| Organisatie | Waalwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Waalwijk houdende regels omtrent financiën Financiële verordening gemeente Waalwijk 2017 |
| Citeertitel | Financiële verordening gemeente Waalwijk 2017 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening gemeente Waalwijk 2011.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-12-2017 | 17-04-2020 | nieuwe regeling | 07-12-2017 |
De Raad van de gemeente Waalwijk
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,
gelet op het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
Financiële verordening gemeente Waalwijk 2011
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Waalwijk.
Hoofdstuk 2. Planning en Controlcyclus
Artikel 3. Uitgangspunten/Parameters Begroting
De raad stelt jaarlijks in het voorjaar ten behoeve van het opstellen van de Begroting een nota van uitgangspunten vast.
Het college informeert de raad in het voorjaar over de voortgang van de uitvoering van de Begroting. In deze rapportage wordt gerapporteerd op alle budgettaire afwijkingen en gaat in op de realisatie van de beleidsvoornemens. Door middel van het voorjaarsbericht kunnen geen nieuwe zaken op de begroting gebracht worden.
Het college biedt jaarlijks in het voorjaar de Kadernota aan de raad aan. Hiermee wordt de raad in de gelegenheid gesteld om de kaders voor het komende begrotingsjaar en de daarbij behorende meerjarenbegroting te stellen.
De begroting kan door het college worden gewijzigd (administratieve wijziging) indien de wijziging binnen een programma wordt doorgevoerd en budgettair neutraal is. Op verzoek van de griffier voert het college administratieve wijzigingen door met betrekking tot de budgetten die betrekking hebben op de raad als bestuursorgaan.
Het college stelt jaarlijks een nota van uitgangspunten vast ten behoeve van het opstellen van de Nota grondexploitatie welke onderdeel uitmaakt van de jaarstukken.
Het college informeert de raad in het najaar over de budgettaire ontwikkelingen van het lopende begrotingsjaar en de meerjarenbegroting. Door middel van het najaarsbericht kunnen geen nieuwe zaken op de begroting gebracht worden. Door middel van het najaarsbericht wordt de raad in de gelegenheid gesteld om in het begrotingsjaar niet bestede budgetten over te hevelen naar het volgend begrotingsjaar.
Hoofdstuk 3. Financiële Positie
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
Het college legt de uitgangspunten met betrekking tot de waardering en afschrijving van vaste activa vast in een Nota Waardering en afschrijving vaste activa. Deze nota wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste eenmaal per raadsperiode geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Artikel 10. Reserves en voorzieningen
De interne regels omtrent reserves en voorzieningen worden vastgelegd in een Nota Reserves en Voorzieningen. Deze nota wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste eenmaal per raadsperiode geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Het college is bevoegd om ter dekking van niet begrote uitgaven, niet zijnde kredieten, tot een bedrag van maximaal € 50.000 per bestemmingsreserve jaarlijks te beschikken over bestemmingsreserves. De raad heeft hieraan de voorwaarde gesteld dat de portefeuillehouder de raad d.m.v. een bestuurdersbrief informeert en dat de mutatie in de eerstvolgende kwartaalswijziging van de begroting wordt verwerkt.
Artikel 11. Kostprijsberekening
De raad stelt in de Nota kostentoerekening de beleidskaders vast m.b.t. de wijze van kostentoerekening ten behoeve van het bepalen van de kostprijs van de levering van goederen, werken en diensten. Deze nota wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste eenmaal per raadsperiode geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Artikel 12. Financieringsfunctie
Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die worden gehanteerd voor het dagelijks geldstromenbeheer en voor liquiditeitsrisico’s, renterisico’s, kredietrisico’s en relatiebeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het treasurystatuut wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste eenmaal per raadsperiode geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Deze paragraaf dient inzicht te geven in de diverse gemeentelijke heffingen en de gevolgen daarvan voor de inwoners. Het algemeen belastingbeleid dient beschreven te worden en er dient stilgestaan te worden bij de ontwikkelingen binnen het belastinggebied en bij de lokale lastendruk voor de inwoners. De diverse belastingen en heffingen dienen nader toegelicht te worden. Er dient te worden ingegaan op het kwijtscheldingsbeleid.
Artikel 14.Weerstandsvermogen en risicobeheersing
In deze paragraaf dient nader te worden ingegaan op de weerstandscapaciteit afgezet tegen de risico’s die de gemeente loopt in zowel de exploitatie- als investeringssfeer.
De interne regels omtrent weerstandsvermogen en risicomanagement worden vastgelegd in een Nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Deze nota wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste eenmaal per raadsperiode geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Artikel 15. Onderhoud kapitaalgoederen
Bij de Begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
Het college biedt tenminste eenmaal per raadsperiode een Nota Onderhoud Openbare Ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau (beeldkwaliteit) voor het openbaar groen, water, wegen, openbare verlichting, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota vast.
Het Onderhoud wegen (OW) dient plaats te vinden in samenhang met het Mobiliteitsplan en het gemeentelijk rioleringsplan (GRP), waarbij de werkzaamheden zoveel mogelijk op elkaar worden afgestemd en samengevoegd tot het Integraal Uitvoerings Programma (IUP).
Het IUP heeft een planningshorizon van vier jaar bestaande uit een definitieve planning voor de eerste twee jaar en een doorkijk naar het 3e en 4e jaar. Dit plan wordt tweejaarlijks ter vaststelling aan de raad voorgelegd.
Het college biedt tenminste eenmaal per raadsperiode een Nota Gemeentelijk Rioleringsplan aan de raad ter vaststelling aan.
De normen voor kwaliteit en het onderhoudsniveau worden vastgelegd in het gemeentelijk rioleringsplan. In het plan zijn voor een tijdsperiode van vier jaar onder meer de investeringen m.b.t. vervanging, verbetering en de aanleg van (druk)riolering gepland en worden zoveel mogelijk in samenhang met het Mobiliteitsplan en Onderhoud Wegen (IUP) gepland.
Het onderhoud van het openbaar groen dient plaats te vinden op basis van meerjarig onderhoudsplan. Het college biedt tenminste eenmaal per raadsperiode een onderhoudsplan aan de raad ter vaststelling aan.
Gemeentelijk vastgoed en het onderhoud daarvan
De raad stelt in de Nota Vastgoed de kaders vast m.b.t. het gemeentelijk vastgoedbeleid/beheer en het management van gemeentelijk vastgoed. Daarnaast geeft de nota aan welke acties genomen worden om strategisch te kunnen sturen op de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Deze nota wordt eenmaal per raadsperiode geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Ten behoeve van het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen wordt eens per twee jaar een meerjarenplanning ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Artikel 16. Financiering (en treasury)
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de Begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
Artikel 18. Verbonden partijen
Bij de Begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 20. Duurzaamheid en milieu
Hoe het duurzaam handelen in alle gemeentelijke taken is verweven wordt in deze paragraaf toegelicht. Per programma wordt aangeven op welke wijze inhoud wordt gegeven aan het duurzaam handelen.
