Organisatie | WerkSaam Westfriesland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Inkoopbeleid WerkSaam Westfriesland |
Citeertitel | Inkoopbeleid WerkSaam Westfriesland |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-01-2018 | 01-01-2018 | 05-12-2018 | Nieuwe regeling | 14-12-2017 |
Artikel 1. Uitgangspunten Inkoopbeleid
De uitgangspunten van dit Inkoopbeleid zijn als volgt:
Naast de wet- en regelgeving hanteert WerkSaam de volgende doelstellingen met betrekking tot inkoop:
WerkSaam zet duurzaamheid als expliciet aspect in bij alle inkooptrajecten, wat betekent dat WerkSaam milieuaspecten in acht neemt en dat inkoop op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats vindt. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. WerkSaam heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
WerkSaam heeft eigen uitgangspunten met betrekking tot de (administratieve) organisatie van de inkoopfunctie:
Artikel 5. Inkoopverantwoordelijkheden
WerkSaam heeft de inkoopfunctie decentraal ingericht bij het team Facilitair & Inkoop van de manager Leerwerkbedrijven en Arbeidsontwikkeling. Daarbij wordt het volgende verschil gemaakt in strategische inkoop, tactische inkoop en operationele inkoop:
het team Facilitair & Inkoop is verantwoordelijk voor de strategische inkoop. Hierbij doet het team Facilitair & Inkoop wel een beroep op de betreffende afdeling/team bij het specificeren van de producten en diensten om zodoende de behoefte te inventariseren. Het selecteren en contracteren vindt uitsluitend plaats bij het team Facilitair & Inkoop;
de operationele inkoop verloopt via aangewezen bestelcoördinatoren binnen afdelingen. Een afdeling kan snel en gemakkelijk kleine inkopen zelf doen. Het betreft hier inkopen tot € 10.000, waarbij het veelal gaat om het bestellen van kleine inkopen van producten en diensten. Dit geldt ook voor bestellingen van producten en diensten vanuit een (raam)overeenkomst. In de meeste gevallen gaat het hier om een één-op-één opdracht, waarbij het risico op juridische fouten klein is. Eventuele financiële voordelen bij concurrentie is gering, zeker in relatie tot de kosten van een uitgebreide aanbestedingsprocedure. De bestelcoördinator kan voor advies terecht bij het team Facilitair & Inkoop.
Voor het berekenen van de waarde van de opdracht wordt uitgegaan van de totale waarde van de opdracht exclusief BTW. Om de totale waarde te berekenen moeten ook eventuele opties of verlengingen bij de overeenkomst worden meegenomen. Voor de berekening moeten bovendien alle percelen van de opdracht worden opgeteld. Voor opdrachten met een periodieke prijs (bijvoorbeeld een bedrag per maand) is het uitgangsbeginsel dat voor de berekening van het totaal het maximaal aantal periodieken moet worden genomen vermenigvuldigd met de prijs per periodiek. Bij opdrachten met een looptijd die niet kan worden bepaald, van onbepaalde duur of met een langere looptijd dan 48 maanden geldt als berekeningsgrondslag het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48.
Dit Inkoopbeleid treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2018.
Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Inkoopbeleid WerkSaam Westfriesland.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 14 december 2017.
De vicevoorzitter, D. te Grotenhuis
Toelichting Inkoopbeleid WerkSaam
De voor dit Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
WerkSaam neemt de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. WerkSaam past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
b. WerkSaam heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en medewerkers integer handelen. De bestuurders en medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
f. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en WerkSaam moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. WerkSaam houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan WerkSaam doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.