| Organisatie | Epe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening commissie herbenoeming burgemeester Epe |
| Citeertitel | Verordening commissie herbenoeming burgemeester Epe |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Verordening commissie herbenoeming burgemeester Epe |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-11-2017 | Nieuwe regelilng | 09-11-2017 | 2017-15712 |
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 7, tweede lid, en 8 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,
b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
d. het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
Artikel 9 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 10 Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 11 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeenteraad van Epe op 9 november 2017.
De raad voornoemd,
de plv.voorzitter,
J. Spijkerboer
De griffier,
V.J. Smit
In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert.
De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. De fractievoorzitters stellen voor de commissie te beperken tot een drietal raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.
De bepaling over plaatsvervangende leden is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.
Ingevolge artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. De fractievoorzitters winnen vooraf het gevoelen van de wethouders en de gemeentesecretaris in over het functioneren van de burgemeester en laten dat meewegen. Er is in deze procedure niet voor gekozen de een of meer wethouders of de gemeentesecretaris als adviseur aan de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, toe te voegen.
Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht.
Het is belangrijk dat de gemeenteraad alle aspecten van het functioneren van de burgemeester meeweegt in zijn oordeel en dat de gemeenteraad zijn oordeel baseert op zo volledig mogelijke informatie, die een evenwichtig beeld geeft van het functioneren van de burgemeester. Tegelijk moet de geheimhouding rondom de herbenoeming gewaarborgd blijven. Dit is met name een aandachtspunt indien referentiegesprekken gevoerd worden.
Het verslag van bevindingen moet voldoende onderbouwing bevatten van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling.
Het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk dient in het verslag van bevindingen zijn weerslag te krijgen (proces, chronologie en inhoud van de activiteiten en werkzaamheden van de commissie; bevindingen en conclusie van de commissie).
Ten aanzien van eventuele digitale bestanden in de herbenoemingsprocedure maken de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 geen onderscheid naar de vorm van bescheiden. Zij zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.