Artikel 21. Transities sociaal domein
Deze paragraaf geeft een integraal inzicht in de beleidsmatige, financiële en organisatorische ontwikkelingen m.b.t. het sociaal domein: burgerparticipatie, inkomensregelingen, maatwerkvoorzieningen (WMO), maatwerkdienstverlening en geëscaleerde zorg (jeugd 18-) en (18+).
Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 24. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
Artikel 26. Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Nationale en Europese wetgeving. Het college legt jaarlijks in de jaarrekening in de paragraaf bedrijfsvoering verantwoording af over aanbesteding en inkoop.
BIJLAGE I NOTA WAARDERINGS- EN AFSCHRIJVINGSBELEID 2017 GEMEENTE WAALWIJK
Voor u ligt de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid gemeente Waalwijk. In deze nota zijn de gedragsregels vastgelegd over de wijze waarop zal worden omgegaan met het al dan niet activeren van uitgaven alsmede het waarderen, afschrijven en presenteren van de activa. Deze nota geeft hiervoor de kaders aan en beoogt daarmee het kunnen volgen van een bestendige gedragslijn.
De nota maakt deel uit van de door de raad vastgestelde (of nog vast te stellen) verordening “Financiële verordening gemeente Waalwijk 2017”. Ingevolge deze verordening dient de raad elke raadsperiode regels vast te stellen met betrekking tot het waarderings- en afschrijvingsbeleid. Voorliggende nota vervangt de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid van november 2010. Sinds de inwerkingtreding van de geldende verordening hebben zich feiten voorgedaan, die op enkele plaatsen een wijziging tot gevolg hebben.
De betreffende stukken zijn als bijlagen bij deze nota gevoegd. Ook in deze nota zelf wordt hierop afzonderlijk ingegaan.
Daarnaast is de afschrijvingstabel van de nota van Waalwijk vergeleken met die van een achttal gemeenten. Afschrijvingstermijnen zijn niet voorgeschreven. Iedere gemeente kan hierin zijn eigen keuzes maken, daarbij rekening houdend met de eigenheid van een gemeente. Een gemeente die er bijvoorbeeld voor kiest voorop te lopen op ICT gebied, zal ICT middelen sneller afschrijven dan een gemeente die de kat uit de boom kijkt. Een gemeente met een slechte grondslag zal civieltechnische werken sneller afschrijven dan een gemeente waar de vaste grond aan de oppervlakte ligt. De vergelijking met de andere gemeenten laat zien dat in het algemeen in de gemeenten min of meer dezelfde termijnen worden gehanteerd. Twee zaken vallen wel op:
Waalwijk heeft voor haar afschrijvingstermijnen (veel) meer dan andere gemeenten investeringen in componenten verbijzonderd. Vanuit het standpunt dat we onze administratieve last zo gering mogelijk moeten houden en vanuit het gegeven dat de omvang van onze staat van investeringen zeer groot is, verdient het aanbeveling meer te clusteren. Voorbeelden zijn tractie en overige materialen van de buitendienst, investeringen in ICT en de inrichting van gebouwen.
In deze nota worden de voorgenomen wijzigingen van de afschrijvingstabel afzonderlijk vermeld.
In de praktijk komt het weleens voor, dat het realiseren van projecten oponthoud ondervindt. Soms, omdat de benodigde gronden nog niet in ons bezit zijn; soms, omdat er nog procedures doorlopen dienen te worden. Er is daarom voor gekozen – en dit is ook zo verwerkt in de huidige nota - dat een aanvang gemaakt wordt met afschrijven, zodra meer dan 50% van het krediet is besteed. De voorschriften laten een zekere vrijheid in het moment van het bepalen van de aanvangstermijn van afschrijving, maar de nu door ons gehanteerde methodiek behoort niet tot de opties die het BBV biedt. Ook het nieuwe gemeenschappelijk toezichtskader (GTK) 2014, waaraan de provincies zich verbonden hebben, geven die mogelijkheid niet. We hebben daarom gekozen voor een ander aanvangstijdstip van afschrijven en gaan hierop in deze nota nader in.
Een nieuw onderdeel investeringen en kredieten is in de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid opgenomen omdat vaak niet duidelijk is op welke wijze uitleg moet worden gegeven aan vooraf niet voorziene situaties verband houdend met investeringen en daarvoor door de raad beschikbaar gestelde middelen (kredieten). Wel is er een nota “procedure afsluiting kredieten”, maar deze nota regelt niet alles. Omdat de wijze waarop omgegaan wordt met investeringen en kredieten raakvlakken heeft met de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid en wij ernaar streven het aantal regelingen zoveel mogelijk te beperken, hebben wij een en ander gecombineerd in deze nota waarderings- en afschrijvingsbeleid. Met name ook de wijze waarop omgegaan wordt met grote projecten (voorbeelden SLEM, oostelijke insteekhaven), IUP werken, Vastgoed, ICT en MIP investeringen krijgen daarbij aandacht.
De herziening van het BBV stelt voor het omgaan met kosten van aankoop van gronden die nog niet in exploitatie zijn, het renteverlies daarover en de daarop betrekking hebbende eventueel gemaakte vervaardigingskosten dwingender regels. Werden voorheen deze kosten in de NIEGG verantwoord, thans dienen zij geactiveerd te worden hetzij onder de voorraden bouwgrond (als de raad nog niet heeft uitgesproken de gronden op een termijn van maximaal vijf jaar in exploitatie te nemen) hetzij onder de materiële vaste activa (als de raad wel het voornemen heeft uitgesproken de gronden op een termijn van maximaal vijf jaar in exploitatie te nemen). In deze nota wordt geregeld dat de raad niet vooraf door middel van kredietvotering dient te autoriseren, maar dat dergelijke kosten door de raad achteraf door middel van najaarsbericht en daarbij behorende wijziging van de begroting worden geautoriseerd.
Aan de nota is een overzicht van definities gevoegd.
Tenslotte wijzen wij erop dat evenals in de huidige nota opnieuw een “ontsnappingsclausule” is opgenomen, waarvan de raad gebruik kan maken indien zich de noodzaak daartoe voordoet. Soms kan het wenselijk/noodzakelijk zijn om af te wijken van de in de verordening vastgelegde afschrijvingstermijn. Gebruik van de clausule mag alleen op grond van goede argumenten. Het behalen van financieel voordeel mag geen argument zijn om de clausule toe te passen.
