Organisatie | Kerkrade |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening rekenkamercommissie en Rekeningcommissie gemeente Kerkrade 2017 |
Citeertitel | Verordening rekenkamercommissie gemeente Kerkrade 2017 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Kerkrade 2006
artikel 81oa van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-09-2017 | nieuwe regeling | 27-09-2017 | 17Rb038 |
De raad van de gemeente Kerkrade;
dat een gemeente bij wet verplicht is om een Rekenkamer(functie) in te stellen
de nota van toelichting, nr. 17Tl033, behorende bij dit besluit;
het verslag van de Commissie Algemene Zaken en Middelen d.d. 11 september 2017;
• programma: algemeen bestuurlijke aangelegenheden
• gemeentelijk/regionaal beleidskader: --
• wetsartikel: artikel 81oa Gemeentewet
rekeningcommissie: commissie waar enkel de interne leden (raadsleden) van de rekenkamercom-missie zitting in hebben en die tot taak heeft het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en het uitbrengen van een advies aan de raad ten aanzien van het vaststellen van de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantscontrole en het accountantsverslag;
Bij benoeming is ten aanzien van de externe leden artikel 81g Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Artikel 5. Ontslag en non-activiteit
Voorts kan de gemeenteraad een extern lid ontslaan als dit lid door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is om zijn functie te vervullen; indien dit lid naar het oordeel van de gemeenteraad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem of haar gestelde vertrouwen of indien de gemeenteraad van oordeel is, dat het lid niet langer geschikt is om zijn functie in de commissie te vervullen.
De rekeningcommissie, bestaande uit enkel de interne leden (raadsleden) van de rekenkamercom-missie, heeft voorts als taak het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en het uitbrengen van een advies aan de raad ten aanzien van het vaststellen van de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantscontrole en het accountantsverslag.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat.
Artikel 7. Onderwerpselectie en opdrachtverlening
De gemeenteraad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht de gemeenteraad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de gemeenteraad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.
Artikel 8. Vergoeding voor werkzaamheden van de externe leden van de commissie
De externe leden ontvangen een door de raad vast te stellen vergoeding per vergadering en een reiskostenvergoeding.
Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 7 dagen een nieuwe vergadering beleggen, waarin de aanwezige leden beraadslagen en besluiten over de aanhangige onderwerpen, tenzij hiertegen door de meerderheid van het aantal commissieleden schriftelijk bezwaar is gemaakt.
Artikel 11. Uitvoering onderzoeken
De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen en bescheiden, registraties, besluiten, notulen, etc. binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.
Artikel 12. Onderzoeksrapporten
De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.
Het bepaalde in artikel 12 en 13 sluit niet uit dat de raad op andere wijze wordt geïnformeerd omtrent bepaalde aangelegenheden wanneer de commissie dit noodzakelijk acht. Eveneens staat het de commissie vrij de naar haar oordeel daarvoor in aanmerking komende zaken uitsluitend ter kennis van het college te brengen.
Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:
a. de vergoedingen aan leden zoals bedoeld in artikel 8;
b. de externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld voor het uitvoeren van onderzoeken;
c. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Kerkrade op 27 september 2017,
De voorzitter, De griffier,
J.J.M. Som. B.W.E. van der Wijst-Triepels
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 17Rb038 Toelichting op de verordening rekenkamercommissie 2017
Artikel 182 van de Gemeentewet is a.g.v. art. 81oa Gemeentewet ook van toepassing op de
Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen, dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.
Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, dienen zij op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet regels vast te stellen voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Kerkrade kiest voor een lokale rekenkamerfunctie. De uitoefening wordt opgedragen aan de rekenkamercommissie gemeente Kerkrade.
In Kerkrade is er een reeds bestaande rekeningcommissie. Deze commissie is belast met het onderzoek
naar de deugdelijkheid, in de zin van comptabele juistheid en rechtmatigheid van de verantwoorde beleids- en beheershandelingen van de gemeenterekening en het uitbrengen van een advies aan de raad ten aanzien van het vaststellen van de gemeenterekening.
In Kerkrade is er voor gekozen om de bestaande rekeningcommissie te “upgraden” naar een
rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie is belast met het uitoefenen van de rekenkamerfunctie,
anderzijds met de taken van de (voormalige) rekeningcommissie. Dit onderscheid in taken komt in
Er is gekozen voor een rekenkamercommissie met raadsleden en externen (gemengd model) om een balans te krijgen dus onafhankelijkheid/objectiviteit en politieke affiniteit/draagvlak.
