Paragraaf 2 De ambtelijke organisatie
Artikel 2 Organisatie-eenheden
- 1.
Het ambtelijke apparaat van de gemeente is ingedeeld op basis van rollen die de gemeente binnen de samenleving vervult. Daarbij worden de volgende externe rollen onderscheiden:
- a.
Voorbereiding en ontwikkeling van beleid en visie en het realiseren daarvan;
- b.
Regisseur van door derden te realiseren producten;
- c.
Leverancier van diensten en producten;
- d.
Handhaver van wet- en regelgeving;
- e.
Uitvoerder van vastgesteld beleid.
- 2.
De organisatiestructuur van de gemeente Bunschoten bestaat uit een tweehoofdige directie en de volgende Afdelingen:
- a.
- b.
- c.
Afdeling Openbare Ruimte;
- d.
Stafafdeling Personeel, Organisatie en Communicatie (POC);
- e.
Afdeling Veiligheid en Brandweer (V&B);
- f.
Afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ontwikkeling en Milieu (VROM);
- 3.
Het beleidsveld Sociale Dienstverlening wordt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Bunschoten uitgevoerd door het samenwerkingsverband Baarn, Bunschoten en Soest. De samenwerking is geconcretiseerd in de samenwerkingsovereenkomst:" Gemeenschappelijke regeling Baarn, Soest en Bunschoten".
- 4.
De Afdelingen worden niet verder onderverdeeld in eenheden of organisatieonderdelen.
- 5.
De organisatie, het beheer en de taken van de afdeling gemeentelijke brandweer, evenals de benoeming en verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de "Verordening brandveiligheid en hulpverlening". Bij afwijkende bepalingen in de "Verordening brandveiligheid en hulpverlening gaan deze uit boven de bepalingen in dit besluit.
Voor een visuele weergave van de organisatie wordt verwezen naar het bijgaande organogram.
Artikel 3 Hoofdtaken van de afdeling Burgerzaken.
De algemene taak van de afdeling Burgerzaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
- a.
Burgerlijke stand en Bevolkingsboekhouding;
- b.
Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
Het beheer van de sportlokalen is uitbesteed aan de Stichting SRO uit Amersfoort.
Artikel 3a Hoofdtaken van de afdeling Middelen.
De algemene taak van de afdeling Middelen is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
- a.
Financieel beleid, Kadernota, Programmabegroting, Tussentijdse Rapportages en Programmarekening/jaarverslag;
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Facilitaire dienstverlening;
Artikel 3b Hoofdtaken van de afdeling Openbare Ruimte.
De algemene taak van de afdeling Openbare Ruim is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
- a.
Beheer Openbare Ruimte (wegen, paden en terreinen, groenvoorziening, begraafplaatsen, speelvoorzieningen, waterbeleid, riolering en reiniging);
- b.
Verkeersbeleid en uitvoering.
Het ophalen van de reiniging en het papier is op basis van een privaatrechtelijke overeenkomst ondergebracht bij een extern bedrijf. Monitoring en evaluatie hiervan behoort tot de taak van de Afdeling.
Het onderhoud aan de sportvelden wordt uitgevoerd door de Stichting SRO uit Amersfoort.
De uitvoering van het groenonderhoud voor sommige wijken wordt uitbesteed een derde partij.
Artikel 3c Hoofdtaken van de stafafdeling Personeel, Organisatieontwikkeling en Communicatie (POC);
De algemene taak van de afdeling Personeel, Organisatie en Communicatie (POC) is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
- a.
- b.
- c.
- d.
Informatisering & Automatisering;
- e.
- f.
Ondersteuning en secretariaat van het College.
Artikel 3d Hoofdtaken van de afdeling Veiligheid en Brandweer (V&B).
De algemene taak van de afdeling Veiligheid en Brandweer (V&B) is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
- a.
Openbare orde en veiligheid;
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
Integraal veiligheidsbeleid.
Artikel 3e Hoofdtaken van de Afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ontwikkeling en Milieu (VROM)
De algemene taak van de afdeling Afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ontwikkeling en Milieu (VROM) is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
- a.
- b.
Ruimtelijke Ontwikkeling;
- c.
- d.
- e.
- f.
Beheer Openbare gebouwen.
Artikel 3 f Hoofdtaken gemeenschappelijk orgaan Sociale zaken:
a. Uitvoering Sociale zaken.
Artikel 4 Structuur afdelingen
- 1.
Wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen worden op voorstel van de directie besloten door het College van Burgemeester en wethouders.
- 2.