Om een goed beeld te krijgen van het activabeleid wordt hieronder een aantal kernbegrippen beschreven.
Het geheel van bezittingen van de gemeente wordt op de debetzijde van de balans weergegeven. Gemeentelijke activa zijn in het verleden gepleegde investeringen waarover de gemeente de beschikkingsmacht heeft. Een individueel kapitaalgoed kan worden aangeduid als (vast) actief of activum.
De bezittingen van de gemeente. Deze worden ingedeeld in vlottende activa en vaste activa:
Het opnemen van investeringen op de balans. De jaarlijkse kosten worden in de toekomst ten laste van de exploitatie gebracht, dit zijn de kapitaallasten
Een investering ten laste van de exploitatie brengen dat wil zeggen verdelen over een aantal begrotingsjaren. Het afschrijvingsbedrag geeft de jaarlijkse waardevermindering van het actief aan.
De financiële waarde waartegen een activum, op een bepaald moment, op de balans staat en die bestaat uit de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs minus de gedane afschrijvingen.
Het afstoten en/of verkopen van een vast actief.
Investeringen met economisch nut
Activa die verhandelbaar zijn in het economisch verkeer of die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen bijvoorbeeld via retributies, heffingen en prijzen.
Met ingang van 2014 is een voorschrift (staatsblad van 25 juni 2013) van kracht waarbij de activa behorende bij riolering, afvalverwerking en begraafrechten apart gelabeld moeten worden in de categorie activa met “Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven”.
De periode dat het actief economisch gezien in staat is de prestatie te leveren waarvoor het is aangeschaft of geproduceerd. Afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de economische levensduur.
Uitgaven die verbonden zijn aan het verwerven van activa die langer dan een jaar meegaan (vaste activa). Dit zijn meestal kapitaalgoederen zoals wegen, riolering, groen en gebouwen. Het (gebruiks-) nut is aanwezig gedurende meerdere jaren.
De lasten die ontstaan door het activeren van een investering en die bestaan uit afschrijvingslasten en rentelasten.
Een vergoeding voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente.
Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut
Activa die geen mogelijkheid hebben middelen te genereren maar wel duidelijk een publieke taak vervullen zoals wegen, groenvoorziening, bruggen e.d.
De periode dat het actief technisch gezien in staat is de prestatie te leveren waarvoor het is aangeschaft of geproduceerd. Deze periode is verstreken als het activum geen prestaties meer kan leveren.
Als de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte levensduur kan restwaarde ontstaan. Dit is de geschatte opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden minus de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het actief.
Inkoopprijs plus de bijkomende kosten.
Aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen plus de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
Het vaststellen van de waarde van een actief, waartegen het op de balans wordt opgenomen.
Deze nota bestaat uit vier onderdelen:
Per onderdeel wordt achtereenvolgens aandacht besteed aan de algemene problematiek, de daarop betrekking hebbende wettelijke randvoorwaarden en een verwoording van het uitgangspunt.
Dit onderdeel is nieuw in de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid en is opgenomen omdat vaak niet duidelijk is op welke wijze uitleg moet worden gegeven aan vooraf niet voorziene situaties verband houdend met investeringen en daarvoor door de raad beschikbaar gestelde middelen (kredieten). Wel is er een nota “procedure afsluiting kredieten”, maar deze nota regelt niet alles. Omdat de wijze waarop omgegaan wordt met investeringen en kredieten raakvlakken heeft met de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid en wij ernaar streven het aantal regelingen zoveel mogelijk te beperken, hebben wij een en ander gecombineerd in deze nota waarderings- en afschrijvingsbeleid.
Voor het doen van investeringen stelt de raad de middelen beschikbaar. Dit kan door middel van het vaststellen van de begroting (over het algemeen voor vervangingsinvesteringen) of door middel van het besluiten op afzonderlijke voorstellen. In de begroting zelf is vermeld op welke wijze met vervangingsinvesteringen wordt omgegaan, op deze plaats beperken wij ons dan ook tot het op voorstel van het college beschikbaar stellen van middelen (krediet) voor investeringen.
In het voorstel tot kredietvotering (ook voor een voorbereidingskrediet) worden uit te voeren werkzaamheden gespecificeerd vermeld en van een gespecificeerde kostenraming voorzien.
Ook vermeldt het voorstel een planning waarin tenminste startdatum en einddatum zijn opgenomen, zodat een en ander toetsbaar wordt en in de tijd kan worden gevolgd. Het college draagt er zorg voor dat alle kredieten en projecten voldoen aan het GROTIK principe (Geld – Risico’s – Organisatie – Tijd – Informatie – Kwaliteit)
Het door de raad beschikbaar gestelde krediet is taakstellend en mag niet overschreden worden. Middelen van derden waarmee in het voorstel tot kredietvotering geen rekening is gehouden, worden conform de voorschriften in mindering gebracht op de investering, leiden tot lagere kapitaallasten en leiden niet tot extra investeringsruimte.
Indien een overschrijding van een krediet voorzien wordt, dan wordt de raad hiervan op de hoogte gesteld. Als regel bij de eerstkomende geëigende verantwoordingsrapportage (voorjaarsbericht, najaarsbericht, jaarrekening), maar zo nodig eerder indien de situatie daartoe noodzaakt. Voor het uitlopen in de tijd (planning) geldt hetzelfde. Ook hiervan wordt de raad in kennis gesteld. Bij een overschrijding van het krediet met tenminste 5% moet een voorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd om extra middelen te beschikking te stellen. Hierbij geldt dat de afwijking tenminste € 50.000 of meer bedraagt. Indien de afwijking geringer is, informeert de portefeuillehouder de raad hierover door middel van een bestuurdersbrief. In geval van afwijkingen in de planning wordt een gewijzigde planning voorgelegd.
Een krediet wordt in principe afgesloten onmiddellijk na ingebruikname van de investering doch uiterlijk bij de samenstelling van de jaarrekening van het jaar waarin het goed in gebruik genomen is. Het afsluiten betekent dat de ten behoeve van het krediet aangemaakt grootboekrekeningen worden dichtgezet en dat er geen kosten meer ten laste van het krediet kunnen worden verantwoord. Indien wordt aangegeven dat een bedrag beschikbaar moet blijven voor in het krediet begrepen werkzaamheden en kosten die later uitgevoerd en gefactureerd worden, alsmede de termijn waarop de kosten geheel zullen zijn afgewikkeld, zal het daarvoor benodigd krediet blijven openstaan.
Als regel bij de eerstkomende geëigende verantwoordingsrapportage (voorjaarsbericht, najaarsbericht, jaarrekening) wordt de raad ervan in kennis gesteld dat het krediet is afgesloten. De afsluiting van kredieten dient vergezeld te gaan van een nacalculatie en een inhoudelijke rapportage ten aanzien van de met de gevoteerde middelen gerealiseerde projecten.
