CVDR601976_1Archiefverordening gemeente BarneveldnlregelingBarneveld2017-05-01Barneveldgmb-2017-66860Archiefverordening gemeente Barneveldartikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995gemeenteraadalgemeen2017-04-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-05-012020-01-01Nieuwe regeling1035760ArchiefverordeningArchiefverordening gemeente BarneveldDe raad van de gemeente Barneveld;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, nummer 17–31;gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van Archiefwet 1995;besluit:vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Barneveld)I DEFINITIES1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. wet: de Archiefwet 1995;
b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot;
c. archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats en een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
d. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden en de informatie van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;
f. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
g. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
h. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
i. zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden;
j. college: college van burgemeester en wethouders;
k. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
l. kwaliteitssysteem: systeem van de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg
II DE ZORG VOOR HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteitHet college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.3KwaliteitssysteemHet college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.4MiddelenHet college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.5PersoneelHet college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.6BeheervoorschriftenHet college draagt zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.9Archiefbewaarplaats1.Het college wijst een archiefbewaarplaats aan.2.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.III HET TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET AFLEGGEN VAN VERANTWOORDING DOOR DE ARCHIVARIS AAN HET COLLEGE OVER HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.13Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.14Inkennisstelling door de archivarisDe archivaris stelt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt tweejaarlijks, of als daar aanleiding voor is jaarlijks, aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt tweejaarlijks, of als daar aanleiding voor is jaarlijks, in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.IV VERSLAGLEGGING DOOR HET COLLEGE AAN DE RAAD17Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.V Slotbepalingen18IntrekkingDe Archiefverordening 2009 van 12 februari 2010 wordt ingetrokken.19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op 1 mei 2017.20NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Barneveld.Vastgesteld in de openbare vergadering van 19 april 2017.De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter, TOELICHTINGALGEMEENDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten.Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college geregeld moeten worden en bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Het is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad. Het college neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit.Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.Deze verordening is gebaseerd op het BRAIN-model (het voormalige LOPAI-model, zoals tevens door de VNG ter beschikking gesteld). Het model is aangepast op de situatie in het werkgebied van de gemeente Barneveld.ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTINGArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
a. Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.
b. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
c. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 2Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.Artikel 3De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.Artikel 8Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college de archivaris benoemt.Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.Artikel 9Artikel 31 van de wet bepaalt dat het college een archiefbewaarplaats aanwijst.De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 15 en 16De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college aan de raad.Artikel 17Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.