Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende regels omtrent recreatieterrein Kwintelooijen (Reglement Gebiedsraad recreatieterrein Kwintelooijen 2018)

Artikel 1 Definities

• a.

  Recreatieterrein Kwintelooijen: Het gebied, kadastraal bekend onder de nummers H 235, H 5179, H 6145, H 6146 en H 6147.

• b.

  Dienstverleningsovereenkomst (DVO), de vastgestelde uitvoeringsovereenkomst tussen de gemeenten Rhenen en Veenendaal waarin rechten en plichten over en weer zijn beschreven inzake beleid, beheer en uitvoering van het geheel dat te maken heeft met het recreatieterrein Kwintelooijen.

• c.

  College: het college van Burgemeester en Wethouders van Rhenen en/of Veenendaal;

• d.

  Portefeuillehouder: de bestuurder met de verantwoordelijkheid voor de portefeuille Recreatie en Toerisme;

• e.

  Medewerker: de (beleids-) medewerker die in dienst is van de gemeente Rhenen of Veenendaal en verantwoordelijk is voor het takenpakket Recreatie en Toerisme

• f.

  Belangenorganisatie: een organisatie te Rhenen of Veenendaal die mede de belangen van het recreatieterrein Kwintelooijen behartigt. Het kan hierbij gaan om natuurorganisaties, organisaties voor actieve en verblijfsrecreatie, aan- en omwonenden, landbouworganisaties, wildbeheer, landgoedeigenaren en overheden als adviseurs.

• g.

  Gebiedsraad: de raad, bestaande uit natuurlijke personen, zijnde vertegenwoordigers van organisaties of belanghebbenden die worden geacht de belangen van het gebruik en beheer van recreatieterrein Kwintelooijen te behartigen binnen de taken en bevoegdheden, zoals in dit reglement omschreven. Het gaat hierbij om organisaties zoals Wildbeheer, MACRO, Werkgroep Milieubeheer Rhenen, LTO, verblijfsrecreatie en belanghebbenden zoals landgoedeigenaren, omwonenden Oude Veensegrindweg, Cuneraweg en Rhenendael. De Gebiedsraad draagt bij aan het verduurzamen van het recreatieterrein en omgeving waar vanuit de verschillende thema’s zoals natuur, recreatie, educatie, sport en spel, economie en leefbaarheid, aandacht aan gegeven wordt en initiatieven ontwikkeld kunnen worden.

Artikel 2: Taak en samenstelling Gebiedsraad Kwintelooijen

• 1.

  De taak van de Gebiedsraad bestaat uit het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de colleges over beleid, beheer en uitvoering van het recreatieterrein Kwintelooijen. Deze advisering is van toepassing bij initiatieven van zowel publieke als private partijen. Deze geldt ook voor initiatieven waar het de omgeving aangaat, ruimtelijke impact heeft en invloed op het gebruik van het gebied en haar infrastructuur, gevolgen of relatie heeft voor of met het gebied

• 2.

  Tot de onder lid 1 genoemde onderwerpen behoren geen klachten, bezwaarschriften of andere zaken. Er kan niet worden geadviseerd inzake het personeels- en organisatiebeleid van de gemeente.

• 3.

  Er wordt door de Gebiedsraad jaarlijks een verslag gemaakt waarin de activiteiten van de Gebiedsraad worden beschreven. Het opstellen en aanbieden hiervan aan de colleges gebeurt binnen drie maanden na afloop van het betreffende jaar.

• 4.

  De Gebiedsraad bestaat uit negen (9) stemgerechtigde leden, een voorzitter en een secretaris.

• 5.

  Minimaal zeven (7) leden zijn vertegenwoordigers van organisaties die een bijdrage leveren aan het recreatieterrein en optreden als belangenvertegenwoordigers, zoals genoemd in artikel 1, lid G.

• 6.

  De individuele leden van de Gebiedsraad Kwintelooijen vormen zoveel mogelijk een representatieve vertegenwoordiging van de gebruikers, beheerders en belanghebbenden van het recreatieterrein Kwintelooijen.

Artikel 3: Benoeming en zittingsduur leden Gebiedsraad

• 1.

  Het college van Rhenen benoemt en ontslaat de leden, vervangers van de leden en de voorzitter.

• 2.

  De benoeming van de leden vindt plaats op voordracht van de Gebiedsraad. Het college is niet gebonden aan de voordracht. De leden van de belangenorganisaties worden door die organisaties als kandidaat aangemeld.

• 3.

  De voorzitter is onafhankelijk en wordt via een sollicitatieprocedure voorgedragen.

• 4.

  De Gebiedsraad kiest een secretaris uit haar midden. De zittingsduur van de voorzitter, de leden en de secretaris is, behoudens tussentijds aftreden, vier jaar.

• 5.

