| Overheidsorganisatie | Gemeente Helmond |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente Helmond |
| Citeertitel | Financiele verordening gemeente Helmond |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | administratie |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening Gemeente Helmond van 4 november 2003.
Gemeentewet, art. 212
Treasurystatuut gemeente Helmond 2005
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-02-2005 | 11-10-2010 | nieuwe regeling | 11-01-2005 Gemeenteblad, 2005, 3 | Raadsbesluit, 2005, 1 | |
| 28-02-2005 | nieuwe regeling | 11-01-2005 Gemeenteblad, 2005, 3 | Raadsbesluit, 2005, 1 |
De raad van de gemeente Helmond;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 november 2004.
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
besluit:
in te trekken de financiële verordening Gemeente Helmond d.d. 4 november 2003;
vast te stellen de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente Helmond.
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.dienst:
Een organisatorische eenheid onder leiding van een directeur die hiërarchisch verantwoording verschuldigd is aan de gemeentesecretaris. Een dienst bestaat uit afdelingen onder leiding van een afdelingshoofd. Daarnaast kent de organisatie stafafdelingen die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris vallen.
b.administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
c.financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
d. administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
e.financieel beheer:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Helmond.
f.rechtmatigheid
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
g.doelmatigheid
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
h.doeltreffendheid
de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
1. De raad stelt de programma-indeling vast.
2. De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.
4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gemaakt van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma's
1. Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar een voorjaarsnota aan ten behoeve van de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
2. De raad stelt deze nota uiterlijk 1 juli vast.
1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.
1. Het college legt maatregelen vast die de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording waarborgen.
2. Het college legt maatregelen vast die de rechtmatigheid van de beheershandelingen waarborgen.
3. Het college legt maatregelen vast ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
4. Het college draagt zorg voor een stelsel van interne auditing op de goede werking van de maatregelen genoemd onder lid 1, 2 en 3.
1. Naast een actieve informatieplicht in situaties die daartoe aanleiding geven en naast de verantwoording via de jaarrekening informeert het college de raad door middel van twee tussentijdse rapportages (Marap) over de tussentijdse realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende boekjaar.
2. De eerste en tweede tussenrapportage worden aan de raad aangeboden respectievelijk uiterlijk vóór de behandeling van de voorjaarsnota en vóór de behandeling van de begroting.
3. De raad stelt op voorstel van het college vorm en inhoud vast. Het karakter van de rapportage is:
op hoofdlijnen
signalerend, niet beschrijvend.
ericht op afwijkingen in begroting en/of beleidsrealisatie
1. Het college stelt de jaarstukken op met inachtneming van het besluit begroting en verantwoording.
De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de daarin opgenomen investeringskredieten.
1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden in 5 jaar afgeschreven.
2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden lineair afgeschreven gedurende de periode gelijk aan de looptijd van de betreffende geldlening.
3. De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven.
De raad stelt op voorstel van het college de afschrijvingstermijnen vast. Deze zijn opgenomen in de notitie activering, waardering en afschrijving van activa.
4. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en meerjarig groot onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,
5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves geactiveerd. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.
1. Voor openstaande vorderingen betreffende:
onroerende zaakbelasting gebruikers;
onroerende zaakbelasting eigenaren;
precariobelasting;
hondenbelasting;
rioolrechten;
en reinigingsrechten;
wordt een voorziening(als aftrekpost op de boekwaarde van de vordering) wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.
2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
1. Het college biedt jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 4 genoemde nota de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.
2. De nota behandelt in relatie tot het vastgestelde beleid met betrekking tot hetweerstandsvermogen:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Helmond wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor riool, reiniging en afvalstoffen de compensabele BTW.
3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's en kredietrisico's;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een rendement zoals jaarlijks in de begroting bepaald;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.
Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico's;
voor het aantrekken van financieringen worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.
3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut. Het college zendt het besluit treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.
1. Het college legt maatregelen vast die een juiste en volledige registratie van bezittingen en schulden waarborgen waaronder begrepen de niet geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
2. Het college draagt zorg voor een stelsel van interne controle ten aanzien van de maatregelen in lid 1.
3. Het college draagt er zorg voor dat de juistheid en volledigheid van de geregistreerde bezittingen en schulden van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 3 jaar.
1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval:
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;
de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
2. Het college legt jaarlijks bij de begroting een aangepaste verordening voor waarin de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst dan wel cluster van diensten worden vastgesteld.
3. oor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
2. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
3. Het college biedt jaarlijks een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden.
1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan. De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
2. Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:
de relatie met de programma's van de begroting;
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
de ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten en de verwachte resultaten daarvan;
de grondverwerving en uitgifte van gronden alsmede het beleid ten aanzien van de grondprijzen;
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
De raad stelt deze nota vast bij gelegenheid van de eerstvolgende voorjaarsnota.
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Deze bepaling impliceert dat iedere 4 jaar de beleidskaders voor de subsidieprogramma's sport, welzijn en cultuur dienen te worden geëvalueerd
1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten en afdelingen;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten en afdelingen van de gemeente;
de te maken afspraken met de diensten en afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten en afdelingen.
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Helmond.
Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend correctief referendum worden gehouden. Gelet hierop treedt deze verordening in werking 6 weken na bekendmaking, tenzij een inleidend verzoek tot het houden van een referendum over deze verordening onherroepelijk is toegelaten, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Helmond".
Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11 januari 2005, bijlage 1
De raad voornoemd,
De voorzitter,
drs. A.A.M. Jacobs
De griffier,
mr. J.P.T.M. Jaspers
Bekend gemaakt op:
17 januari 2005
De gemeentesecretaris,
Mr. A.C.J.M. de Kroon.