen bij het ontvangen, opmaken of versturen van berichten, waarbij de generieke werkafspraken zoals benoemd aan het begin van deze bijlage gelden voor de afdeling Directie.
De afdeling Facilitaire Zaken ontvangt en verstuurt weinig post met betrekking tot de werkprocessen. Wel is het deze afdeling die de gehele in- en uitgaande poststroom coördineert, de contracten onderhoud met post-partners en het vervoer van de papieren poststromen tussen de verschillende stadskantoren organiseert. Voor contracten geldt dat deze een uitzonderingen kunnen vormen op de manier waarop het vervangingsproces doorlopen wordt. Inkomende berichten kunnen wanneer nodig in papieren vorm de organisatie ingestuurd worden, gezien de originele versies ondertekend dienen te worden en weer geretourneerd. Voor deze berichten geldt dat de afdeling zelf het vervangingsproces organiseert. Op de afdelingen zelf wordt het object gedigitaliseerd en geregistreerd in de specifieke contractenbank binnen het centrale beheersysteem. Een eventueel origineel exemplaar voor eigen bewaring mag vernietigd worden. Hiervoor dient het exemplaar aan het team Archiefbeheer toegezonden te worden alwaar het object de vernietigingsprocedure met betrekking tot vervanging kan doorlopen.
Voor de overige papieren inkomende en uitgaande berichtenstroom van de afdeling Facilitaire Zaken gelden de werkafspraken zoals aan het begin van deze bijlage benoemd.
De aanwezige poststroom van de afdeling Financiën betreft voornamelijk facturen. Deze facturen komen veelal digitaal binnen. Voor de facturen die juist vanuit de organisatie verstuurd worden, geldt dat deze digital born worden opgemaakt en na printen niet verrijkt worden. Deze objecten hoeven het vervangingsproces dus niet te doorlopen. Voor de overige papieren inkomende en uitgaande berichtenstroom van de afdeling Financiën gelden de werkafspraken zoals benoemd in deze bijlage.
De afdeling Griffie dient ter ondersteuning van de gemeenteraad. Gezien het bestuurlijke proces volledig plaatsvindt in Verseon werkt deze afdeling ook grotendeels digitaal. Enkel en alleen wanneer er post binnenkomt, specifiek gericht aan de Griffie én qua onderwerp niet inhoudelijk voor vakafdelingen bestemd, worden de ingekomen berichten ook daadwerkelijk gerouteerd aan de afdeling Griffie. Voor deze stukken gelden de afspraken zoals benoemd in deze bijlage.
De raadsbesluiten en raadsnotulen doorlopen het vervangingsproces zoals beschreven in dit handboek. Besloten wordt deze archiefbescheiden niet uit te zonderen van vervanging. Sinds jaar en dag worden de raadsnotulen ingebonden in jaargangen en overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Deze afspraak blijft overeind. Gezien het vervangingsbesluit zullen deze raadsnotulen vanaf 1 januari 2018 na ondertekening gescand en geregistreerd worden waarmee de digitale reproductie het origineel wordt in het kader van vervanging. De papieren variant wordt, zijnde een kopie, verstrekt aan het Noord-Hollands Archief.
8. Afdeling Human resource management
Voor de afdeling HRM geldt ook dat er weinig papieren berichten verstuurd of ontvangen worden. Wat betreft de organisatie rondom opleidingen zullen opdrachtverstrekkingen en facturen veelal de digitale wegen volgen en/of via de afdeling Financiën lopen (zie 5. Afdeling Financiën). Voor wat betreft inkomende, interne en uitgaande berichten die uiteindelijk in personeelsdossiers terecht dienen te komen, geldt dat de afdeling HRM zelf de digitalisering, registratie en opname in het centrale beheersysteem organiseert vóór het uitgaande object wordt verstuurd. Hiervoor geldt dat na het doorlopen van het vervangingsproces er geen ‘minuut’ naar het team Archiefbeheer gestuurd hoeft te worden. Voor de overige papieren inkomende en uitgaande berichtenstroom van de afdeling Human resource management gelden de werkafspraken zoals benoemd in deze bijlage.
9. Afdeling Interne Dienstverlening
De afdeling Interne Dienstverlening is een nieuw te vormen afdeling per 1 januari 2018. Op dit moment is het lastig in te schatten hoe omvangrijk de analoge inkomende en uitgaande poststromen van deze afdeling zullen zijn. De verwachting is dat het weinig zal zijn. Eventuele facturen zullen conform de gang van zaken van de afdeling Financiën verlopen. Contracten en dergelijke komen conform de werkafspraken rondom de contractenbank in het centrale beheersysteem. Voor projectdocumentatie en interne ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming worden geldende afspraken gevolgd. Voor de overige papieren inkomende en uitgaande berichtenstroom van de afdeling Interne Dienstverlening gelden de werkafspraken zoals benoemd in deze bijlage.
10. Afdeling Informatievoorziening
Voor de afdeling Informatievoorziening geldt dat er zeer weinig papieren berichten verstuurd of ontvangen worden. Eventuele facturen zullen conform de gang van zaken van de afdeling Financiën verlopen. Contracten en dergelijke komen conform de werkafspraken rondom de contractenbank in het centrale beheersysteem. Voor projectdocumentatie en interne ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming gelden de geldende afspraken. Voor de overige papieren inkomende en uitgaande berichtenstroom van de afdeling Informatievoorziening gelden de werkafspraken zoals benoemd in deze bijlage.
Voor enkele werkprocessen (te weten bezwaar, beroep en klachten) geldt dat Juridische Zaken zelf de vervanging van de uitgaande berichten stroom verzorgt op de afdeling. Uitgaande brieven die nog met een ‘natte’ handtekening ondertekend worden, worden conform de scanprocedure en de registratie digitaal bij het dossier gevolgd, waarna het papieren stuk verstuurd wordt aan de afzender. Enkel voor de drie genoemde werkprocessen geldt dat JZ deze processtappen zelf verzorgd en niet door het team Archiefbeheer worden uitgevoerd. Voor alle overige werkprocessen van de afdeling Juridische Zaken gelden de generieke werkafspraken zoals benoemd in het begin van deze bijlage.
12. Afdeling Klantcontactcentrum
De hoeveelheid papieren berichten binnen het Klantcontactcentrum (burgerzaken) is groot. In tegenstelling tot andere afdelingen wordt alhier op de afdeling zelf papieren archief gevormd, een uitzondering. In het jaar 2018 heeft het de hoogste prioriteit deze afdeling versneld aan te sluiten op het digitaal werken en deze situatie op te heffen. Tot die tijd geldt de afspraak dat de huidige werkprocessen met papieren bescheiden - in het belang van de burger en de kwaliteit en continuering van de huidige dienstverlening - behouden blijven en op die manier geborgd. De afdelingen Klantcontactcentrum (KCC) en team Archiefbeheer van Facilitaire Zaken zullen vanaf 1 januari 2018 routinematige vervanging met terugwerkende kracht op de inkomende en uitgaande papieren berichten van het KCC verzorgen. Daarmee vormt de afdeling KCC geen uitzondering op vervanging, maar wel op het vervangingsproces.