  De leden treden af volgens het rooster van aftreden of zoveel eerder, maar blijven in functie totdat de nieuwe leden zijn benoemd; de voorzitter, de leden van de belangenverenigingen en de individuele leden zijn direct herbenoembaar.

Artikel 4: Werving en selectie individuele leden Gebiedsraad

• 1.

  Natuurlijke personen, uit de kring van belangenverenigingen en omwonenden, die worden geacht de belangen van het gebruik en beheer van recreatieterrein Kwintelooijen te behartigen binnen de taken en bevoegdheden zoals in dit reglement omschreven, kunnen op individuele titel of namens een relevante organisatie lid worden.

• 2.

  Aftredende leden kunnen zich direct herbenoembaar stellen met een maximum zittingstermijn van acht (8) jaren aaneensluitend. Verlening vindt plaats na voordracht door de Gebiedsraad.

• 3.

  Na afloop van de reguliere zittingsperiode of als er geen geschikte reserve kandidaten voor een vacature beschikbaar zijn, worden inwoners of vertegenwoordigers van relevante organisaties in de gelegenheid gesteld hun belangstelling kenbaar te maken voor de functie van lid van de Gebiedsraad.

• 4.

  De benoeming ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen vindt bij voorkeur plaats binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature. Artikel 3, lid 2 is hierbij van toepassing.

• 5.

  De voorzitter en tenminste één lid van de Gebiedsraad voeren een kennismakingsgesprek met belangstellenden.

• 6.

  Bij disfunctioneren van een lid kan de Gebiedsraad bij meerderheidsbesluit en met redenen omkleed het college voorstellen het betreffende lid te ontslaan.

• 7.

  Lidmaatschap eindigt binnen drie (3) maanden nadat betrokkene niet meer voldoet aan de voorwaarden onder lid 1.

Artikel 5: Budget en vergoeding

• 1.

  Ten behoeve van de Gebiedsraad wordt jaarlijks een budget beschikbaar gesteld door de gemeenten Rhenen en Veenendaal.

• 2.

  Ten laste hiervan komen vergoedingen en kosten die onder andere verband houden met het functioneren van de Gebiedsraad (bijeenkomsten zaalhuur, e.d.) maar ook deskundigheidsbevordering (excursie, consultatie expert)

• 3.

  Deelname van de leden aan de Gebiedsraad is onbezoldigd.

• 4.

  Jaarlijks, uiterlijk binnen drie maanden na het betreffende begrotingsjaar, vindt een schriftelijke verantwoording plaats van de gemaakte kosten aan het college van Rhenen. Deze maakt onderdeel uit van het jaarverslag.

Artikel 6: Taken voorzitter en secretaris

• 1.

  Tot de taken van de voorzitter behoren:

  • -

    het vaststellen van de agenda;

  • -

    het bepalen van dag en uur van de vergadering:

  • -

    het faciliteren van de dialoog;

  • -

    het handhaven van de orde;

  • -

    het schorsen van de vergadering;

  • -

    het peilen van meningen en het mededelen van de uitslagen van stemmingen;

  • -

    het bewaken van het beschikbaar gestelde budget;

  • -

    het vertegenwoordigen van de Gebiedsraad naar buiten.

• 2.

  Tot de taken van de secretaris behoren:

  • -

    het medeopstellen van de agenda;

  • -

    het tijdig verzenden van de agenda met bijbehorende stukken;

  • -

    het bijwonen van alle vergaderingen en het zorgdragen voor een verslag en een besluitenlijst;

Artikel 7: Vergaderingen en vergaderorde

• 1.

  De Gebiedsraad vergadert minimaal ieder kwartaal of vaker indien noodzakelijk, met uitzondering van de vakantieperiode. Minimaal één keer per jaar vindt een vergadering plaats waarbij de portefeuillehouder van Rhenen en/of Veenendaal aanwezig is.

• 2.

  De vergaderingen zijn als regel openbaar, maar de Gebiedsraad kan besluiten een besloten of huishoudelijke vergadering te houden.

• 3.

  De agenda wordt zo mogelijk een week voor de vergadering aan de leden toegezonden.

• 4.

  Iedere organisatie of belanghebbende kan één (1) extra vertegenwoordiger uitnodigen voor een vergadering. Deze heeft geen stemrecht.

• 5.

  Iedere organisatie of belanghebbende kan, in geval van afwezigheid van het vaste lid, een vervanger aanwijzen.

• 6.

  In geval van afwezigheid van de voorzitter kiest de Gebiedsraad uit haar midden tijdelijk een vervanger.

• 7.

  Ieder lid heeft het recht schriftelijk voorstellen aan de Gebiedsraad te doen. Deze voorstellen dienen bij de secretaris te worden ingediend.

• 8.

  Ieder lid heeft het recht agendapunten in te leveren bij de secretaris.

• 9.

  Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen.

• 10.

  Toehoorders bij een vergadering kunnen de voorzitter bij aanvang van de vergadering om spreektijd verzoeken. De voorzitter bepaalt of hieraan gevolg wordt gegeven.

• 11.

  De Gebiedsraad kan één of meer (externe) deskundigen uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting of advies, voor zover het budget dat toelaat.

• 12.

  Het verslag van de vergadering en de besluitenlijst worden ter vaststelling aan de Gebiedsraad aangeboden in de eerstvolgende vergadering.

• 13.

  De Gebiedsraad mag niet beraadslagen of besluiten indien niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 14.

  Alle adviezen worden bij meerderheid van stemmen uitgebracht.

Artikel 8: Advisering

• 1.

  De colleges vragen de Gebiedsraad om advies over onderwerpen die te maken hebben met het gebied Kwintelooijen.

  • a.

    Dit betreft in ieder geval voorgenomen beleidskaders, verordeningen, beheer en gebruik van het gebied Kwintelooijen.

  • b.

    Dit betreft het voorgenomen beheer- en uitvoeringsbeleid, zoals verwoord in beleidsnota’s van de colleges.

• 2.

  Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van invloed kan zijn op het te nemen besluit door het college.

• 3.

  Uitgangspunt is dat de Gebiedsraad tenminste twee weken de tijd heeft om een advies op te stellen. Zoveel mogelijk houdt de gemeente daarbij rekening met de vergaderingen van de Gebiedsraad, zodat toelichting kan worden gegeven op het voorgenomen besluit. De Gebiedsraad geeft in ieder geval binnen zes weken een reactie op een gevraagd advies van de gemeente.

• 4.

  De adviezen van de Gebiedsraad worden schriftelijk uitgebracht aan het college van Rhenen.

• 5.

  Het college neemt binnen zes weken een beslissing op een gevraagd of ongevraagd advies van de Gebiedsraad en stelt de Gebiedsraad daarvan schriftelijk in kennis. Indien afgeweken wordt van een advies zal dit worden gemotiveerd.

• 6.

  In het geval het advies van de Gebiedsraad een raadvoorstel betreft wordt door het college het advies van de Gebiedsraad bij het raadsvoorstel gevoegd en vermeld hoe het college het advies van de Gebiedsraad heeft betrokken bij de totstandkoming van het raadsvoorstel.

Artikel 9: Ondersteuning

• 1.

  Het college van Rhenen draagt er zorg voor dat er tijdelijk een ambtelijk contactpersoon is voor de Gebiedsraad.

• 2.

  Het college voorziet de Gebiedsraad van informatie opdat de Gebiedsraad naar behoren kan functioneren. Het betreft informatie die noodzakelijk is om beleid en uitvoering te kunnen begrijpen en om ontwikkelingen en wijzigingen te kunnen volgen.

• 3.

  Medewerker(s) van de gemeente Rhenen en/of Veenendaal kan/kunnen in voorkomende gevallen een gedeelte van de vergaderingen bijwonen.

• 4.

  Als daar behoefte aan is, kunnen ambtenaren toelichting geven op collegevoorstellen en/of andere vragen die passen binnen de reikwijdte van het takenpakket van de Gebiedsraad.

Artikel 10: Gemeentelijke samenwerking

• 1.

  De gemeenten Rhenen en Veenendaal werken samen op basis van een dienstverleningsovereenkomst. De dienstverleningsovereenkomst omvat de beleidsvoorbereiding en uitvoering en beheer van taken die gericht zijn op de instandhouding en openstelling van recreatieterrein Kwintelooijen. De gemeente Rhenen is verantwoordelijk voor (algemene) beleidsvoorbereiding, beheer en uitvoering.

• 2.

  De vaststelling van beleid en verordeningen behoort niet tot de reikwijdte van de dienstverleningsovereenkomst. Deze bevoegdheden zijn en blijven voorbehouden aan het college c.q. de gemeenteraad van elk van de deelnemende gemeenten.

• 3.

  De beleidsadviezen van de Gebiedsraad zullen door de gemeente Rhenen worden doorgeleid naar het college van Veenendaal. Besluitvorming over beleid en financiën vindt op lokaal niveau plaats. Besluitvorming over beheer en de uitvoering ligt bij de gemeente Rhenen.

• 4.

  De gemeenten Rhenen en Veenendaal kunnen besluiten om relevante beleidsstukken aan te bieden aan andere adviesorganen dan de Gebiedsraad.

Artikel 11: Nadere regels

De colleges van Rhenen of Veenendaal kunnen ter uitvoering van dit reglement nadere regels stellen. Over zaken waarin dit reglement niet voorziet beslissen de colleges.

Artikel 12: Wijziging of intrekking reglement

Wijziging of intrekking van dit reglement vindt niet plaats zonder dat de Gebiedsraad hierover is gehoord.

Artikel 13 Slotbepalingen

Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Gebiedsraad recreatieterrein Kwintelooijen 2018’.