De directie kan in overleg met de afdelingsmanagers de uitvoering van taakvelden nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.
- 3.
De directie kan besluiten om ter ontlasting van de Afdelingsmanager op een afdeling één of meer aanspreekpunten aan te wijzen binnen de kaders die daarvoor zijn bepaald in de instellingsnotitie van het directiemodel (verwezen wordt hier naar het gestelde onder de begripsbepalingen in artikel 1).
Artikel 5 Dagelijks beheer binnen de organisatie
- 1.
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijkse beheer van de ambtelijke organisatie bij de directie.
- 2.
De directie wordt gevormd door de gemeentesecretaris/directeur en de adjunct-directeur. De adjunct-directeur is ondergeschikt aan de secretaris/directeur. Bij verschil van mening geeft de stem van de gemeentesecretaris/directeur de doorslag.
- 3.
De directie kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers om de kwaliteit van het gemeentelijke beleid en de samenhang van het gemeentelijke beleid te verzekeren.
- 4.
De secretaris/directeur stuurt de afdelingsmanagers POC en Veiligheid en Brandweer aan. Voor de overige afdelingen (Middelen, Burgerzaken, VROM en Openbare Ruimte) fungeert de adjunct-directeur als zodanig. De directie kan hier na overleg met het college wijziging in brengen.
- 5.
Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust het dagelijkse beheer van een afdeling op basis van het principe van integraal management bij de afdelingsmanager van de afdeling.
- 6.
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de gemeentesecretaris/directeur, de adjunct-directeur en de afdelingsmanagers. De verdeling van de mandaten is geregeld in de mandaatbesluiten en registers.
- 7.
De stafafdeling POC ondersteunt de directie.
Artikel 6 Taken Directie
In het Directieoverleg worden besluiten genomen over voorstellen betreffende de bedrijfsvoering. Van de besluiten wordt verslag gedaan in een nieuwsbrief. De directietaken zijn de volgende:
- 1.
Strategische gesprekspartner college van B&W (o.a. door themabijeenkomsten);
- 2.
Aansturing totale organisatie;
- 3.
Eindverantwoordelijk voor bedrijfsvoering;
- 4.
Coaching afdelingsmanagers;
- 5.
Kaderscheppend/strategisch van aard;
- 6.
Vaststelling planning- en controlcyclus in directe lijn met de concerncontroller;
- 7.
Vaststelling en aansturing realisatie van afdelingsplannen;
- 8.
Vaststelling en concembeleid op terrein van HRM. I&A, Communicatie, Juridische Kwaliteitszorg. Dienstverlening en Financiën;
- 9.
Overlegpartner medezeggenschapsorganen;
- 10.
Initiëren en vaststellen projectplannen;
- 11.
- 12.
Externe vertegenwoordiging van de gemeente.
Artikel 7 Taken Management Overleg
Het managementoverleg (MO) vindt ten minste een keer per twee weken plaats. Doei van dit overleg is het éénduidig handelen/leidinggeven te bevorderen en de nodige informatie uit te wisselen. De rol van het managementoverleg is:
- 1.
Terugkoppeling collegebesluiten;
- 2.
Coördinatie, integratie en afstemming tussen directie en afdelingsmanagers en tussen afdelingsmanagers;
- 3.
Overdracht concernbeleid gericht op eenduidig leidinggeven en handelen;
- 4.
Klankbord voor directie op basis van strategische interactie;
- 5.
Bespreking voortgang grote, bestuurlijk gevoelige projecten;
- 6.
Bespreking nieuwe projecten;
- 7.
Voortgang uitvoering Jaaragenda, afdelingsplannen en BAP;
- 8.
Bewaking integriteitbeleid;
- 9.
Themabijeenkomsten over organisatieontwikkeling, maatschappelijke ontwikkelingen, nieuwe wetgeving en projecten.
Artikel 8 Onderlinge vervanging management;
De afdelingsmanagers vervangen elkaar tijdens hun afwezigheid. De volgende (horizontale) vervanging is afgesproken:
Burgerzaken en Veiligheid en Brandweer;
Middelen en POC;
VROM en Openbare Ruimte.
Paragraaf 5 Functies
Artikel 11 Gemeentesecretaris/directeur (instructie als bedoeld in de gemeentewet)
- 1.
De gemeentesecretaris/directeur draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het college;
- 2.
De gemeentesecretaris/directeur draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie te kunnen uitoefenen;
- 3.
De gemeentesecretaris/directeur draagt zorg voor de advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen;
- 4.