Bij het afsluiten van kredieten kunnen zich de volgende situaties zich voordoen:
Geconstateerd wordt een overschrijding:
Gemotiveerd dient te worden hoe deze overschrijding is ontstaan, waarom niet eerder voorzien was in deze overschrijding en waarom de raad niet eerder geïnformeerd kon worden. Bij een overschrijding van het krediet met tenminste 5% moet een voorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd om extra middelen te beschikking te stellen. Hierbij geldt dat de afwijking tenminste € 50.000 of meer bedraagt.
Geconstateerd wordt, dat het krediet niet in totaliteit nodig was c.q. niet geheel aangewend is:
Gemotiveerd dient te worden hoe deze onderschrijding is ontstaan, waarom niet eerder voorzien was in deze onderschrijding en waarom de raad niet eerder geïnformeerd kon worden. Het krediet wordt geacht te zijn afgesloten en aangegeven moet worden wat de financiële gevolgen van de onderschrijding zijn in de zin van lagere kapitaallasten en mogelijk in een tot een lager bedrag benodigde dekkingsreserve.
Grote projecten kenmerken zich door een veelal lange voorbereidingstijd gevolgd door de daadwerkelijke uitvoering die vaak ook een flinke periode in beslag neemt en uiteindelijk de ingebruikname van de investering.
Van belang is dat de raad regelmatig op de hoogte wordt gesteld van de voortgang van de werkzaamheden en van de inzet van de door de raad beschikbaar gestelde middelen.
Onverkort gelden hierbij de onder a. en b. vermelde 8 uitgangspunten, maar evident is dat ook terugkoppelingen moeten plaatsvinden indien er zich geen afwijkingen voordoen.
Een groot project start met een plan van aanpak en het aan de raad vragen van de benodigde middelen om het project voor te bereiden. In het plan van aanpak dienen de momenten opgenomen te worden waarop de raad over het project geïnformeerd wordt. Tevens dient aangegeven te worden op welke momenten de raad in de gelegenheid is bij te sturen en/of te heroverwegen. De benodigde middelen dienen zodanig gespecificeerd te zijn dat hierover - voor de raad toetsbaar - verantwoording kan worden afgelegd. Deze verantwoording vindt tenminste plaats op de in het plan van aanpak beschreven momenten waarop de raad geïnformeerd wordt. Met name aan de voorbereiding zullen zowel intern als extern uren besteed worden. De ramingen hiervan (zowel in aantal uren als in geld) dienen deel uit te maken van de gespecificeerde onderbouwing van de benodigde middelen.
Voor het voorstel aan de raad tot beschikbaar stelling van de voor de uitvoering benodigde middelen geldt hetzelfde. Ook hierbij een planning en een toetsbare specificatie van benodigde middelen.
Voor de uitvoering van het Integraal uitvoeringsplan wegen/riolering/verkeersmaatregelen (IUP) en van de grondexploitatie worden door de raad grote kredieten beschikbaar gesteld waarbinnen meerdere werken uitgevoerd worden. Feitelijk gelden voor de rapportage over- en afsluiting van de kredieten dezelfde uitgangspunten als vermeld onder a. (taakstellende kredieten) en b. (afsluiten van kredieten) zij het dat:
Ook hier gaat het vaak om omvangrijke werken en dient bijzondere aandacht gegeven te worden aan de voorbereiding van het voorstel aan de raad tot beschikbaar stellen van kredieten en aan de verantwoording daarover.
Met deze vraag wordt beoogd onderscheid te maken tussen investeringen (balans) en exploitatieposten. In het algemeen is het gebruikelijk dat uitgaven waarvan het nut betrekking heeft op meerdere jaren, worden aangemerkt als investeringen, en dus worden geactiveerd.
De voorschriften zijn wat dat betreft m.i.v. de herziening in 2016 ook dwingender geworden. Voorheen dienden slechts investeringen met een economisch nut te worden geactiveerd.
Bij het waarderen van activa dient een aantal uitgangspunten in acht genomen te worden.
getrouw: zo goed mogelijk de werkelijkheid weergeven;
duidelijk: het gevoerde beleid in de toelichting van de begroting en jaarrekening opnemen;
stelselmatig: jaarlijks hetzelfde beleid voeren.
het voorzichtigheidsbeginsel: op vaste activa met beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat op de toekomstige gebruiksduur is afgestemd;
het matchingbeginsel: de lasten worden aan dezelfde periode toegerekend als de baten worden verantwoord.
Verder is het om praktische redenen verstandig kleine investeringen niet te activeren.
Dit deden we al niet en dat is in lijn met hetgeen de commissie BBV in februari 2013 als aanbeveling deed:
De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een nadere uitwerking daarvan) op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te nemen dat voor het activeren van investeringen aan tenminste één van de, of aan beide, criteria moet worden voldaan:
Om vele administratieve handelingen te voorkomen en de inzichtelijkheid van de investeringsstaat te vergroten wordt een ondergrens voor te activeren investeringen vastgelegd.
Alle investeringen (m.u.v. kunstwerken) worden geactiveerd.
Aanschaffingen met een gebruiksduur minder dan drie jaar of een aanschafwaarde lager dan € 10.000 worden niet als investering aangemerkt en dus niet geactiveerd, maar ineens als last in de exploitatie verantwoord.
Wanneer bestellingen verzameld plaatsvinden zal op jaarbasis het totaalbedrag bepalend zijn voor het al dan niet activeren. Hierbij wordt ervoor gekozen om een groep van activa af te bakenen per locatie/gebouw en budgetbeheerder.
Afwijking ten opzichte van de nota 2010
Op grond van de nota 2010 is het mogelijk investeringen met een maatschappelijk nut niet te activeren.
In de nota 2010 is niets geregeld m.b.t. de gebruiksduur.
Kunstwerken met cultuur historische waarde worden niet (meer) geactiveerd.
We onderscheiden de volgende vaste activa:
Immateriële vaste activa zijn uitgaven waar geen tastbare bezittingen tegenover staan. Als voorbeelden kunnen worden genoemd:
Het BBV na herziening in 2016 geeft het volgende aan:
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
4 In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.
5 In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.
6 Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.
Immateriële uitgaven worden geactiveerd volgens bovengenoemde bepalingen van de voorschriften.
Onder de financiële vaste activa dienen ingevolgde de voorschriften te worden verantwoord:
Kapitaalverstrekkingen, alle vormen van verstrekte geldleningen met een looptijd van één jaar of langer, deelnemingen, overige uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer worden geactiveerd.
De afschrijvingstermijnen worden gelijkgesteld aan de looptijd van de kapitaalverstrekkingen, leningen en uitzettingenleningen.
