CVDR60525_1Budgethoudersregeling 2004nlregelingGrave2004-02-10GraveOnbekendBudgethoudersregeling 2004Organisatieverordening 2001, art. 15college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-02-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-02-102004-01-012022-01-01Nieuwe regelingGeen.Geen.Deze regeling vervangt de Budgetregeling 1993. De publicatiedatum van deze regeling is niet meer te achterhalen.Budgethoudersregeling 2004Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grave gelet op artikel 15 van de organisatieverordening 2001,b e s l u i tvast te stellen de volgende:"Regeling Budgethouders Gemeente Grave 2004"1Benoeminga.Het College van Burgemeester en Wethouders wijst een hoofdbudgethouder aan - zijnde gemeentesecretaris, sectorhoofd of commandant brandweer - die binnen de hem/haar via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als verplichtingen - aan en/of door de gemeente Grave.b.De hoofdbudgethouder wijst via mandaat de budgethouder en de deelbudgethouder aan, die binnen de hem/haar via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als verplichtingen - aan en/of door de gemeente Grave.2Budget en begrotingder budget wordt verstaan:
een taakstelling op basis van de productenraming, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan één of meer begrotingsposten in de productenraming welke door het college van burgemeester en wethouders wordt toegekend aan een hoofdbudgethouder. Via mandaat kent de hoofdbudgethouder aan de budgethouder en de deelbudgethouder zijn/haar budget toe.
een taakstelling op basis van een afzonderlijk door de gemeenteraad verleend krediet voor het uitvoeren van nieuwe investeringen.
Tot het budget worden tevens gerekend de in de productenraming in de omschrijving entoelichting opgenomen output, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overigekengetallen en voorschriften.3VerantwoordelijkhedenDe hoofdbudgethouder, de budgethouder en de deelbudgethouder zijn integraal verantwoordelijk voor de aan hen ter beschikking gestelde budgetten. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk zijn voor zowel de uitgaven als de inkomsten. Het omgaan met de budgetten vormt een onderdeel van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken.4Schuiven tussen budgettenBij een onderschrijding van een budget is het mogelijk deze voor andere posten te bestemmen. De raad kan budgetten verschuiven tussen deelprogramma’s, het college van Burgemeester en Wethouders tussen beleidsproducten en het managementteam binnen de beheersproducten.5Verplichtingena.Verplichtingen mogen slechts schriftelijk worden aangegaan nadat de hoofdbudgethouder, de budgethouder en/of de deelbudgethouder heeft geconstateerd dat daarvoor een toereikend budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt bij het college van burgemeester en wethouders aanvullende budgetruimte aangevraagd.b.De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven en verplichtingen inzake inkomsten.c.Het college van burgemeester en wethouders kan aangeven dat verplichtingen boven een vast te stellen bedrag eerst mogen worden aangegaan nadat toestemming is verkregen van de aangewezen hoofdbudgethouder, zulks onverminderd de noodzaak tot het aanvragen van meerdere offertes.d.Het college van burgemeester en wethouders kan aangeven dat verplichtingen boven een vast te stellen bedrag eerst mogen worden aangegaan nadat toestemming is verkregen van het college van burgemeester en wethouders, zulks onverminderd de noodzaak tot het aanvragen van meerdere offertes en van toestemming van de aangewezen hoofdbudgethouder.6BestellingenHet college van burgemeester en wethouders kan aangeven dat bestellingen boven een vast te stellen bedrag eerst mogen worden geplaatst nadat (minimaal) het daarvoor gestelde aantal offertes bij verschillende leveranciers is gevraagd. Indien het vragen van offertes niet mogelijk is of niet zinvol, wordt dit door de hoofdbudgethouder, de budgethouder of de deelbudgethouder, in overleg met de betrokken portefeuillehouder en financieel consulent, vastgelegd.In managementrapportages worden wezenlijke afwijkingen van het aanbestedingenbeleid gemeld.7OffertesDe hoofdbudgethouder, de budgethouder en de deelbudgethouder leggen vast bij welke leveranciers offertes zijn gevraagd. De ontvangen offertes worden door hen systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door hem/haar aangetekend.In managementrapportages worden wezenlijke afwijkingen gemeld.8Vastlegging van verplichtingenDe hoofdbudgethouder, de budgethouder en de deelbudgethouder draagt er zorg voor dat de op hun budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig worden vastgelegd dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar is.9VoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders kan voorschriften geven inzake de wijze waarop de budgethouder zijn verplichtingen dient vast te leggen.10InformatieDe hoofdbudgethouder, de budgethouder en de deelbudgethouder informeren door middel van maraps en de jaarrekening, door tussenkomst van een lid van het managementteam, het college van burgemeester en wethouders tijdig omtrent de door hen gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden en kostendekkingspercentages en overige kengetallen.Het managementteam adviseert het college van burgemeester en wethouders over de dekking van budgetoverschrijdingen, daartoe geadviseerd door het bureau Bedrijfsvoering en Financiën.11GrenzenHet college van burgemeester en wethouders kan grenzen aangeven waarbinnen afwijkingen niet behoeven te worden gesignaleerd.12Frequentie rapportagesDe hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor het -met een door het college van burgemeester en wethouders te bepalen frequentie- opstellen van een managementrapportage ten behoeve van het college van de daadwerkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van toelichtingen.13RapporteringHet bureauhoofd Bedrijfsvoering en Financiën stelt met inachtneming van de in artikel 12 bedoelde frequentie ten behoeve van het managementteam een overzicht samen van de werkelijke uitkomsten van het budget. De hoofdbudgethouder draagt zorg voor de toelichting op de relevante afwijkingen.Het bureauhoofd Bedrijfsvoering en Financiën rapporteert de uitkomsten aan het college van burgemeester en wethouders.14Nadere uitwerkingTer nadere uitwerking van deze regeling stelt het college van burgemeester en wethouders een instructie budgethouders vast.15Inwerkingtreding en citeertitel1.Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2004.2.De budgetregeling 1993 komt hiermee te vervallen.3.Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling 2004”.Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grave, d.d. 10 februari 2004De secretaris, De burgemeester