| Organisatie | Werkorganisatie BUCH |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende de inrichting van de informatiehuishouding van de Werkorganisatie BUCH, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer van de Werkorganisatie BUCH 2017 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-02-2017 | 01-01-2017 | 20-04-2019 | Nieuwe regeling | 02-01-2017 |
Besluit Informatiebeheer van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH 2017
Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH,
Artikel 8 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente Uitgeest (vestigingsplaats van de gemeenschappelijke regeling);
De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) per 1 januari 2015;
De bepalingen in de Archiefwet c.a. en de daaruit voortkomende zorg van de colleges van B en W van de vier deelnemende gemeenten voor een goed informatiebeheer.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
De in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een beheerseenheid;
de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van Uitgeest 24 september 2015;
Een overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaatsen; zijnde de archiefbewaarplaats van het Noord-Hollands Archief te Haarlem;
De overeenkomstig artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, dan wel vernietiging; zijnde de door de gemeente Uitgeest aangewezen ruimte;
De overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet benoemde archivaris, zijnde de directeur/ archivaris van het Noord-Hollands Archief te Haarlem.
Hoofdstuk II Inrichting en verantwoordelijkheid van de informatiehuishouding
Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt: de werkorganisatie, organisatieonderdelen of organen (mede) ingesteld door de werkorganisatie.
Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: Informatie-architectuur, informatiebeveiliging, en -geheimhouding, duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
Het hoofd van een beheerseenheid wordt bij de uitvoering van de bepalingen van dit besluit ondersteund door de gemeenten Uitgeest (vestigingsplaats) en Bergen (leidend voor inrichting informatiebeheer) en de archivarissen van de betrokken gemeenten. Bij geschillen over de uitvoering beslist de algemeen directeur van de werkorganisatie.
Onder voorzitterschap van de algemeen directeur van de werkorganisatie vindt eenmaal per jaar overleg over de inrichting van de gehele informatieketen plaats tussen de hoofden van de beheerseenheden, de medewerkers van de beheerseenheden die betrokken zijn bij de uitvoering van dit besluit en de archivaris.
Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige duurzame materialen dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor toepassing van de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging in geval van wijzigen, verwijderen of vernietigen van zowel digitale als analoge informatie, of onderdelen daarvan.
Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending het origineel opgeslagen en door de beheerseenheid bewaard; een kopie wordt geauthentiseerd verzonden.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor informatieverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Ambtenaren zijn verantwoordelijk voor het aanbieden van informatie ter registratie en archivering aan de beheerder voor zover dit niet geautomatiseerd is ingericht en rekenschap verschuldigd voor het beheer en toegankelijkheid van archiefbescheiden voortgekomen uit activiteiten in dienst van de werkorganisatie.
Hoofdstuk IV Beheer van informatie
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor het bewaren van de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat.
Beveiliging en raadpleging van informatie
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de informatiebeveiliging en informatieveiligheid, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie, die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van een beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande informatiehuishouding wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging, dan wel vernietiging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van een beheerseenheid. Voor raadpleging van digitale informatie is een vergelijkbare autorisatiestructuur van toepassing.
Het is verboden informatie te vernietigen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor het mededelen aan degenen aan wie op grond van artikel 18 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Hij bepaalt eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, is een positief advies van de archivaris vereist. Voor de archieven van het bestuur van de werkorganisatie en de archieven ontstaan vanuit de taakuitvoering van de deelnemende gemeenten dient een onderscheid te worden aangebracht.
Vervreemding en overdracht van informatie
Een besluit tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, vereist goedkeuring van het Bestuur, de archivaris gehoord hebbende.
Selectie en vernietiging van informatie
Het hoofd van een beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie en informatiebestanden over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare informatie en informatiebestanden met inachtneming van de geldende selectielijst. Deze lijst behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem met bijbehorende handleiding en documentatie, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 27 van de GR Werkorganisatie BUCH, artikel 8 van de Archiefverordening 2015 van Uitgeest en het gestelde in overige archiefverordeningen van de deelnemende gemeenten Bergen, Castricum en Heiloo.
In de archiefverordeningen is bepaald dat zorgdragers verplicht zijn regels te stellen ten aanzien van een goede informatiehuishouding, ook als zij taken onderbrengen bij een (gezamenlijke) overheidsentiteit (‘verbonden partijen’).
Het besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren ervan. De bepalingen zijn van toepassing zowel op digitale informatie (in verschillende bestandsformaten) als op papieren informatie. Vandaar is voortdurend de term ‘informatie’ gebruikt; dat begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden. Niet alleen papieren documenten, maar ook digitale informatie is onderhevig aan de bepalingen van de Archiefwet.
In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van deze memorie van toelichting daarop aangepast.