Onder de materiële vaste activa dienen te worden opgenomen alle investeringen met een economisch nut, dan wel de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. De volgende voorbeelden kunnen worden genoemd: gronden en terreinen, woonruimten, bedrijfsgebouwen, waterbouwkundige werken, vervoermiddelen, machines, apparaten en installaties.
In de bijlage (tabel afschrijvingstermijnen gemeentelijke investeringen) is aangegeven welke investeringen het betreft.
De voorschriften geven aan dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Volgens het BBV is het niet toegestaan activa tegen vervangingswaarde (werkelijk) te waarderen. Voor in erfpacht uitgegeven grond geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingprijs.
Het is mogelijk dat de werkelijke waarde van een actief hoger is dan de (administratieve) boekwaarde van een actief. De voorschriften schrijven voor de stille reserves van niet bedrijfsgebonden activa in de toelichting op de balans te vermelden. Niet bedrijfsgebonden activa zijn bijvoorbeeld woningen of aandelen. Door de stille reserves in de toelichting op de balans op te nemen wordt er een beter inzicht in de financiële positie gegeven.
Het BBV na herziening in 2016 geeft het volgende aan:
3 In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
3 De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
6 In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.
De investeringen worden geactiveerd en gewaardeerd volgens bovengenoemde bepalingen van de voorschriften.
Gronden nog niet in exploitatie
De herziening van het BBV stelt voor het omgaan met kosten van aankoop van gronden die nog niet in exploitatie zijn, het renteverlies daarover en de daarop betrekking hebbende eventueel gemaakte vervaardigingskosten dwingender regels. Werden voorheen deze kosten in de NIEGG verantwoord, thans dienen zij geactiveerd te worden hetzij onder de voorraden bouwgrond (als de raad nog niet heeft uitgesproken de gronden op een termijn van maximaal vijf jaar in exploitatie te nemen) hetzij onder de materiële vaste activa (als de raad wel het voornemen heeft uitgesproken de gronden op een termijn van maximaal vijf jaar in exploitatie te nemen). Met dergelijke kosten die in enig begrotingsjaar gemaakt worden, kan niet vooraf in de begroting rekening gehouden worden. De kosten zullen daarom achteraf door middel van rapportage in het najaarsbericht tot wijziging van de begroting leiden.
Kon men voorheen een keuze maken tussen bruto en netto methode en bijvoorbeeld reserves direct in mindering brengen op investeringen, m.i.v. de herziening van het BBV zijn de voorschriften dwingender.
3 In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
d. de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
De activa worden gepresenteerd volgens bovengenoemde bepalingen van de voorschriften.
Afwijking ten opzichte van de nota 2010
Feitelijk hanteert de gemeente al sinds jaar en dag de bruto-methode, en werden slechts uitzonderingen gemaakt voor twee situaties.
Situatie 1. is nu ook geregeld d.m.v. de herziening van het BBV in 2016
Situatie 2. is d.m.v. de herziening van de voorschriften niet meer toegestaan.
Wanneer het gebruiksnut van uitgaven betrekking heeft op meerdere boekjaren worden de uitgaven boekhoudkundig geactiveerd en vervolgens afgeschreven over de gebruiksduur. De afschrijving moet zo goed mogelijk de feitelijke waardedaling van de investering weergeven. De afschrijving wordt berekend vanaf het moment dat de investering in gebruik wordt genomen.
Afschrijven kan als volgt worden gedefinieerd:
Afschrijven is de boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van een kapitaalgoed wegens technische slijtage en economische veroudering. Het jaarlijks af te schrijven bedrag houdt verband met de te verwachten gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn.
Voor afschrijvingen is een aantal uitgangspunten van belang:
2 Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
4 In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.
5 In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.
6 Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.
Van belang is de vraag wanneer gestart gaat worden met afschrijving. Met name twee zaken zijn in dit kader relevant. Dit is allereerst de wetgeving, maar ook de wijze waarop hiermee in enerzijds de begroting en anderzijds de jaarrekening wordt omgegaan.
De wetgeving laat feitelijk twee keuzes: starten met afschrijven in het jaar van ingebruikname of starten in het jaar volgend op de ingebruikname.
Het gemeenschappelijk toezichtkader van de provincies geeft vanzelfsprekend eveneens beide mogelijkheden aan, maar, omdat de begroting in staat dient te zijn alle laste van voorgenomen investeringen te dragen, staat de provincie Noord-Brabant op het standpunt dat de kapitaallasten worden geraamd in het jaar van ingebruikname (en niet pas het daarop volgend jaar). Indien we voor de begroting deze handelwijze toepassen maar feitelijk (in de jaarrekening) eerst starten met afschrijven in het jaar volgend op de ingebruikname, ontstaan in de jaarrekening voordelige afwijkingen tussen wel geraamde maar niet verantwoorde afschrijving. Deze afwijkingen zijn aanzienlijk en leiden via het najaarsbericht tot voordelige bijstelling van de begroting en voordelige jaarrekeningresultaten.
Dit pleit er voor om het moment waarop met afschrijving wordt gestart voor begroting en jaarrekening aan elkaar gelijk te stellen en wel in het jaar van ingebruikname. Maar we hebben ook te maken met de praktische uitvoerbaarheid. Alles afwegend stellen we voor om (in de jaarrekening) te starten met afschrijven in het jaar volgend op ingebruikname van de investering. In de begroting ramen we de kapitaallasten wel in het jaar van ingebruikname, maar – omdat dit zich feitelijk niet zal voordoen – ramen we daartegenover een incidentele onderuitputting van kapitaallasten. Deze incidentele onderuitputting kan in het betreffend begrotingsjaar worden ingezet als incidentele dekking.
In de nota 2010 is niet geregeld wanneer gestart wordt met het afschrijven van voorbereidingskosten. Voor zover voorbereidingskosten kunnen worden toegerekend aan de investering maken zij ook deel uit van die investering en start de afschrijving (dus ook de afschrijving van de voorbereidingskosten) in het jaar volgend op ingebruikname van de investering.
De afschrijving start voor de begroting in het te verwachten jaar van ingebruikname van het goed. Daar tegenover wordt incidentele onderuitputting geraamd. De werkelijke afschrijving (in de jaarrekening) start in het jaar volgend op de ingebruikname van het goed.
Afwijking ten opzichte van de nota 2010
In de nota van 2010 is bepaald dat de afschrijving start tenminste in het jaar volgend op de ingebruikname van het goed maar bij langlopende vervaardiging op het moment dat 50% van het krediet is besteed.
Nu wordt voorgesteld te starten in het jaar volgend op ingebruikname van het goed en eventueel aan de investering verbonden voorbereidingskosten daarin mee te nemen.
a. Welke termijn van afschrijving moet worden gehanteerd
De afschrijvingstermijn is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van het actief. Slechts om gegronde redenen mogen afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande jaar zijn toegepast.
