CVDR60538_1Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk 2008nlregelingGrave2018-05-22GraveGraafsche Courant, 31 december 2008Nota Inkoopbeleid vijf gemeente Land van Cuijk 2008Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2008-09-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-01-012014-01-01Het betreft nieuw beleidGeen.Geen.Het betreft een nieuw beleid.Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk 2008Nota InkoopbeleidINHOUDSOPGAVE:DEEL 1 NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK
2008 61. INLEIDING 61.1 Definities 62. VISIE OP INKOOP 63.
WETTELIJK KADER 64. BELEID 74.1 Gemeentelijk inkoopbeleid 74.2 Bepaling
inkoopbeleid 74.3 Integriteit 74.4 Transparantie 74.5 Objectiviteit 74.6
Non-discriminatie 74.7 Maatschappelijk en duurzaam verantwoord inkopen 74.8
Regionale economie 74.9 Inkoopsamenwerking 74.10 Doelmatigheid 74.11
Leveranciersmanagement 74.12 Contractmanagement 84.13 Kwaliteitsmanagement
84.14 NMa en Wet BIBOB 85. INKOOP, PROCES EN ORGANISATIE 86. INKOOPVORMEN EN
DREMPELBEDRAGEN 87. INKOOPACTIEPLAN 98. AFWIJKING VAN BELEID 9DEEL 2
REGELING INKOOP LAND VAN CUIJK 2008 101. INLEIDING 101.2
Definities 112. VISIE OP INKOOP 123. WETTELIJK KADER 123.1 Europese
regelgeving 123.2 Nationale regelgeving 134. BELEID 134.1 Gemeentelijk
inkoopbeleid 134.2 Bepaling inkoopbeleid 134.3 Integriteit 134.4
Transparantie 144.5 Objectiviteit 144.6 Non-discriminatie 144.7
Maatschappelijk en Duurzaam verantwoord inkopen 154.8 Regionale economie
164.9 Inkoopsamenwerking 164.10 Doelmatigheid 174.11 Leveranciersmanagement
174.12 Contractmanagement 174.13 Kwaliteitsmanagement 184.14 NMa en Wet
BIBOB 185. INKOOP, PROCES EN ORGANISATIE 195.1 Inkoopproces 195.2 Procedures
195.3 Organisatie inkoopfunctie 206. INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGEN 237.
INKOOPACTIEPLAN 268. AFWIJKING VAN BELEID 27DEEL 3 IMPLEMENTATIE 29DEEL
4 TOELICHTING 30AD VOORWOORD 30AD 1.2 DEFINITIES 30AD 4.3
INTEGRITEIT 32AD 4.4 TRANSPARANTIE 32AD 4.6 NON - DISCRIMINATIE 32AD 4.7
MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN 32AD 5.3 ORGANISATIE INKOOPFUNCTIE 33AD
6 INKOOPVORMEN 35DEEL 5 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 2008
37DEEL 6 INKOOPSAMENWERKING 41VOORWOORDEnkele jaren geleden is de
Samenwerking Land van Cuijk (SLvC) van start gegaan en zijn er tal van
initiatieven genomen om tot samenwerking te komen. Het doel van deze
samenwerking is:“Aan de burgers uit het Land van Cuijk hoogwaardige
kwaliteit van diensten en producten leveren tegen zo laag mogelijke kosten
door de inzet en bundeling van de aanwezige expertise in de vijf
gemeentelijke organisaties.”Eén van de trajecten die is opgestart betreft de
samenwerking op het gebied van inkoop. In het najaar van 2007 is een
projectgroep gevormd. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de vijf
gemeenten in het Land van Cuijk (Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert
en Sint Anthonis). De projectgroep heeft zich ten doel gesteld om inkoop in
het Land van Cuijk verder te professionaliseren door een stevig beleid en
verbetering van de uitvoering.Door een gezamenlijk inkoopbeleid zijn veel
voordelen te realiseren. Enerzijds is het mogelijk om te komen tot een
betere stroomlijning van de inkoopprocessen, anderzijds kunnen er
daadwerkelijk kostenbesparingen gerealiseerd worden. Het één heeft met het
ander te maken.Voor de uitvoering van werken, inkoop van goederen en het
laten verrichten van diensten sluit de gemeente contracten af met
leveranciers. De gemeente besteedt jaarlijks een groot deel van haar
begroting hieraan. Daarin ligt al de behoefte aan een beleid waarin richting
gegeven wordt aan de wijze waarop deze gemeente invulling geeft aan haar
inkoop en aanbestedingen. Enerzijds in verband met kostenbeheersing en
publieke verantwoording van de uitgifte van gelden en anderzijds vanwege een
toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van
inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring.
Immers, als overheidsinstelling is de gemeente gehouden aan het EG-verdrag
waarbij het toepassen van objectieve, transparante inkoop- en
aanbestedingsprocessen voor alle lidstaten geldt. Onze verantwoordelijkheid
inzake handhaving van wet- en regelgeving op het terrein van inkoop en
aanbestedingen kan niet meer zonder een vastgesteld beleid. Dit alles
vereist een efficiënt en zorgvuldig aanbestedingsbeleid met heldere,
toetsbare procedures.Op basis van de argumenten die hierboven zijn genoemd,
is besloten het beleid en de uitvoering in het Land van Cuijk op één lijn te
brengen. De start hiervoor is één nota inkoopbeleid voor de vijf gemeenten
in het Land van Cuijk. Het doel van deze nota is een algemeen kader te
scheppen voor de inkopen in het Land van Cuijk. Dit kader dient op vele
gebieden nader uitgewerkt te worden. Wij streven ernaar om ook deze
uitwerkingen gezamenlijk op te pakken.Het inkoopproces dient op een
rechtmatige, doelmatige en integere wijze te worden uitgevoerd en risico’s
dienen zoveel mogelijk te worden vermeden. Zonder het inkopen van goederen,
diensten en werken is het voor veel afdelingen binnen de gemeentelijke
organisatie moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren.
Daarom is het belangrijk dat het beleid ten aanzien van inkoop actueel en
passend is binnen het gemeentebeleid, zodat het gedragen kan worden door de
hele organisatie. Van belang is dat een nieuw beleid uiteindelijk door alle
lagen binnen de gemeente gedragen (en uitgedragen) wordt.Bij de vaststelling
van dit beleid als resultaat van de samenwerking zal een uitvoerige
handleiding beschikbaar komen, welke een uitwerking vormt van het beleid
voor werken, leveringen en diensten.De nota inkoopbeleid bestaat uit vier
delen en een bijlage van twee delen. Voor de volledigheid wordt deze aan
alle raden en colleges aangeboden. De vaststelling gebeurt echter door
verschillende bestuursorganen. Dit heeft te maken met de mate waarin een
bestuursorgaan kaderstellende dan wel uitvoerende taken heeft.De inhoud van
de nota inkoopbeleid – vijf gemeenten Land van Cuijk 2008 is als volgt:
Deel 1: NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is bestemd
voor de raad. De raad wordt expliciet voorgesteld om deel 1 vast te
stellen. Het gaat hier om de kaders van het inkoopbeleid in de vijf
gemeenten in het Land van Cuijk.
Deel 2: REGELING INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is samen
met deel 3, deel 4 en deel 5 bestemd voor het college van
Burgemeester en Wethouders. Het college wordt expliciet voorgesteld
om deze vier delen vast te stellen. De kaders die door de raad zijn
vastgesteld, worden in deel 2 verder uitgewerkt en zonodig
toegelicht.
Deel 3: IMPLEMENTATIEIn deel 3 wordt aangegeven welke activiteiten
verricht moeten worden om het inkoopbeleid in het Land van Cuijk tot
uitvoering te brengen. Dat wil niet zeggen, dat alle genoemde
activiteiten op korte termijn ingevoerd worden. Het geeft wel aan
waar we met betrekking tot de uitvoering van het inkoopbeleid naar
toe willen.
Deel 4: TOELICHTINGHier wordt een toelichting gegeven op de
hierboven genoemde delen en dit deel vormt nadrukkelijk geen
onderdeel van de nota. Veelal betreft het een nadere theoretische
uitleg over diverse aspecten van de inkoop. Belangrijke onderdelen
zijn bijvoorbeeld een nadere toelichting op de wettelijke kaders en
de verschillende inkoopvormen.
Deel 5: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 2008De algemene
inkoopvoorwaarden zijn een onmisbaar deel van de regeling
inkoopbeleid. De inkoopvoorwaarden moeten van toepassing zijn op
alle af te sluiten contracten en regelen hoe contractpartijen met
elkaar omgaan. Afwijkingen op de algemene voorwaarden zijn alleen
geldig voor zover zij uitdrukkelijk door de partijen zijn aanvaard
en gelden slechts voor de opdracht waarop de overeenkomst betrekking
heeft.
Deel 6: INKOOPSAMENWERKINGHier worden de algemene uitgangspunten
welke bij samenwerking op het gebied van inkoop belangrijk zijn,
beschreven en toegelicht.
1NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 20081INLEIDINGHet inkoopbeleid van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk geeft
een raamwerk waarbinnen iedereen die is betrokken bij de
inkoopfunctie geacht wordt te opereren. Het vormt de leidraad voor
de gehele organisatie en zal ertoe bijdragen, dat de 'spelregels'
uniform worden toegepast. Hiermee wordt het fundament gelegd voor
een verdere professionalisering en maatschappelijk verantwoorde
houding van de inkoopfunctie.De doelstelling van het inkoopbeleid is
om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding, waarbij
het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders
objectief. De gemeente wil een integere en betrouwbare opdrachtgever
zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en
gelijke kansen biedt. De inkoopprocessen leveren een belangrijke
bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet
leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële
beheersing. Verder is het belangrijk te voldoen aan de relevante
regelgeving op zowel nationaal als europees niveau met betrekking
tot overheidsinkopen (rechtmatigheid).1.1DefinitiesInkoop is gedefinieerd als‘’Het van externe bronnen betrekken van
alle goederen en diensten die nodig zijn voor de
bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering,
tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’’. (Bron:
NEVI).Aanbesteding is gedefinieerd als“Het vragen van een bindende
prijsopgave voor de uitvoering van een werk, dienst of de levering
van een product”.Aangezien aanbesteding een vorm is van inkoop,
wordt hierna onder inkoop ook aanbesteding verstaan.2VISIE OP INKOOPProfessionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en is gebaseerd
op:Rechtmatigheid en doelmatigheid
de wettelijke beginselen;
vastgestelde regelgeving;
een inkooporganisatie volgens het gecoördineerde
inkoopmodel;
een integraal te doorlopen inkoopproces;
uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de laatste
stand van het inkoopvak.
3WETTELIJK KADERDoor de gemeente wordt de van toepassing zijnde Europese en
internationale wet - en regelgeving nageleefd.4BELEID4.1Gemeentelijk inkoopbeleidHet inkoopbeleid omvat alle activiteiten om de gewenste leveringen,
diensten en werken op een rechtmatige en doelmatige wijze te
verwerven.4.2Bepaling inkoopbeleidDe regelgeving voor de inkoop van werken, diensten en leveringen is
gebaseerd op de Europese wet - en regelgeving, aangevuld met de
Nederlandse wet - en regelgeving, alsmede de specifiek door de
gemeente zelf vastgelegde regelgeving.4.3IntegriteitDe gemeente verwacht vanuit haar ethisch beleid integer handelen van
haar medewerkers, volgens de gedragcodes bestuurlijke en ambtelijke
integriteit. Daarnaast wordt puur voor de inkoopfunctie de
beroepscode voor inkopers gehanteerd, zoals geformuleerd door de
NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement).4.4TransparantieIedere uitgave moet transparant tot stand zijn gekomen en achteraf
aantoonbaar zijn.4.5ObjectiviteitIedere leverancierskeuze moet op objectieve (meetbare) gronden
plaats vinden en vastgelegd worden.4.6Non-discriminatieVan iedere uitgave kan transparant en objectief aannemelijk gemaakt
worden dat iedere aanbieder gelijke kansen heeft gekregen.4.7Maatschappelijk en duurzaam verantwoord inkopenDe gemeente streeft ernaar maatschappelijk en duurzaam verantwoord
inkopen te integreren in al haar inkoophandelingen. De gemeente zal
dit nader in de organisatie gaan uitwerken.4.8Regionale economieDe gemeente acht het van belang dat het regionale bedrijfsleven
voldoende kansen wordt geboden om naar gemeentelijke opdrachten mee
te dingen (“kansen zonder voorrang”).4.9InkoopsamenwerkingDe gemeente onderzoekt de mogelijkheden om zo mogelijk gezamenlijke
inkoopprojecten te realiseren met omliggende gemeenten. Doel van de
inkoopsamenwerking is het realiseren van grotere besparingen en
efficiëntie, zonder geweld te doen aan de gewenste kwaliteit.4.10DoelmatigheidDoelmatigheid en slagvaardigheid worden nagestreefd.4.11LeveranciersmanagementDe gemeente heeft het doel om leveranciersmanagement toe te passen.
Als voorbereiding hierop zal begonnen worden met dossiervorming
(documentatie en archivering), voor het beschikbaar houden van de
diverse bevindingen, naast alle andere - al bestaande - relevante
informatie.4.12ContractmanagementContracten voortkomend uit inkoopactiviteiten dienen systematisch
geregistreerd, gecheckt, beoordeeld en geëvalueerd te worden,
teneinde het nakomen van verplichtingen te controleren.4.13KwaliteitsmanagementAls basis voor continue verbetering is het doel ook de kwaliteit van
inkoop te meten.4.14NMa en Wet BIBOBVan leveranciers en potentiële leveranciers wordt verwacht dat zij
integer handelen. Evenzeer wordt dat ook van de eigen medewerkers
verwacht.5INKOOP, PROCES EN ORGANISATIEDe gemeente werkt volgens het gecoördineerde inkoopmodel.
