| Organisatie | Oosterhout |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand gemeente Oosterhout |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand gemeente Oosterhout |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-03-2003 | 07-03-2003 | nieuwe regeling | 01-04-2003 Onbekend |
DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT;
Gelet op artikel 33 Gemeentewet
gelezen het voorstel van het college van 14 maart 2003;
Vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Oosterhout.
Medewerker griffie: medewerkers die op grond van artikel 107e, tweede lid zijn benoemd door de gemeenteraad. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk of het college wordt verzocht een finale uitspraak ter zake te doen.
De secretaris ziet, in samenspraak met de afdelingsmanagers, toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep wordt gedaan op het verlenen van ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 2, derde en vierde lid en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.
De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 2, derde en vierde lid.
Indien de functionarissen, genoemd in het tweede lid, inhoudelijke ondersteuning nodig hebben van (andere) ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie, dan geldt ook voor deze ambtenaren geheimhoudingsplicht. De communicatie met het betreffende raadslid verloopt echter alleen via de functionarissen, genoemd in het tweede lid.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 april 2003.
DE RAAD VOORNOEMD,
, voorzitter.
, griffier.
Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Oosterhout
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. Het recht op fractie-ondersteuning wordt in de gemeente Oosterhout via een afzonderlijk raadsbesluit geregeld.
De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Daarbij spelen binnen de gemeente Oosterhout ook raadsambassadeurs een belangrijke rol.
De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een coördinerende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. De burgemeester kan bij conflictsituaties tussen secretaris en griffier geen beslissende rol spelen. Een ultieme beslissing over ambtelijke bijstand kan alleen door het college worden genomen. Vanzelfsprekend is hierop de verantwoordingsplicht jegens de raad van toepassing.
Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
Omdat de gemeente Oosterhout (vooralsnog) uniek is in het werken met raadsambassadeurs, is een nadere toelichting op hun rol opgenomen in de verordening. Daarnaast worden de begrippen ‘griffie’, ‘ambtenaren’ en ‘afdelingsmanagers’ gedefinieerd.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Om een goede samenwerking te krijgen en te onderhouden tussen raadslid en raadsambassadeur is ervoor gekozen om informatie uit de ambtelijke organisatie via de raadsambassadeurs aan te vragen. De raadsambassadeur zal het vervolgtraject dan bewandelen en bewaken.
Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Hiervan wordt de betrokken afdelingsmanager in kennis gesteld. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand (op initiatief van de burgemeester) is voorbehouden aan het college.
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur, de meest aangewezen instantie om een dergelijke kwestie voor te leggen aan het college.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Er is voor gekozen, om niet vooraf een maximum aantal keren of uren vast te stellen waarvoor een raadslid (via de griffie) ambtelijke bijstand kan inhuren. De huidige praktijk leert, dat hier flexibel mee omgegaan moet en kan worden. In het structurele overleg tussen secretaris en griffier vormt het evenwicht tussen activiteiten van griffie en ambtelijke bijstand een permanent aandachtspunt.
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Hierbij wordt bepaald, dat deze geheimhoudingsplicht alleen geldt indien het verzoek (via de griffier) is gericht aan de secretaris, een afdelingsmanager of aan een raadsambassadeur.
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is in het vierde lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.