CVDR60076_1Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningnlregelingSchiedam2010-12-06Schiedam03-07-2007, MaasstadVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningGemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2007-09-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-10-042021-04-29art. 1,5VR 2007/107Geen.Datum inwerkingtreding is geschat op 28 januari 2003.Terugwerkende kracht tot 1 januari 2003 [artikel 12].VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN DE
FRACTIEONDERSTEUNING1:Ambtelijke bijstand11.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt
hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie
kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één
of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo
spoedig mogelijk verlenen.21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke
bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de
bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de
raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd,
deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier
en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het
verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo
spoedig mogelijk over het verzoek.41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling
aan de secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over
de zaak.5Indien het college of leden van het college informatie wensen over
een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven
advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken
raadslid.2:Fractieondersteuning61.De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van
orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als
tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie.2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 5.833,-- voor elke
fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van €
1.500,-- per raadszetel.71.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke
partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen
anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of
goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis
van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit
vergoedingen die de leden ingevolge het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden
toekomen;
opleidingen voor raads- en commissieleden.
81.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van
een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar
verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot
verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de
verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin
de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt,
wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat
jaar.3.Het voorschot wordt zonodig verrekend met teveel ontvangen
voorschotten.91.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage:
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van
de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de
nieuw gekozen raad plaatsvindt;
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van
de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw
gekozen raad plaatsvindt.
2.Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6,
tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke
fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid
van het aantal bij de splitsing betrokken leden.3.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de
verdeling die volgt uit het tweede lid.101.De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van
de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die
fractie in volgende jaren.2.De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie
in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.3.Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot
uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel11 over dat
jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.4.De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie
die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die
naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan
worden beschouwd.5.Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou
worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op
dat meerdere.6.Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer
bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie
in het voorgaande kalenderjaar ontving.111.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding
van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van
een verslag.2.Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast
met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies
uit aan de raad.3.De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de
bedragen vast van:
de uitgaven van een fractie die in het vorige
kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
de wijziging van de reserve;
de resterende reserve;
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde
uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover
nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen
voorschotten.
3Slotbepaling12Deze verordening treedt, voor zover mogelijk, in werking met ingang
van 1 januari 2003.ToelichtingAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel
is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt
expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke
bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op
fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden
geregeld.De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe
dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het
meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat
bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het
eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult
ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke
organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en
als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme
en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de
burgemeester.Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op
het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken
tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking
in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand
en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar
mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad
verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek
om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet
tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk
voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet Iaat dit
scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde
dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke
organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen
staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de
griffier.Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen
behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke
organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie,
beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van
amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook
nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de
reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend
en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd.
Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet Iaat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad,
recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle
raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het
verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe
niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel
probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden
gebracht.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om een
verzoek om informatie van feitelijke aard en geringe omvang, dan wel inzage in
of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de
griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere
ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de
betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt
bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet
openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van
de Gemeentewet.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan
van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het
college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de
ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen
zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de
ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van
posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering
van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie
ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het
eerste lid, onderdeel a en b betreft.Aan raadsleden is de keuze overgelaten zich voor de betreffende informatie te
wenden tot de griffier dan wel rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere
organisatie; dat laatste kan praktischer zijn, als het raadslid de weg weet. Of
een benaderde ambtenaar aan het verzoek kan voldoen, dan wel verwijst naar zijn
chef is een interne, organisatorische aangelegenheid.Het kan van belang zijn, b.v. bij politiek gevoelige kwesties, de secretaris en
de portefeuillehouder te informeren over de verstrekte, feitelijke
informatie.Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken
raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 4Ook indien -naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren
met de secretaris.Artikel 5Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen
gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk
opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand
gebrachte ontvlechting van posities.De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid tegenover de secretaris
aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende
bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door
collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het
verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor
informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend
ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt de secretaris en in laatste instantie het college dus de
mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Artikel 6Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning
bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat
grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat
zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.Artikel 7De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke
besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage
besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd
waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere
voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat
raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de
artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd
te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook
niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet
te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het
beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk
geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties
moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel
ondersteunen.Artikel 8De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het
voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt
aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig
is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.Artikel 9Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner
worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad
voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden
(of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat
de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger
uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct
verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de
oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere
deel juist helemaal geen voorschot krijgen.Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de
verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 10De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet
eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met
de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve
naar evenredigheid verdeelt wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een
splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan
over de verdeling van de reserve.De regeling Iaat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve
verdeelt moet worden.Artikel 11De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de
controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan
naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het
verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een
fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot
kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage
voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag
van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en
zal het derde lid aangepast moeten worden.Artikel 12Dit artikel behoeft geen toelichting.