Functiescheiding zal financieel - economisch strikt gehanteerd
worden om belangen - verstrengeling tegen te gaan, transparant
handelen en de gelijke behandeling van (potentiële) leveranciers te
waarborgen.6INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGENDe drempelbedragen voor inkoop en aanbestedingen zijn per inkoopvorm
voor Leveringen, Diensten en Werken door de gemeente vastgesteld. De
drempelbedragen zijn bepaald als een afgeleide van de Europese
Drempelbedragen. Op het moment dat de drempelbedragen in Europese of
Nationale wet- en regelgeving worden herzien, zullen deze in
onderstaande tabel worden aangepast. De hieronder aangegeven
drempelbedragen kunnen derhalve nooit in strijd met de heersende
wet- en regelgeving zijn.Drempelbedragen beleid gemeenten Land van
Cuijk
De (geel) gearceerde regel is door de gemeente als verplichting
vastgesteld op basis van de Europese wetgeving. De bedragen zijn
weliswaar iets lager dan de feitelijke drempelbedragen, maar de
jurisprudentie geeft aan, dat dit verstandig is.Indien in Europese
en/of Nationale wet- en regelgeving voor een bepaalde levering,
dienst of werk een ander aanbestedingsregime of een bijzondere
mogelijkheid van inkopen wordt geboden geeft dit beleid de
mogelijkheid hiertoe over te gaan.Inkoopportfolio van
KraljicBij het vaststellen van de meest geëigende
aanbestedingsstrategie kan gebruik gemaakt worden van de
inkoopportfolio van Kraljic. Dit instrument is in deel 2 Regeling
Inkoopbeleid bij dit punt toegevoegd.Bij toepassing van dit
instrument worden de marktpositie en de mogelijkheden van een
betreffende aankoop inzichtelijk gemaakt voor verbetering van het
inkoopresultaat. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar
mogelijkheden om geld te besparen en mogelijkheden om tijd te
besparen.In de Kraljic-matrix worden vier soorten aankopen
onderscheiden:
Hefboom aankopen
Routine aankopen
Strategische aankopen
Knelpunt aankopen
Uit de inkoopportfolio vloeit voort dat indien duidelijk
beargumenteerd is dat de aankoop een strategische aankoop of een
knelpunt aankoop betreft, volstaan kan worden met het opvragen van
één offerte.7INKOOPACTIEPLANPeriodiek wordt bij het vaststellen van de begroting een
Inkoopactieplan opgesteld om voor het komende jaar
(inkoop)beleidsontwikkelingen als concrete plannen van aanpak te
formuleren en concrete inkoopactiviteiten in te plannen.8AFWIJKING VAN BELEIDAfwijking van het inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen
mogelijk door vooraf gemotiveerd aan het college van Burgemeester en
Wethouders te adviseren. Een dergelijk advies dient voorzien te zijn
van het standpunt van de coördinatior inkoop/ concerninkoper. Het
college van B&W besluit in dergelijke gevallen of wel / niet van
het inkoopbeleid mag worden afgeweken. Bij het eerst mogelijke
moment zal het college van B&W melding doen bij de Commissie en
zonodig expliciet voorleggen aan de Raad, danwel rechtstreeks
voorleggen aan de Raad.Sociale aspectenVoor inwoners van
de gemeente/ regio die door belemmerende omstandigheden niet
(volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen
worden expliciete mogelijkheden opgenomen om er (mede) voor zorg te
dragen dat voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en
voldoende gevarieerd werk beschikbaar komt en blijft. Hierbij wordt
gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Europese regelgeving ter
zake biedt.2REGELING INKOOP LAND VAN CUIJK 2008Dit deel 2 is een uitwerking van deel 1: puntsgewijze toelichting waar
nodig, uitwerking per onderwerp en waar gewenst toevoeging van
ambitieniveaus.1INLEIDINGInkoop is, als ondersteunend proces, een belangrijk onderdeel van de
bedrijfsvoering binnen de gemeente. De gemeente besteedt jaarlijks
een groot deel van haar begroting aan het inkopen van goederen,
diensten en werken. Daarin ligt op zich al de noodzaak voor een
professionele inkoopfunctie voor de gemeentelijke organisatie waar
het gaat om kostenbeheersing en publieke verantwoording van
gelden.Het hebben van een actueel, integraal inkoopbeleid is
belangrijk, omdat:
alle inkoopactiviteiten vallen onder de
rechtmatigheidtoetsing en de accountant verplicht is om bij
afwijkingen de jaarrekening niet meer te ondertekenen qua
rechtmatigheid;
alle inkoopactiviteiten vallen onder het
doelmatigheidsbeginsel, dus efficiëntie is geboden om bijv.
begrotingstekorten te voorkomen;
de gemeente vervult een voorbeeldfunctie naar haar burgers
en bedrijven toe en wil dit uitdragen.
De gemeente is zich terdege bewust van de druk die hieruit
voortkomt.Dit vergt een concrete aanpak van inkoop waarbij het
inkoopproces op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze wordt
uitgevoerd en risico's zoveel mogelijk worden vermeden. De basis
wordt gevormd door dit inkoopbeleid, dat actueel en passend wil zijn
binnen de grenzen van het algemene gemeentebeleid, zodat het
gedragen kan worden door de hele organisatie. Dit inkoopbeleid
straalt ook ambitie uit; het geeft concreet aan waar de gemeente
naar toe wil. Dat is ook de reden om deze uitwerking van het
inkoopbeleid Regeling Inkoop te noemen. Het geeft in zijn
formulering van de beleidsbepaling alle ruimte, om planmatig via een
realistische tijdslijn toe te werken naar het gewenste
ambitieniveau.Het inkoopbeleid vormt als basisstuk de start van het
totaaltraject. Om inkoop binnen de algehele organisatie op een
professionele en eenduidige manier te laten verlopen dienen na
vaststelling van het beleidsplan de volgende stappen ondernomen te
worden:
Implementatie van inkoopbeleid en procedures. Iedereen die
met inkoop te maken heeft vertrouwd maken met beleid en
procedures en eventuele verdere regels. Iedereen dient er
mee te kunnen werken en volgt de richtlijnen zoals de
organisatie die heeft vastgesteld.
Inrichten van de inkoopfunctie. Iedereen bekend maken met de
rolverdeling en de specifieke taken van de
inkoopactiviteiten binnen de organisatie. Werken volgens de
nieuwe opzet.
Dit proces vergt tijd. De eerste actie kan in relatief korte tijd
worden uitgevoerd. Het inrichten van de inkoopfunctie zal een
langere doorlooptijd kennen.Verbod op splitsenIn geen
geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste
wijze worden geraamd om een bepaalde vorm van aanbesteden te
ontduiken.WaardebepalingDe waarde van een opdracht wordt als volgt
bepaald:Overeenkomsten met een vaste
looptijd:Totale geraamde waarde voor de gehele
looptijd van de overeenkomst inclusief de waarde van eventuele
opties.Overeenkomsten van onbepaalde tijd of waarvan de
looptijd niet kan worden bepaald:Er wordt uitgegaan
van een looptijd van vier jaar.Opdrachten die met een
zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om
gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd:Het
werkelijke totale bedrag van alle tijdens het voorafgaande boekjaar
of tijdens voorafgaande twaalf maanden gesloten soortgelijke
overeenkomsten.Specifiek voor werkenWanneer
het gaat om het laten uitvoeren van een bouw- dan wel
wegenbouwkundig werk, geldt als hoofdregel voor de waarderaming dat
u de geschatte waarde neemt van het totale project. Alle onderdelen
en werkzaamheden die tot het werk behoren of die aan het werk kunnen
worden toegerekend moeten bij elkaar worden
opgeteld.EvaluatieBeleid ten aanzien van inkoop is
geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces. Om het beleid
actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde, is het
noodzakelijk dit beleid elke vier jaar te evalueren. Op basis van de
uitkomst van de evaluatie wordt het beleid bijgesteld en indien
noodzakelijk opnieuw ter besluitvorming aangeboden.1.2DefinitiesInkoop is gedefinieerd als‘’Het van externe bronnen betrekken van
alle goederen en diensten die nodig zijn voor de
bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering,
tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’’. (Bron:
NEVI).Bovenstaande definitie wordt ook wel kernachtig samengevat
als: Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat.Aanbesteding
is gedefinieerd als“Het vragen van een bindende prijsopgave voor de
uitvoering van een werk, dienst of de levering van een product”.De
aanbesteder/inkoper vraagt met andere woorden offertes voor het
uitvoeren van een opdracht, op basis van de specificaties c.q. het
bestek zoals opgesteld door de (interne) opdrachtgever.Aangezien
aanbesteding een vorm is van inkoop, wordt hierna onder inkoop ook
aanbesteding verstaan.Leveringen zijn gedefinieerd als“De aankoop,
leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten.
Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden
met zich meebrengt vallen deze onder de levering. Het begrip
‘producten’ omvat alleen roerende zaken, zoals computers,
kantoormeubilair, kleding, auto’s etc.”Diensten zijn gedefinieerd
als“Alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet
beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken.
Gedacht kan worden aan: onderhouds- en reparatiediensten,
schoonmaakwerkzaamheden, architectuur, personenvervoer, accountancy,
verzekeringen etc.”Werken zijn gedefinieerd als“Het product van
bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel, dat ertoe
bestemd is als zodanig een economische of technische functie te
vervullen. Gedacht moet worden aan grote bouw- en infrastructurele
projecten als bruggen, wegen, gebouwen, etc., waarbij slechts het
geheel telt en splitsing niet is toegestaan.”2Visie op inkoopInkoop is van strategisch belang voor de bedrijfsvoering van de
gemeentelijke organisatie: zonder het inkopen van goederen
(leveringen), diensten en werken is het voor veel afdelingen
moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren.
Daarom wil het college van Burgemeester en Wethouders zorg dragen
voor professioneel uitgevoerde gemeentelijke inkoopactiviteiten,
zodat de totale gemeentelijke organisatie inkooptechnisch optimaal
ondersteund wordt.Professionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en
is gebaseerd op:Rechtmatigheid en doelmatigheid
de wettelijke beginselen;
vastgestelde regelgeving;
een inkooporganisatie volgens het gecoördineerde
inkoopmodel;
een integraal te doorlopen inkoopproces;
uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de laatste
stand van het inkoopvak.
De gemeente vindt voldoen aan goede kwaliteit belangrijk. Dit komt
ook tot uitdrukking in haar visie op inkoop: de verwerving van
leveringen, diensten en werken vindt altijd plaats op basis van de
economisch meest voordelige keuze. Hierdoor wordt een goede balans
gerealiseerd tussen de prijs en de kwaliteit.3WETTELIJK KADERVoor inkoop door overheden bestaat Europese en nationale wet - en
regelgeving. Door de gemeente wordt de van toepassing zijnde
Europese en internationale wet - en regelgeving nageleefd.3.1Europese regelgevingDe Europese Richtlijn (2004/18/EG, zijnde wetgeving) bevat
voorschriften betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten voor
werken, leveringen en diensten. Wanneer de waarde van de te geven
opdracht een tweejaarlijks vast te stellen drempelbedrag te boven
gaat, dient er altijd aanbesteed te worden volgens het gestelde in
de Europese richtlijn.3.2Nationale regelgevingHet Nederlandse Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten
(BAO) voor werken, leveringen en diensten is de nationale wetgeving,
gebaseerd op de Europese richtlijn (2004/18/EG). Het BAO schrijft
tot in behoorlijk detail voor hoe overheidsopdrachten aanbesteed en
gegund dienen te worden. Begin 2009 zal naar verwachting de (nieuwe)
Aanbestedingswet van kracht worden, een raamwet waarbinnen ook het
BAO komt te vallen. In aanvulling op deze wet zullen diverse
Algemene Maatregelen van Bestuur van kracht worden. Ongetwijfeld zal
dit effect hebben op dit inkoopbeleid, waarin dan de wijzigingen
zullen worden verwerkt. Belangrijk gegeven, nu al geldig op basis
van jurisprudentie, maar zeker verwerkt in de nieuwe wetgeving is,
dat bij toepassing van het EG - verdrag er geen sprake meer hoeft te
zijn van een grensoverschrijdend aspect om toch volgens die (EG -
verdrag)regels te moeten werken, dan dus op nationaal niveau.De
gemeente hanteert bij de (niet-Europese) aanbesteding van werken het
actuele Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW), dit reglement
voldoet aan de nationale en Europese regelgeving. De gemeente
hanteert ook bij de (niet-Europese) aanbesteding van leveringen en
diensten waar mogelijk het actuele Aanbestedingsreglement Werken
2005 (ARW) aangepast aan leveringen en diensten waar dit nodig is.