Bij de overheid zijn ook veel activa in gebruik waarvoor geen directe marktwaarde kan worden vastgesteld. Voorbeelden zijn wegen en cultuurvoorzieningen. Voor dergelijke activa zal de afschrijvingsduur worden begrensd door de technische levensduur. Voor een aantal objecten zal de technische levensduur bijna onbeperkt kunnen zijn wanneer tijdig het noodzakelijk onderhoud plaatsvindt.
Grond zal veelal zonder onderhoud een onbeperkte levensduur hebben. Op grond wordt in beginsel niet afgeschreven. Op het moment dat de boekwaarde van gronden die aangekocht zijn vanuit actief grondbeleid met het oog op toekomstige exploitatie hoger is dan de marktwaarde, vindt afwaardering plaats ten laste van de algemene reserve grondexploitatie.
Afschrijvingen moeten zo goed mogelijk de feitelijke waardedaling van de investering weergeven. Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel moeten de afschrijvingstermijnen niet te lang zijn.
In een aantal gevallen worden de afschrijvingen (mede) bepaald door specifieke wettelijke voorschriften (bijvoorbeeld onderwijs). In deze voorschriften is de vergoedingssystematiek (o.a. voor afschrijvingen) voor de gemeente opgenomen. Indien de afschrijvingstermijnen volgens deze vergoedingssystematiek niet realistisch zijn, moet de gemeente zelf de afschrijvingstermijnen bepalen.
Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.
De afschrijvingstermijnen zijn redelijk gedetailleerd opgenomen in de tabel. Voor een groot aantal investeringen zijn de afschrijvingstermijnen vastgelegd. Een aantal afschrijvingstermijnen is aangepast, een aantal investeringen is geclusterd en er zijn investeringen in de tabel opgenomen waarin voorheen niet was voorzien. Een en ander is gebeurd na raadpleging van de door een achttal gemeenten gehanteerde afschrijvingstermijnen, rekening houdend met bewuste keuzes die voorheen in Waalwijk zijn gemaakt. In de tabel zijn de nu voorgestelde en de tot nu gehanteerde afschrijvingstermijnen naast elkaar geplaatst. Het vastleggen van afschrijvingstermijnen heeft praktische voordelen en verhoogt de uniformiteit. Zoals aangegeven in de inleiding, heeft de raad de mogelijkheid om gebruik te maken van een “ontsnappingsclausule”.
Ruimte die vrijkomt door aanpassing van afschrijvingstermijnen leidt niet tot extra investeringsruimte maar valt vrij ten gunste van de algemene middelen.
b. Moet rekening worden gehouden met een restwaarde
Een eventuele restwaarde is van tevoren meestal moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er dan ook vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is. Indien er sterke aanwijzingen zijn dat na de afschrijvingstermijn sprake is van een restwaarde, heeft de raad de mogelijkheid hiermee bij de beschikbaarstelling van een krediet rekening te houden. In de praktijk blijkt bij vervanging van een productiemiddel vaak sprake van een restwaarde. De restwaarde leidt tot een incidentele baat in de exploitatie en verhoogt niet het vervangingskrediet.
Bij het bepalen van de afschrijving op investeringen wordt in verband met het voorzichtigheidsbeginsel geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde. De verkoopopbrengst van een actief boven de boekwaarde wordt verantwoord als incidentele baat en is begrepen in het totale jaarresultaat volgens de gemeenterekening.
c. Welke afschrijvingsmethode moet worden gehanteerd
Er zijn verschillende methoden waarop periodieke afschrijvingslasten bepaald kunnen worden. De meest voorkomende is de lineaire afschrijving. Jaarlijks wordt een gelijk bedrag afgeschreven van het investeringsbedrag. Door de jaarlijkse terugloop van de boekwaarde wordt de rente lager. Het totaal van rente en afschrijving laat dus een dalende reeks zien.
Bij de annuïteitenmethode vormen de afschrijving met rente over het geïnvesteerde vermogen samen gedurende de gehele levensduur een jaarlijks vast bedrag. Aangezien er in het eerste jaar erg weinig afgeschreven wordt op de investering blijft de boekwaarde de eerste jaren hoog.
Bij afschrijving met een vast percentage van de boekwaarde worden de afschrijvingen lager naarmate de levensduur van het kapitaalgoed verstrijkt. Deze manier van afschrijven kan worden gebruikt wanneer het productiemiddel in de loop van de tijd steeds minder prestaties levert. Deze methode wordt vrijwel niet gebruikt bij overheden.
Voordelen van het toepassen van lineaire afschrijving ten opzichte van annuïtair afschrijven zijn
Voordelen van annuïtair afschrijven ten opzichte van de lineaire methode:
Op grond van het BBV zijn alle afschrijvingsmethoden die uitgaan van het toerekeningsprincipe toegestaan.
In het beleidskader van de provincie Noord-Brabant wordt nadrukkelijk de voorkeur uitgesproken voor de lineaire methode. Wel is het afschrijven op annuïtaire basis aanvaardbaar voor:
Afwijking ten opzichte van de nota 2010
Voorgesteld wordt om annuïtair af te schrijven op investeringen in schoolgebouwen voor het voortgezet onderwijs voor zover geen gebruik gemaakt wordt van aan de scholen door-gedecentraliseerde rijksmiddelen.
d. Mogen extra afschrijvingen plaatsvinden
Extra afschrijven kan vanuit bedrijfseconomisch oogpunt gewenst zijn indien de waardedaling van het actief sneller verloopt dan de daling van de boekwaarde. Als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld dient de restantboekwaarde in één keer afgeschreven te worden.
Extra afschrijven om het resultaat te beïnvloeden (wegwerken rekeningoverschot) is niet toegestaan.
Het derde lid van artikel 64 bepaalt dat vaste activa met een beperkte levensduur worden afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwacht toekomstige levensduur.
Dit betekent dat extra afschrijven voor activa met een economisch nut uitsluitend is toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering.
Geen extra afschrijvingen verrichten, behoudens indien sprake is van een duurzame waardevermindering van het actief.
4. SAMENVATTING BELEIDSUITGANGSPUNTEN WAARDERINGS- EN AFSCHRIJVINGSBELEID
De in deze notitie genoemde beleidsuitgangspunten treden in werking met ingang van de begroting 2018. Hieronder volgt een samenvatting van de voorliggende beleidsuitgangspunten met een vermelding indien zij afwijken van de huidige uitgangspunten (uit de nota van 2010).
