CVDR60146_1Organisatieverordening gemeente Korendijk (1995)nlregelingKorendijk2018-01-09KorendijkGemeenteblad 1995, 11Organisatieverordening gemeente Korendijk (1995)Gemeentewet, artikel 103Gemeentewet, artikel 159gemeenteraadbestuur en recht1995-12-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht1996-01-012013-11-28nieuwe regelingOnbekendde ambtelijke organisatie van de gemeente Korendijkinstructie voor de gemeentesecretaris en voor het hoofd gemeentewerken wordt in deze verordening ingetrokken.Organisatieverordening gemeente Korendijk (1995)Organisatieverordening gemeente KorendijkHoofdstuk 1 BegripsomschrijvingenHoofdstuk 2 De taaktoewijzingHoofdstuk 3 De gemeentesecretarisHoofdstuk 4 Het afdelingshoofdHoofdstuk 5 OverlegvormenHoofdstuk 6 BestuursopdrachtenHoofdstuk 7 MandateringHoofdstuk 8 SlotbepalingenDe raad der gemeente Korendijk;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 november
1995, stuk/nummer 1995/2138;gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen 103 en 159;b e s l u i t :vast te stellen de volgende Organisatieverordening gemeente
Korendijk (1995) :1begripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder :
afdeling: de organisatorische eenheid die is ontstaan na
toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2 ;
afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en
wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de
algemene en dagelijkse leiding van een afdeling ;
managementteam: het overlegorgaan, genoemd in artikel 15.
2DE TAAKTOEWIJZING2Inrichting van de ambtelijke organisatie1.De ambtelijke organisatie van de gemeente Korendijk bestaat
uit:
de afdeling Algemene Zaken, onderverdeeld in de bureaus
Juridische en Bestuurszaken;
Interne Zaken;
Burgerzaken;
de afdeling Financiën, onderverdeeld in de bureaus
Financieel beleid, Onderwijs en
Personeelszaken;
Comptabiliteit;
de afdeling Welzijn, onderverdeeld in de bureaus
Sociale Zaken;
Welzijn;
de afdeling Openbare Werken, onderverdeeld in
een bureau civieltechniek/bouwkunde;
een bureau beheer en onderhoud, waaronder
ressorteert een buitendienst met een werkeenheid in elk van de
dorpskernen Goudswaard, Nieuw-Beijerland, Piershil en
Zuid-Beijerland.
2.De brandweercommandant en het personeel, werkzaam in het
openbaar onderwijs, maken voor de toepassing van deze verordening geen deel
uit van de ambtelijke organisatie van de gemeente Korendijk.3Inrichting van afdelingen1.Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de
gemeentesecretaris en het afdelingshoofd, de structuur van elke
afdeling;2.Bij in gebreke blijven van een afdelingshoofd doet de
gemeentesecretaris het voorstel, als bedoeld in het eerste lid;4Taakafbakening tussen afdelingen1.Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van het
managementteam en met inachtneming van artikel 2 een nadere
taakafbakening tussen de afdelingen vast.2.Op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord de betrokken
afdelingshoofden kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van
het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling
toewijzen.3.De taken van de in artikel 2 genoemde afdelingen en bureaus en de
functies die in de organisatie worden vervuld, worden zoveel
mogelijk nader omschreven in functiebeschrijvingen van de aldaar
werkzame personen, welke beschrijvingen door burgemeester en
wethouders worden vastgesteld overeenkomstig de Regeling
functiewaardering gemeente Korendijk.3DE GEMEENTESECRETARIS6Beëdiging1.Alvorens zijn ambt te aanvaarden, legt de secretaris, in de
vergadering van de gemeenteraad, ten overstaan van de voorzitter,
een eed (verklaring en belofte) af naar analogie van de eed, die in
artikel 65 van de Gemeentewet is voorgeschreven voor de
burgemeester.2.Het bepaalde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op
de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger(s) van de
secretaris.6Woonplaats1.De secretaris heeft zijn werkelijke woonplaats in de gemeente
Korendijk.2.Burgemeester en wethouders kunnen, gehoord het gevoelen van de raad,
ontheffing verlenen van het bepaalde in het eerste lid.7AfwezigheidIndien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij
daarvan mededeling aan de burgemeester en aan zijn vervanger. Hij draagt er zorg voor, dat
tijdens zijn verlof of afwezigheid in zijn vervanging wordt voorzien.8Verhouding tot de gemeenteraad
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige
ondersteuning van de raad en zijn leden.
Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de
vergaderingen van de raad met inachtneming van de daarvoor in
het Reglement van Orde vastgestelde richtlijnen.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van
raadsvergaderingen.
De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek
informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten,
waarvan het college van burgemeester en wethouders of de
burgemeester kennis heeft genomen; Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige
toepassing.
Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een
raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het
verschaffen ervan.
De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad
desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties,
amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van
vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van Orde voor
de gemeenteraad, en zoals nader geregeld in de regeling inzake
het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de
gemeenteraad.
De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een
goede voorbereiding en orde van de raad.
9Verhouding tot burgemeester en wethouders1.De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van
burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden
van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de
vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.2.Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van
besluiten.3.Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de
vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.4.Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college
van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement
van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en
wethouders en eventueel door dit college vastgestelde
richtlijnen.5.Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met
voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.6.De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de
leden van het college van burgemeester en wethouders.7.Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de
leden van het college van burgemeester en wethouders over alle
informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om
hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele
richtlijnen van het college in acht.10Verhouding tot de ambtelijke organisatie1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en
wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke
organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de
beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke
verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er
van uitgaan dat deze berust bij de afdelingshoofden.2.Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.3.Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan
het gemeentebestuur.4.Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij
treft in overleg met de afdelingshoofden de nodige maatregelen.5.Hij heeft het recht bij alle hoofden inlichtingen in te winnen die
naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang
zijn.6.Hij stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de
behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter
behandeling en afdoening zijn opgedragen.7.In overleg met de afdelingshoofden legt hij het systeem van
voortgangssignalering vast.8.Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen voor te leggen
ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.9.Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg
met de afdelingshoofden.10.Hij kan vergaderingen op afdelingen bijwonen.11Verticale en horizontale coördinatieDe secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken
tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders
enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij
onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.4HET AFDELINGSHOOFD12verhouding tot de afdeling1.Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over de onder hem
ressorterende afdeling.2.Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie
binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de
uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de
gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.3.Het afdelingshoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede
taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling
is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders
is vastgesteld.4.Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door
het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar
behoren worden en kunnen worden vervuld.5.Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend
afdelingsoverleg.6.Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling
en is de eerstaangewezene voor de juiste en tijdige advisering over
de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit
van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerstaangewezene om de
medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren
alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren
over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden.
Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester
en wethouders stellen nadere regels voor het houden van
personeelsbeoordelingen. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks
houden van functioneringsgesprekken.7.Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies
binnen de afdeling.8.Het afdelingshoofd neemt als adviseur of anderszins deel aan
vergaderingen van (delen van ) de raadscommissie(s) voor het
werkterrein van de afdeling.9.Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het
werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe
dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.13Advisering1.Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde
ambtenaar. Wanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen
over een bepaalde zaak, is de visie van het afdelingshoofd bepalend.
De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.2.Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanig advisering dat
deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo
mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het
gemeentebestuur.3.Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer afdelingen
raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt
hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur
resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk
is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak
aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het
managementteam.4.Het afdelingshoofd beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte
adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgestelde kader
van doelstellingen en plannen.14VervangingHet afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door de door
burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze vervanging niet geregeld of is
ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris het afdelingshoofd waar.5OVERLEGVORMEN15Managementteam (MT)1.Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke
organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig
overleg met de afdelingshoofden. Dit overleg geschiedt in een
overlegorgaan, dat “managementteam” wordt genoemd, afgekort als
MT.2.Het managementteam heeft tot taak:
de coördinatie van en advisering over het personeels- en
organisatiebeleid ;
de onderlinge afstemming van de stijlen van leiding geven
;
de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling
en in relatie tot het bestuur ;
de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van
de werkzaamheden ;
de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke)
zaken ;
de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie
;
de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het
gemeentebestuur ;
de totstandkoming van een resultaatgerichte cultuur ;
tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen ;
overige zaken, die voor meer afdelingen van belang
zijn. Het managementteam is voorts nog eindverantwoordelijk voor
:
het management van de ambtelijke organisatie;
de inhoud van afdelingen overstijgende adviezen.