Bij de uitvoering van werken, leveringen en diensten worden de
geldende Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente toegepast,
tenzij met de leverancier aangepaste inkoopvoorwaarden
overeengekomen worden.4Beleid4.1Gemeentelijk inkoopbeleidHet inkoopbeleid omvat alle activiteiten om de gewenste leveringen,
diensten en werken op een rechtmatige en doelmatige wijze te
verwerven. Het inkoopproces omvat de verwerving van zowel goederen
als diensten, waaronder het laten uitvoeren van werken.Het
inkoopbeleid vormt een integraal onderdeel van het totale
gemeentelijke beleid. Daarmee weerspiegelt het inkoopbeleid de
normen en waarden die de gemeente zich stelt.4.2Bepaling inkoopbeleidDe regelgeving voor de inkoop van werken, diensten en leveringen zal
gebaseerd zijn op de Europese wet - en regelgeving, aangevuld met de
Nederlandse, alsmede gangbare uniforme regelingen.De gemeente heeft
als overheidsorgaan een voorbeeldfunctie en dient zich als
betrouwbare partner te presenteren aan de burger. Ook op het gebied
van inkoop stelt dit extra eisen aan organisatie en medewerkers met
betrekking tot een aantal in de hierna volgende paragrafen
opgevoerde onderwerpen.4.3IntegriteitBij integer handelen gaat het primair om de belangen van de
organisatie en in het verlengde daarvan die van burgers en bedrijven
te waarborgen.De gemeente verwacht vanuit haar ethisch beleid
integer handelen van haar medewerkers, volgens de gedragcodes
bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Daarnaast wordt puur voor de
inkoopfunctie de beroepscode voor inkopers gehanteerd, zoals
geformuleerd door de NEVI (Nederlandse Vereniging voor
Inkoopmanagement).Hanteer de gedragscodes integriteit, zoals
omschreven in de integriteitsregelingen van de gemeente.4.4TransparantieHelder, duidelijk en achteraf aantoonbaar.Iedere uitgave moet
transparant tot stand zijn gekomen en achteraf aantoonbaar zijn.Een
goede documentatie en archivering is hierbij
onontbeerlijk.Onder transparantie wordt verstaan, dat
van iedere uitgegeven euro aantoonbaar gemaakt kan worden op
welke wijze dit heeft plaatsgevonden. Hierdoor zijn alle
uitgaven van de gemeente voor zowel de leveranciers als voor de
burgers en medewerkers duidelijk en helder
uitgevoerd.
Voor de leveranciers zodat zij optimaal en in
volledige concurrentie kunnen aanbieden;
Voor de medewerkers zodat duidelijk is bij wie wat
is aangevraagd of in opdracht is gegeven;
Voor de burgers om duidelijkheid te krijgen over
het uitgavenpatroon van de gemeente.
Het betekent een vastlegging van iedere inkoopopdracht om
achteraf de aantoonbaarheid te kunnen overleggen (bijvoorbeeld
bij juridische procedures). Een goed hulpmiddel hiervoor is het
toepassen van gestandaardiseerde inkooporders in combinatie met
een inkoopdossier.4.5ObjectiviteitMeetbaar, conform best practices en gebruiken in de markt.Iedere
leverancierskeuze moet op objectieve (meetbare) gronden plaatsvinden
en vastgelegd worden.Ook hierbij is een goede documentatie en
archivering onontbeerlijk.Om keuzes te kunnen maken uit de
diverse offertes zullen op objectieve wijze, meetbare
keuzecriteria opgesteld worden, vóórdat de offerteaanvraag naar
de leveranciers wordt verzonden. Hiermee wordt bereikt dat alle
leveranciers gelijke kansen krijgen en dat niet op subjectieve
gronden door de gemeente keuzes gemaakt worden.4.6Non-discriminatieNiemand wordt bevoordeeld of benadeeld.Van iedere uitgave kan
transparant en objectief aannemelijk gemaakt worden dat iedere
aanbieder gelijke kansen heeft gekregen.Andermaal is hierbij een
goede documentatie en archivering onontbeerlijk.Volgens dit
beginsel mag bij de toekenning van opdrachten niet
gediscrimineerd worden in welke zin dan ook, dus ook niet
regionaal. Dit kan in sommige gevallen conflicteren indien de
politiek de wens heeft om vooral regionaal te willen inkopen.
Dit beginsel is primair maar er zijn mogelijkheden om beide
uitgangspunten met elkaar te harmoniseren. Er zal dan
nauwlettend gekeken moeten worden naar de
selectiecriteria.4.7Maatschappelijk en Duurzaam verantwoord inkopenDe gemeente streeft ernaar maatschappelijk en duurzaam verantwoord
inkopen te integreren in al haar inkoophandelingen. De gemeente zal
dit nader in de organisatie gaan uitwerken.De hieruit voortvloeiende
standpunten en/of doelstellingen zullen op een nader te bepalen
tijdstip toegevoegd worden aan dit inkoopbeleid aan de hand van het
door de gemeente geformuleerde beleid op het gebied van
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit beleid betreft de gehele
organisatie, niet alleen inkoop. Uit dit beleid moet duidelijk
worden welke eisen de gemeente wil gaan stellen aan het soort
producten dat ze inkoopt, aan welke eisen leveranciers moeten
voldoen en op welke wijze dit aantoonbaar of meetbaar gemaakt kan
worden. Dit is een traject waar men weloverwogen keuzes moet maken
omdat de gestelde eisen verregaande gevolgen zullen hebben voor de
totale bedrijfsvoering.Wat houdt dit onderwerp zoal
in?Maatschappelijk verantwoord inkopen (mvi) wordt o.a. bereikt door
in te kopen bij leveranciers, die maatschappelijk verantwoord
ondernemen. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een actief
streven van bedrijven en organisaties om niet alleen maar winst te
maken en te blijven voortbestaan, maar hierbij een zo positief
mogelijke invloed op de maatschappij te hebben; zowel op de korte
als op de lange termijn. Vanuit de maatschappij (en bijgevolg ook
vanuit de rijksoverheid) bestaat een toenemende druk op
maatschappelijk verantwoord ondernemen. Klanten, werknemers,
milieuorganisaties, consumenten etc. hechten belang aan de
activiteiten van bedrijven/organisaties. Ze stellen vragen en soms
ook eisen.Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een proces
waarmee een bedrijf/organisatie verantwoordelijkheid neemt voor haar
handelen omtrent:
mensenrechten
arbeid
milieu
consumentenbescherming
gezondheid
bestrijding corruptie
Op grond van het voorgaande willen de gemeenten in het Land van
Cuijk streven naar inkopen bij leveranciers, die voldoen aan
maatschappelijk verantwoord ondernemen.MVO (mvi) is een
ideële keuze, ongeacht op welk overheidsniveau die keuze gemaakt
gaat worden. De rijksoverheid heeft voor haar eigen organisatie
stevige doelstellingen geformuleerd (100% duurzaam inkopen per
2010) en voor bijv. gemeentelijke overheden minder zware (zo’n
50% duurzaam inkopen per 2010). Dit geeft elke gemeente de
ruimte overeenkomstig de eigen ideële keuzes meer een
voortrekkersrol of meer een volgende rol te kiezen. Veelal zal
de lokale politiek hierin een rol spelen. Vanuit de
inkoopfunctie gezien houdt duurzaamheid en milieu nogal wat in.
Immers hoe weet je of een leverancier voldoet aan een aantal
paragrafen? Eigen onderzoek kost veel tijd en geld en dan nog is
het resultaat twijfelachtig. Een praktische benadering is om
processen en evt.
producten te definiëren, bijv.
bepaalde houtsoorten worden niet meer gekocht, etc. dit kan
opgenomen worden als een standaard duurzaamheidparagraaf bij
aanbestedingen of via een vragenlijst standaard bij de offerte
aanvragen. Vanuit inkoop gezien bevat de nieuwe, al eerder
genoemde, aanbestedingswet een milieuparagraaf, maar deze wet
hanteert ook proportionaliteit: alles in verhouding tot de
omvang van de inkoopactiviteiten. Dit behoort een werkbare
situatie op te leveren. Wanneer men als organisatie ervoor kiest
maatschappelijk verantwoord in te kopen en eventueel ook zelf
maatschappelijk verantwoord te gaan ondernemen dient men te
concretiseren wat dit inhoudt: welke standpunten neemt de
organisatie in, wat zijn de doelstellingen en wat wordt het
tijdpad op weg naar de gewenste mate van maatschappelijk
verantwoord inkopen c.q. ondernemen. Dit zijn strategische
keuzes die men als organisatie zal moeten maken en die o.a. hun
effect zullen hebben op dit inkoopbeleid. In het inkoopactieplan
kunnen de jaarlijkse doelstellingen opgenomen
worden.4.8Regionale economieDe gemeente acht het van belang dat het regionale bedrijfsleven
voldoende kansen wordt geboden om naar gemeentelijke opdrachten mee
te dingen (“kansen zonder voorrang”).De doelstelling van inkoop is
omschreven als de optimale aanwending van de (financiële) middelen
die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en
gemeentelijk beleid. Het professionaliseren van de inkoopfunctie is
met name in de aanbestedingsfase cruciaal voor het behalen van deze
doelstelling. Ook bij het uitnodigingen van kandidaten (met name bij
enkelvoudige uitnodigingen) dient het bereiken van deze
bedrijfseconomische doelstelling (het zoeken naar de beste
prijs/kwaliteitverhouding) leidend te zijn. Dit betekent dat de
gemeente bij het beoordelen van inschrijvingen of offertes geen
voorkeursbeleid hanteert ten aanzien van regionale ondernemingen.De
gemeente biedt met de vaststelling van dit inkoop- en
aanbestedingsbeleid bij de aanbestedingen iedere ondernemer,
regionaal of niet-regionaal, een gelijke kans om mee te dingen naar
een opdracht. Ten aanzien van het uitnodigingen van kandidaten
streeft de gemeente ernaar, bij meervoudige onderhandse
aanbestedingen ten minste één kandidaat uit het regionale
bedrijfsleven afkomstig te laten zijn, mits deze kandidaat voldoet
aan alle gestelde selectie- en kwaliteitseisen. Bij Europese en
openbare aanbestedingen heeft iedere partij de kans om in te
schrijven, al dan niet met voorgaande selectie, waardoor regionale
ondernemingen altijd de kans hebben om in te schrijven.4.9InkoopsamenwerkingDe gemeente onderzoekt de mogelijkheden om zo mogelijk, met behoud
van de eigen zelfstandigheid, gezamenlijke inkoopprojecten te
realiseren met omringende gemeenten. Doel van de inkoopsamenwerking
is het realiseren van grotere besparingen en efficiency, zonder
geweld te doen aan de gewenste kwaliteit.Samenwerking op het gebied
van inkoop, gaat om het bundelen van activiteiten en het delen van
kennis, hulpmiddelen en/of volume. Door gezamenlijk in te kopen en
aan te besteden met andere gemeenten, zijn (schaal)voordelen te
behalen die individueel niet of nauwelijks te bereiken zijn. Door
het bundelen van inkoopvolume, streeft men naar:
een sterkere onderhandelingspositie
kwaliteitsverbeteringen
voordelen op het gebied van administratieve
afhandelingen
professionaliteit; door kennis en ervaring te delen
efficiency door taakverdeling
tijdsbesparing
4.10DoelmatigheidNaast het voldoen aan de wettelijke eisen en de vastgestelde
regelgeving (rechtmatigheid) voor inkoop en aanbestedingen wordt
slagvaardigheid en doelmatigheid nagestreefd. Het streven is om met
zo weinig mogelijk middelen een zo groot mogelijk effect te
bereiken. Dit beginsel is, in dit inkoopbeleid, verwerkt in de
inrichting van het inkoopproces en de inkoopfunctie, de aanschaf van
ondersteunende systemen, alsmede de implementatie door middel van
opleiding en training.4.11LeveranciersmanagementLeveranciers en potentiële leveranciers dienen zich te blijven
kwalificeren als betrouwbaar toeleverancier van de gemeente, volgens
vooraf vast te leggen criteria.Met leveranciers zal op zodanig
objectieve wijze gecommuniceerd worden, dat zij, zowel in de
marktverkenningfase als tijdens het doen van leveringen of het
uitvoeren van diensten en werken, systematisch beoordeeld kunnen
worden.De gemeente heeft het doel om leveranciersmanagement toe te
passen. Als voorbereiding hierop zal begonnen worden met
dossiervorming (documentatie en archivering), voor het beschikbaar
houden van de diverse bevindingen, naast alle andere - al bestaande
- relevante informatie.De activiteiten dienen in verhouding te staan
tot de omvang en frequentie van de verleende opdrachten
(proportionaliteitsbeginsel).4.12ContractmanagementContracten voortkomend uit inkoopactiviteiten dienen systematisch
geregistreerd, gecheckt, beoordeeld en geëvalueerd te worden,
teneinde het nakomen van verplichtingen te controleren.De gemeente
dient lopende contracten pro-actief te volgen om tijdige
beëindiging, verlenging of aanpassing te realiseren.De
gemeente sluit een veelheid aan contracten af met diverse
partijen, veel contracten hebben betrekking op
inkoopactiviteiten. De contracten variëren van eenvoudige
orderbevestigingen tot complexe, juridisch vormgegeven
documenten. Inkoopcontracten dienen steeds beter juridisch
waterdicht gemaakt te worden: veel conflicten rondom dergelijke
contracten worden al juridisch uitgevochten. Een professioneel
inkoper beschikt over een (juridische) basiskennis over het
afsluiten van contracten en zal altijd specifieke juridische
expertise betrekken bij contractering waar dat nodig is.Wat
betreft contractmanagement is het, inkooptechnisch, van groot
belang de lopende contracten te kennen, te weten waar ze
opgeslagen zijn en ze te volgen, om tijdig de gewenste acties te
kunnen ondernemen wanneer contracten ten einde lopen. Hierdoor
wordt vermeden dat contracten “automatisch” (stilzwijgend)
verlengd worden als er geen reactie richting de leverancier
heeft plaatsgevonden.4.13KwaliteitsmanagementBinnen de organisatie is er systematisch aandacht voor mogelijkheden
tot verbetering van de kwaliteit en efficiency van de
bedrijfsvoering en de kwaliteit van de producten en diensten.Als
basis voor continue verbetering dient ook de kwaliteit van inkoop
gemeten te worden.Na het opzetten van de systematiek omvat
kwaliteitsmeting van inkoop niet alleen het uitvoeren van de
genoemde leveranciersbeoordeling, maar ook bestelgeoriënteerde,
commercieel, logistiek en/of strategisch georiënteerde
prestatiemetingen.De gemeente hecht grote waarde aan
kwaliteit in zijn algemeenheid. Voor inkoop betekent dit in
eerste instantie, dat terdege gelet wordt op de kwaliteit van te
verwerven producten, of het nu leveringen, diensten of werken
betreft; prijs is dus niet de enige factor om iets aan te
schaffen. Met kwaliteitsmanagement in deze paragraaf wordt
bedoeld de methodiek om de kwaliteit van het inkoopproces
systematisch te meten en op grond van die informatie tot
verbeteringen te komen. Als eenmaal het inkoopbeleid is
vastgesteld en de daarbij horende manier van werken is
geïmplementeerd, levert het integrale inkoopproces een veelheid
aan managementinformatie op, die kan dienen als basis voor
(feitelijk continue) verbetering.@4.14NMa en Wet BIBOBVan leveranciers en potentiële leveranciers wordt verwacht dat zij
integer handelen.Indien er reële vermoedens bestaan, dat de (veel)
te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan
de zijde van de inschrijvers, zoals vooroverleg en/of prijsafspraken
tussen inschrijvers, dient contact te worden opgenomen met de
Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma).In geval van twijfel
omtrent de integriteit van een (potentiële) leverancier of een van
de onderaannemers, dient afgewogen te worden of advies gevraagd zal
worden bij bureau BIBOB. Bij vermoedens van ‘criminele’ activiteiten
(fraude e.d.) zal altijd advies gevraagd worden aan bureau BIBOB.