De gemeentesecretaris/directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen van het College;
- 5.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluiten van het college.
Artikel 12 Overleg gemeentesecretaris/directeur met burgemeester en griffier
De gemeentesecretaris voert regulier overleg met de burgemeester over de voorbereiding van de collegevergaderingen en over andere aangelegenheden in het kader van het bestuursorgaan burgemeester.
Bovendien is er een regulier overleg met de burgemeester en de raadsgriffier over de afstemming en coördinatie van de informatievoorziening naar de gemeenteraad. De gemeentesecretaris ontwikkelt daarvoor een informatieprotocol.
Artikel 13 Aansturing ambtelijke organisatie
- 1.
De gemeentesecretaris/directeur heeft ten aanzien van de ambtelijke organisatie de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
De planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door het bestuursorgaan vastgestelde beleid;
- b.
De coördinatie van en de samenhang in handelen van de organisatieonderdelen;
- c.
De rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;
- d.
De voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoordelijkheid over het gevoerde beleid;
- e.
De implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving;
- f.
Hij geeft direct leiding aan de (staf) afdelingen POC en Veiligheid en Brandweer;
- 2.
Jaarlijks voert het college met de gemeentesecretaris een functionerings- en beoordelingsgesprek;
Artikel 14 Informatie plicht
De gemeentesecretaris/directeur draagt er zorg voor dat de organisatie wordt geïnformeerd over de door de gemeenteraad en het college genomen besluiten.
Artikel 15 WOR bestuurder
De gemeentesecretaris is aangewezen als de bestuurder in het kader van de WOR. Hij voert in die hoedanigheid overleg met de ondernemingsraad.
Artikel 16 Adjunct-directeur
- 1.
De Adjunct-directeur maakt deel uit van de Directie;
- 2.
Hij fungeert als 1e loco-secretaris en plv. WOR-bestuurder;
- 3.
De Adjunct-directeur is vanuit de directie verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de dienstverlening;
- 4.
Hij fungeert als voorzitter van het Project Coördinatie Overleg en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het instituut projectmatig werken;
- 5.
Hij stuurt vanuit de directie de afdelingsmanagers VROM, Openbare Ruimte, Middelen en Burgerzaken aan.
Artikel 17 Afdelingsmanagers
De Afdelingsmanager is belast met het managen totale afdeling. Hij is verantwoordelijk voor het middelenbeheer. Van de manager wordt verwacht dat hij oog heeft voor de integrale advisering, de kwaliteit van de productie en de dienstverlening en de realisatie van planningen.
Verder is hij verantwoordelijk voor:
- 1.
Vertalen maatschappelijke en politieke ontwikkelingen naar het werkterrein van de afdeling;
- 2.
Sturen op hoofdlijnen/strategisch niveau;
- 3.
Uitvoering planning- en controlcyclus en concembeleid;
- 4.
Opstellen en uitvoering van afdelingsplannen;
- 5.
Gesprekpartner collegeleden en directie;
- 6.
Verantwoordelijk voor resultaten, kwaliteit, prijs/prestatie;
- 7.
Verantwoordelijk voor personeelsmanagement en coachen medewerkers;
- 8.
Coördinatie en afstemming van afdelingsoverstijgende werkzaamheden;
- 9.
Verantwoordelijk voor actueel houden van de Jaaragenda en de BAP;
- 10.
Externe vertegenwoordiging van de gemeente op afdelingsniveau.
Artikel 18 Concerncontroller
De Afdelingsmanager Middelen is tevens Concern-controller. Advisering geschiedt als regel aan de directie, tenzij het zou gaan om het handelen of nalaten van één van de directeuren.
Paragraaf 6 Juridische rechtmatigheid
Artikel 19
Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de directie zorg voor:
- a.
Een juiste toepassing van de gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving voor de binnen zijn afdeling werkzame medewerkers;
- b.
De toetsing van voorstellen aan het College en overeenkomsten met derden op juridische rechtmatigheid;
- c.
De implementatie van nieuwe wet- en regelgeving en wijzigingen in wet- en regelgeving bij zijn afdeling.
Voor de ondersteuning van de afdelingsmanager is binnen de afdeling POC kennis en ervaring beschikbaar over algemene juridische aangelegenheden. Er is een commissie bezwaarschriften ingesteld in het kader van de Algemene wet bestuursrecht.
Bovendien is er een werkgroep juridische kwaliteitszorg ingesteld die de afstemming van de richtlijnen volgt. De werkgroep is opgebouwd uit medewerkers van verschillende afdelingen.