CVDR60165_2Archiefverordening gemeente Woudrichem 2016nlregelingWoudrichem2016-12-12WoudrichemGVOP 15 december 2016Archiefverordening gemeente Woudrichem 2016Archiefwet 1995, art. nr. 30, lid 1 en 32, lid 2Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2016-10-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-12-152019-01-15aangepastraadsvoorstel 25 oktober 2016Vervangt Archiefverordening gemeente Woudrichem 2007Archiefverordening gemeente Woudrichem 2016De raad van de gemeente Woudrichem,gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 13 september 2016 , nr. 6 ;gelet op de artikelen 30, lid 1, en 32, lid 2, van de Archiefwet 1995,gehoord het advies van de opiniërende vergadering d.d. 5 oktober 2016.besluit:vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop Archiefverordening gemeente Woudrichem 2016IDefinities1DefinitiesArchiefbescheiden: a. de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wetb. Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaatsc. Archiefruimte: Een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimted. Archivaris: De overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivarise. Beheerder: Degene die is belast met het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeelf. Wet: De Archiefwet 1995IIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging,Authenticiteit. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.3KwaliteitssysteemHet college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.4MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.5PersoneelHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.6BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.9ArchiefbewaarplaatsHet college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.IIItoezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. 13Toegang tot de archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.14Inkennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.IVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad17Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.VSlotbepalingen18IntrekkingDe Archiefverordening gemeente Woudrichem 2007 wordt ingetrokken.19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na de datum van bekendmaking op de gemeentelijke informatiepagina.. Per gelijke datum vervalt de Archiefverordening gemeente Woudrichem 2007, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 juni 2007.20NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Woudrichem 2016. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Woudrichem van 25 oktober 2016.de voorzitter, A. Noordergraafde griffier, P.A. Paulides- Ruitenberg