13. Afdeling Managementondersteuning
De afdeling managementondersteuning is een nieuwe afdeling per 1 januari 2018. Alhier worden centraal de management ondersteunende taken uitgevoerd. Verschillende medewerkers vanuit de vakafdelingen vervullen hier functies. Gezien de vorm van de werkzaamheden is de verwachting dat hier geen afdelingsgerichte post binnen komt of verstuurd wordt. Hetgeen hier wel plaatsvindt is het ondersteunen van de verschillende afdelingen in de organisatie bij het ontvangen, opmaken en versturen van berichten. Voor deze ondersteuning geldt dat het Handboek vervanging gevolgd dient te worden en waar er sprake is van specifieke werkafspraken voor een afdeling, geldt deze bijlage G.
14. Afdeling Maatschappelijke ondersteuning
Voor de afdeling Maatschappelijke ondersteuning geldt dat de meeste inkomende en uitgaande berichten cliëntgerichte processen betreffen. Deze werkprocessen worden geheel digitaal uitgevoerd in Suites voor sociaal domein (GWS4all). Opslag van de digitale archiefbescheiden vindt middels een koppeling plaats in Verseon. Uitgaande berichten worden digitaal aangemaakt én digitaal ondertekend en hoeven daardoor het vervangingsproces niet te doorlopen.
Naast de cliëntgerichte processen ontvangt de afdeling maar beperkt papieren berichten die anderszins zaken betreft. Gezien de afdeling een per 1 januari 2018 nieuw gevormde afdeling is, verschilt het per werkproces of de medewerkers deze zaken zelf registreren en op die manier het vervangingsproces doorlopen. Voor de werkprocessen afkomstig uit de oude afdeling (w)WGZ geldt het vervangingsproces zoals uitgewerkt in bijlage A t/m D in dit handboek. Voor de overige zaken (van de oude afdeling WMO) gelden de generieke werkafspraken benoemd in deze bijlage.
Afdeling Schulden, minima en Sociale Recherche
Voor de afdeling Schulden, minima en Sociale Recherche geldt dat de meeste inkomende en uitgaande berichten cliëntgerichte processen betreffen. Deze werkprocessen worden geheel digitaal uitgevoerd in Suites voor sociaal domein (GWS4all). Opslag van de digitale archiefbescheiden vindt middels een koppeling plaats in Verseon. Uitgaande berichten worden digitaal aangemaakt én digitaal ondertekend en hoeven daardoor het vervangingsproces niet te doorlopen.
Een heel klein deel van de ontvangen berichten van SMSR is niet cliëntgericht en wordt niet afgehandeld in de applicatie GWS4 all. Voor deze berichten gelden de generieke afspraken zoals benoemd in deze bijlage.
Voor de afdeling Werk en Inkomen geldt dat de meeste inkomende en uitgaande berichten cliëntgerichte processen betreffen. Deze werkprocessen worden geheel digitaal uitgevoerd in Suites voor sociaal domein (GWS4all). Opslag van de digitale archiefbescheiden vindt middels een koppeling plaats in Verseon. Uitgaande berichten worden digitaal aangemaakt én digitaal ondertekend en hoeven daardoor het vervangingsproces niet te doorlopen.
Een heel klein deel van de ontvangen berichten van Werk en Inkomen is niet cliëntgericht en wordt niet afgehandeld in de applicatie GWS4 all. Voor deze berichten gelden de generieke afspraken zoals benoemd in deze bijlage.
Bijlage H. Scanners (hard- en software, instellingen, kwaliteit)
In het vervangingsproces van de gemeente Haarlem zijn er twee soorten scanners van groot belang. De doorvoerscanners waarmee dagelijks de analoge inkomende berichtenstroom wordt gedigitaliseerd, maar ook het type multifunctionals dat verspreid over de verschillende gemeentekantoren wordt gebruikt. Het laatste type wordt voornamelijk gebruikt voor de uitgaande analoge stroom die, na verrijking van een ‘digital born’ informatieobject met een ‘natte’ handtekening, gescand wordt weggeschreven in de digitale beheeromgeving waardoor vervanging plaatsvindt. In deze bijlage worden van beide type scanapparaten de gegevens over hard- en software, instellingen en kwaliteit opgenomen.
Voor- en achterzijde input worden gescand vanuit doorvoerlaadklep. Vanaf glasplaat vanzelfsprekend eenzijdig. | ||
Bijlage I. Digitale beheeromgeving
Bij het nemen van een besluit tot vervanging is niet alleen de kwaliteit van het scanproces voor het vervaardigen van de reproducties van groot belang. Ook de digitale beheeromgeving, de omgeving waarin vervolgens de digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd, is zeer belangrijk. Zoals er eisen zijn aan een archiefruimte en richtlijnen zijn voor de bewaarcondities voor papieren archief, zijn er ook aspecten om rekening mee te houden bij de opslag van digitaal archief. In deze bijlage wordt inzicht verschaft over de digitale beheeromgeving van de gemeente Haarlem, ingedeeld conform de drie onderdelen waarin de RODIN[10] onderscheid maakt.
Op beleidsniveau zijn er een aantal documenten die het informatiebeheer van de gemeente Haarlem richting geven. Allereerst zijn de Archiefverordening 2013 (2013/270163) en het Besluit Informatiebeheer 2013 (2013/396079) van belang. De visie op Informatievoorziening, vastgelegd in de nota ‘Transparant en Veilig’(2015/128172) en het Plan van aanpak ‘Informatiebeheer op orde (2016/198517) zijn onderdeel van de gemeentelijke visie en beleid op informatiebeheer. Ook is vastgelegd dat de Gemeentelijke Selectielijst 2017 door de gemeente wordt geadopteerd en is er een geldend Informatiebeveiligingsbeleid[11]. De gemeente Haarlem heeft zoals eerder benoemd een Kwaliteitssysteem Informatiebeheer. Hierin zijn alle relevante eisen aan informatievoorziening opgenomen en worden verbeteracties vastgelegd en gemonitord. Ook de eisen uit RODIN 2.0 zijn opgenomen in dit kwaliteitssysteem. Vanaf 2018 maakt het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer onderdeel uit van de kwaliteitsmetingen en audits binnen de Planning & Control cyclus, waartoe ook een IT auditor is aangesteld. Naast het Hoofd Informatiebeheer zijn ook de functies van Chief Information Officer (CIO), Chief Data Officer, Chief Information Security Officer vastgesteld en belegd. Op tactisch niveau is een Information Security Officer benoemd. Daarnaast zijn informatiemanagers actief als schakel tussen het strategische niveau en de vakafdelingen en specifiek voor het informatiebeheer zijn adviseurs informatiebeheer actief. De operationele verantwoordelijkheid is in het lijnmanagement ingericht. In Haarlem is dus sprake van centrale regie met decentrale verantwoordelijkheid van managers als eigenaren van informatie en daarmee voor de kwaliteit en beschikbaarheid van de Haarlemse informatie verantwoordelijk.
