| Organisatie | Overijssel |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2016 (PS/2016/654) |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-04-2019 | 01-01-2019 | Wijziging art. 7 en 8 | 27-03-2019 | ||
| 03-01-2017 | 12-04-2019 | Wijzigingsregeling. Integrale wijziging van de gehele Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007. | 09-11-2016 | PS/2016/654 |
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de secretaris, één of meer medewerkers aan te wijzen, die de gevraagde bijstand verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een medewerker door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten beslissen, het presidium gehoord, over het verzoek.
Een lid van Provinciale Staten kan verzoeken dat een verzoek om bijstand of advies niet met Gedeputeerde Staten gedeeld wordt. Het lid doet een dergelijk verzoek via de griffier of de secretaris.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 10. Fractievergoeding na verkiezingen
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.
Artikel 11. Splitsing van fracties
Bij splitsing van een fractie blijft de vaste component uit de fractievergoeding bij de oorspronkelijk gekozen fractie. De variabele component uit de vergoeding wordt naar rato van aantal(len) bij de splitsing betrokken leden van de nieuw gevormde fractie(s) verdeeld.
Artikel 12. Opbouw financiële reserve
Het eventueel uitkeren van een ‘transitievergoeding’ op grond van de Wet werk en zekerheid dient deel uit te maken van de fractieverantwoording. Op grond van artikel 8 is dit als bestedingsdoeleinde aan te merken. Deze uitkering komt niet ten laste van de financiële reserve. Indien door de uitkering een tekort ontstaat, zal dit vanuit de middelen voor PS worden aangevuld.
Toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2016
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en haar leden recht op ambtelijke bijstand hebben waarin de griffier een centrale rol vervuld als eerste aanspreekpunt. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, voor zover nodig in samenspraak met de secretaris.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het ook de verhouding raakt tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans immers voor Gedeputeerde Staten. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische, inhoudelijke hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen e.d. zal een beroep op deze organisatie dan ook mogelijk moeten blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. De verordening vormt de uitwerking van dit recht. De formulering van artikel 33 van de Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele Statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in Provinciale Staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle Statenleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan Statenleden bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van Provinciale Staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De huidige werkwijze van ambtelijke ondersteuning door informanten wordt voortgezet. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft.
Met openbaar wordt bedoeld openbaar zoals de Wet openbaarheid van bestuur aangeeft. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Provinciewet.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden naar aanleiding van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. Aan leden van Provinciale Staten wordt in het eerste lid de mogelijkheid geboden, om zich in de daar bedoelde gevallen rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Daarbij wordt er vanuit gegaan, dat de betreffende medewerker regulier het ingekomen verzoek aan het hoofd van zijn eenheid meldt. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, het Presidium gehoord. Het ligt in de rede dat daarbij overleg plaatsvindt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten, via de gebruikelijke weg, Gedeputeerde Staten verzoeken over de genomen beslissing verantwoording af te leggen.
Ook indien – naar de mening van het lid van Provinciale Staten – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om bijstand gehoor wordt gegeven, kan de kwestie op dezelfde wijze als onder artikel 4 aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd.
Indien een lid van Provinciale Staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert ten opzichte van Gedeputeerde Staten. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Dit artikel is opgenomen om te verzekeren dat een ambtenaar niet door leden van Gedeputeerde Staten onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een lid van Provinciale Staten; leden van Gedeputeerde Staten wenden zich voor informatie direct tot het betrokken lid van Provinciale Staten en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De hoogte van de jaarlijkse bijdrage (fractievergoeding) wordt in dit artikel vastgelegd. De fractievergoeding bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Voor alle fracties zijn de bedragen naar rato van het aantal leden. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.
Bij de in het eerste lid bedoelde bijdrage gaat het nadrukkelijk om ondersteuning van de fractie als zodanig met als doel dat de fractieleden de gelegenheid hebben zich zelf zoveel mogelijk voor het statenwerk vrij kunnen maken. Daarin past derhalve niet dat statenleden zelf tevens fractiemedewerker van hun eigen fractie zijn (en daarmee als het ware hun eigen werkgever). Een en ander zou bovendien strijdig zijn met artikel 96, eerste lid, van de Provinciewet. Dit wetsartikel bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van provinciale staten of van een commissie buiten hetgeen hen bij of krachtens de wet is toegekend geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de provincie ontvangen. Dit geldt uiteraard ook voor eerst opvolgende statenleden die als burgerlid deelnemen aan bijeenkomsten georganiseerd voor en door PS en als zodanig daarin rechtens als statenleden fungeren. In het nieuw toegevoegde lid 4 is dat nu expliciet aangegeven. Daarop aanvullend is in het nieuwe lid 5 vastgelegd dat partners en familieleden zijn uitgesloten van het functioneren als fractieondersteuner. Dit om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen.
Daarnaast kunnen uit het beschikbare budget voor fractieondersteuning ook de kosten samenhangend met secundaire arbeidsvoorwaarden worden betaald, te weten kinderopvang, verhuiskosten, reis- en verblijfkosten, arbo en opleiding.