3.In het managementteam hebben de gemeentesecretaris en de
afdelingshoofden zitting. De gemeentesecretaris is voorzitter .
Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op
verzoek of met instemming van de voorzitter aan het overleg
deelnemen.4.De vergaderingen van het managementteam vinden in de regel wekelijks
plaats.5.De voorzitter stelt de agenda samen. Op verzoek van het
afdelingshoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.6.Het overleg is raadgevend en laat de verantwoordelijkheid van het
afdelingshoofd onverlet.7.Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt dat ter kennis
wordt gebracht van het personeel en het college van burgemeester en
wethouders. Voor het maken van het verslag kan aan het overleg door de
voorzitter een ambtenaar worden toegevoegd. De afdelingshoofden
dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de
afdelingen.8.De leden worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van
deze, door een door het lid in overleg met de voorzitter aan te
wijzen functionaris. De vervanger van de
gemeentesecretaris/voorzitter is de loco-secretaris.16Afdelingsoverleg1.Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter
bevordering van de onderlinge coördinatie wordt afdelingsoverleg
gevoerd.2.Het afdelingsoverleg heeft tot taak :
doorkoppeling van het besprokene in het managementteam en
bespreking
van de vergaderingen van het gemeentebestuur ;
planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling
;
het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken ;
het bespreken van personeelsbeleid ;
overige zaken.
3.Aan het overleg nemen tenminste alle bureauhoofden deel. De opbouw
van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding
zijn voor het afdelingshoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te
besluiten met meerdere personen van de afdeling overleg te voeren
dan wel kunnen aanleiding zijn voor indirect overleg door dit aan
nader aan de bureauhoofden op te dragen.4.Het afdelingsoverleg vindt minimaal éénmaal per twee weken plaats.
De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen
aanleiding zijn voor het hoofd van de afdeling, gehoord de
gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.17Overleg afdelingshoofd met portefeuillehouder1.Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de
portefeuillehouder over :
het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een
besluit in aanmerking komen;
de voortgang en planning van diverse zaken van de
afdeling/portefeuille ;
bespreking van zaken die in het kader van mandatering
problemen geven ;
het bespreken van nieuwe zaken voor de
afdeling/portefeuille.
2.Het overleg vindt in de regel wekelijks plaats. Van het overleg maakt het afdelingshoofd een zonodig een kort
verslag ten behoeve van het managementteam en het afdelingsoverleg,
met vermelding van de punten die naar het oordeel van de
portefeuillehouder en het afdelingshoofd in het managementteam aan
de orde moet worden gesteld.18overleg burgemeester en wethouders - managementteamPeriodiek – als regel een keer per kwartaal – vindt er overleg plaats
tussen het college van burgemeester en wethouders en het managementteam over met name beleidsontwikkelingen, het in gang zetten van nieuw beleid en overigens
die aspecten van het management van de organisatie die bestuurlijk relevant
zijn.6BESTUURSOPDRACHTEN19Bestuursopdrachten1.Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader
wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij
het ontwikkelen van beleid kunnen zij een bestuursopdracht
formuleren. In de bestuursopdracht wordt aangegeven welk resultaat
van de ambtelijke inbreng wordt verwacht en welke middelen en
prioriteiten daarbij gelden.2.Een bestuursopdracht wordt in concept besproken in het
managementteam voor wat de organisatorische kanten betreft en daarna
door het college vastgesteld.7MANDATERING20Mandatering1.Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor
bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd
of een andere door het aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven
namens hen c.q. hem beslissingen te nemen of stukken te
ondertekenen.2.Het afdelingshoofd adviseert over het actueel houden van
mandaterings-besluiten.8SLOTBEPALINGEN21CiteerwijzeDeze verordening kan worden aangehaald als de “Organisatieverordening
gemeente Korendijk (1995)” ;221.In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien
door burgemeester en wethouders, die daarover overleg voeren met de
raadscommissie Algemene Zaken.2.De instructie voor de gemeentesecretaris, vastgesteld door de
gemeenteraad op 25 juni 1985, wordt ingetrokken.3.De instructie voor het hoofd gemeentewerken, vastgesteld door het
college van burgemeester en wethouders op 16 juni 1985, wordt
ingetrokken.20InwerkingtredingDeze verordening treed in werking op 1 januari 1996.Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Korendijk van 12 december 1995, De secretaris, de voorzitter,