Huidige omgeving / Inhoudelijk informatiebeheer
De vervangen digitale archiefbescheiden dienen te worden beheerd in een digitale beheeromgeving die voldoet aan de vereisten van een goede, geordende en toegankelijke staat. Het centrale beheersysteem dat de gemeente Haarlem hiertoe in zet, is het DMS/RMA Verseon (versie 2.4) van Circle Software. Verseon is getoetst aan de NEN 2082 en geschikt voor het beheer van digitale archiefbescheiden[13]. In Verseon worden archiefbescheiden veelal zaakgericht opgeslagen, waarbij de relatie met een zaaktype ook de ordening en waardering van de bescheiden borgt. De werking van de zaaktypecatalogus is reeds toegelicht in bijlage C. Registratieprocedure van dit handboek. De RODIN 2.0 eisen zijn verwerkt in het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer waarin zowel organisatorische inrichting als ook de digitale beheeromgeving een belangrijke plek in nemen. De status per onderwerp en de mate van volwassenheid van de verschillende eisen worden in het kwaliteitssysteem bijgehouden en jaarlijks geëvalueerd:
Verseon is een van de applicaties die aangemerkt zijn als onderdeel van kritische bedrijfsprocessen. De continuïteit van de applicatie is van groot belang voor het voortzetten van de bedrijfsvoering en het primaire proces. Om die reden is Verseon opgenomen in het Uitwijkplan Informatiesystemen van de gemeente Haarlem, dat in werking treedt bij calamiteiten. Het uitwijkplan is bijgevoegd in bijlage P van dit handboek vervanging. Daarnaast werkt de gemeente Haarlem met een back-up schema (de bijbehorende back-up procedure wordt gevolgd en dagelijks gemonitord) en beschikt de gemeente over een Informatiebeveiligingsplan[14] (NEN-ISO 27001 compatible). De serverruimten, bijbehorende certificaten en procedures zijn in opzet, bestaan en werking volwassen te noemen.
Het functioneel, technisch en applicatiebeheer is belegd en ingericht voor de digitale beheeromgeving conform en worden gedocumenteerd de geldende ITIL, ALS en BiSL processen. Voor Verseon geldt dat bij wijzigingen aan het systeem altijd gebruik gemaakt worden van de OTP omgeving (Ontwikkeling, Test, Productie). De beheerders zijn opgeleid in testmanagement en volgen de wijzigings- en testprocedures.
Naast het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer is er ook een kwaliteitssysteem voor informatiebeveiliging. Hierin worden eisen vanuit de Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) bewaakt. Dit kwaliteitssysteem sluit ook aan op het Informatiebeveiligingsplan.
[10] RODIN staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer.
[11] Dit beleid is gezien security-richtlijnen niet openbaar gemaakt.
[12] De gemeente is in het bezit van het certificaat van Circle Software Group B.V. waaruit de certificering van de NEN norm 2082:2008 ‘Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur’ blijkt voor Verseon. Dit certificaat is uitgegeven door ECB, European Certification Bureau Nederland.
[13] Dit beleid is gezien security-richtlijnen niet openbaar gemaakt.
Bijlage J. Onderzoeksrapport (Metamorfoze light) naar scankwaliteit
Deze bijlage informeert in beknopte stijl over de resultaten van de beoordeling van de kwaliteit van de scan-apparatuur die door de gemeente Haarlem wordt gebruikt voor het scannen van analoge archiefbescheiden.
InleidingDe kwaliteitsnormen die door de archiefinspectie in de ‘Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0’ wordt voorgesteld zijn niet zodanig concreet dat een objectieve, technische kwaliteitsbeoordeling kan plaatsvinden. Daarom heeft de gemeente Haarlem de Metamorfoze-Light norm gekozen om de kwaliteit van de scanners van de organisatie te beoordelen. Deze norm is veel uitgebreider gedocumenteerd en stelt ook veel zwaardere eisen aan de scankwaliteit dan de Handreiking Vervanging archiefbescheiden 2.0 doet. De scanners zijn tegen deze norm getest met het oog op het te nemen besluit tot vervanging.
Rapportage en opzet beoordeling kwaliteitOm de kwaliteit van de scanners te kunnen beoordelen heeft de gemeente op de gebruikte scanners een audit laten uitvoeren door een daarvoor gespecialiseerd bedrijf[14]. De Kodak i4529 scanners zijn technisch beoordeeld, net als een multifunctional van het type Canon C5250. Als uitkomst van de audit zijn voor beide type scanners rapporten opgeleverd, conform een vaste opbouw en vrij technisch van aard. Beide rapporten zijn daarom voorzien van een begeleidende resultatentabel[15] waar per getest criteria is vastgelegd:
Bij de beoordeling is, in nauw overleg met de auditor, een prioriteit aangebracht (1 of 2). Criteria met prioriteit 1 moeten worden gehaald om informatieverlies te voorkomen van in het administratieve proces noodzakelijke informatie. Zoals leesbaarheid tekst en interpretatie van (gekleurde) tekst, tabellen en afbeeldingen. Criteria met prioriteit 2 zijn bepalend voor de kwaliteit van de gescande informatie. Zoals witbalans, kleurechtheid, ruis, vervorming en artefacten, die in beperkte mate aanwezig mogen zijn bij het scannen van ingekomen en uitgaande post.
De doorvoerscanners zijn geschikt voor het, zonder dat informatieverlies optreedt, scannen van getypte en handgeschreven informatie die ondersteund wordt met tekeningen, grafieken en foto’s die geen hoge detaillering/ kwaliteit behoeven. Daarmee leveren deze scanners voldoende kwaliteit voor het scannen van de ingekomen post.
Benodigde aanpassingen in techniek, procedure en kwaliteitssysteem:
Deze documenten kunnen wel op de scanners worden gedigitaliseerd maar mogen niet vervangen worden. Een alternatief voor het wel op substitutieniveau scannen van dit soort informatie moet worden gezocht.
Om de kwaliteit van de bestaande scanners op peil te houden moeten de volgende kwaliteitsinstrumenten in het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer worden opgenomen:
Periodiek Kalibreren: Op basis van de uitkomsten van de audit zijn de Kodak scanners op locatie Cruquius door de leverancier gekalibreerd op witbalans. Dit heeft zichtbaar tot een betere scanprestatie geleid waarbij de eerder gecontesteerde blauwzweem door het instellen van de witbalans is opgeheven. De kalibratie zal in ieder geval jaarlijks bij het periodieke onderhoud door de leverancier worden uitgevoerd.
Periodieke kwaliteitscontrole op basis van nulmeting: Om de technische kwaliteit van de scanners te kunnen beheersen zal op basis van de deze audit (die als nulmeting kan fungeren) periodiek een vergelijkbare audit worden uitgevoerd op de Kodak scanners op locatie Cruquius. Bij voorkeur na de onderhoudsbeurt die door de leverancier wordt uitgevoerd. Omdat er geen gebruik wordt gemaakt van een ingesloten kleurruimte zal de audit, net als de nulmeting, worden uitgevoerd in de Adobe RGB kleurruimte. Als de kwaliteit van de scans achteruit gaat zullen er passende maatregelen moeten worden genomen.
Resultatentabel Doorvoerscanner type Kodak Alaris i4250
Resultatentabel Multifunctional type Canon 5045i
[14] HIP, Hans van Dormolen Imaging & Preservation Imaging
[15] De resultatentabellen zijn bijgevoegd bij deze bijlage. De technische rapportages zijn ingezien door de archiefinspecteur.