Het gemeentelijk waarderings- en afschrijvingsbeleid is gebaseerd op het besluit begroting en verantwoording, de richtlijnen van de commissie BBV, het gemeenschappelijk financieel toezichtkader “kwestie van evenwicht” van april 2014 en de richtlijnen van het Nivra en daarmee tevens op de algemeen aanvaarde bedrijfseconomische uitgangspunten.
Dit onderdeel is nieuw in de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid en is opgenomen omdat vaak niet duidelijk is op welke wijze uitleg moet worden gegeven aan vooraf niet voorziene situaties verband houdend met investeringen en daarvoor de raad beschikbaar gestelde middelen (kredieten). De nota “procedure afsluiting kredieten” wordt geacht te zijn ingetrokken door vaststelling van de nota waarderings- en afschrijvingsbeleid 2017. Ook is speciaal aandacht gegeven aan de grote projecten en het IUP.
3. Investeringen beneden € 10.000
Alle investeringen (m.u.v. kunstwerken met een cultuurhistorische waarde) worden geactiveerd.
Aanschaffingen met een gebruiksduur minder dan drie jaar of een aanschafwaarde lager dan € 10.000 worden niet als investering aangemerkt en dus niet geactiveerd, maar ineens als last in de exploitatie verantwoord. In de nota 2010 was geen gebruiksduur bepaald en was er de mogelijkheid om investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut niet te activeren maar direct ten laste van reserves te dekken.
Immateriële uitgaven worden geactiveerd volgens de bepalingen van het BBV. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden geactiveerd. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd en indien de kosten daaraan toegerekend worden afgeschreven conform de afschrijvingstermijn die voor het actief is bepaald. Voor alle overige immateriële activa wordt de afschrijvingstermijn gesteld op maximaal 5 jaar. Uitzondering hierop vormen de bijdragen in investeringen van derden. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.
Alle materiële vaste activa worden geactiveerd volgens de bepalingen van het BBV. In de bijlage is aangegeven welke investeringen het betreft. In de bijlage is eveneens aangegeven wat de wijzigingen zijn ten opzichte van de tabel behorend bij de nota 2010. Er is een aantal nieuwe investeringen opgenomen en een aantal investeringen is geclusterd. Voorheen was er de mogelijkheid om investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk nut niet te activeren maar in eenmaal ten laste van de reserves af te boeken.
Kapitaalverstrekkingen, alle vormen van verstrekte geldleningen, deelnemingen, overige uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer worden geactiveerd en afgeschreven conform de looptijd. Bijdragen in investeringen van derden die voorheen onder de financiële vaste activa werden gerangschikt, worden nu onder de materiële vaste activa verantwoord.
De activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingprijs. Gronden uitgegeven in erfpacht worden uitsluitend tegen de uitgifteprijs van eerste uitgifte gewaardeerd. Herwaardering van erfpachtgronden is niet toegestaan.
Activa worden volgens de bruto-methode gepresenteerd in balans en exploitatierekening. Hierop kan slechts een uitzondering worden gemaakt. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief, worden daarop in mindering gebracht.
Toepassing van de in de nota 2010 vermelde uitzondering voor investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk, is op grond van de herziene voorschriften niet meer mogelijk.
Er vindt voor het eerst afschrijving plaats in het jaar volgend op de ingebruikname of aanschaf van het actief. In de nota 2010 in het jaar volgend op de ingebruikname of aanschaf of nadat 50% van het krediet was aangewend.
De ten laste van de functionele post te brengen rente wordt volgens het in de begroting berekende percentage berekend over de boekwaarde van het actief per 1 januari van het boekjaar.
Op gronden wordt in beginsel niet afgeschreven. Op het moment dat de boekwaarde hoger is dan de marktwaarde, vindt afwaardering plaats, over het algemeen ten laste van de algemene reserve grondexploitatie.
Bij de afschrijving op investeringen wordt geen rekening gehouden met restwaarde. De verkoopopbrengst van een actief boven de boekwaarde wordt verantwoord als incidentele baat en is begrepen in het totale jaarresultaat volgens de gemeenterekening.
Het plegen van extra afschrijvingen is niet toegestaan, behoudens in die gevallen waar sprake is van een duurzame waardevermindering van het actief.
Bijlage II KOSTENTOEREKENING 2017 GEMEENTE WAALWIJK
Een gemeente levert een veelheid aan diensten, in het spraakgebruik producten genoemd. Om deze producten te kunnen beheersen moeten de kosten per product inzichtelijk worden gemaakt. Iedere gemeente dient verantwoording af te kunnen leggen over de kostprijzen van de gemeentelijke heffingen en de tarieven. Verder is een inzichtelijke en juiste kostentoerekening belangrijk voor het vergelijken (bench-marking) van gemeentelijke heffingen en tarieven. Het doel van de nota is het zo juist mogelijk verdelen van kosten naar de producten van de gemeente. Hierbij staan de apparaatskosten centraal. De apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die niet uitsluitend ten behoeve van de levering van één product gemaakt worden maar verbonden zijn aan het functioneren van de ambtelijke organisatie. Bij de kostenverdeling en toerekening dient iedere gemeente in Nederland te voldoen aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Het inzichtelijk maken van de kosten per product is het meest eenvoudig voor de kosten die specifiek voor één product gemaakt worden. Dergelijke kosten noemen we directe kosten en deze kunnen rechtstreeks aan een product worden toegerekend. Veel lastiger is het om de kosten toe te rekenen die niet uitsluitend voor de levering van één product gemaakt worden maar wel bijdragen aan de levering van dat product. Dergelijke kosten noemen we indirecte kosten en er zal een systematiek moeten worden opgezet voor de toerekening van dergelijke kosten aan de producten waarvoor ze gemaakt worden. Een aanzienlijk deel van de indirecte kosten wordt gevormd door de overheadkosten.
In de gemeente Waalwijk is de kostenplaatssystematiek vastgesteld voor de toerekening van indirecte kosten aan producten. In het vervolg van deze nota gaan wij hierop nader in. De nota is als volgt opgebouwd:
De laatste nota inzake de kostentoerekening in de gemeente Waalwijk dateert van november 2010. Op grond van de Financiële verordening 2017 (artikel 11) stelt de raad de beleidskaders vast met betrekking tot de wijze van kostentoerekening ten behoeve van het bepalen van de kostprijs van de levering van goederen, werken en diensten. Deze nota wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste éénmaal per raadsperiode geactualiseerd en aan de raad aangeboden.
In 2016 heeft er een reorganisatie van het ambtelijk apparaat plaatsgevonden. Verder heeft er een vernieuwing van de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) met betrekking tot het gewenste inzicht in overhead en kosten plaatsgevonden. Deze ontwikkelingen vroegen om een actualisatie van de nota kostentoerekening van de gemeente Waalwijk.