Dit alles in het kader van de Wet BIBOB (Bevordering Integriteit
Beoordelingen door het Openbaar Bestuur), die beoogt te voorkomen,
dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet
BIBOB, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde ‘criminele’
activiteiten faciliteert.5INKOOP, PROCES EN ORGANISATIE5.1InkoopprocesHet gestructureerde inkoopproces voltrekt zich veelal - gefaseerd -
volgens dit schema:
Professionele inkoop houdt tevens pro - actieve inkoop in, hetgeen
impliceert, dat de nadruk wordt gelegd op de tactische inkoopfasen
van het inkoopproces. Zo wordt de hoogste graad van efficiency en
effectiviteit, waaronder besparingsmogelijkheden,
bereikt.Onder ‘inkoop’ verstaat menig medewerker
feitelijk ‘bestellen’. Dat daarvoor offertes of iets dergelijks
moeten worden aangevraagd, wordt gezien als een noodzakelijk
kwaad. Dat ‘noodzakelijke kwaad’ blijkt vaak de essentie van
inkopen: veel van wat er fout gaat rondom opdrachten van welke
aard dan ook, is terug te voeren tot onvolkomen specificaties,
slechte marktkennis, foutieve selectie, en/of onjuiste
contractering. Met andere woorden de aandacht die besteed wordt
aan tactische inkoop, staat in directe verhouding tot de
kwaliteit van de operationele inkoop, c.q. van de uitvoering van
de opdracht.5.2ProceduresHet inkoopproces is handzaam uitgewerkt in de gemeentelijke
inkoopprocedures, waarnaar diverse keren is verwezen. Daarom kunnen
die niet los gezien worden van het hierbij geformuleerde
inkoopbeleid. Aan het inkoopbeleid wordt immers vorm en inhoud
gegeven middels procedures, die vooral de uitwerking van het
inkoopproces beschrijven, vanaf de prille beginvraag óf er wel
ingekocht gaat worden. Bijvoorbeeld: besteden we het maken van
bestekken uit, of doen we het zelf. Tevens komen aan de orde:
Jaarlijks op te stellen inkoopactieplan;
Contractmanagement;
Leveranciersmanagement;
Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
Audits c.q. controle betreffende naleving van de afgesproken
werkwijze.
In samenhang vormen de op deze paragraaf gebaseerde documenten de
bloedbanen tussen de verschillende delen van de inkoopfunctie
tijdens het uitvoeren van het inkoopproces in zijn diverse
toepassingen. Daarmee wordt een gelijkvormige manier van werken
gecreëerd door de hele organisatie.5.3Organisatie inkoopfunctieDe gemeente werkt volgens het gecoördineerde
inkoopmodel.Gecoördineerde inkoop, aangestuurd door de
inkoopcoördinator c.q. de concerninkoper:
maakt optimaal gebruik van schaalvoordelen door het bundelen
van inkoopmacht;
creëert een sterke onderhandelingspositie;
biedt grote inkoopexpertise;
leidt tot kostenbeheersing.
De inkoopcoördinator c.q. de concerninkoper:
is verantwoordelijk voor het integrale inkoopproces.
coördineert inkooptaken van bepaalde vakspecialisten
(materiedeskundigen) binnen de diverse afdelingen van de
gemeente: de decentrale inkopers.
stelt bij omvangrijke en/of complexe inkoopprojecten als
voorzitter (tijdelijke) inkoopteams samen met een goede
balans in deskundigheid.
Het implementeren van dit inkoopbeleid betekent het in toenemende
mate registreren, documenteren, archiveren en volgen van de
inkoopactiviteiten. Vervolgens dient deze informatie beschikbaar te
komen voor beheersing, sturing en verbetering van het inkoopproces.
Een geautomatiseerd Inkoop Informatiesysteem voor de vereiste
efficiëntie en effectiviteit is noodzakelijk.De gecoördineerde
inkooporganisatie heeft gevolgen voor het doorgaans gehanteerde
functionele onderscheid in strategisch, tactisch en operationeel
inkopen:
Onder strategisch inkopen valt o.a. het doen van
beleidsmatige voorstellen, het bewaken van inkoopprocessen,
het ontwikkelen van leveranciersmanagement, het uitvoeren
van (vergelijkend) marktonderzoek, het maken van
analyses;
Bij tactisch inkopen gaat het om de activiteiten in het
inkoopproces tot en met het afsluiten van een overeenkomst
met een leverancier. Dus in feite het specificeren van de
inkoopbehoefte en het selecteren alsmede contracteren van
een opdrachtnemer;
Operationeel inkopen omvat de uitvoerende taken zoals
bestellen, bewaken, nazorg en de factuurverwerking.
De strategische activiteiten vinden centraal plaats door de
inkoopcoördinator/ concerninkoper, terwijl de operationele
activiteiten gedelegeerd, dus decentraal gebeuren. Bij tactische
activiteiten zal de inkoopcoördinator/ concerninkoper keuzes maken
op basis van afwegingen als vakinhoudelijke kennis, inkoopkennis en
beschikbare tijd.Inkoopteams bemoeien zich louter met de tactische
activiteiten; ook hier blijft de inkoopcoördinator/ concerninkoper
eindverantwoordelijke. Functiescheiding zal strikt gehanteerd worden
om belangenverstrengeling tegen te gaan, transparant handelen en
gelijke behandeling van (potentiële) leveranciers te
waarborgen.Controle c.q. auditing van het inkoopproces vindt plaats
onder verantwoordelijkheid van de controller.In de
toelichting (bijlage 1) worden de algemeen gehanteerde
inkoopmodellen behandeld, zie ook aldaar. De gemeente dient
evenwel haar eigen keuze te maken als het gaat om waar het
gecoördineerde inkoopmodel te positioneren t.o.v. de beide
andere modellen. De concrete vraag voor de gemeente is: wat gaat
centraal gebeuren en wat blijft decentraal bestaan. Dit levert
een vijftal opties op, hierna beschreven vanuit de rol van de
inkoopcoördinator, per optie aangevuld met de (+) voordelen en (
- ) nadelen.
de inkoopcoördinator als procesbewaker; er wordt
puur decentraal ingekocht.+ er wordt volgens de regels
(beleid, procedures) ingekocht: aan de rechtmatigheid
wordt voldaan, mits decentrale inkopers over voldoende
inkoopexpertise beschikken+ managementinformatie kan
verzameld worden ter verbetering van het proces-
versnipperde inkoop, zoals nu het geval is, blijft
bestaan- geen bundeling van inkopen t.b.v. inkoopvolume
voor besparingen- rol inkoopcoördinator voegt geen
inkoopexpertise toe- inkoopcoördinator kan alleen maar
signaleren: heeft geen directe invloed- (te veel)
decentrale inkopers moeten (blijvend) veel opgeleid en
getraind worden om inkoopexperts te
worden
de inkoopcoördinator als kennisdrager; er wordt
puur decentraal ingekocht.+ voordelen als bij A.+
inkoopcoördinator is beschikbaar als kenniscentrum en
helpdesk: decentrale inkopers behoeven minder intensieve
opleiding en training- versnipperde inkoop blijft
bestaan- geen bundeling van inkopen t.b.v. inkoopvolume
voor besparingen- rol inkoopcoördinator voegt weinig
inkoopexpertise toe- inkoopcoördinator kan alleen maar
signaleren: heeft geen directe invloed
de inkoopcoördinator als procesverantwoordelijke,
met eigen takenpakket; er wordt zowel centraal als
decentraal ingekocht.+ voordelen als bij B.+ qua
takenpakket is er een optimale scheiding tussen wat
centraal gebeurt door de inkoopcoördinator
(raamcontracten, Europese aanbestedingen, i.h.a.
afdelings - overstijgende inkoopactiviteiten) en wat
decentraal blijft uitgevoerd worden: alle
afdelingsspecifieke inkoopactiviteiten+ de doelmatigheid
van inkoop kan aangepakt worden+ door gevraagde en
ongevraagde advisering, alsmede door voorbeeldgedrag bij
het uitvoeren van inkoopactiviteiten kan de
inkoopcoördinator de voortgaande professionalisering van
de integrale inkoopfunctie positief beïnvloeden.
Weliswaar heeft hij geen formele macht, maar als
inkoopexpert wel ‘kennismacht’.- doordat het de
inkoopcoördinator ontbreekt aan formele invloed, blijft
het ontwikkelen van inkoopbundeling en
samenwerkingsgedrag binnen de organisatie lastig. Hier
ligt dan een duidelijke taak voor het
management.
de inkoopcoördinator als eindverantwoordelijke van
zowel de integrale inkoop als het inkoopproces, met
uitgebreid eigen takenpakket; er wordt zowel centraal
als decentraal ingekocht.+ voordelen als bij B.+ de
doelmatigheid kan aangepakt worden+ qua takenpakket zal
de inkoopcoördinator, naast het takenpakket genoemd
onder keuze C. zich op eigen gezag meer kunnen betrekken
bij grote en complexe aanbestedingen (bij keuze C. zou
dat alleen op verzoek van de budgethouder kunnen),
tijdelijke inkoopteams onder zijn voorzitterschap kunnen
samenstellen, kortom zich sterk kunnen doen gelden als
inkoopprofessional+ de inkoopcoördinator heeft een meer
formele macht; hij stuurt de inkooporganisatie
functioneel aan, binnen de hiërarchie waarin hij zelf is
opgehangen. Daarmee heeft hij een grote invloed op de te
realiseren inkoopdoelstellingen van de gemeente.- deze
organisatorische constructie past waarschijnlijk minder
goed bij de organisatorische opzet c.q.
organisatiecultuur van de gemeente.
de inkoopcoördinator als centrale inkoper; er wordt
puur centraal ingekocht+ gecentraliseerde inkoop is een
goede basis voor kostenbeheersing en rechtmatigheid+
professionaliteit in de inkoopfunctie is relatief
gemakkelijk te realiseren- centrale inkoop vergt de
opzet van een aparte organisatorische unit: het is geen
1 fte - job. Theoretisch komen (delen van) fte’s
decentraal vrij omdat er decentraal niet meer ingekocht
wordt, maar in de praktijk is dit lastig te realiseren.-
sterk gecentraliseerde taken leveren dikwijls extra (te
veel) bureaucratie op- doelmatigheid is moeilijk te
behalen; inkoop alleen kan deze niet realiseren.- deze
keuze is niet goed voor samenwerkingsgedrag binnen de
organisatie- deze keuze past niet in de organisatorische
opzet van de gemeente.- Gebrekkige specificaties door
het ontbreken van de materiedeskundigheid.
Materiedeskundigheid ligt voornamelijk decentraal op de
afdelingen.
Het in de hoofdtekst verwoorde model gaat richting keuze D:
een inkoopcoördinator als inkoopprofessional (kenniscentrum,
coach, helpdesk) met een sterk gecentraliseerde invloed op het
totale inkoopproces en een eigen takenpakket, terwijl de
decentrale ‘inkopers’ feitelijk (blijven) inkopen. De gemeente
zal uiteindelijk een keuze maken, die past bij bestaande
organisatorische keuzes, en die zowel gedragen zal worden door
de organisatie als voldoet aan de geformuleerde doelstellingen.
Het gecoördineerde inkoopmodel werkt overigens als
communicerende vaten: wat niet centraal gebeurt dient decentraal
te gebeuren en omgekeerd, terwijl het totaal aan
inkoopinspanningen voor de organisatie als geheel gelijk blijft.