Bij de vaststelling van de besteding van de fractievergoedingen dienen die fractiebesluiten inzichtelijk te zijn gemaakt waarbij financiën gemoeid zijn waarin minimaal zijn opgenomen:
Dit kan in de vorm van afzonderlijke fractiebesluiten of in een overzicht, met een duidelijke onderbouwing waarom deze kosten ten laste van de fractievergoeding gebracht worden.
Artikel 8. Bestedingsdoeleinden
De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan statenwerkzaamheden, mits deze niet zijn te relateren aan verkiezingen. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft.
Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes (en daarmee samenhangende activiteiten) worden gefinancierd en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
Wanneer derden (i.c. administratiekantoor of stichting) voor het uitvoeren van administratieve taken worden ingeschakeld mogen de hiermee samenhangende kosten ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Het eventueel uitkeren van een zgn. ‘transitievergoeding’ op grond van de Wet werk en zekerheid is hiermee aan te merken als bestedingsdoeleinde. Indien dit leidt tot een negatief saldo heeft dit geen consequenties. Een eventueel tekort zal vanuit het PS-budget (griffiebudget) worden aangevuld. PS vergoeden dan ook de transitiekosten als een fractie na de statenperiode niet meer in PS terugkomt.
In de als aparte bijlage opgenomen tabel staat om welke specifieke kosten het gaat en welke voorwaarden voor declaratie van kosten gelden.
De bijdrage wordt in twee termijnen als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot gekoppeld aan het moment van de daadwerkelijke verkiezingen. Het is logisch dat de bijdrage aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de Staten.
Artikel 11. Splitsing van fracties
Als er sprake is van splitsing van fracties dan wordt het vaste deel van de fractievergoeding niet herverdeeld. De oorspronkelijk gekozen fractie behoudt het recht op het vaste deel. De nieuwe fractie heeft geen recht op het vaste deel. Slechts het variabele deel van de vergoeding wordt naar rato van het bij de splitsing betrokken aantal leden verdeeld.
Artikel 12. Opbouw financiële reserves
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien en wordt aan het einde van de zittingsperiode (4 jaar) teruggestort. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie.
Artikel 13. Financiële verantwoording
Voor het uitvoeren van de administratieve taken mag de fractie derden (bijvoorbeeld een administratiekantoor of een stichting oprichten) inschakelen. De vertegenwoordiging van de fractie in het bestuur van de stichting moet goed geregeld zijn.
Uit een oogpunt van transparant bestuur gelden de volgende randvoorwaarden:
Als tijdens de zittingsperiode zich een splitsing van fracties voordoet, dan draagt het afgesplitste deel van de fractie zelf de consequenties van de gemaakte keuze. De afgesplitste fractie dient een eigen adequate administratie te voeren om de financiële verantwoording aan PS af te leggen.
Een adequate administratie bevat ten minste: de verantwoording, specificaties (toe te rekenen naar kostensoorten), onderliggende bescheiden (bonnen, facturen, declaraties, etc.), het ingevulde formaten de bankafschriften op een inzichtelijke manier geordend.
Uit het verslag van het onderzoek van de accountant kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de Staten verdwijnt, zullen de Staten het ten onrechte uitgekeerde voorschot terugvorderen.
De financiële verantwoording is met name in beeld op het moment dat een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur bij PS binnen komt. De fractie(s) om wie het gaat/gaan, krijgt/krijgen de mogelijkheid om hun zienswijze te geven op de uiteindelijk informatie die PS verstrekken bij het voldoen aan het Wob-verzoek. Om dit te bewerkstelligen worden de stukken van de financiële verantwoording van alle fracties jaarlijks ingescand, met ingang van het boekjaar 2016, zodat deze te allen tijde beschikbaar zijn voor de aanvrager van een Wob-verzoek.
Vanuit de wens om sanctiemogelijkheden te hebben indien de verantwoordingsplicht niet tijdig wordt nageleefd is deze bepaling opgenomen. Om de sanctie ook reëel effect te kunnen laten sorteren, is de verstrekking van het voorschot in twee termijnen verdeeld. Als niet binnen drie maanden het in artikel 13, eerste lid bedoelde verslag aan Provinciale Staten is voorgelegd, wordt de uitbetaling van het tweede, en eventuele volgende, voorschotten opgeschort, totdat aan de verantwoordingsplicht is voldaan.
Overzicht van te declareren kosten*
* Kosten die niet uit de vergoeding op grond van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 mogen worden vergoed zijn kosten die geacht worden te vallen onder een andere regeling zoals de maandelijkse onkostenvergoeding o.g.v. de circulaire van het Ministerie van BZK zijn:
1) Reisbesluit binnenland jo Reisregeling Binnenland, € 0,37 p/km, stand februari 2016
2) Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden
3) Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
4) Verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2015
* het betreft een overzicht van de meest voorkomende kosten, het is niet de bedoeling een uitputtend of limitatief overzicht te geven
Format afrekening bestedingen tegemoetkoming Statenfracties
De volgende kostensoorten dienen te worden gebruikt