Het besluit sluit aan bij de ontwikkelingen in de eigen organisatie alsmede de steeds groter wordende nadruk op ketensamenwerking en de ontwikkeling van de duurzame digitale beheer en opslag van informatie.
In dit definitie-artikel weerspiegelt zich het grote belang van een goede informatievoorziening: informatie wordt tegenwoordig gezien als de vierde productiefactor. In het informatiemanagement komen alle partijen, die informatie beheren en met elkaar uitwisselen, elkaar tegen. De gelijkstelling tussen informatie en de wettelijke term archiefbescheiden is met name opgenomen om voor specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen. Onder informatie worden ook de archiefbescheiden verstaan, die men meestal als digitale of papieren ‘documenten’ aanduidt. De term documenten is in dit besluit bewust niet opgenomen, omdat de informatiehuishouding meer bevat dan de traditioneel als documenten herkenbare archiefbescheiden.
Voor de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is aansluiting gezocht bij de organisatiestructuur van de werkorganisatie. Uitgaande van de huidige organisatiestructuur is de werkorganisatie met al zijn medewerkers als een beheerseenheid te beschouwen. Wel van belang is de uitbreiding van het begrip organen. (Keten-)Samenwerking krijgt uitvoering in nieuwe vormen en ook in deze gevallen houdt de werkorganisatie een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie.
De hoofden van de beheerseenheden zijn verantwoordelijk voor de informatie van hun eenheid. Bij een digitale informatiehuishouding maakt dislocatie (nevenlocaties buiten de basislocatie en koppelingen ICT) hierbij niet uit.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De digitalisering leidt tot veranderende procedures en andere betrokkenen bij het beheer van de informatiehuishouding. Dit artikel geeft aan dat het hoofd van een beheerseenheid terug kan vallen op de ondersteuning van verschillende afdelingen of domeinen. Ook is de plicht tot overleg (Strategisch Informatie Overleg) en de rol van het toezicht vastgelegd.
In essentie wordt het origineel van informatie bewaard en is de te verzenden informatie een kopie. Vergelijk de notariële akte: de ontvanger krijgt slechts een exemplaar mee ‘voor eensluidend afschrift’. Deze bepaling met een archieftechnische achtergrond dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van een beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures, mits daarbij rekening gehouden wordt met algemeen geldende procedures. Daar waar nodig moet nog eens duidelijk gemaakt dat ambtenaren werken voor de werkorganisatie en vier gemeenten en daarbij de neerslag van hun handelen moeten aanbieden ter registratie en archivering en dit niet verborgen houden in een persoonlijke digitale omgeving. Bij afwezigheid mogen processen geen vertraging oplopen door het ontbreken van gegevens of het (tijdelijk) niet kunnen raadplegen. Gestreefd moet worden na verdere automatisering zonder veel persoonlijke opslag.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. In de beschrijving van de werkprocessen is het wel noodzakelijk om te weten welke functionarissen betrokken zijn om een reconstructie altijd mogelijk te maken.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een samenhangend overzicht vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Bewaring van informatie is de verantwoordelijkheid van het hoofd van een beheerseenheid. Hij dient de bewaring conform de daarvoor geldende regels te organiseren, alsmede te zorgen dat ook archiefruimten aan de eisen voldoen. Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de (ministeriële) Archiefregeling.
De toetsing van de archiefruimten inclusief de opslag voor digitale bescheiden is de wettelijke taak van de archivaris (artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995).
Informatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van het hoofd van een beheerseenheid. Voor de analoge omgeving is nog sprake van uitlening, terwijl in het digitale domein autorisatiestructuren toegepast dienen te worden.
Vernietiging van informatie is aan regels gebonden. Zo zijn er wettelijke verplichtingen (o.a. in de Wet bescherming persoonsgegevens) om informatie direct na het verstrijken van de bewaringstermijn daadwerkelijk definitief te vernietigen. Dit artikel beoogt te voorkomen dat informatie door moedwillige vernietiging of ondeskundig beheer verloren gaan.
Om diverse redenen, o.a. privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen, dient geheimhouding van informatie mogelijk te zijn of te geschieden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het hoofd van een beheerseenheid en is in de leden van het artikel nader uitgewerkt.
Bij vervanging, vervreemding en overdracht dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats en zijn advies wordt ingewonnen. Archieven van het bestuur van de werkorganisatie zijn bijvoorbeeld de bestuursarchieven en de personeelsdossiers.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De vernietigingslijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is de ministeriële uitvoeringsregeling.
Dit besluit geldt voor de Werkorganisatie BUCH en de haar gemandateerde taken. De gemeenten houden hun eigen archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer. De nieuwe werkorganisatie is vanaf 1 januari 2017 een nieuwe juridische entiteit. De besluiten informatiebeheer van de vier gemeenten moeten afgestemd op de nieuwe situatie.