Wezenlijk is de aansturing van het totaalproces: de rol van de
inkoopcoördinator.6INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGENEr bestaan verschillende vormen van inkoop. Voor een goede
uitvoering van de in dit inkoopbeleid opgestelde uitgangspunten is
het essentieel de juiste inkoopvorm toe te passen. Met de
inkoopvormen wordt gewaarborgd dat over de gehele breedte van de
organisatie op eenduidige wijze wordt ingekocht.Uit de
wetsbeginselen blijkt dat voor iedere uitgegeven euro vastgelegd
moet zijn dat dit transparant, objectief en non-discriminatoir
dient te gebeuren. De gedachte hierachter is dat iedere
leverancier een kans dient te hebben en dat daarmee tegen betere
condities kan worden ingekocht. Om dit te kunnen bewerkstelligen
is de toepassing van een standaard orderformulier en orderfile
een goede mogelijkheid. Echter voor kleinere bedragen worden de
administratieve lasten veel te groot. Met de toepassing van
drempelbedragen kan een balans worden aangebracht tussen
doelmatig inkopen en rechtmatig inkopen. De Europese Commissie
heeft aangegeven dat zij geen bezwaar heeft tegen enkelvoudige
opdrachten voorzover deze laag in waarde zijn, denk bijv. aan
onder de 10% van de Europese grens voor Werken en onder de 20%
van de Europese norm voor Leveringen en Diensten liggen. Dit is
echter een rekbaar begrip omdat de jurisprudentie hier geen
rekening mee houdt en iedere willekeurige leverancier zijn gram
via de rechter zou kunnen halen. Beter is het daarom om
drempelbedragen te gebruiken waaronder leveranciers geen prikkel
hebben om naar een rechter te stappen en waarboven het voor de
gemeente voordelig is om meerdere aanbiedingen te
ontvangen.De drempelbedragen voor inkoop en
aanbestedingen zijn per inkoopvorm voor Leveringen, Diensten en voor
Werken door de gemeente vastgesteld. De drempelbedragen zijn bepaald
als een afgeleide van de Europese Drempelbedragen. Op het moment dat
de drempelbedragen in Europese of Nationale wet- en regelgeving
worden herzien, zullen deze in onderstaande tabel worden aangepast.
De hieronder aangegeven drempelbedragen kunnen derhalve nooit in
strijd met de heersende wet- en regelgeving zijn.Drempelbedragen
beleid gemeenten Land van Cuijk
De (geel) gearceerde regel is door de gemeente als verplichting
vastgesteld op basis van de Europese wetgeving. De bedragen zijn
weliswaar iets lager dan de feitelijke drempelbedragen, maar de
jurisprudentie geeft aan, dat dit verstandig is.Indien in Europese
en/of Nationale wet- en regelgeving voor een bepaalde levering,
dienst of werk een ander aanbestedingsregime of een bijzondere
mogelijkheid van inkopen wordt geboden geeft dit beleid de
mogelijkheid hiertoe over te gaan.Het verdient aanbeveling
de bedragen opgenomen in de mandaatregeling en de
drempelbedragen in evenwicht te brengen.7INKOOPACTIEPLANJaarlijks wordt bij het vaststellen van de
begroting een Inkoopactieplan opgesteld.Dit plan wordt gevoed vanuit
twee hoofdlijnen:
Uit het inkoopbeleid (=meerjarenplan) wordt elk jaar een
concreet plan van aanpak, van (een deel van) de
doelstellingen voor het komende jaar, opgesteld;
De verschillende afdelingsjaarplannen opgesteld op basis van
de, middels de begroting vastgelegde, budgetten worden
vertaald naar een totaal plan van aanpak inhoudende alle
inkoopactiviteiten.
De inkoopcoördinator c.q. de concerninkoper stelt het
inkoopactieplan op, voert dit uit, evalueert dit per kwartaal en
rapporteert hierover aan de budgethouders en uiteindelijk (als
samenvatting) in het jaarverslag. Het inkoopactieplan omvat de
bedragen die behoren in de rubrieken Openbaar aanbesteden en
Europees aanbesteden. Schematisch ziet het opstellen van het
inkoopactieplan er als volgt uit.Jaarlijkse
begrotingsronde(Afbeelding)Het
inkoopactieplan is een werkdocument, waarin een aantal
activiteiten zijn vastgesteld voor een bepaalde periode met het
doel het inkoopproces te verbeteren conform de doelstellingen,
verwoord in het inkoopbeleid. Het inkoopactieplan is in die zin
een planmatig management gereedschap om zowel procesmatig als
doelmatig resultaten op inkoopgebied te boeken (condities en
geld). Het inkoopactieplan kan bij uitstek het instrument
worden, dat enerzijds de ontwikkeling van de integrale
inkoopfunctie (dit inkoopbeleid eigenlijk) in de tijd aangeeft
en anderzijds alle concrete, ingeplande inkoopactiviteiten van
het actuele jaar opsomt. Dit alles zal de planmatigheid ten
goede komen, maar qua ontwikkeling wel tijd vergen. Voor de
ontwikkeling van de inkoopfunctie betekent dat het plannen van
de route naar de uiteindelijk te behalen doelstellingen, zoals
omschreven in dit beleidsplan, in realistische, haalbare
stappen. Voor de planmatige aanpak van de inkoopactiviteiten
betekent het eerst vooral de grotere projecten inplannen. Verder
hangt veel af van hoe concreet de afdelingsjaarplannen worden
opgesteld. In de praktijk zal beïnvloeding over en weer
plaatsvinden, wat kan resulteren in meer marktconforme
budgettering voor de inkoopdelen van de budgetten, daardoor
concretere afdelingsjaarplannen en een gedegen, zo compleet
mogelijk inkoopactieplan. Het inkoopactieplan komt ook de
rechtmatigheid van de inkoopactiviteiten ten goede; het
inkoopbeleid formuleert nu eenmaal de regelgeving concreet, als
zijnde compleet ingevoerd, terwijl het inkoopactieplan het
stadium van ontwikkeling aangeeft, want niet alles kan in een
keer van de ene op de andere dag gerealiseerd worden. Op deze
manier kan de accountant de rechtmatigheid in zijn context
checken.8AFWIJKING VAN BELEIDHet beleid heeft niet het doel een ‘harnas’ te zijn. De dagelijkse
praktijk maakt het noodzakelijk om af te kunnen wijken. Dat dient
dan wel gemotiveerd en bewust te gebeuren.Afwijking op het
inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk door
vooraf gemotiveerd aan het college van B&W te adviseren. Een
dergelijk advies dient voorzien te zijn van het standpunt van de
inkoopcoördinator c.q. concerninkoper. B&W besluiten in
dergelijke gevallen of wel / niet van het inkoopbeleid mag worden
afgeweken. Bij het eerst mogelijke moment zal het college van
B&W melding doen bij de Commissie en zonodig expliciet
voorleggen aan de Raad, danwel rechtstreeks voorleggen aan de
Raad.Sociale aspectenVoor inwoners van de gemeente/
regio die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen
kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen worden expliciete
mogelijkheden opgenomen om er (mede) voor zorg te dragen dat voor de
hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd
werk beschikbaar komt en blijft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van
de mogelijkheden die Europese regelgeving ter zake biedt.Het hebben
van werk is voor onze inwoners in een achterstandspositie van groot
belang voor de bevordering van zelfredzaamheid en het tegengaan van
sociaal isolement. Met name zij die door belemmerende omstandigheden
niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen
nemen, behoeven ondersteuning vanuit de gemeentelijke overheid. Dit
geldt met name voor inwoners van onze gemeente/regio die zijn
aangewezen op de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en/of Wet werk en
bijstand (Wwb). Om die reden nemen wij in ons inkoopbeleid
expliciete mogelijkheden op om er (mede) voor zorg te dragen dat
voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende
gevarieerd werk beschikbaar komt en blijft. De leveringen en/of
diensten betreffen in hoofdzaak, doch niet exclusief, opdrachten met
betrekking tot onderhoud in de openbare ruimten (zoals
groenonderhoud c.a.), schoonmaak en overige facilitaire diensten in
gemeentelijke gebouwen.Hierbij maken wij gebruik van de
mogelijkheden die Europese regelgeving ons ter zake biedt waaronder,
doch niet uitsluitend, de toepassing van:
(Quasi) inbestedingsmogelijkheden op basis van
jurisprudentie welke geldt voor de uitvoering van de
gemeentelijke taken op het terrein van de uitvoering van de
Wet sociale werkvoorziening zoals deze voor onze gemeenten
op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling wordt
uitgevoerd in/via het Werkvoorzieningschap Noordoost-Brabant
en haar uitvoeringsorganisatie IBN-holding en/of de
werkbedrijven van IBN-holding.
Artikel 18 Richtlijn 2004/18/EG en artikel 17 Besluit
aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) waarin
wordt voorzien in het toepassen van een alleenrecht hetwelk
wij voor bepaalde diensten willen toepassen ten behoeve van
hen die zijn aangewezen op de sociale werkvoorziening. Bij
nadere beschikking zal ons College van Burgemeester en
Wethouders een uitvoerende rechtspersoon aanwijzen.
Artikel 19 Bao waarin wij de deelneming aan procedures voor
de gunning van opdrachten willen voorbehouden aan sociale
werkvoorzieningen als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van
het Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid
werken, voor zover de meerderheid van de bij de uitvoering
van de betreffende opdracht betrokken werknemers, personen
zijn met een handicap die wegens de aard of de ernst van hun
handicaps geen beroepsactiviteiten in normale omstandigheden
kunnen uitoefenen. In aanbestedingen van deze opdrachten
zullen wij dit voorbehoud aan sociale werkvoorzieningen
expliciet vermelden.
Artikel 26 Bao waarin de mogelijkheid is opgenomen voor
bepaalde opdrachten in de betreffende bestekken c.q.
Programma’s van Eisen, de voorwaarde op te nemen dat
minimaal 50% van de met uitvoering betrokken medewerkers een
sw-geïndiceerde betreft. Dit artikel zal tevens worden
toegepast om voor anderen met een achterstand tot de
reguliere arbeidsmarkt een percentage op te nemen waarin zij
in het werk – hetzij middels een dienstverband dan wel via
een leerwerktraject – betrokken zullen worden.
In alle hiervoor vermelde situaties zal sprake zijn van een
marktconforme prijsstelling. Tijdens de gunning/aanbesteding zal het
criterium ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ worden
gehanteerd bij beoordeling van de offertes.3IMPLEMENTATIEVoor de ontwikkeling van de in dit Inkoopbeleid genoemde onderwerpen, is
het zaak de volgende activiteiten uit te voeren:
Het inkoopbeleid implementeren;
De integrale inkoopfunctie organiseren;
Het integrale inkoopproces implementeren.
Specifiek te benoemen acties zijn:Ad a. het inkoopbeleid
implementeren• Het inkoopbeleid c.q. het inkoopbeleidsplan
goedkeuren.Ad b. de integrale inkoopfunctie
organiseren• Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
inkoopcoördinator/ concerninkoper vaststellen en invoeren;• Taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden decentrale inkopers vaststellen en
invoeren;• Aanschaf Inkoop Informatiesysteem overwegen.Ad c.
het integrale inkoopproces implementeren•
Proces-/procedurebeschrijvingen inkoop goedkeuren;• Inkoopproces
toelichten. Bewustwording t.a.v. eigen invloed medewerkers op goede
verloop inkoopproces stimuleren;• Regelgeving toelichten en
implementeren;• Contractmanagement opzetten;• Leveranciersmanagement
opzetten;• Kwaliteitsmanagement opzetten;• Control - c.q. auditsysteem
opzetten.Na vaststelling van het Inkoopbeleid is het
raadzaam van dit implementatietraject een stappenplan gekoppeld aan
een tijdsbalk te maken.4TOELICHTINGAd VoorwoordIn het Inkoopbeleid is het beleid opgenomen, waar
toe besloten is na discussie over de alternatieve mogelijkheden, zoals
dat op wettelijke basis nodig is. Er worden termen gebruikt die niet
meteen vanzelfsprekend zijn. Deze toelichting wil, daar waar gewenst, de
noodzakelijke achtergrond, onderbouwing of uitleg geven voor een beter
begrip van het inkoopbeleid.)Resultaatgerichtheid is een groot goed. Echter, het resultaat
van het inkoopproces is slechts het zichtbare topje van een denkbeeldige
ijsberg. De onderliggende laag, net boven de waterlijn, is het stelsel
van procedures. Inkoopwerk is echter vooral mensenwerk. Op grond van
ervaring bij gemeenten blijkt dat het werken aan wat onder water blijft,
doorslaggevend is voor een succesvol verloop van het proces. Gerichtheid
op datgene wat zich 'onder water' afspeelt is dus essentieel. Door aan
te sluiten bij de beleving en de motivatie van de betrokkenen ontstaat
een levend beleid. Een beleid wordt gepresenteerd dat gedragen kan
worden door de mensen die het gaan uitvoeren, vanuit de visie dat mensen
gemotiveerd worden door wat hen drijft.De aanleiding om aandacht aan
inkoop en aanbesteding te geven wordt ervaren door een combinatie van
toenemende (financiële) druk op budgetten en (politieke) druk op
transparantie voor de Nederlandse overheden. De vraag om transparantie
in hoe zij omgaan met geld, heeft geleid tot verscherpte controle op
wet- en regelgeving. Wie bij controle van uitgaven niet gedocumenteerd
heeft dat geld transparant, non-discriminerend en objectief is
uitgegeven heeft een probleem. Aanleiding genoeg om een concrete
strategie uit te zetten en te implementeren.Ad 1.2
DefinitiesLevering: De richtlijn
levering heeft niet alleen betrekking op de aankoop van producten. Onder
een overheidsopdracht voor levering wordt verstaan: een schriftelijke
overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en
een leverancier voor de:- aankoop; - leasing; - huur of huurkoop (met op
zonder koopoptie) van producten. Indien de levering van producten
bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de
installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is met name
van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde
overschrijdt, waarboven de richtlijn moet worden toegepast. Voorbeeld:
indien een provincie een telefoon-centrale koopt, dan maken de
installatie-werkzaamheden voor deze centrale deel uit van de opdracht
tot levering van de
telefooncentrale.Diensten: De richtlijn
diensten omschrijft opdrachten voor dienstverlening als volgt: een
schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een
aanbestedende dienst en een dienstverlener. De richtlijn Diensten maakt
onderscheid tussen A-diensten en B-diensten in Bijlage I van de
richtlijn. De categorie A-diensten, de zogenaamde prioritaire diensten,
vallen onder de volledige werking van de richtlijn. De categorie
B-diensten, de zogenaamde residuaire diensten, vallen onder het
verlichte regime van de richtlijn. Dit betekent dat bij de aanbesteding
van deze soorten diensten enkel de algemene aanbestedingsbeginselen van
toepassing zijn en meer in het bijzonder geldt dat het
non-discriminatiebeginsel van toepassing is en er achteraf een
publicatie van gunning dient te worden gepubliceerd op de
aanbestedingswebsite van de Europese Gemeenschappen. Het onderscheid in
de A- en B-diensten kan tevens worden gemaakt aan de hand van de
CPV-codering van de Europese Gemeenschappen in samenhang met de
CPC-codering van de Verenigde Naties.Werk:
Een werk wordt in de richtlijn gedefinieerd als "het product van bouw-
dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als
zodanig een economische of technische functie te vervullen". Een aantal
voorbeelden zijn: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden,
waterbouw, spoorwegbouw en wegenbouw.Ad 3 Wettelijk kaderDe
ontwikkelingen van het wettelijk kader worden hieronder verwoord. Op 31
maart 2004 stelden het Europees Parlement en de Raad van de Europese
Unie richtlijn nr. 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de
procedures voor het plaatsen van overheids-opdrachten voor werken,
leveringen en diensten vast. Deze richtlijn werd gepubliceerd op 30
april 2004 en bevat voor de lidstaten de verplichting om deze richtlijn
uiterlijk op 31 januari 2006 in het recht van de lidstaat te
implementeren. In Nederland is de richtlijn geïmplementeerd door middel
van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit
besluit volgt de opzet van de richtlijn op de voet en kent daarmee
dezelfde voor - en nadelen als de nieuwe richtlijn.De ene nieuwe
richtlijn komt in de plaats van de drie oude, nl. de Richtlijn werken,
de Richtlijn leveringen en de Richtlijn diensten, die allen dateren van
1992-1993. Deze bundeling biedt het voordeel van meer uniformiteit.