In artikel 3 wordt de benoeming geregeld. Er is gekozen voor een gemengde samenstelling van raadsleden en externen. De raadsleden worden bij elke nieuwe raadsperiode benoemd. Indien er tussentijds een vacature voor een intern lid (raadslid) ontstaat, wordt het nieuwe interne lid benoemd voor de resterende duur van de lopende raadsperiode. Overwegingen die kunnen spelen bij de benoeming van raadsleden zijn bijvoorbeeld affiniteit, kennis en interesse.
De periode van zes jaar voor externen wordt gekozen i.v.m. de nodige continuïteit na afloop van de raadsperiode. Externen kunnen bijvoorbeeld worden benoemd op basis van een profielschets en een sollicitatieprocedure. Het verdient vanwege de continuïteit aanbeveling om niet alle externen gelijktijdig te benoemen, maar te zorgen voor verspringende termijnen.
De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie.
Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties. Ten aanzien van de externe leden wordt aansluiting gezocht met de bepalingen en omstandigheden die in de Gemeentewet onder artikel 81c en d zijn opgenomen. Daar staat vermeld:
(NB: voor “rekenkamer” moet dus worden gelezen “(extern) lid van de rekenkamercommissie gemeente Kerkrade”)
Relevante bepalingen en omstandigheden volgens de Gemeentewet:
6. Een lid van de rekenkamer wordt door de raad ontslagen:
b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap;
c. wanneer hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
d. indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van
faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;
e. indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen.
7. Een lid van de rekenkamer kan door de raad worden ontslagen:
a. wanneer hij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen;
b. indien hij handelt in strijd met artikel 81h.
1. De raad stelt een lid van de rekenkamer op non-activiteit indien:
a. hij zich in voorlopige hechtenis bevindt;
b. hij bij een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
c. hij onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld ingevolge een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak.
2. De raad kan een lid van de rekenkamer op non-activiteit stellen, indien tegen hem een gerechtelijk
onderzoek ter zake van een misdrijf wordt ingesteld of indien er een ander ernstig vermoeden is van het
bestaan van feiten en omstandigheden die tot ontslag, anders dan op gronden vermeld in artikel 81c, zesde lid, onder a, en zevende lid, onder a, zouden kunnen leiden.
3. De raad beëindigt de non-activiteit zodra de grond voor de maatregel is vervallen, met dien verstande dat in een geval als bedoeld in het tweede lid de non-activiteit in ieder geval eindigt na zes maanden. In dat geval kan de raad de maatregel telkens voor ten hoogste drie maanden verlengen.
------------------------------------------
Artikel 15, eerste en tweede lid, is van overeenkomstige toepassing op de leden van de rekenkamer.
1. Een lid van de raad mag niet:
a. als advocaat, procureur of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het
gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur;
b. als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het
c. als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van:
1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d;
2e. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente;
d. rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende:
1e. het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente;
2e. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente;
3e. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente;
4e. het verhuren van roerende zaken aan de gemeente;
5e. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente;
6e. het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen;
7e. het onderhands huren of pachten van de gemeente.
2. Van het eerste lid, aanhef en onder d, kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen.
3. De raad stelt voor zijn leden een gedragscode vast.
In dit artikel worden de taken van de rekenkamercommissie gedefinieerd, waarbij een splitsing wordt
gemaakt naar het uitoefenen van de rekenkamerfunctie (eerste lid) en het onderzoek van de jaarrekening zoals dit voorheen door de rekeningcommissie gebeurde (tweede lid). Expliciet is in het tweede lid
opgenomen dat de externe leden geen deel uitmaken van de commissie daar waar het gaat om de controle van de jaarstukken. Dit is immers een bevoegdheid van de raad zelf.
Conform artikel 81oa houden de taken van de rekenkamerfunctie in het onderzoeken van de
doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (zie ook art.182 Gemeentewet). De controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, kwalificeert overigens niet als een onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur i.h.k.v. de rekenkamerfunctie.
Lid 4 koppelt de benodigde ondersteuning, zoals bijvoorbeeld agendaplanning, de verslaglegging en de
vorming van dossiers aan het takenpakket van de griffier c.q. het griffiepersoneel.
De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. Er wordt naar gestreefd om jaarlijks een (geactualiseerd) onderzoeksplan op te stellen. In dat onderzoeksplan kan worden opgenomen:
b) de reikwijdte van het onderzoek (welke organisatie-eenheden, instellingen, tijdsvak, etc).
c) de onderzoeksmethode (benchmarking, enquete, etc)
d) doorlooptijd van het onderzoek
e) de wijze van uitvoering (door ambtenaren, door derden, etc)
f) de geraamde kosten in relatie tot de beschikbare onderzoeksbudgetten
De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het
verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid, van de wet
expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er door de
wetgever een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. In lid 3 van dit artikel van de verordening is aangegeven hoe de rekenkamercommissie hiermee dient om te gaan.
Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat door de uitvoering van andere onderzoeken er niet meer voldoende middelen beschikbaar zijn. Ook mag het niet zo zijn, dat de door de raad voorgestelde onderzoeken de volledige middelen van de rekenkamercommissie opslokken, daar anders de zelfstandigheid een farce wordt. Een redelijke grens is om maximaal circa 50% van de beschikbare middelen te besteden aan onderzoeken “op verzoek”. Uiteraard staat het de rekenkamer-commissie vrij om vanuit het oogpunt van relevantie van onderzoeken extra aandacht te schenken aan actuele onderwerpen die leven bij de raad.
Lid 4 voorziet in de mogelijkheid dat college (i.v.m. onderzoeksverplichting ex. art. 213a GW en de
rekenkamercommissie hun onderzoeken afstemmen en een gezamenlijk onderzoeksplan opstellen met daarbij een duidelijke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling (wat is onderzoek ex. art. 213a GW en wat is onderzoek door rekenkamercommissie).
In dit artikel is vastgelegd de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen. Hier wordt aangesloten bij de verordening ex artikel 96 Gemeentewet zoals deze in Kerkrade thans wordt toegepast.
Gaat in op de wijze van vergaderen. De vergaderingen zijn besloten, slechts de rapporten zijn openbaar.
Gaat in op het stemrecht. Ten aanzien van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarstukken hebben externen geen rol. De controle van de jaarstukken is een expliciete verantwoordelijkheid van de raad. De aanwezigheid van de externe leden heeft bij de controle van de jaarrekening dan ook geen meerwaarde en is daarom uit dit artikel geschrapt.
Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en
relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle
leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. Voor zover bij derden informatie moet worden
ingewonnen is artikel 184 Gemeentewet zoveel als mogelijk van toepassing.
1. De rekenkamer heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van de volgende
instellingen en over de volgende periode:
a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke
regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling;
b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de
gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de
gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;
c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van
de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten
minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of
2. De rekenkamer is bevoegd bij de betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de
jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben
gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur
berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamer van de betrokken instelling de
3. De rekenkamer kan, indien de documenten, bedoeld in het tweede lid, daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een
onderzoek instellen. De rekenkamer stelt de raad en het college van haar voornemen een dergelijk
onderzoek in te stellen in kennis.
In lid 5 wordt nog geregeld dat het is toegestaan om bij de concrete uitvoering van onderzoeken
samenwerking te zoeken met andere gemeenten en andere gemeentelijke of regionale rekenkamer(functie)s, zeker wanneer dit toegevoegde waarde of kostenvoordelen heeft.
Dit artikel gaat in op de rapporten, die samenhangen met het uitoefenen van de rekenkamerfunctie.
De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen
genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren, de verantwoordelijke wethouder en/of het college worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden te corrigeren.
Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college bovendien de gelegenheid
geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamercommissie verbindt aan de
(gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.
Dit artikel gaat in op het verslag naar het onderzoek van de jaarstukken, dat samenhangt met de taak van de voormalige rekeningcommissie. Dit verslag wordt zoals gebruikelijk door de woordvoerder van de commissie, zijnde één van de raadsleden, voorgelezen in de raadsvergadering. Alleen raadsleden hebben hier stem- of spreekrechten.
In dit artikel wordt de rekenkamercommissie de mogelijkheid geboden om bepaalde aangelegenheden met raad en/of college te bespreken die naar het oordeel van de rekenkamercommissie niet noodzakelijkerwijs in rapportages tot uitdrukking hoeven komen. Het kan dan bijvoorbeeld ook gaan om mineure aandachtspunten of meer operationele zaken. In lid 2 is uit het oogpunt van zorgvuldigheid opgenomen dat ook dan eerst de procedure van hoor en wederhoor zoals bedoeld in artikel 12 moet zijn gevolgd, indien dit van toepassing is.
De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. De hoogte van dit budget zal mede afhangen van de ambities volgens het onderzoeksplan. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. Administratie en verantwoording van baten en lasten vindt via de gemeentelijke boekhouding plaats. De voorzitter van de rekenkamercommissie zal dan als budgethouder fungeren.
Spreekt voor zich. Voorbeeld is ambtelijke inzet, de benoemingsprocedure of kostenvergoedingen.