Artikel 1 Algemeen
Enkele algemene regels over het seniorenconvent:
- 1.
De gemeenteraad van Heerenveen heeft een seniorenconvent;
- 2.
Het seniorenconvent bespreekt enkel die onderwerpen die gelet op eventuele schade van openbaar overleg voor de gemeente Heerenveen niet in een reguliere commissie- of raadsvergadering besproken kunnen worden en onderwerpen die personele aangelegenheden betreffen;
- 3.
De voorzitter roept het seniorenconvent bijeen voor de vergadering indien een onderwerp conform lid 2 aan de orde is of indien daartoe tenminste twee leden een verzoek hebben ingediend (met inachtneming van lid 2);
Artikel 2 Samenstelling
- 1.
Het seniorenconvent bestaat uit de burgemeester en de fractievoorzitters in de gemeenteraad;
- 2.
De voorzitters van de fracties worden bij afwezigheid vervangen door een ander lid uit de fractie;
- 3.
Het seniorenconvent staat onder voorzitterschap van de burgemeester;
- 4.
Het seniorenconvent wordt bijgestaan door de griffier. De griffier of zijn plaatsvervanger is in elke vergadering van het seniorenconvent aanwezig;
- 5.
De voorzitter kan de gemeentesecretaris uitnodigen voor het seniorenconvent als de agenda daartoe aanleiding geeft.
Artikel 2 Taken van het seniorenconvent
Het seniorenconvent voert de volgende taken uit:
- 1.
Het seniorenconvent voert overleg over de in artikel 1 lid 2 genoemde onderwerpen.
- 2.
Het seniorenconvent heeft als functie te dienen als overleg:
- a.
voor het verstrekken van informatie van de burgemeester dan wel de voorzitter van de raad respectievelijk van het college van B&W aan de raad over aangelegenheden die vanwege haar vertrouwelijkheid, haar voorlopigheid of anderszins (nog) niet openbaargemaakt kan worden;
- b.
voor het verstrekken van informatie over aangelegenheden van de fractievoorzitters aan de burgemeester dan wel voorzitter van de raad respectievelijk het college van burgemeesters en wethouders die eveneens (nog) niet openbaar gemaakt kan worden.
Artikel 3 Bevoegdheden van het seniorenconvent
Het seniorenconvent heeft de volgende bevoegdheden:
- 1.
Het seniorenconvent kan overleg voeren over de in artikel 1 lid 2 genoemde onderwerpen, met de kanttekening dat het seniorenconvent géén beslissingen met een rechtelijke betekenis kan nemen;
- 2.
Het seniorenconvent kan partijen (bijvoorbeeld commissievoorzitters of collegeleden) uitnodigen voor deelname aan het overleg.
- 3.
Het college kan een verzoek om raadpleging van het seniorenconvent bij de voorzitter indienen. De voorzitter legt dit verzoek voor aan de leden van het seniorenconvent. De leden geven bij meerderheid aan of het seniorenconvent het verzoek wel of niet honoreert.
Artikel 4 Tijd en plaats
- 1.
Het seniorenconvent vergadert zo dikwijls als de voorzitter dat nodig oordeelt of tenminste twee fractievoorzitters, onder opgave van redenen, daartoe de wens te kennen geven.
- 2.
De vergaderingen van het seniorenconvent vinden plaats in het gemeentehuis.
Artikel 5 Oproep en agenda
- 1.
De oproep voor een vergadering door de voorzitter vindt mondeling dan wel schriftelijk/per mail/IBABS plaats en wordt, behoudens in spoedeisende gevallen, zo mogelijk 5 dagen voor de vergadering aan de leden toegezonden.
- 2.
De uitnodiging vermeldt de agenda met de onderwerpen die in het overleg behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.
- 3.
De te behandelen onderwerpen worden zoveel mogelijk voorzien van een toelichting.
- 4.
Indien na verzending van de oproep blijkt dat behoefte bestaat aan de agendering van één of meer aanvullende onderwerpen, deelt de voorzitter dit onverwijld aan de leden mee door middel van een aanvullende agenda.
Artikel 6 Beslotenheid vergaderingen
- 1.
De vergadering van het seniorenconvent zijn niet openbaar.
- 2.
De agenda en stukken van het seniorenconvent zijn vertrouwelijk en alleen bedoeld c.q. beschikbaar voor de leden.
Artikel 7 Verslag
- 1.
Van de vergaderingen wordt een zakelijk, vertrouwelijk verslag opgesteld. Dit verslag bevat:
- a.
de namen van de aanwezigen en van de leden die afwezig waren;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
de conclusies van het besprokene;
- 2.
Het verslag wordt zo spoedig mogelijk aan de leden van het seniorenconvent gezonden.
- 3.
Het verslag wordt per mail dan wel in de eerstvolgende vergadering van het seniorenconvent vastgesteld.
Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding
- 1.
Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement Seniorenconvent van de gemeenteraad Heerenveen’.
- 2.
Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking.