Organisatie | Heerenveen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening 2016 |
Citeertitel | Archiefverordening 2016 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Archiefverordening |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-02-2017 | 21-01-2021 | 16-01-2017 |
De raad van de gemeente Heerenveen,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 december 2016,
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
een systeem dat bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de Archiefregeling, artikel 16
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de secretaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De secretaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De secretaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.
De beheerder verstrekt aan de secretaris, of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
De secretaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.
De secretaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de secretaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De secretaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad
Met ingang van de in artikel 19 genoemde datum, wordt de in de raadsvergadering van 11 januari 2010 vastgestelde archiefverordening ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de feiten die zich voor die datum hebben voorgedaan.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het horizontale toezicht op het informatiebeheer en de wijze waarop burgemeester en wethouders worden geïnformeerd over het informatiebeheer en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.
Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.
Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-Depot.
Archiefruimte: ruimte waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.
Informatie: archiefwettelijke begrippen als ‘archiefbescheiden’ en ‘archief’ suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.
Binnen de gemeente Heerenveen wordt een kwaliteitssysteem beheerd. Dit systeem is ontwikkeld op basis van landelijke richtlijnen en toont aan dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan wettelijke richtlijnen en standaarden wordt voldaan. Ook vindt in dit kader regelmatig interne toetsing en evaluatie plaats waarbij de cirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act) wordt toegepast.
Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat, indien geen gemeentearchivaris is benoemd, de secretaris de archiefbewaarplaats beheert.
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
Deze verslaglegging is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad.
Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.