In 2013 en 2015 heeft Doxis op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (Rodin 1.0) bij de gemeente Haarlem onderzoek verricht. Nadat in 2017 RODIN 2.0 is verschenen heeft team Informatiebeheer zelf nogmaals een Rodin toets uitgevoerd. In deze bijlage is enkel de uitslag opgenomen behorende bij de eisen opgenomen in hoofdstuk 2 van Rodin 2.0 over Informatiebeheer inhoudelijk. Meerdere applicaties zijn door team Informatiebeheer onder de loep genomen. In deze bijlage zijn enkel de resultaten met betrekking tot het centrale beheersysteem Verseon opgenomen.
De gemeente Haarlem heeft, overeenkomstig het TMLO[16], een metadataschema opgesteld dat de metadata beschrijft die minimaal moeten worden opgenomen in alle systemen die (archiefwaardige) informatie-elementen verwerken en opslaan.
Een informatie-element kan bestaan uit een gegevensobject óf een informatieobject. Een gegevensobject is een set aan samenhangende data, bijvoorbeeld een aantal regels uit een database die samen "iets" beschrijven, bijvoorbeeld een persoon, een gebouw of een zaaktype. Een informatieobject is een enkel (binair of fysiek) bestand, bijvoorbeeld een papieren rapportage, een Pdf-bestand of een Excel-spreadsheet.Het TMLO onderscheidt vijf aggregatieniveaus: Archief, Serie, Dossier, Archiefstuk en Bestand. Een aggregatieniveau geeft aan op welk niveau in het archief een metagegeven van toepassing is. De lagere aggregatieniveaus overerven automatisch de kenmerken/metagegevens van het hogere aggregatieniveau. Deze aggregatieniveaus uit het TMLO worden als volgt vertaald naar de situatie zoals die in Haarlem wordt gewenst:
Voor elk van de aggregatieniveaus is vastgesteld welke metadata minimaal (vanuit duurzaam informatiebeheer) moet worden vastgelegd.
Voor het aggregatieniveau Archief wordt minimaal vastgelegd:
Voor het aggregatieniveau Serie wordt minimaal vastgelegd:
Voor het aggregatieniveau Dossier wordt minimaal vastgelegd:
Voor het aggregatieniveau Informatie-element wordt minimaal vastgelegd:
Voor het aggregatieniveau binair Bestand wordt minimaal vastgelegd:
[16] Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden 1.1. Deze landelijke richtlijn heeft als basis gediend voor een organisatie specifiek toepassingsprofiel, ook wel het Haarlemse metadataschema.
Bijlage M. Visie 100% digitaal werken
Visie op 100% digitaal werken Gemeente Haarlem
De omgeving waarin wij als gemeente werken verandert steeds sneller. Burgers en bedrijven verwachten van de gemeente dezelfde snelle digitale dienstverlening als zij gewend zijn van andere aanbieders. Hoe zorgen we ervoor dat we tijdig op deze ontwikkelingen inspelen, zodat we de verbinding met de stad blijven houden? Het antwoord op deze vraag is te vinden in de ontwikkeling van onze medewerkers en de wijze waarop we ons werk organiseren. Het directieteam heeft deze visie op 100% digitaal werken opgesteld om richting te geven en kaders te bieden voor de ontwikkeling van onze organisatie.
Deze visie op 100% digitaal werken sluit aan bij diverse acties die in de afgelopen tijd zijn ingezet door medewerkers en die bijdragen aan de noodzakelijke veranderingen in onze organisatie. Denk aan het inzetten op digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven; open data; operational excellence; digitaal vergaderen van bestuur en organisatie; digitaal samenwerken via Haarlem.nl voor de stad en Insite+ voor de organisatie. Ook het streven om plaats- en tijdonafhankelijk werken te stimuleren door brede inzetbaarheid van medewerkers past in deze visie. We ontwikkelen door in te zetten op het gesprek, op samenwerking en goede ondersteuning door techniek.
Waar staan we voor en wat willen we zijn? Onze organisatie ondersteunt de stad en het bestuur bij het bereiken van haar doelen. We ontwikkelen naar een 100% digitaal werkende organisatie. Dit vraagt om een radicaal andere aanpak, waarbij de focus niet ligt op het digitaliseren van “papier processen” maar op een wereld waarin dingen vanuit een digitaal perspectief zijn ontworpen.
Wij werken 100% digitaal aan[17]:
Deze digitale missie en identiteit vraagt om de ontwikkeling die we hebben ingezet, met kracht voort te zetten. Onze toegevoegde waarde zal meer dan ooit afhankelijk zijn van de snelheid en effectiviteit van ons digitaal veranderingsvermogen, de deskundigheid van onze mensen en van de mate waarin we innovatief gebruik maken van technologische mogelijkheden.
Digitaal in bewegingBrede inzet, ontwikkeling en opleiding en technische ondersteuning van medewerkers zijn voorwaarden voor de verbetering van de digitale prestaties van onze organisatie. Dat betekent investeren in onze digitale kwaliteiten als vast onderdeel van ons werk.
Digitaal organiseren van ons werkWe willen de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren door sneller, slimmer en vernieuwend te werken. De organisatie wordt de komende jaren platter en we werken met kortere besluitvormings-lijnen. De huidige structuur met hoofdafdelingen laten we los, waardoor afdelingen de grootste organisatorische eenheden worden. Naast de reguliere werkzaamheden werken we steeds vaker in clusters en ketens aan uiteenlopende opdrachten, in een digitale werkvorm die past bij de aard van het vraagstuk, de betrokken spelers en de competenties waarover we beschikken. Digitale processen, procedures en structuren zijn daarbij hulpmiddelen en ondergeschikt aan het beoogde resultaat.
Sturen op richting en resultaat We ontwikkelen naar een 100% digitaal werkende organisatie met korte lijnen en digitaal goed samenwerkende afdelingen. Deze ontwikkeling wordt het beste ondersteund door een directie die daarin het goede voorbeeld geeft en stuurt op het bereiken van het doel: 100% digitaal werken. Maar wel altijd vanuit het vetrekpunt dat het resultaat voor burger, bestuur en organisatie voorop staat. Daarom is het voornemen om in een tijdsbestek van vier jaar dit doel te bereiken.
Samen doen!Een goede ondersteuning van het bestuur en de burger stelt hoge eisen aan de digitale samenwerking en digitale dienstverlening binnen onze organisatie. Een organisatie die flexibel werkt aan afdelingsoverstijgende thema’s en opdrachten, vraagt om de inzet van iedereen. Samen met het directieteam nodig ik iedereen uit om met ons verder invulling te geven aan onze toekomstige, 100% digitaal werkende, organisatie.
[17] Werkvormen worden nader uitgewerkt in de bijlage van deze visie.