Reorganisatie ambtelijk apparaat gemeente Waalwijk
In 2016 zijn de afdelingen binnen het ambtelijk apparaat overgegaan naar teams. Deze overgang is gepaard gegaan met de nodige wijzigingen in de samenstellingen en tenaamstellingen van de voormalige afdelingen. De overgang heeft o.a. geleid tot een vermindering van het aantal leidinggevenden (vervallen van een managementlaag c.q. de functie van afdelingsmanager) en wijzigingen in de kostenplaatsen.
Wijzigingsbesluit vernieuwing BBV
In het Staatsblad nummer 101 is het besluit van 5 maart 2016 geplaatst, houdende wijziging Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in verband met de invoering van een aantal wijzigingen die bijdragen aan de interne sturing door de raad, alsmede aan een betere vergelijkbaarheid tussen gemeenten. Eén van de onderdelen van deze wijziging betreft een beter inzicht in de overhead.
Om de raad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven, wordt in artikel 8, eerste lid, onderdeel c van de BBV voorgeschreven dat in het programmaplan een apart overzicht moet worden opgenomen van de kosten van de overhead. In de programma’s moeten dan de kosten worden opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces.
Door de commissie BBV wordt de volgende definitie voor overhead gehanteerd.
Overhead = alle kosten die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Binnen de BBV worden voor de kostentoerekening de volgende uitgangspunten voorgeschreven.
3. UITGANGSPUNTEN KOSTENTOEREKENING
Ter bepaling van de wijze waarop Waalwijk haar kosten toerekent zijn betrokken:
Steeds voor ogen is gehouden dat de toerekening en het administratieve proces daarvoor tot een reëel beeld moet leiden en niet te ingewikkeld en goed uitvoerbaar moet zijn.
Er zijn vele mogelijkheden (methodes) om indirecte kosten aan producten toe te rekenen.
De meest exacte methode is om de kosten te verbijzonderen naar soort en vervolgens voor elke soort een verdeelsleutel te bepalen. Daar hoort dan ook bij dat, waar het ene ondersteunend team het andere ondersteunend team ondersteunt, er onderling kosten aan elkaar worden toegerekend. Zo ontstaat een omvangrijk administratief circus dat veel capaciteit van medewerkers en de teams ICT en Financiën vergt, met de nodige kansen op fouten en de vraag of het resultaat uiteindelijk betrouwbaarder is dan een wat eenvoudiger benadering.
De minst exacte methode is om uit de losse pols, zonder dat er welke methode ook aan ten grondslag ligt, door bijvoorbeeld een medewerker van de concernstaf te laten bepalen welke bedragen aan indirecte kosten op de producten zullen worden geraamd en verantwoord.
Ter bepaling van de verdeelsleutels is het wezenlijk te onderkennen dat heel veel indirecte kosten als overhead aangemerkt worden. Aangezien overhead niet aan producten mag worden toegerekend, maar afzonderlijk (buiten de programma’s) geraamd en verantwoord moet worden, kan het bepalen van een verdeelsleutel achterwege blijven. Kosten van huisvesting, automatisering, algemene personeels- en organisatiekosten, kosten van directie en alle ondersteunende teams vallen nagenoeg geheel onder de overhead. Verdeelsleutels hiervoor bepalen is dan ook niet nodig. De overhead bedraagt een bedrag van ruim € 13 miljoen.
Een wat complexer voorbeeld: huisvestingskosten.
Kosten van ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de gemeentelijke organisatie vallen onder de overhead. De kosten van het stadhuis dienen hieronder begrepen te worden. Het betreft een bedrag van circa € 1,5 miljoen per jaar. Huisvestingskosten die behoren tot een specifiek uitvoerende taak dienen op het product verantwoord te worden. Denk aan sporthal, zwembad en brandweerkazerne. De kosten van de gemeentewerf zijn kosten die specifiek voor een aantal producten worden gemaakt. Deze kosten worden in zijn geheel toegerekend aan het team buitendienst en vanuit het team toegerekend aan de producten waaraan de buitendienst werkt.
Om de directe en de beperkte (het meest valt onder overhead) indirecte kosten van teams aan producten toe te kunnen rekenen, is gekozen voor de methodiek van het toerekenen van kosten op basis van urenraming. Basis hiervoor vormt een capaciteitsplanning die elk team, dat direct aan producten of kapitaalwerken (grondexploitatie en kredieten) werkt, voor de begroting vervaardigt. In de capaciteitsplanning wordt per medewerker aangegeven het aantal uren dat hij/zij naar verwachting aan een bepaald product/kapitaalwerk besteedt. Op basis van deze planning worden de directe- en toe te rekenen indirecte kosten van het team aan de onderscheidene producten en kapitaalwerken toegerekend. Daadwerkelijk tijd geschreven gebeurt door medewerkers die aan projecten en subsidiabele activiteiten werken. Daarmee worden in de verantwoording (jaarrekening) de kosten vanuit de teams aan producten toegerekend op basis van urenramingen (conform begroting) en aan projecten op basis van werkelijk bestede uren.
Na deze inleiding volgen hier alle uitgangspunten op een rij:
Kosten waar mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden en projecten * .
4. DE KOSTENTOEREKENINGSYSTEMATIEK
Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening, alsook bij berekenen van kostprijzen en tarieven, worden alle kosten zoveel mogelijk direct toegerekend aan de betreffende taakvelden en projecten.
In de begroting en de jaarrekening worden de kosten van de ondersteunende teams, automatisering, huisvesting, algemene organisatie- en personeelskosten inzichtelijk gemaakt c.q. verantwoord op het product “overhead”. Bij de direct productieve teams / medewerkers worden de kosten via de kostenplaatsmethode op basis van productieve uren doorbelast op de betreffende producten en projecten.
Doordat bij de berekeningen van de uurtarieven, de leges en de belastingtarieven wel uitgegaan moet worden van de integrale kostprijs (inclusief overhead), moeten deze extracomptabel geschieden.
Onderstaande tabel geeft aan hoe het uurtarief voor een medewerker wordt berekend:
Onderstaande tabel geeft aan hoe de kostendekkendheid van een heffing word berekend:
In de begroting, tariefs- en kostprijsberekeningen van de gemeente wordt het aantal productieve uren dat een full time medewerker (1 fte) geacht wordt te maken, jaarlijks geactualiseerd. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende uitgangspunten:
Onderstaande tabel geeft aan hoe de jaarlijkse norm voor het aantal productieve uren per fte wordt berekend:
Ten behoeve van de teamplanningen wordt het aantal productieve uren afgerond op hele uren.
De norm voor het aantal productieve uren per fte wordt eenmaal in de vier jaar (bestuursperiode) door het college vastgesteld in de nota van uitgangspunten t.b.v. het opstellen van de begroting en de nota grondexploitatie.