Hoofdstuk 4 De afdelingsmanagers
Artikel 6
De manager van een afdeling draagt zorg voor het algemeen management van de afdeling en het scheppen van adequate uitvoeringskaders. Bij hem berust de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsontwikkeling en -advisering aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester voor zover het zijn afdeling betreft.
Artikel 7
- 1.
De manager van een afdeling is verantwoordelijk voor een goede coördinatie en voortgang van de zaken binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering.
- 2.
Hij beoordeelt of de door de afdeling uit te brengen adviezen passen in het door het bestuur vastgestelde kader (van doelstellingen) en of de uit te brengen adviezen aanvulling behoeven van andere afdelingen. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van genomen beslissingen.
- 3.
De managers van de afdelingen doen aan de gemeentesecretaris periodiek verslag over de voortgang van de werkzaamheden.
Artikel 8
De manager van een afdeling zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden, zijn taakgebied betreffende. Essentiële c.q. relevante punten worden door hem in het managementteam aan de orde gesteld.
Artikel 9
De manager van een afdeling is integraal verantwoordelijk voor het management van de afdeling, hetgeen onder meer betekent hij de zorg heeft voor de
- -
de organisatie en het personeel in al zijn aspecten;
- -
informatievoorziening en automatisering;
- -
huisvesting en outillage (meubilair, kantoorbehoeften);
- -
juridische en communicatie aspecten van beleidsadviezen;
- -
het financiële beheer van zijn afdeling.
Artikel 10
De manager van een afdeling zorgt voor een gestructureerd werkoverleg binnen de afdeling, waarbij onder meer aan de orde dienen te komen:
- -
de lopende zaken (voortgangsbewaking, coördinatie, besluitenlijst);
- -
het doorgeven van besluiten en ideeën van het bestuur en het managementteam en het verstrekken van de nodige (achtergrond)informatie daaromtrent;
- -
het bespreken van nieuwe zaken en de aanpak daarvan;
- -
het bespreken van gedachten en ideeën, levend binnen de afdeling en de teams.
Artikel 11
Bij afwezigheid van de manager van een afdeling wordt deze vervangen door degene die door het college van burgemeester en wethouders, als zijn vervanger is aangewezen.
Hoofdstuk 6 De teamcoördinatoren
Artikel 17
De coördinator van een team is belast met de dagelijkse coördinatie van de werkzaamheden binnen het team, hetgeen onder meer inhoudt:
- -
het stellen van prioriteiten en het afstemmen van de werkzaamheden;
- -
de verantwoordelijkheid voor de werkinstructies en werkmethoden;
- -
het deelbudgethouderschap van alle budgetten binnen het team.
Artikel 18
- 1.
De coördinator van een team heeft de zorg voor een goede vakinhoudelijke advisering, onder verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling, aan het bestuur.
- 2.
De coördinator van een team heeft binnen het team de zorg voor en is verantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering van de beleidsbeslissingen.
Artikel 19
- 1.
De coördinator van een team zorgt voor een goede werkverdeling over en taakuitoefening door de medewerk(st)ers binnen het team.
- 2.
De coördinator van een team heeft de zorg voor een goed functionerend teamoverleg.
Artikel 20
De coördinator van een team ondersteunt, in aansluiting op hetgeen is gesteld in artikel 9, de afdelingsmanager in de zorg voor de middelen binnen het team.
Artikel 21
Bij afwezigheid van de coördinator van een team wordt deze vervangen door de manager van de afdeling. In het teamoverleg, wordt de afwezige teamcoördinator vervangen door degene die door de coördinator is aangewezen, na overleg met de afdelingsmanager.
Hoofdstuk 7 Het managementteam
Artikel 22
Ter bewaking van eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taak voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de managers van de afdelingen. Dit overleg wordt het Managementteam genoemd.
Artikel 23
Onverlet het bepaalde in artikelen 7 en 9 heeft het managementteam in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg te dragen voor:
- -
de coördinatie van het ambtelijk handelen afgestemd op het geldende beleid; een tijdige, adequate en geïntegreerde beleidsvoorbereiding en uitvoering; de planning en control;
- -
de informatieverstrekking van en naar de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat;
- -
het mede ontwikkelen van een samenhangend middelenbeleid en het toezien op de uitvoering er van.
Artikel 24
- 1.
Het managementteam is samengesteld uit:
- -
de gemeentesecretaris, tevens voorzitter;
- -
de managers van de afdelingen;
- 2.
Aan het managementteam wordt, ter administratieve ondersteuning, een ambtelijk secretaris toegevoegd.
- 3.
In aanvulling op het managementteam vindt 1 tot 2 maal per jaar een overleg plaats tussen de gemeentesecretaris, de afdelingsmanagers, de teamleider en de teamcoördinatoren.
Artikel 25
- 1.
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door een loco-gemeentesecretaris.
- 2.
Bij afwezigheid van de manager van de afdeling wordt deze in de managementteamvergadering vervangen door degene, die conform het bepaalde in artikel 11, als zijn vervanger is aangewezen.
- 3.
Bij afwezigheid van de ambtelijk secretaris wordt deze vervangen door een door de afdelingsmanager Middelen en Bestuursondersteuning aan te wijzen medewerker.
Artikel 26
- 1.
Het managementteam komt in principe wekelijks bijeen.
- 2.
De voorzitter stelt in overleg met de managers van de afdelingen de vergaderdata vast. In bijzondere omstandigheden kan door de voorzitter of op verzoek van een of meer managers van de afdelingen een extra managementteam bijeengeroepen worden.
- 3.
Van het in het managementteam behandelde wordt een kort verslag gemaakt. Behalve aan de deelnemers wordt dit verslag ook gezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het personeel wordt in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de inhoud van het verslag.
Hoofdstuk 10 Slotbepalingen
Artikel 32
- 1.
Jaarlijks brengt de gemeentesecretaris aan het college van burgemeester en wethouders een rapport uit inzake de werking van dit besluit. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de bestuursdienst wat betreft de structuur en/of formatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het vastgestelde beleid.
- 2.
Het in lid 1 van dit artikel bedoelde rapport wordt voordat het wordt uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders besproken in het managementteam.
Artikel 33
Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd nadere regels te stellen ten aanzien van zaken, het ambtelijk apparaat betreffende, die in dit besluit niet of niet uitputtend zijn geregeld.
Artikel 34
- 1.
Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit 2007.
- 2.
Het besluit treedt in werking op de achtste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.
- 3.
Gelijktijdig wordt het Organisatiebesluit 2003 vastgesteld d.d. 2 december 2003, ingetrokken.