Bijlage bij Visie 100% digitaal werken gemeente Haarlem: Uitwerking werkvormen
Bob woont in het centrum. Hij heeft een autootje gekocht en heeft dus een parkeervergunning nodig. Hij gaat naar het digitaal loket van de gemeente en logt in met DigiD. Al zijn gegevens zijn al bekend, hij hoeft alleen nog maar te bevestigen dat alles klopt. Op de achtergrond worden de gegevens van zijn auto gecontroleerd bij het RDW. Hij kan ook online de betaling voor zijn vergunning regelen. Meteen nadat hij klaar is en voor de laatste keer op 'oké' heeft geklikt is alles voor zijn vergunning geregeld en kan hij zijn auto parkeren. Zonder tussenkomst van een medewerker worden alle registraties in de backoffice bijgewerkt, zijn vergunning is geregistreerd, de betaling is verwerkt en er is een minimale set van gegevens vastgelegd in het zakenmagazijn. De gemeente gebruikt die gegevens t.b.v. management-informatie en Bob kan in zijn mijnoverheid-pagina terugzien dat hij een vergunning heeft aangevraagd en gekregen.
Anneke is de drijvende kracht achter buurtorganisatie 'Samen sterk'. De organisatie heeft een vernieuwend concept bedacht en wil daarvoor een startsubsidie van de gemeente. Zij logt in op het digitaal loket van de gemeente en kan de aanvraag volledig digitaal invullen en alle benodigde bijlagen toevoegen. Dit gaat verrassend snel want veel gegevens zijn al vooraf ingevuld. Tijdens het invullen blijkt dat nog een verplichte bijlage mist die ze de volgende dag aan de aanvraag toevoegt waarna de afhandeling kan starten. Direct na het verzenden van de aanvraag krijgt Anneke een smsje en/of mailtje met het zaaknummer, de naam van haar persoonlijke casemanager in het klantcontactcentrum van de gemeente en dat haar aanvraag binnen 6 weken wordt afgehandeld. Anneke is toch erg nieuwsgierig hoe het met haar subsidie aanvraag gaat, ze appt haar casemanager. Al snel krijgt Anneke reactie, de aanvraag verloopt voorspoedig en krijgt de tip dat ze de status kan volgen via mijnoverheid. Anneke logt in op mijnoverheid en ze ziet dat er inmiddels positief is geadviseerd op het initiatief en dat volgende week het definitieve besluit wordt genomen in het College.
John werkt op de afdeling subsidies van de gemeente Haarlem. In de centrale werkvoorraad op zijn scherm ziet hij de subsidieaanvraag van buurtorganisatie 'Samen sterk'. Hij bekijkt de aanvraag, leest de documenten in de bijlages en stelt vast dat dit in potentie een idee is dat voor subsidie in aanmerking komt. Hij schrijft een positief advies, voegt dat toe aan de subsidiezaak en zet deze door naar het komende subsidieoverleg. De zaak wordt automatisch toegevoegd aan de agenda voor het overleg en zijn collega's krijgen automatisch bericht. Na het overleg, waarin ook zijn collega's positief waren, wordt de status van de zaak aangepast en doorgezet voor behandeling in het College.
Anouk werkt in het klantcontactcentrum en is toegewezen als casemanager aan de zaak van Anneke. Zij volgt de voortgang van de zaak, via haar centrale werkvoorraad in het klantcontactsysteem, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Zij krijgt een melding van het klantcontactsysteem dat Anneke per whatsapp contact heeft opgenomen met de gemeente. Zij opent het berichtje en ziet dat het een simpele vraag is die niet hoeft worden doorgezet naar de behandeld ambtenaar in de backoffice. Anouk tikt in het systeem haar reactie en zorgt ervoor dat het klantcontact geregistreerd is bij de zaak.
Op de achtergrond, buiten het zicht van Anneke en John, worden alle documenten automatisch opgeslagen in het DMS en worden alle behandel statussen en -resultaten gesynchroniseerd naar het zakenmagazijn. Nadat de zaak is afgehandeld wordt alle informatie, inclusief documenten, gearchiveerd. Na de verplichte bewaartermijn wordt alle informatie ook weer verwijderd, tenzij John bij de behandeling heeft aangegeven dat deze zaak een precedent was, dan wordt de zaak permanent bewaard. De permanent te bewaren zaken worden na verloop van tijd automatisch doorgezet naar het e-depot
Jeroen is procesmanager bij GOB. Hij is bezig met een nieuw project, de aanleg van een straat. Bij de opdracht voor dit project kreeg hij een budget en een globale planning.
Op zijn iPad heeft Jeroen toegang tot een applicatie waarmee hij regie kan voeren over zijn project. Met de applicatie heeft hij inzicht in het budget, alle betrokkenen bij het project, de planning van alle activiteiten, alle documenten en andere informatie die bij het project horen en hij kan zien hoe het project scoort op de verschillende kwaliteitsindicatoren. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is via de website, mobiele apps en desktops beschikbaar voor zijn collega's en alle andere belanghebbenden zoals bestuurders, bewoners en ondernemers.
Jeroen kan op ieder moment vanuit zijn applicatie nieuwe zaken en transacties starten die door gespecialiseerde collega's of ketenpartners moeten worden afgehandeld, bijvoorbeeld:
De collega's en ketenpartners maken gebruik van hun eigen applicaties voor het afhandelen van de gevraagde zaken en transacties, alle benodigde informatie-uitwisseling gaat automatisch o.b.v. standaard-protocollen.
De applicatie die Jeroen gebruikt biedt ook ondersteuning bij de regie zelf:
Voor het afsluiten gaat Jeroen nog één keer door het project en verwijdert alle niet relevante informatie. Na het afsluiten wordt alle informatie automatisch gearchiveerd en als de bewaartermijn
Martine is managementassistente. Zij notuleert de overleggen van het directieteam. De door haar gemaakte verslagen slaat ze, nadat ze zijn vastgesteld, vanuit haar tekstverwerker op in een aparte folder onder 'directieverslagen'. Op de achtergrond worden alle documenten die zij hierin opslaat automatisch voorzien van de nodige metadata en doorgezet naar het DMS. Vanuit het DMS worden de verslagen automatisch gepubliceerd op het intranet.
Naast haar werk voor de directie doet Martine tegenwoordig ook een deel van de ondersteuning van de Ondernemingsraad, zij houdt de besluiten van de OR en de jaarverslagen bij. Ook deze documenten slaat ze vanuit haar tekstverwerker op in aparte folders. Vanuit die folders worden ze automatisch voorzien van de juiste metadata en doorgezet naar het DMS.
In het DMS worden de documenten automatisch gearchiveerd en na verloop van tijd of verwijderd of doorgezet naar het e-depot.
Bijlage N. Wijzigingsprocedure
Kwaliteitszorg is een continu proces en vervangingsprocessen zijn veranderlijk. Allerlei wijzigingen kunnen ervoor zorgen dat het Handboek Vervanging, dan wel de bijbehorende procedures en bijlagen aan actualisering onderhevig zijn. In het kader van routinematige vervanging is het up to date houden van het handboek van groot belang. De plan-do-check-act cyclus, ingebouwd in het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer van de gemeente Haarlem ondersteunt dit proces. Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer verzorgt operationeel de jaarlijkse controles zoals deze zijn opgenomen in bijlage E van dit handboek. Kleine wijzigingen op de procedures binnen het vervangingsproces kunnen dan rechtstreeks doorgevoerd en aangepast worden. De eenheid belast met het informatiebeheer draagt hier zorg voor, documenteert wijzigingen en voert het versiebeheer op en communicatie over de bijlagen bij het handboek uit. Zo wordt gewaarborgd dat het handboek actueel blijft en bij de betrokken medewerkers bekend is.
