Organisatie | Uithoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling elektronisch berichtenverkeer gemeente Uithoorn |
Citeertitel | Regeling elektronisch berichtenverkeer gemeente Uithoorn |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-12-2013 | Nieuwe regeling | 10-12-2013 | BI.13.0544 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Gemeentelijke website: De internetsite van de gemeente Uithoorn, www.uithoorn.nl.
Deze regeling is van toepassing op verkeer tussen burgers en bestuursorganen met uitzondering van de gevallen genoemd in artikel 2:13 tweede lid van de Awb.
Berichten kunnen digitaal naar de gemeente Uithoorn worden verzonden. Elektronische aanvragen en dergelijke worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of via een landelijke voorziening. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een webformulier wordt aangeboden kan een bericht in een andere vorm elektronisch worden verzonden.
Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:
Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een gebrekkige e-mail krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgestelde termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, dan is de gemeente gerechtigd om het verzoek niet in behandeling te nemen.
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen via de algemene postbus wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
De afzender van een functioneel bericht ontvangt, binnen twee werkdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wie de behandelende ambtenaar is of welke afdeling de brief behandelt. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente Uithoorn is ontvangen.
Voor deze regeling zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.
Deze regeling is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Uithoorn en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zogenaamde bestuurlijke berichten.
De werking van deze regeling is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, dat wil zeggen berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Deze regeling beoogt geen regels te geven over privé gebruik van e-mail.
Daarnaast wordt aangegeven dat deze regeling van toepassing is op e-mailberichten, en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, zijn uitgesloten. Faxverkeer valt wel onder de werking van deze regeling.
Dit artikel geeft aan dat de regeling zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Wat extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.
Alle medewerkers van de gemeente Uithoorn zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in deze regeling zijn vastgelegd.
Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Uithoorn geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. Verder wordt in dit lid gesteld dat elektronische aanvragen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website of van de daarvoor bestemde landelijke voorzieningen (bijvoorbeeld omgevingsloket online).Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.
Voor overige functionele berichten is in lid 2 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Uithoorn of via een webformulier op de gemeentelijke website. Als een algemeen mailadres niet meer actief is, wordt dit gepubliceerd. In de Awb wordt gesproken over een doorzendplicht wanneer post niet bij het juiste bestuursorgaan is terechtgekomen. Door aan te geven welke elektronische postbussen gebruikt kunnen en moeten worden, zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht op grond van art. 2:3 eerste lid van de Awb. Zo worden situaties voorkomen waarin een medewerker functionele berichten via zijn postbus ontvangt in een periode dat hij voor langere tijd ziek thuis is of met vakantie is.
Lid 3 en 4 beschrijven de eisen die gesteld worden aan digitaal berichtenverkeer. Hierdoor ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post kunnen elektronische berichten maar via een beperkt aantal kanalen binnenkomen bij de gemeente Uithoorn. Verder dient een bericht te zijn voorzien van naam, adres en woonplaatsgegevens van de afzender. Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan het digitale berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kan worden, omdat bijvoorbeeld de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Uithoorn, en we hebben al onze hulpmiddelen die beschikbaar zijn, ingezet dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. De ontvanger stuurt hierover een bericht aan de afzender. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bestanden die groter zijn kunnen per post op een CD, DVD, USB-stick of via een website (WeTransfer), met een begeleidende brief worden verstuurd naar de gemeente Uithoorn.
Op grond van het gemeentelijk Kwaliteitshandvest bevestigen wij e-mail binnen twee werkdagen met een bericht van ontvangst of handelen wij deze af. Afwijking daarvan is mogelijk. In die ontvangstbevestiging wordt de afzender op de hoogte gesteld wie de behandelend ambtenaar/afdeling is. Wanneer een functioneel bericht binnen zes weken wordt beantwoord, is het sturen van een tussentijds bericht niet nodig.
Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen hetzelfde. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van zes weken.
Voor de afhandeling van bestuurlijke berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren.
Een andere eis die deze regeling stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen, en bestuurlijke berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.
Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet altijd door het bestuursorgaan zelf ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening of kan worden voldaan met een melding dat de beschikking automatisch is opgemaakt en daardoor niet is ondertekend. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.
Uiteraard wordt, hoewel het af en toe lastig kan zijn, er van iedere medewerker van de gemeente Uithoorn verwacht dat de afhandeling van alle functionele berichten op een professionele wijze gebeurt ongeacht de toonzetting in het ontvangen bericht.
Registratiewaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en registratiewaardige berichten die binnenkomen in de algemene postbus en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door gemeente Uithoorn worden vastgelegd in het Document Management Systeem door medewerkers van afdeling DIV, die belast zijn met deze werkzaamheden, of door andere medewerkers in een afdelingsspecifieke applicatie.
Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.
De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van berichten die voor registratie en archivering in aanmerking komen, berust bij de medewerkers zelf. Het betreft hier berichten die aanleiding zijn tot of betrekking hebben op een beslissing die leidt tot een rechtsgevolg voor aanvrager of derden. Deze berichten moeten te allen tijde traceerbaar zijn in het gemeentelijk Document Management Systeem.
Berichten worden geregistreerd als sprake is van een:
De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.