| Organisatie | Teylingen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de informatie van de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling, alsmede van het toezicht daarop |
| Citeertitel | Archiefverordening GR KDB |
| Vastgesteld door | geattribueerde functionaris |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2017 | Nieuwe regeling | 20-04-2017 | Z-17-021015 |
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 6 maart 2017;
gelet op hoofdstuk VII van de Archiefwet en artikel 25 van de gemeenschappelijke regeling werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek;
In deze verordening wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
informatie: de archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd, op grond van de taken of werkprocessen van de gemeenschappelijke regeling;
secretaris: de secretaris van de gemeenschappelijke regeling, op grond van artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet belast met het beheer van de archiefbewaarplaats;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 der wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;
Hoofdstuk II: De zorg van het dagelijks bestuur.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie, zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden, verbonden aan het beheer van de informatie.
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.
Hoofdstuk III: Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de secretaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De secretaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De secretaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.
De beheerder verstrekt aan de secretaris of degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
De secretaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie wordt beheerd.
De secretaris stelt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de secretaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De secretaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van goed beheer moeten worden getroffen.