Bepaalde wijzigingen zullen leiden tot het opnieuw nemen van een vervangingsbesluit. Denk hierbij aan:
Deze aspecten zullen door het ingebouwde Kwaliteitssysteem Informatiebeheer aan het licht komen. In het geval van dit soort wijzigingen zal het Hoofd Informatiebeheer in nauw overleg met de gemeentearchivaris bepalen of een nieuw besluit tot vervanging vereist is. Wanneer dat het geval is, zal een nieuw handboek inclusief bijlagen en procedures opgesteld worden door de eenheid belast met het informatiebeheer en zal het college van burgemeester en wethouders gevraagd worden het oude besluit in te trekken en op basis van het nieuwe handboek een nieuw besluit vaststellen. De verantwoordelijkheid voor het volgen van de wijzigingsprocedure ligt hierbij ook bij het Hoofd Informatiebeheer. Bij een nieuw besluit dient ook opnieuw nauw opgetrokken te worden met de gemeentearchivaris en archiefinspectie. Een positief advies van de gemeentearchivaris op het nieuwe handboek is een vereiste.
Bijlage P. Uitwijkplan Informatiesystemen
Integrale technische uitwijk kernsystemen
bij uitval (verbinding met) datacenter
Dit document beschrijft de uitwijk van de informatiesystemen als vastgelegd in het plan “Realisatie uitwijkomgeving MS-IV” (het “Realisatieplan”) dat medio 2014 door het MT van IV en door de CIO is geaccordeerd.
Het plan beschrijft de procedure voor de uitwijk in geval van uitval van het datacenter of de verbinding daarmee. Een volledige uitwijk zal in twee fasen uitgevoerd moeten worden. In de eerste fase worden de in het realisatieplan genoemde informatiesystemen beschikbaar gesteld. Daarna worden indien gewenst in de tweede fase verdere systemen en applicaties beschikbaar gesteld. Hiervoor zal echter aanvullende apparatuur en programmatuur geïnstalleerd moeten worden, wat dus ook om aanvullende financiële middelen vraagt.
Voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken is de organisatie steeds meer afhankelijk van digitale informatiesystemen. Uitval van deze informatiesystemen, door storing of uitval van computers of telecommunicatiesystemen kan ernstige gevolgen hebben voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en het primaire proces. De gevolgen daarvan kunnen op vele terreinen liggen, zoals financiële, politieke en imagoschade. Daarnaast worden op dit gebied voor een aantal gemeentelijke taken en de daarmee verbonden informatiesystemen wettelijke eisen gesteld.
Het continuïteits- en uitwijkbeheer is gericht op het beschermen van kritische bedrijfsprocessen tegen de gevolgen van omvangrijke storingen in informatiesystemen of rampen en op een tijdig herstel van de normale werkwijze. De continuïteit van de bedrijfsprocessen is een integraal onderdeel van het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid.
De term ‘Continuïteit‘ wordt gebruikt voor het totaal van voorzieningen die getroffen worden voor het voortzetten van de bedrijfsprocessen. ‘Uitwijk’ betreft het herstellen van de functies van de informatiesystemen op een andere omgeving bij een calamiteit.
Uitwijken is er voor het opvangen van calamiteiten. Het is dus niet bedoeld voor het opvangen van bedreigingen die regelmatig voorkomen. Daarvoor dienen preventieve maatregelen getroffen te worden.
De telefonie is niet in de uitwijk inbegrepen.
1.3 Implementatie en onderhoud uitwijkplan
Het uitwijkplan, als onderdeel van het continuïteitsbeheer, vraagt vooral aandacht tijdens het operationeel bedrijf, wanneer geen storingen optreden.
In de eerste plaats zal het plan inhoudelijk bekend moeten zijn bij alle betrokkenen. Om het actueel te houden moeten organisatorische of technische wijzigingen direct in het plan verwerkt worden. In ieder geval zal het plan regelmatig, liefst twee maal per jaar, op actualiteit gecontroleerd moeten worden en moet het worden ge-updated. Dit betreft met name de bijlagen 1 en 2.
Tijdens de operationele fase zal ook expliciet aandacht moeten worden besteed aan een goede back-up en restore procedure. Alleen daarmee is het betrouwbaar reconstrueren van met name documenten mogelijk.
Om de werking van het uitwijkplan te controleren en eventueel bij te stellen wordt minimaal 1 maal per jaar een uitwijktest uitgevoerd. Daarbij kan dan de operationele en technische effectiviteit worden vastgesteld en dient ook aandacht te worden besteed aan de back-up en restore procedure.
Een uitwijktest zal worden afgerond middels een evaluatie die voeding dient te geven aan het bijstellen van technische beschrijvingen en gehanteerde procedures, de gemaakte afspraken en dit uitwijkplan. Bij de uitvoering van de tests wordt de kennis en betrokkenheid van de (functioneel) applicatiebeheerders getoetst en bevorderd.
Omdat een uitwijktest vergt dat de operationele omgeving buiten werking wordt gesteld en omdat de terugkeer naar de oorspronkelijke omgeving veel werk vergt, zal een testuitwijk buiten de normale werkuren plaats moeten vinden, bij voorkeur in een weekend.
Het geheel van testverloop en evaluatie zal door de uitwijkcoördinator in een testverslag worden samengevat. Verspreiding daarvan zal plaatsvinden naar de testdeelnemers, het management van de gebruikersorganisatie.
1.4 Mogelijke bedreigingen en calamiteiten
Ten aanzien van de continuïteit van informatiesystemen zijn de volgende categorieën van bedreigingen te onderscheiden:
De mogelijke belangrijkste gevolgen van het manifest worden van een bedreiging zijn:
Externe verbindingen Een calamiteit als het uitvallen van de verbinding (en) met het datacenter is een reden tot uitwijk over te gaan. Om dit risico te beperken zijn standaard twee verbindingslijnen beschikbaar die onafhankelijk van elkaar werken. De uitval van beide verbindingen is een reden om tot uitwijk over te gaan.
De in deze nota beschreven uitwijk richt zich op het opvangen van calamiteiten waardoor het externe datacentrum (deels) voor langere tijd niet beschikbaar is. De nota beschrijft uitsluitend de acties rond de technische uitwijk van informatiesystemen. Organisatorische maatregelen rond een uitwijk, of het verplaatsen van werkplekken naar een andere locatie zullen in een ander plan beschreven dienen te worden.
Bij de opzet van de huidige uitwijkomgeving (begin 2014) was het primaire doel om bij een calamiteit informatie nodig voor afhandeling van de calamiteit beschikbaar te hebben en om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Daar zijn ook de in eerste fase van de uitwijk geplande acties op gericht. De omvang van de uitwijkomgeving is te gering om een volledige uitwijk te realiseren.
In de tweede fase van de uitwijk wordt besloten over de uitwijk van overige systemen en data.
Bij een nieuw in te richten uitwijkomgeving dient een veel ambitieuzer opzet te worden nagestreefd: het volledig voortzetten van de bedrijfsvoering. Bij de kosten/baten opzet van de nieuwe omgeving dient dit te worden meegenomen.