Nadeel is echter dat procedures veel meer door elkaar staan. Door de
verschillen in de wijze van aanbesteding van werken, leveringen en
diensten is een complex geheel van meer dan twintig procedures ontstaan.
Het nadeel van het samenvoegen van alle procedures doet zich vooral voor
in de aanbestedingspraktijk, die voor een aanbesteding eerst een keuze
maakt met betrekking tot de te volgen wijze van aanbesteden en
vervolgens een uittreksel van de aanpak nodig heeft. Voor wat betreft
het aanbesteden van werken voorziet het ARW 2005 in deze uittreksels.
Voor de andere aanbestedingen (niet - werken) kan de ARW 2005 als
leidraad dienen.De nieuwe richtlijn moderniseert
de oude Europese aanbestedingsrichtlijnen. Er is sprake van een groot
aantal aanpassingen. Zo is er een nieuwe procedure, de
concurrentiegerichte dialoog, bijgekomen en stimuleert de richtlijn het
gebruik van elektronische middelen bij het aanbesteden. In een aantal
gevallen schept de richtlijn de mogelijkheid om een elektronische
veiling aan de gunning vooraf te laten gaan. Nieuw in de richtlijn is
eveneens de expliciete regeling van het gunnen van opdrachten op basis
van raamovereenkomsten.Begin 2009 zal naar verwachting de (nieuwe)
Aanbestedingswet van kracht worden, een raamwet waarbinnen ook het BAO
komt te vallen. In aanvulling op deze wet zullen diverse Algemene
Maatregelen van Bestuur van kracht worden. Ongetwijfeld zal dit effect
hebben op dit inkoopbeleid, waarin dan de wijzigingen zullen worden
verwerkt. Belangrijk gegeven, nu al geldig op basis van jurisprudentie,
maar zeker verwerkt in de nieuwe wetgeving is, dat bij toepassing van
het E G - verdrag er geen sprake meer hoeft te zijn van een
grensoverschrijdend aspect om toch volgens die (EG - verdrag)regels te
moeten werken, dan dus op nationaal niveau.Ad 4.3
IntegriteitBeroepscode voor de inkoperDe Nederlandse
Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft zich ten doel gesteld de
vakbekwaamheid en professionaliteit van degenen die bij de uitoefening
va de inkoopfunctie betrokken zijn, te vergroten. Hierbij is het van
belang dat inkopers hun integriteit bewaken. Vanuit dit standpunt heeft
de NEVI een beroepscode geformuleerd, in overeenstemming met de IFPMM -
code (International Federation of Purchasing and Materials Management).
De beroepscode geeft een handreiking voor het omgaan met dilemma's die
typerend zijn voor de inkoopfunctie. De vier belangrijkste
uitgangspunten van de code luiden:
De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van de eigen
onderneming;
De professionele inkoper behandelt leveranciers
rechtvaardig;
De professionele inkoper ondersteunt eerlijke concurrentie;
De professionele inkoper houdt de reputatie van de professie
hoog.
Ad 4.4 TransparantieIn inkooptermen heeft transparantie
vooral te maken met transparantie van de markt. In de gemeentelijke
organisatie slaat transparantie vooral op transparant handelen en een
transparante organisatie.In dit inkoopbeleid wordt met transparantie
zowel het een als het ander bedoeld.Ad 4.6 Non -
discriminatieOp Europees niveau betekent dit dat discriminatie
op nationaliteit van de leverancier verboden is. Op nationaal niveau
houdt non - discriminatie in dat elke (potentiële) leverancier gelijk
behandeld wordt. Recente jurisprudentie geeft dit aan.Ad 4.7
Maatschappelijk verantwoord inkopenDuurzaam ondernemen en
maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) worden in Nederland wel als
synoniemen gezien. Ook duurzame ontwikkeling wordt gebruikt. Is duurzaam
ondernemen onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen? Heeft
duurzame ontwikkeling hoofdzakelijk betrekking op
milieuaspecten?Definitie van MVO volgens de SER: “het bewust richten van
de ondernemingsactiviteiten op lange termijn waardecreatie in drie
dimensies: markt (het economisch rendement), mens (de gevolgen voor de
mens, binnen en buiten de onderneming) en milieu (de effecten op het
natuurlijk leefmilieu). Wij richten ons hier, middels maatschappelijk
verantwoord inkopen op maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij
het accent ligt op zowel economie, milieu als sociale aspecten. Deze
benadering wordt verwoord in de volgende definitie: maatschappelijk
verantwoord ondernemen is de ondernemingsstrategie waarbij aandacht voor
people, planet en profit in evenwicht is. Veranderingen in de omgeving
van de onderneming en de onderneming zelf maken maatschappelijk
verantwoord ondernemen tot een dynamisch proces.People, planet en profit zijn de drie pijlers van maatschappelijk
verantwoord ondernemen:PeopleTot het domein People worden de
prestaties gerekend op sociaal - ethisch gebied. Hoe gaat het bedrijf om
met haar personeel en hoe presteert zij op het gebied van sociale
cohesie (de maatschappij in ruimere zin)? Thema's die hier spelen zijn:
behartiging mensenrechten, omkoping en fraude, kinderarbeid, man - vrouw
verhoudingen, armoedevraagstuk, diversiteit en discriminatie,
medezeggenschap, gedragscodes en dergelijke.PlanetTot het
domein Planet worden de prestaties gerekend op het gebied van milieu in
ruime zin. Hoe pakt een bedrijf haar verantwoordelijkheid op ten aanzien
van het belasten van het milieu, de natuur en het landschap? Milieuzorg,
ketenbeheer, eco - efficiency, schoner produceren, duurzame
technologieontwikkeling, duurzame bedrijventerreinen zijn hiervan
voorbeelden.ProfitTot het domein Profit worden niet
alleen de pure financiële prestaties van de onderneming (winst, omzet en
dergelijke) gerekend. Het gaat meer om economische zaken. Hier spelen
thema's als: werkgelegenheid, investeringen in infrastructuur,
locatiebeleid, politieke betrokkenheid, uitbesteding, economische
effecten van de diensten en producten. Ook sponsoring,
medewerkerparticipatie, winstbestemming en dergelijke horen hier
thuis.Veel (grote) ondernemingen die actief bezig zijn met
maatschappelijk verantwoord ondernemen leggen de basisprincipes vast in
zogenaamde “business principes”. Ook vanuit de rijksoverheid komt de
roep om een maatschappelijk verantwoorde houding van overheden. Inkopen
van overheden omvatten op jaarbasis miljarden euro’s. Met het programma
Duurzame Bedrijfsvoering Overheden wordt niet alleen de rijksoverheid
aangezet tot duurzame inkoop maar ook de lagere overheden. Vanaf 2010
moeten gemeenten bij 50 % van de inkopen duurzaamheid als zwaarwegend
criterium meenemen.Wij realiseren ons dat MVO nog volop in ontwikkeling
is, ook internationaal gezien. Daarom is het zaak MVO als onderdeel van
de specificatie en als selectiemiddel bij leveranciers toe te passen in
verhouding tot de te gunnen opdracht.Ad 5.3 Organisatie
inkoopfunctieHoewel er diverse verfijningen denkbaar zijn,
overheersen met name drie hoofdvormen van inkooporganisatie:
Centrale inkooporganisatie;
Decentrale inkooporganisatie;
Gecoördineerde inkooporganisatie.
Gezien de voor - en nadelen van centrale en decentrale inkoop, veel
draait om bundeling van inkoopmacht versus zelfstandigheid van
afdelingen en inkoopexpertise versus materiedeskundigheid, wordt
gecoördineerde inkoop vaak als meest geschikt beschouwd, zeker in een
gemeentelijke organisatie. De gecoördineerde inkoop combineert de
voordelen van de andere hoofdvormen en neutraliseert de nadelen ervan.
De gemeente Cuijk werkte voornamelijk met het decentrale inkoopmodel. Er
blijkt echter dat het decentraal neerleggen van de verantwoordelijkheid
in de organisatie, de volgende nadelen heeft voor de gemeente:
Een 'versnipperde' inkoop; weinig effectiviteit;
Weinig eenduidigheid en slecht inzicht in lopende zaken; een
zgn. eilandencultuur;
Gebrekkige rechtmatigheid: het schort aan het navolgen van wet -
en regelgeving.
De decentrale 'versnipperde' organisatie kan met de schets
hiernaast worden weergegeven. Binnen de sectoren is een groot aantal
ambtenaren bezig met inkopen. Dit gebeurt doorgaans onafhankelijk van elkaar. Er vindt
weinig tot geen coördinatie plaats op afdeling- of sectorniveau.
Afgezien van enige uitzonderingen, waar door bepaalde initiatieven al
wel een samenwerking met buurgemeenten tot stand is gekomen, is de
inkoopfunctie op deze wijze ook onvoldoende zichtbaar om als basis te
dienen voor samenwerking.Decentrale inkoopDoor, afhankelijk
van de behoefte, per afdeling of sector één of meer functionarissen aan
te wijzen kan inkoop op relatief eenvoudige wijze gestalte krijgen. Het
betekent dat niet meer iedereen mag/kan gaan inkopen maar dat er een in
het inkoopvak bijgeschoolde medewerker komt die namens de afdeling als
inkoper functioneert. Deze decentrale inkoper treedt op als inkoper voor
de specifieke inkooptaken van zijn afdeling. Daarnaast kan iedere
decentrale inkoper voor de hele organisatie optreden als inkoper voor
bepaalde goederen of diensten die organisatiebreed worden gebruikt. Dit
laatste in afstemming met de collega decentrale inkopers. De mate waarin
deze functionaris zijn dagtaak vult met inkoop is afhankelijk van de
behoefte. Het is zeer wel denkbaar dat hij gedeeltelijk bezig blijft met
de binnen de afdeling gebruikelijke taken.Gecoördineerde
inkoopEen ontwikkeling die bij veel gemeenten te signaleren
is, is de instelling van gecoördineerde inkoop. Bij een dergelijke
structuur wordt de organisatie ondersteund met een centrale, commerciële
inkoopcoördinator, die als inkoopdeskundige in de organisatie aanwezig
is. Belangrijk is dat deze inkoopcoördinator volledig geschoold wordt
(c.q. is) voor zijn functie en de diverse inkoopopleidingen heeft
doorlopen. Eventueel kan hij/zij zich op deelgebieden laten adviseren
door externe inkoopdeskundigen op projectbasis.De centrale inkoopcoördinator is verantwoordelijk en bevoegd
voor het opstellen, uitvoeren en in standhouden van het inkoopbeleid, de
procedures en instructies. Tevens is hij/zij voor het management het
aanspreekpunt voor de wijze, waarop is ingekocht en de wijze van
rapportage hierover. De centrale inkoopcoördinator hoeft niet altijd
degene te zijn, die de inkoopactiviteiten uitvoert, hij/zij kan dit
delegeren naar de organisatie toe naar specifiek hiervoor aangewezen
decentrale inkopers. Deze gedelegeerde bevoegdheid ontslaat hem/haar
echter niet van de eindverantwoordelijkheid en rapportage. Alle
raamcontracten of grotere (Europese) aanbestedingen worden wel door
hem/haar uitgevoerd. Hij/zij kan voor dergelijke projecten een team van
materiedeskundigen en eventueel benodigde inkoopspecialisten
samenstellen en de inkoopopdracht uitvoeren. Het kan zowel een
inkoopopdracht zijn die binnen de grenzen van één sector ligt, als een
onderwerp wat sector overschrijdend is. Het inkoopproject wordt dan
uitgevoerd in teamverband met een materiedeskundige en een
inkoopdeskundige.De inkoopcoördinator is dan de persoon die namens de
gemeente toezicht houdt op de inkoopactiviteiten van de
samenwerkingsverbanden die de gemeente is aangegaan. Daarnaast
onderzoekt hij/zij de mogelijkheden tot verbetering van inkoopcondities
door samenwerking met andere partijen. Binnen een samenwerkingsverband
met andere gemeenten zouden de diverse coördinatoren functioneel
rapporteren aan de portefeuillehouder voor inkoop binnen het bestuur van
het samenwerkingsverband. Samengevat biedt het gecoördineerde
inkoopmodel efficiëntie voordelen en inkoopbesparingen door o.a.:
het bundelen van inkoopvolume (men creëert hiermee een sterke
onderhandelingspositie)
de grote inkoopexpertise
goed zicht op lopende zaken; transparantie
betere naleving van de wetgeving; rechtmatigheid (men voorkomt
risico’s op schadeclaims)
Ad 6. InkoopvormenEen nadere toelichting op de inkoopvormenDe
in het beleid gebruikte inkoopvormen:
Enkelvoudig inkopen: één leverancier wordt gevraagd een
aanbieding te doen (één op één).
Meervoudig inkopen: dit is een procedure waarvoor een beperkt
aantal van tenminste drie leveranciers, dienstverleners of
aannemers wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen.
Openbaar aanbesteden: de gemeente plaatst op nationaal niveau
een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie
tussen alle leveranciers uit het land.
Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op europees niveau een
aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen
alle europese opdrachtnemers.
Innovatieve inkoopvormen:Op het gebied van samenwerking tussen overheid
en bedrijfsleven wordt al enige jaren geëxperimenteerd met nieuwe
(innovatieve) contractvormen, waarbij de traditionele rolverdeling
tussen opdrachtgever en opdrachtnemer anders kan komen te liggen. De
gemeente wil, waar zinvol, deze innovatieve vormen gebruiken,
zoals:
De geïntegreerde contractvormen. Genoemd kunnen worden de Design
& Construct - en de Turnkey -contracten. Bij deze
contractsvormen wordt (een deel van) het ontwerp door de
aannemer gemaakt. De overdracht kan plaatsvinden op basis van
een programma van eisen (Turnkey) of op basis van een
voorontwerp (Design & Construct).
Publiek - Private Samenwerking (PPS). Er bestaan diverse vormen
van PPS constructies. Verdere ontwikkelingen op dit gebied
zullen mede bepalen of de gemeente van een dergelijke
constructie gebruik zal maken.
Elektronische veiling. Deze inkoopvorm staat nog betrekkelijk in
de kinderschoenen als het gaat om kant en klare toepassingen,
maar kan zich, analoog aan andere digitale ontwikkelingen, snel
ontwikkelen. Dat deze inkoopvorm in de Europese richtlijn is
opgenomen zal daarbij zeker helpen.
Prijsvragen voor ontwerpen.
5ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 20081Algemeen1.Hierna wordt verstaan onder:
deze voorwaarden: deze algemene inkoopvoorwaarden die van
toepassing zijn op en deel uit maken van de
overeenkomst;
de gemeente: de betreffende gemeente;
levering: het leveren van zaken en diensten waartoe behoort
het verrichten van werkzaamheden niet zijnde aanneming van
werk;
de prestatie: de door de wederpartij te leveren zaken en
diensten die voldoen aan de overeenkomst, voorwaarden en
specificaties;
schriftelijk: op schrift, per fax of op andere wijze
uitdrukkelijk vooraf door de gemeente toegestaan.
2.Deze voorwaarden zijn van toepassing op:
alle aanvragen van de gemeente voor een aanbieding of
offerte;
alle aan de gemeente gedane aanbiedingen van de
prestatie;
alle opdrachten en overeenkomsten over de prestatie.
3.De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de wederpartij,
onder welke benaming dan ook, wordt hierbij uitdrukkelijk
uitgesloten.4.Alleen schriftelijk overeengekomen afwijkingen van deze voorwaarden
en wijzigingen in of bij de overeenkomst zijn geldend.5.Op deze voorwaarden, alsmede op alle aanbiedingen en overeenkomsten
waarop deze geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is
uitsluitend Nederlands recht van toepassing met uitsluiting van het
Weens Koopverdrag: Convention on the International Sale of Goods
(CISG).6.Geschillen die uit deze voorwaarden of de daarop gebaseerde
overeenkomsten voortvloeien worden voorgelegd aan de bevoegde
rechter te 's-Hertogenbosch.7.Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig is of vernietigd
wordt, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden onverkort
van kracht.2Totstandkoming overeenkomst1.Een aanbod van de wederpartij is onherroepelijk gedurende een
termijn van dertig dagen nadat deze de gemeente heeft bereikt. Bij
een inschrijvingsprocedure, vangt de termijn aan op de
sluitingsdag.2.Indien de gemeente het aanbod schriftelijk aanvaardt dan komt de
overeenkomst tot stand op het moment dat de wederpartij hiervan
kennis neemt of in redelijkheid kennis van heeft kunnen nemen.3.Een aanbod van de gemeente is slechts een uitnodiging of aanvraag
aan de wederpartij tot het doen van een aanbod, aanbieding of
offerte in de zin van lid 1.4.Bij een raamovereenkomst komt de overeenkomst tot stand telkens op
het moment dat de opdracht voor een (deel)levering, binnen het kader
van deze overeenkomst, door de gemeente wordt verzonden.5.De wederpartij vergewist zich bij de totstandkoming van de
overeenkomst van de correcte toepassing van de Europese regels en
vrijwaart op die grond tegen haar schade de gemeente.3Prijs1.Alle prijzen zijn vast, in euro's, exclusief BTW, en gelden bij
zaken incl. de kosten van verpakking, transport, verzekering en
vervoer naar een door de gemeente aangegeven plaats van
levering.2.De gemeente verlangt voor een (deel)prestatie die nog niet is
geleverd en is bevoegd voor overige gevallen te verlangen dat
wederpartij een bankgarantie afgeeft of een waarborgsom stort ter
verzekering van de prestatie of de correcte nakoming van de
overeenkomst.4Verpakking en verzending1.De wederpartij verpakt de zaken behoorlijk en milieuvriendelijk en
voorziet deze van een paklijst. De wederpartij is aansprakelijk voor
alle schade ontstaan door of in verband met onvoldoende verpakking
en/of een paklijst niet conform lid 3 hierna.2.Retourzending van verpakkingsmaterialen, leenassemblage of de zaken
na afkeuring door de gemeente, geschiedt voor rekening en risico van
de wederpartij naar het verzendadres.3.Op de paklijst vermeldt de wederpartij: de specificatie van de
zaken, maten en gewichten en het door de gemeente meegedeelde
opdrachtnummer, contactpersoon en afleveradres.5Levering en keuring1.De levering vindt plaats zodra de prestatie voldoet aan de
overeenkomst én de gemeente dit aan wederpartij bevestigt.
Bij zaken heeft de gemeente hierover op de plaats van
bestemming, de feitelijke beschikking verkregen, en heeft
tevens getekend voor ontvangst. Echter de levering wordt
geacht niet te hebben plaatsgehad als de gemeente de zaken
binnen veertien werkdagen afkeurt wegens niet voldoen aan de
overeenkomst, waardoor het risico en de eigendom bij de
wederpartij is gebleven.
Over de vervulling van diensten wordt maandelijks
gerapporteerd.
2.De levering geschiedt op de overeengekomen plaats en tijdstip en
binnen de overeengekomen termijn, welke als fatale termijn
geldt.3.De wederpartij geeft onmiddellijk schriftelijk bericht aan de
gemeente zodra de wederpartij weet of behoort te weten dat de
levering niet, niet tijdig of niet naar behoren zal plaatsvinden,
onder vermelding van de omstandigheden die aanleiding zijn van deze
tekortkoming.4.5.De levertijd vangt aan op de dag waarop door de gemeente
schriftelijk de opdracht wordt gegeven; ingeval van een mondelinge
of telefonische opdracht vangt de levertijd aan op de dag waarop de
opdracht schriftelijk door de gemeente wordt bevestigd.5.De gemeente is te allen tijde gerechtigd tot een onafhankelijke
keuring van de prestatie. Bij afkeuring, meldt de gemeente dit
terstond aan de wederpartij en zijn deze keuringskosten voor
rekening van de wederpartij. De afwijkingen bij de keuring gelden
zonder meer als een tekortkoming van de wederpartij.6Eigendom en risico1.De eigendom en het risico vanuit de prestatie gaan met toebehoren
als kwaliteitskeurmerken of -certificaten, over op de gemeente zodra
de prestatie is geleverd.2.Het risico van de zaken wordt geacht bij de wederpartij te zijn
gebleven indien de gemeente op goede gronden het recht op ontbinding
van de overeenkomst inroept.7Betaling1.Betaling geschiedt binnen dertig dagen nadat de gemeente binnen
veertien werkdagen na de levering, de prestatie en de facturen heeft
goedgekeurd. De betaling wordt opgeschort totdat de wederpartij aan
al haar openstaande verplichtingen heeft voldaan.2.De wederpartij specificeert op de factuur haar kosten en vermeldt
ook een omschrijving en kenmerk van de overeenkomst, op straffe van
opschorting van de betalingsverplichting.3.Verricht de wederpartij werkzaamheden, welke zij aanmerkt als
overschrijding van de overeengekomen prestatie, dan komen deze
kosten slechts voor betaling in aanmerking als deze zijn
vastgelegd.4.Betaling van de prestatie ontslaat de wederpartij niet van enige
garantie en/ of aansprakelijkheid zoals deze voortvloeit uit de
tussen de gemeente en wederpartij gesloten overeenkomst.5.De wettelijke rente wordt verschuldigd veertien dagen nadat onder
aanzegging van deze rente, schriftelijk tot betaling is
gemaand.8Garantie en kwaliteit1.De wederpartij garandeert dat haar prestatie geheel in
overeenstemming is met in de overeenkomst en opdracht gegeven
omschrijving, specificaties en voorwaarden. In die zin is de
prestatie van goede kwaliteit en voldoet tenminste aan de geldende
wet- en regelgeving, de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid,
levensduur, doelmatigheid en afwerking, en is geschikt voor het doel
waarvoor zij is bestemd. De garantie hiervan verloopt analoog
volgens de regels van Consumentenkoop uit het Burgerlijk Wetboek en
bevat ten minste een garantietermijn van twaalf maanden, te
verlengen met de hersteldagen uit lid 3 hierna.2.De wederpartij staat in voor de kwaliteit en integriteit van diegene
die namens haar belast is met de uitvoering van de
overeenkomst.3.De wederpartij zal voor haar rekening en risico alle voorkomende
gebreken op eerste aanzegging en tot genoegen van de gemeente
herstellen, onverminderd de aansprakelijkheid uit artikel 14.9Voorschriften, verzekering, toezicht1.De wederpartij, haar werknemers en door haar ingeschakelde derden
conform artikel 11, zijn gehouden bij de nakoming van de
overeenkomst, alle toepasselijke wettelijke voorschriften in acht te
nemen, evenals de voorschriften die door de gemeente zijn
vastgesteld en bekendgemaakt.2.De wederpartij verplicht zich vanaf de totstandkoming van de
overeenkomst afdoende verzekerd te zijn en zich verzekerd te houden
voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van
toepassing zijn, en werkt op eerste verzoek van de gemeente mee aan
de cessie van alle aanspraken hieruit.3.De gemeente is gerechtigd binnen de voorschriften en verplichting
uit de leden 1 en 2 te allen tijde en zonder vooraankondiging, bij
de wederpartij toe te zien op de naleving hiervan.10Milieubescherming1.De wederpartij verstrekt op verzoek alle beschikbare milieurelevante
informatie over de samenstelling en opbouw van de zaken, zoals
gebruikte materialen en samenstellende stoffen.2.De zaken mogen geen stoffen bevatten uit de Regeling Europese
afvalstoffenlijst aangeduid met een asterisk, en dienen zo min
mogelijk stoffen en preparaten te bevatten die onder de Wet
milieugevaarlijke stoffen vallen.3.De wederpartij levert een zaak dat in het afvalstadium bij de
gebruikelijke verwerkingsmethode zo min mogelijk milieubelasting
veroorzaakt.11Overdracht en uitbesteding1.De wederpartij mag de rechten en verplichtingen die voor haar uit de
overeenkomst voortvloeien noch geheel, noch gedeeltelijk aan een
derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van
de gemeente. De gemeente heeft het recht aan deze toestemming
voorwaarden te verbinden.2.De wederpartij behoeft de voorafgaande schriftelijke toestemming van
de gemeente voor uitbesteding aan derden. De wederpartij blijft
volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor door derden in
verband met de opdracht te verrichten werkzaamheden en vrijwaart de
gemeente voor elke aansprakelijkheid inzake wettelijke voorschriften
en regelingen over inleners-, keten- en
opdrachtgeversaansprakelijkheid, alsmede voor terzake naar
redelijkheid gemaakte kosten van rechtsbijstand.3.In de gevallen uit de leden 1 en 2 zijn deze voorwaarden op de derde
van toepassing als ware een rechtsbetrekking tussen de gemeente en
die derde.12Geheimhouding en hulpmiddelen1.De wederpartij is tot geheimhouding jegens derden verplicht ten
aanzien van alle bedrijfs- en persoonsgegevens van de gemeente die
haar uit hoofde van de relatie met de gemeente ter kennis zijn
gekomen.2.De wederpartij verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de
gemeente en treft voor de privacybescherming voldoende waarborgen en
beveiligingsmaatregelen.3.De wederpartij staat in voor haar medewerkers, alsmede derden van
wier diensten de wederpartij gebruik maakt, zich overeenkomstig de
leden 1 en 2 zullen gedragen.4.Door de gemeente ter beschikking gestelde tekeningen, modellen,
instructies, specificaties en overige hulpmiddelen blijven eigendom
van de gemeente. De wederpartij is als houder verplicht deze in
goede staat te houden en voor eigen risico te nemen.13Intellectuele eigendom1.De wederpartij garandeert dat de prestatie met toebehoren en al
hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert, vrij zijn van
alle bijzondere lasten en beperkingen, zoals octrooirechten,
merkrechten, modelrechten en auteursrechten.2.De wederpartij vrijwaart de gemeente voor alle aanspraken van derden
die verband houden met enige schending van de wederpartij van het in
lid 1 gestelde en vergoedt aan de gemeente alle schade die daarvan
het gevolg is.3.Ten aanzien van het door de gemeente verstrekte, zoals tekeningen,
ramingen, ontwerpen en dergelijke, behoudt de gemeente zich naast
het eigendomsrecht, ook het auteursrecht voor.4.Als onderdeel van de prestatie draagt de wederpartij het
auteursrecht uitdrukkelijk over aan de gemeente en verricht daartoe,
voorzover noodzakelijk, op eerste verzoek van de gemeente al die
(rechts)handelingen die daarvoor nodig zijn.14Aansprakelijkheid1.De wederpartij is met betrekking tot de door haar geleverde zaken en
verrichte diensten aansprakelijk voor alle (verdere) schade,
gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden tot vergoeding van
bedrijfsschade, winstderving, alle gerechtelijke en
buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken van
derden jegens de gemeente of welke andere schade dan ook. Deze
aansprakelijkheid strekt zich mede uit jegens natuurlijke en/of
rechtspersonen werkzaam voor of bij de gemeente, alsmede derden
waarmee de gemeente verplichtingen is aangegaan.2.De wederpartij vrijwaart de gemeente terzake van alle aanspraken van
derden tot vergoeding van schade aan derden door de wederpartij aan
de gemeente geleverde zaken en/of verrichte diensten.15Boetebepaling1.Onverminderd het recht van de gemeente om nakoming, ontbinding en
schade boven het boetebedrag te vorderen, heeft de gemeente de
bevoegdheid om aan de wederpartij een direct opeisbare boete op te
leggen van 10% van de prijs van de gehele prestatie in het geval
dat:
niet binnen de overeengekomen termijn de volledige diensten
zijn verricht of zaken zijn geleverd die aan de overeenkomst
beantwoorden;
de leden 1, 2 en 3 uit artikel 12 van deze voorwaarden over
geheimhouding niet zijn nageleefd, tenzij de tekortkoming
niet aan de wederpartij kan worden toegerekend.
