Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer houdende vaststelling van het Handboek Vervanging documenten postproces

BESLUITEN

Tot vervanging van de documenten (archiefbescheiden), zoals die onder de noemer van het postproces worden ontvangen of verzonden, door reproducties ingevolge artikel 6, lid 1 van hetArchiefbesluit 1995

van de navolgende archiefbescheiden, waarvan ingevolge de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (Selectielijst 2012) een percentage voor vernietiging – en een percentage voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

Omschrijving van de te vervangen en te vernietigen bescheiden:

De substitutie (vervanging) door reproducties omvat de archiefbescheiden zoals die de organisatie binnenkomen en uitgaan als onderdeel van het algemene postproces. Daarbij wordt per toe te kennen proces of zaaktype – op basis van de bovenvermelde selectielijst 2012 en de eigen zaaktypecatalogus – beoordeeld in hoeverre de informatie vernietigbaar, dan wel permanent te bewaren is.

Waarborging van de belangen:

• a.

  De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging documenten postproces Gemeente Deventer, zoals door ons vastgesteld d.d. 1 november 2016

• b.

  De reproductie van desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal – en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing

• c.

  Het belang van de gegevens voor de gemeente Deventer is gewaarborgd; de analoge documenten worden op een dusdanige wijze gescand dat er geen enkel verlies van gegevens optreedt

• d.

  Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door de scanprocedure gewaarborgd

• e.

  De vervangen analoge bestanden zullen periodiek worden vernietigd. De vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het Team Telefonie & Post

De gemeentearchivaris van Deventer is bij de totstandkoming van het Handboek Vervanging betrokken geweest; diens opmerkingen zijn hierin meegenomen.

Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.