Wanneer de oorzaak van de calamiteit is opgeheven en het verantwoord is terug te keren naar de standaardomgeving kan de terugkeeractie worden gepland. Omdat de terugkeeromgeving niet automatisch vanuit de uitwijkomgeving wordt gedupliceerd, vergt de terugkeer meer werk en tijd dan de uitwijk. Ondanks de dan wellicht hoge urgentie zullen deze werkzaamheden goed gepland kunnen worden. De omvang van deze werkzaamheden is erg afhankelijk van de oorzaak en omvang van de uitwijk. Daarom is nu geen standaard plan op te stellen.
1.6 Informatiesystemen waarvoor uitwijk geregeld wordt
De uitwijk is primair gericht op informatiesystemen waarvan de continuïteit op basis van wettelijke verplichtingen en verder operationele eisen wordt vereist.
Op technische gronden is gekozen voor de uitwijk van volledige (virtuele) servers en databasesystemen. Dit houdt in dat niet per systeem of server wordt uitgeweken, zodat in dit kader alleen een volledige uitwijk mogelijk is.
De systemen waarvoor de uitwijk primair is opgezet (hier kernapplicaties genoemd) zijn de volgende:
Om deze uitwijk te kunnen realiseren worden de volgende services gerealiseerd:
Er zal een beperkt aantal fileservers beschikbaar zijn, omdat beschikbaarheid van alle fileservers vrijwel een verdubbeling van de benodigde apparatuur en verbindingen betekent, en tot een investering leidt, die op dit moment niet realistisch is. Afdelingsdata zullen daardoor in de eerste fase nog niet beschikbaar zijn.
Nadat de standaard uitwijk is gerealiseerd zal een besluit moeten worden genomen over het beschikbaar stellen van deze documenten. Dit is afhankelijk van de te verwachten duur van de uitwijksituatie.
Ook niet genoemde applicaties worden in de eerste fase niet uitgeweken. Deze worden eventueel in een tweede fase operationeel gemaakt. Hiervoor is niet standaard hardware beschikbaar. Dit zal dan dus extra investering vergen.
1.7 Geboden uitwijkfaciliteiten
In het gebouw Raakspoort is een uitwijk-omgeving geïnstalleerd die een (gedeeltelijke) kopie is van de installatie in het datacenter. Details hiervan zijn te vinden in bijlage 1: ”Technische specificaties uitwijkomgeving”. Data wordt vanaf de storage in het datacenter gerepliceerd naar de uitwijk-omgeving. Voor data in Oracle databases is deze replicatie direct. Voor SQL-databases zit hier een vertraging in van maximaal ca. 15 minuten, zodat bij uitwijk rekening moet worden gehouden met dataverlies. Door deze inrichting is de voor de uitwijk noodzakelijke data al aanwezig op de uitwijk-omgeving. Het overschakelen hierop is relatief eenvoudig en kan in korte tijd gebeuren. De uit te voeren handelingen zijn beschreven in bijlage 2 “Technische procedures”. Uitgangspunt is om zo min mogelijk dataverlies te hebben.
Bij een uitwijkactie worden ook externe verbindingen hersteld. Van de uitwijkomgeving wordt standaard een back-up gemaakt.
De hier beschreven procedure beschrijft de acties die nodig zijn voor een technische uitwijk. Acties voor een organisatorische uitwijk of een uitwijk van de werkzaamheden naar een andere omgeving worden hier niet beschreven. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer ook de standaard gebruikte werkomgeving niet meer beschikbaar is.
De procedure rond de omgang met calamiteiten, bestaat uit twee delen: de ‘uitwijk’ en de ‘terugkeer’. De uitwijk beschrijft de overstap van de standaardomgeving naar de uitwijkomgeving bij een calamiteit. De terugkeer naar de standaardomgeving, na opheffing van de calamiteit en de gevolgen daarvan, wordt hier aangeduid met de term “terugkeer”.
Gezien de inspanningen die nodig zijn de uitwijk en de terugkeer te realiseren heeft het de voorkeur om niet uit te wijken, wanneer wettelijke termijnen niet overschreden worden. Er moet zeker niet te licht gedacht worden over de gevolgen van een uitwijk, met name in verband met de beschikbare performance ten tijde van de uitwijk en de moeite die het kost om weer naar de productie-omgeving terug te keren.
Operationeel verantwoordelijke in het proces is de uitwijkcoördinator. Deze geeft leiding aan het uitwijkteam en verzorgt het contact met de CIO, de eindverantwoordelijke voor het proces.
Wanneer besloten wordt tot uitwijk komt het uitwijkteam bijeen dat de nodige technische handelingen verricht. Nadat de uitwijk van de kernapplicaties is gerealiseerd en geaccepteerd worden zo nodig in een tweede fase andere applicaties overgebracht naar de uitwijkomgeving.
Voor de terugkeer naar de standaardomgeving wordt onder verantwoordelijkheid van de uitwijkcoördinator een plan opgesteld en uitgevoerd.
In onderstaande figuur zijn de uitwijk- en terugkeerprocedures weergegeven. In volgende paragrafen worden de uitwijk, de terugkeer en de erbij betrokken rollen (functionarissen) beschreven.
2.2.1 Constateren melden en analyseren van de storing
Een medewerker van de gemeentelijke organisatie constateert een storing en meldt deze. Bij voorkeur gebeurt deze melding via de gebruikelijke weg (FIX) of de telefoon bij de ICT-servicedesk. Bij een calamiteit die leidt tot uitwijk zal de standaard meldprocedure vaak niet functioneren. De melding komt dan via een andere weg tot stand. Bij voorkeur wordt aansluiting gevonden bij de algemene calamiteitenprocedure.
Wanneer de calamiteit een of meerdere kernsystemen betreft en de inschatting is dat de storing niet binnen de daarvoor gestelde tijd kan worden hersteld, wordt de melding doorgegeven naar de uitwijkcoördinator.
Wanneer de gebruikelijke kanalen niet beschikbaar zijn (door de storing) wordt de uitwijkcoördinator direct via de mobiele telefoon of op een andere wijze op de hoogte gesteld.
2.2.2 Onderzoek omvang en oorzaak calamiteit
De uitwijkcoördinator onderzoekt de omvang en oorzaak van de calamiteit. Daartoe raadpleegt hij interne deskundigen. Ook wordt bij extern betrokkenen (KPN, beheerders datacenter e.a.) informatie ingewonnen en overlegd over snelle actie tot opheffing van de storing.
2.2.3 Beoordeling noodzaak tot uitwijk
De uitwijkcoördinator beoordeelt op basis van het uitgevoerde onderzoek de noodzaak en wenselijkheid van een uitwijk. Mogelijk is een snel herstel te realiseren. Onderdeel van deze beoordeling is een inschatting van de oorzaak van de calamiteit en het risico hiervan voor de uitwijkomgeving[18], waardoor uitwijk wellicht (nog) niet gewenst is.
Wanneer wettelijke termijnen niet overschreden worden heeft het de voorkeur om niet uit te wijken gezien de inspanningen die nodig zijn de uitwijk en de terugkeer te realiseren.
2.2.4 Beslissing over uitwijk kernsysteem
Wanneer uitwijk gewenst is legt de uitwijkcoördinator dit voor aan de beslisser uitwijk.
