Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp houdende regels omtrent de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018) |
Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuur en recht |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-05-2019 | bijlage 1 | 28-03-2019 | 17INT10939 | ||
01-01-2018 | 22-05-2019 | Nieuwe regeling | 23-11-2017 | 17INT10939 |
De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het voorstel van de auditcommissie van 12 oktober 2017;
gelet op artikel 33 en 147 van de Gemeentewet;
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Wet: de Gemeentewet;
Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Wet of diens plaatsvervanger;
Secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Wet;
Hoofdstuk 2: Ambtelijke bijstand
De bijstand, bedoeld in het eerste lid wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Hoofdstuk 3: Fractieondersteuning
Artikel 10 Gevolgen splitsing fractie
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6 vastgestelde financiële bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden met ingang van de maand volgend op de maand waarin kennisgeving is gedaan over de splitsing.
In de gevallen, waarin deze verordening niet voorziet of wanneer een artikel voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de raad. Indien in strijd wordt gehandeld met artikel 7 of wanneer niet wordt voldaan aan andere bepalingen in deze verordening vordert de gemeenteraad de in het geding zijnde uitgaven terug.
Bijlage 1 – Fractiegeldentabel (19INT01490)
Fractieondersteuning tabel kostensoorten versie na 1e wijziging conform besluit raad 28 maart 2019 behorende bij verordening ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 gemeente Pijnacker-Nootdorp
Op basis van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 stelt de raad nader vast waar de fractieondersteuning aan besteed mag worden.
In deze tabel staan kosten die wel en kosten die niet uit de fractieondersteuning kunnen worden vergoed. De kostensoorten komen deels uit de uitgaven van de afgelopen jaren, deels uit voorbeelden van andere gemeenten. Dit overzicht kan in de loop der tijd worden aangevuld met andere kostensoorten. Het is daarbij steeds de raad die bepaalt welke kosten wel en welke kosten niet vanuit de fractieondersteuning kunnen worden bekostigd.
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/werken-als-vrijwilliger/vrijwilligersvergoedingen/vrijwilligersvergoedingen
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Politieke groeperingen hebben daarnaast recht op fractieondersteuning. De uitwerking hiervan moet bij verordening worden geregeld.
In eerste instantie wordt bekeken of de gevraagde bijstand door de griffie kan worden verleend. Is dit niet het geval, dan kan de griffier het verzoek via de secretaris, als het hoofd van de ambtelijke organisatie, neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Hiervoor is een regeling getroffen in het reglement van orde voor vergaderingen van de raad. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen te verschaffen over een verzoek om ambtelijke bijstand wordt in dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie dienen te wenden tot de secretaris.
De financiële bijdrage is bedoeld voor inhoudelijke ondersteuning aan de fracties. De gemeentewet kent geen definitie van het begrip “fractie”. Artikel 33 tweede lid gaat wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen. In het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad is bepaald dat leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard bij aanvang van de zitting als een fractie worden beschouwd.
De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. Het budget voor fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Om de administratie te vereenvoudigen is er bewust voor gekozen de hoogte van het bedrag niet jaarlijks aan te passen aan de ontwikkeling van de vergoedingen voor de raads- en commissieleden. In plaats daarvan neemt de raad aan het begin van elke bestuursperiode een besluit over de hoogte van de bijdrage.
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van fractieondersteuning worden fracties grotendeels
vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. De bijdrage aan de fracties is met name bedoeld voor de inhoudelijke ondersteuning. De gekozen formulering in lid 1 geeft hiervoor een nadere omschrijving. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Het inzetten van de bijdrage voor de fractieondersteuning ten behoeve van bijvoorbeeld cursussen voor individuele raadsleden, die niet de fractie ten goede komen, is niet toegestaan.
Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Een uitzondering hierop is de ambtelijke bijstand conform artikel 1. Fracties moeten vrij zijn in de keuze van de personen die hen ondersteunen. Op de in dit artikel geschetste wijze kunnen fracties ondersteuning door derden zelf bekostigen.
Een nadere uitwerking van kosten die wel en niet in aanmerking komen om te worden vergoed vanuit
de door de gemeente beschikbaar gestelde jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning kunnen worden opgenomen in een separate bijlage van deze verordening.
De bijdrage wordt op declaratiebasis toegekend. In een verkiezingsjaar wordt de bijdrage in twee
gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit verrekend worden.
Door de fracties verantwoording te laten afleggen over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning, is controle per fractie mogelijk. Uitgangspunt is dat fracties alle kosten onderbouwen door middel van documenten. De verantwoording van de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning verloopt als volgt:
De controle en het advies door de auditcommissie is in lijn met het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
In een verkiezingsjaar wordt, naast verantwoording over het afgelopen kalenderjaar, ook verantwoording afgelegd over het lopende kalenderjaar tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Op die manier kan snel definitieve afrekening plaatsvinden en iedere fractie de nieuwe raadsperiode met een schone lei beginnen. De verantwoordingen kunnen door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening.
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Dit artikel maakt dat elk bedrag dat niet besteed is, direct opeisbaar is en dat indien in strijd met de verordening wordt gehandeld het bedrag dat in het geding door de gemeente kan worden teruggevorderd.