16Ontbinding en beëindiging1.Buiten hetgeen elders in deze voorwaarden is bepaald, is de gemeente
gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang bij een
aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien:
de wederpartij in staat van faillissement wordt verklaard,
of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt
verleend, danwel haar vermogen wordt opgeheven of op een
aanmerkelijk deel van haar vermogen beslag wordt gelegd,
danwel in al die gevallen een aanvraag daartoe, danwel
anderszins niet langer in staat moet worden geacht aan haar
verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst te kunnen
voldoen;
door of vanwege de wederpartij enig voordeel is aangeboden
of verschaft aan personeel, medewerkers of
vertegenwoordigers van de gemeente of door haar
ingeschakelde derden.
de wederpartij niet of niet langer beschikt over de
noodzakelijke publiekrechtelijke vergunningen.
de wederpartij deze voorwaarden niet of niet correct
naleeft.
2.Na ontbinding van de koopovereenkomst is de gemeente bevoegd aan de
wederpartij voor rekening en risico van de wederpartij de zaken
terug te zenden, die op grond van dezelfde overeenkomst reeds
geleverd waren maar niet meer doeltreffend gebruikt kunnen worden en
van de wederpartij de betalingen die de gemeente voor deze zaken
mocht hebben gedaan, terug te vorderen.3.Bij ontbinding van de koopovereenkomst is de wederpartij verplicht
aan de koper behalve de in artikel 14 genoemde schade, ook alle
verdere schade die de gemeente mocht lijden o.a. door een
dekkingskoop en door winstderving, te vergoeden.4.Door de ontbinding worden alle openstaande vorderingen van de
gemeente onmiddellijk opeisbaar.5.De beëindiging, opzegging of ontbinding van de overeenkomst ontslaat
de wederpartij niet van de verplichtingen op de wederpartij die naar
hun aard bedoeld zijn om van kracht te blijven, zoals geheimhouding,
aansprakelijkheid, garanties.6INKOOPSAMENWERKINGUitgangspunten inkoopsamenwerking in het Land van Cuijk:
Samenwerking is geen doel op zich, maar een middel om
doelen te bereiken die individueel niet bereikbaar
zijn.Iedere participant aan de samenwerking kan andere
doelen voor ogen hebben. Daarom zal iedere deelnemer zich moeten
afvragen of samenwerking de geëigende weg is om zijn doelen te
halen. Zo kan men vertraging en teleurstelling achteraf
voorkomen.
Samenwerking is geen automatisme, maar moet men
leren.Als men nog nooit eerder met elkaar heeft
samengewerkt, moet de samenwerking groeien, men moet elkaar
leren kennen. Vooral standaard producten lenen zich om
gezamenlijk in te kopen. Naarmate de samenwerking duurzamer is,
groeit het onderling vertrouwen en zijn hogere ambities te
realiseren.
Samenwerking moet op strategisch niveau zijn
verankerd.Inkoopsamenwerking kent strategische,
tactische en operationele aspecten. Het is dus geen zaak van de
inkoopafdeling alleen. Inkoopsamenwerking vraagt om
aanpassingsvermogen van de organisatie. Het committent en de
sturing van het strategisch niveau zijn daarom onontbeerlijk om
slagvaardig te kunnen samen werken.
Succesvol samen inkopen betekent niet noodzakelijkerwijs
samen een contract afsluiten.Inkopen en aanbesteden
kent vele facetten en gradaties. Het afsluiten van een
gezamenlijk contract is er slechts een van. Een andere
mogelijkheid is bijvoorbeeld dat men kennis deelt en het
contract individueel afsluit. Zoek de samenwerking die het best
bij je past.
Als mensen niet willen samenwerken, vinden ze altijd wel
iets om het niet mee eens te zijn.Als de samenwerking
op inhoud stagneert, dan is er vaak een probleem binnen het
samenwerkingsproces. Signaleer de symptomen en stel de oorzaak
ter discussie.
Vertrouwen is het fundament voor samenwerking en begint bij
wederzijds begrip en respect.Zelfs wanneer de zaken
volledig zijn dichtgetimmerd, verloopt de samenwerking uiterst
stroef wanneer er geen werkbaar niveau van vertrouwen aanwezig
is. Vertrouwen ontstaat door het delen van kennis en ervaring en
het serieus nemen van de wensen van een ander.
Respecteer verschillen, maar maak deze niet groter dan
strikt noodzakelijk.Maak generiek waar dit kan, maar
blijf specifiek waar dit moet. Bij een groot streven naar
homogeniteit ontstaat er een onwerkbaar en kostbaar compromis
waar niemand mee gediend is. Anderzijds zijn er vaak meer
overeenkomsten dan men denkt.
Haast kost tijd, maar zonder tijdsdruk kom je
nergens.Als de tijdsdruk hoog is neemt de kans op
onzorgvuldigheden toe. Dit leidt vaak tot tijdrovende problemen
verderop in het traject. Weet dat een aanbestedingstraject
gemiddeld een half jaar in beslag neemt. Aan de andere kant is
tijdsdruk belangrijk om deelnemers scherp en gefocust te houden,
zonder dat er teveel ruimte voor details ontstaat.
Uitspraak zonder inzicht leidt tot inspraak zonder
uitzicht.Het is belangrijk dat de juiste
deskundigheden binnen het samenwerkingsproces worden betrokken.
Hun rol, taken en verantwoordelijkheden moeten vooraf goed
gedefinieerd zijn, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
Het werk is niet klaar met het tekenen van een
contract.Het tekenen van een contract wordt vaak
gezien als het einde van een wervingsproces. Al het werk dat is
verricht, is in feite de voorbereiding voor de levering zelf.
Ook het beheer en de uitvoeringsorganisatie moeten uitgewerkt
zijn, wil de aanbesteding tot een succesvol einde komen.
1op het gebruik van de inkoopportfolio van KraljicEen goed instrument bij het vaststellen van de meest geëigende
aanbestedingsstrategie is de zogenaamde inkoopportfolio van Kraljic. Dit is een
aanbestedingsstrategie, waarbij de marktpositie en de mogelijkheden zichtbaar
gemaakt worden voor verbetering van het inkoopresultaat. Hierbij wordt
onderscheid gemaakt naar mogelijkheden om geld te besparen en mogelijkheden om
tijd te besparen.De uitgangspunten van de Kraljic-matrix zijn:
Hoe minder leveranciers, hoe afhankelijker.
Hoe groter het aandeel inkoopwaarde van het totaal, hoe groter het
financieel belang.
In de Kraljic-matrix worden 4 soorten aankopen onderscheiden:
Hefboom aankopen
Routine aankopen
Strategische aankopen
Knelpunt aankopen
1. Hefboom aankopenOnder een “hefboom aankoop”
wordt verstaan een aankoop van een product c.q. dienst, waarbij veel aanbieders
zijn en waaraan een hoog financieel belang voor de organisatie is gekoppeld. Bij
hefboom aankopen is het mogelijk door goede artikelspecificaties de marktwerking
te gebruiken om betere condities te verkrijgen. In het algemeen zullen de
inkoopprijzen lager worden bij gelijkblijvende of betere kwaliteit. Producten
dienen tegen de laagste directe kosten ingekocht te worden. Een voorbeeld:
schoonmaak.2. Routine aankopenOnder een
“routine aankoop” wordt verstaan een aankoop van een product c.q. dienst,
waarbij er veel aanbieders zijn en waarbij het een laag financieel belang heeft
binnen de organisatie. Bij routine aankopen zijn besparingen in geld niet van
toepassing. Besparingen zijn hier mogelijk door het verminderen van de interne
kosten, bijvoorbeeld door het afsluiten van raamcontracten. Producten dienen zo
eenvoudig mogelijk aangeschaft te worden, zodat de besteding in tijd beperkt
blijft. Een voorbeeld: kantoorartikelen.3. Strategische aankopen
Onder een “strategische aankoop” wordt verstaan een aankoop
waarbij een hoog financieel belang is voor de organisatie en waarbij de keuze
beperkt is tot één of enkele leveranciers, bijvoorbeeld als gevolg van
technische beperkingen (een voorbeeld: specifieke onderdelen voor een bepaalde
installatie van een bepaald merk). Indien men zich bewust is van de beperkingen,
dient men zich tevens te realiseren dat deze beperkingen geld kosten. De
aandacht dient zich derhalve te richten op het “zekerstellen” van de
noodzakelijke inkopen door goede samenwerking (meerjarige overeenkomsten).
Besparingen zijn mogelijk door de (interne) beperkingen op te heffen. Een
voorbeeld: softwarepakketten.4. Knelpunt
aankopenOnder een “knelpunt aankoop” wordt verstaan een aankoop
met een laag financieel belang. Er zijn weinig leveranciers te vinden die deze
aankoop kunnen leveren. Het toeleverings-risico is groot, daarom dient de
beschikbaarheid van het product c.q. dienst zeker gesteld te worden. Deze
aankopen zijn vaak het gevolg van het feit dat men zich heeft gebonden aan een
leverancier. Geld is er niet meer te verdienen, het kost in het algemeen alleen
maar tijd om deze artikelen te verkrijgen. Voorbeeld : water, beveiligd papier
ten behoeve van de afdeling burgerzaken.De portfolio-analyse geeft aan waar en
hoe geld en tijd bespaard kan worden.
HoogBesparing in geldInkoopstrategie:- veel leveranciers-
substitutie mogelijkKosten geldInkoopstrategie:- moeilijk te wisselen producten-
prijs en levering kritischLaagBesparing in tijdInkoopstrategie:- groot aanbod- grote
diversiteit- bewerkelijkKosten tijdInkoopstrategie:- monopolische markt- hoge
entreebarrieresLaag (veel leveranciers)Hoog (weining leveranciers) Toeleveringsrisico
Het inkoopbeleid dient zich in eerste instantie te richten op de linkerkolom
van bovenstaande portfolio, zijnde de hefboom en routine aankopen. Doordat hier
meerdere leveranciers in het spel zijn en daardoor het toeleveringsrisico laag
is, kan door de ”marktwerking” een besparing in geld en/of tijd behaald worden.
Hieruit vloeit voort dat indien duidelijk beargumenteerd is dat de aankoop een
strategische aankoop of een knelpunt aankoop betreft, volstaan kan worden met
het opvragen van één offerte.