Deze beslist formeel of de uitwijk uitgevoerd wordt. Daarbij wordt onder andere beslist voor welke deelsystemen de uitwijk uitgevoerd moet worden, wanneer gedeeltelijke uitwijk mogelijk is.
Ook wordt hier beoordeeld of een organisatorische uitwijk of een uitwijk van werkzaamheden naar een andere locatie nodig zijn. In deze procedure worden deze verdere acties niet beschreven.
2.2.5 Escalatie naar uitwijkteam
Wanneer de beslisser uitwijk toestemming heeft gegeven voor de uitwijk stelt de uitwijkcoördinator het uitwijkteam samen, dat zo snel mogelijk bij elkaar komt. De samenstelling van het uitwijkteam is beschreven in paragraaf “De rollen”.
Onder coördinatie van de uitwijkcoördinator voert het uitwijkteam de voor de uitwijk noodzakelijke werkzaamheden uit.
Vanuit dit uitwijkteam worden de voor de uitvoering van de uitwijk noodzakelijke medewerkers gealarmeerd en wordt de voortgang bewaakt:
Omdat Insite+/Pleio buiten de eigen omgeving wordt gehost kan dit een grote rol spelen in de communicatie. Hiervoor zullen echter voorzieningen moeten worden getroffen voor wat betreft de autorisaties.
2.2.6 Controle en afronding uitwijk kernsystemen
Wanneer de technische uitwijk is afgerond wordt deze door technisch en functioneel applicatiebeheerders getest op volledigheid van data en de minimaal vereiste functionaliteit. Hiervoor dienen testplannen aanwezig te zijn. Met name bestaat bij SQL-database het risico van dataverlies. Waar mogelijk dient dit te worden hersteld of in ieder geval gesignaleerd en gemeld aan de gebruikers.
Wanneer dit akkoord is wordt het uitgeweken informatiesysteem voor gebruik gereed gemeld aan de uitwijkcoördinator. Uiteindelijk beslist de uitwijkcoördinator in overleg met de beslisser uitwijk over volledige vrijgave van alle uitgeweken informatiesystemen voor gebruik, op basis van de testplannen.
Nadat de kritische bedrijfsprocessen zijn hersteld zal overwogen moeten worden overige informatiesystemen beschikbaar te maken. Dit is vooral afhankelijk van de te verwachten duur van de storing, de omvang van de voor deze actie uit te voeren werkzaamheden en de hiermee gemoeide kosten.
Omdat de uitwijk in fase 2 niet gebaseerd is op een directe replicatie van de operationele omgeving, zal het succes hiervan direct afhangen van een goede back-up en restore procedure. Tijdens normaal operationeel bedrijf dient dit daarom een vast onderdeel te zijn van de beheerprocedures.
Onder verantwoordelijkheid van de uitwijkcoördinator wordt een “Uitwijkplan fase 2” opgesteld. De beslisser uitwijk beslist over de uitvoering hiervan.
Direct na de ingebruikname van de uitwijkomgeving worden door de uitwijkcoördinator de benodigde acties opgestart om zo snel mogelijk een plan gereed te hebben voor terugkeer naar de terugkeeromgeving. Uiteraard kan de terugkeer pas worden gerealiseerd nadat oorzaak en gevolgen van de storing verholpen zijn.
In dit terugkeerplan komt aan de orde:
2.3.2 Opleveren terugkeeromgeving
Onder verantwoordelijkheid van de uitwijkcoördinator wordt, na accordering door de beslisser uitwijk, het terugkeerplan gerealiseerd. Als de terugkeeromgeving gereed is meldt de uitwijkcoördinator dit aan de gebruikersorganisatie.
Deze operatie is feitelijk en inhoudelijk vergelijkbaar met de in deze nota beschreven uitwijkactie. Verschil is echter dat het hier een geplande actie betreft, die reeds geruime tijd van tevoren is te overzien en te plannen.
Wanneer de gebruikssituatie op de terugkeeromgeving is hersteld wordt door de applicatiebeheerders getest of deze aan de te stellen eisen voldoet. De beslisser uitwijk accordeert in overleg met de uitwijkcoördinator de oplevering.
2.3.3 Starten gebruik terugkeeromgeving
Na goedgekeurde oplevering door de applicatiebeheerders en accordering door de beslisser uitwijk worden door de uitwijkcoördinator alle activiteiten opgestart om het systeem op de terugkeeromgeving te gebruiken.
2.3.4 Beëindigen gebruik uitwijkomgeving
2.3.5 Afbouwen gebruik faciliteiten op uitwijkomgeving
Na constatering van correct functioneren van het systeem op de terugkeeromgeving meldt uitwijkcoördinator dit aan de gebruikersorganisatie.
Als gebruik van het systeem weer op de terugkeeromgeving is hervat worden door de uitwijkcoördinator de afsluitende handelingen verricht:
In de procedure zijn verschillende rollen genoemd. In deze paragraaf worden de rollen beschreven en waar mogelijk gekoppeld aan functionarissen.
Het uitwijkteam speelt een centrale rol in de uitwijk. Hier worden alle acties gecoördineerd. Het uitwijkteam bestaat uit alle bij de uitvoering van de uitwijk betrokken medewerkers. De uitwijkcoördinator kan er voor kiezen tijdens het uitwijkproces het gehele team of een deel daarvan bij elkaar te roepen.
Dit is de plaats waar standaard storingen gemeld worden.
Dit is de verantwoordelijke voor de uitvoering van de bij de uitwijk te verrichten acties. Hij/zij is voorzitter van het uitwijkteam. Deze rol wordt bij voorkeur ingevuld door het hoofd van het bureau Infrastructuur van de afdeling M&S/Informatievoorziening. Hij/zij staat in nauw contact met de Beslisser Uitwijk.
Dit is de functionaris die de formele beslissing neemt over stappen in de uitwijk. Standaard is dit de CIO. De Beslisser Uitwijk is de eindverantwoordelijke voor het totale proces.
2.4.5 Contactpersoon kernsysteem
Dit is (de vertegenwoordiger van) de beheerder van een kernsysteem, mogelijk een teammanager of de I-adviseur van de betrokken hoofdafdeling. Deze functionaris dient gemandateerd te zijn tot het nemen van beslissingen over acties rond de uitwijk.
2.4.6 Betrokken medewerkers bureau Infrastructuur
Deze medewerkers verrichten directe werkzaamheden en zijn daarom in het uitwijkteam opgenomen.
2.4.7 Technische applicatiebeheerders
Deze medewerkers verrichten zo nodig werkzaamheden rond de inrichting van kernapplicaties. Ook dienen zij de oplevering te testen en te accorderen.
2.4.8 Functioneel applicatiebeheerders
Deze medewerkers verrichten zo nodig werkzaamheden rond de inrichting van kernapplicaties. Ook dienen zij de oplevering te testen en te accorderen.
Deze medewerker is verantwoordelijk voor de communicatie naar de organisatie in de breedste zin. Na het treffen van voorzieningen voor wat betreft de autorisaties kan Insite+/Pleio hierbij een grote rol spelen.
[18] Malware, zoals cryptoware, kan bijvoorbeeld ook een bedreiging vormen voor de uitwijkomgeving.