CVDR5897_3Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningnlregelingLeidschendam-Voorburg2017-11-06Leidschendam-VoorburgGemeenteblad 2015, nr. 60611Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningGemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2015-04-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-07-152015-04-152018-01-01art. 111320578bestuurlijke organisatieGeenDeze verordening vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand 2003 en de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen.Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning1AMBTELIJKE BIJSTAND11.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij
de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris
beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand
bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan
worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken,
één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo
spoedig mogelijk verlenen.5.Deze paragraaf is van overeenkomstige toepassing op een lid van een
raadscommissie als genoemd in het Reglement van orde voor de
raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2002.21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de
gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2.De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van
het eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd,
deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de
griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de
gemeentesecretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken
raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan
de gemeentesecretaris.2.Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor
beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de
zaak.5Indien het college of leden van het college informatie wensen over een
verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies,
wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.2FRACTIEONDERSTEUNING61.De fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde, ontvangen
jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten
voor het functioneren van de fractie.2.Deze bijdrage bestaat voor elke fractie uit:
een vast bedrag van € 2.000,- per jaar;
een bedrag van € 400,- per raadszetel per jaar.
3.Vervallen.71.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag
niet worden aangewend voor partijpolitieke doeleinden dan wel voor
uitgaven die strijdig zijn met wettelijke bepalingen. Tevens mag de
bijdrage niet worden aangewend voor uitgaven die betaald dienen te
worden uit de vergoedingen als bedoeld in artikel 95 en 96 van de
Gemeentewet. Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete
bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit de bewijsstukken moet
blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien
bewijsmiddelen ontbreken, bestaat geen recht op een bijdrage.2.De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging
van:
kosten van assistentie van de fractie, mits voorzien van een
ondertekende specificatie van de werkzaamheden
(factuur/declaratie);
kosten ten behoeve van het communiceren van de fractie,
zoals het opzetten en onderhouden van een website, het
plaatsen van advertenties en overige
communicatiemiddelen;
kosten van excursies;
kosten ten behoeve van het door de fractie nemen van
initiatieven zoals onderzoekskosten en de kosten ten behoeve
van het organiseren van themabijeenkomsten;
kosten die samenhangen met een mogelijke bijdrage ten
behoeve van het afvaardigen van een vertegenwoordiging van
de fractie in het kader van het gemeentelijk internationaal
beleid;
kosten die samenhangen met een bijdrage van de fractie ten
behoeve van lokale en interlokale initiatieven waarin de
fractie deelneemt;
overige kosten, uitsluitend voorzover deze verband houden
met het optreden van de raadsfractie in of buiten de
gemeenteraad en deze door de fractie of door fractieleden in
opdracht van de fractie zijn gemaakt.
3.Tot de in het tweede lid opgenomen kosten behoren:
reis-, verblijf- en andere kosten, gemaakt door de fractie
of door fractieleden in verband met bijeenkomsten van
raadsfracties of politieke partijen, om de fractie te
vertegenwoordigen;
bureaukosten van de fractie, waaronder begrepen die van
abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en losbladige
uitgaven en van aankoop van bestuurlijke boeken op naam en
ten behoeve van het functioneren van de fractie;
scholingskosten, door de fractie of door fractieleden ten
behoeve van het functioneren van de fractie gemaakt;
contributies en kosten van donateurschappen van de
fractie.
4.De fracties zijn verantwoordelijk voor alle fiscale of andere
wettelijke verplichtingen die verband houden met uitbetaalde
vergoedingen voor verrichte werkzaamheden en verrichten daartoe alle
noodzakelijke handelingen.81.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een
kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot
verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen
plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste
vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het
voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.3.Vervallen.91.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw
gekozen raad plaatsvindt;
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt.
2.Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6,
tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie
verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het
aantal bij de splitsing betrokken leden met ingang van de datum dat
met de splitsing conform het reglement van orde rekening wordt
gehouden.3.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling
die volgt uit het tweede lid.10Vervallen.111.
a. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van
een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de
besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder
overlegging van een verslag.
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid onder a legt
elke fractie na verkiezingen binnen drie maanden na de datum
van de verkiezingen aan de raad verantwoording af over de
besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder
overlegging van een verslag over de periode van 1 januari
tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Na
afloop van het betreffende kalenderjaar legt elke fractie
binnen drie maanden aan de raad verantwoording af over de
besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder
overlegging van een verslag over de resterende periode van
het kalenderjaar.
2.Controle van het verslag vindt plaats door een door de raad in te
stellen kascommissie; daarbij wordt zij ondersteund door de griffie.
De kascommissie stelt een rapport van bevindingen op ten behoeve van
het presidium. In het rapport van bevindingen worden de conclusies
per fractie opgenomen.Het presidium beoordeelt de bevindingen en het advies van de
commissie en beslist over uitgaven die voor de commissie niet
eenduidig waren. Vervolgens zendt zij de eindrapportage naar de
raad.3.De eindrapportage inclusief jaarlijkse eindafrekening wordt door de
raad vastgesteld en wordt openbaar gemaakt.3CITEERTITEL EN INWERKINGTREDING121.Deze verordening treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking
en werkt terug tot en met 1 januari 2008.2.De Verordening op de ambtelijke bijstand 2003 en de Verordening
regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke
groeperingen worden ingetrokken.3.Het met ingang van de raadsperiode in 2006 niet gebruikte gedeelte
van de bijdrage toekomend aan een fractie als bedoeld in artikel 3
van de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van
bijstand aan politieke groeperingen, wordt toegevoegd aan de
reservering als bedoeld als bedoeld in artikel 10.13Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning”.TOELICHTING BIJ DE VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN
FRACTIEONDERSTEUNINGAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het
legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op
ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast
een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij
verordening worden geregeld.De griffier is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand.
De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de
reguliere ambtelijke organisatie.Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de
burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen.
De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak
als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen
behoefte zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke
organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie,
beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp zal een beroep op deze
organisatie dan ook nodig kunnen zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie
die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever
heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning
expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.Artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele
raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben
op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een
beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot
het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren
daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een
rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een
oplossing dient te worden gebracht.Ook in de Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg zijn
bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere
de leden van de gemeenteraad. De beide verordeningen zijn op elkaar afgestemd. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om
het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of
afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de
griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere
ambtelijke organisatie. Ook kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen
met de betreffende ambtenaar. Het begrip document wordt hier gebruikt in de
betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt
bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet
openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86
van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van
orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening
op de raadscommissies.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de
verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De
griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de
griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de
gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek
als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikel 2Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet,
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet
verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt
in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de
griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad
via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te
leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het
betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de
gemeentesecretaris. Indien het raadslid zich rechtstreeks tot een ambtenaar
heeft gewend, dan wordt eerst met die ambtenaar overlegd.Artikel 5Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet
om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is in
artikel 5 bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken
raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een
extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke
bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van
de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort
tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak
niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar
hierop aan te spreken.Artikel 6Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning
bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat
grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat
zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.Artikel 7De bijdrage is bedoeld voor de ondersteuning van het raadswerk. Daarom
worden in het eerste lid een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet
gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de
bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun
eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit
raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96
van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. En
andersom wordt zo voorkomen dat zaken uit de bijdragen worden betaald
terwijl de individuele raadsleden daarvoor de maandelijkse tegemoetkoming in
de kosten van het raadswerk ontvangen.Het tweede lid geeft aan waarvoor de bijdrage uitsluitend is bedoeld.Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het
daarvoor algemene beschikbare budget voor raadsleden en dientengevolge niet
uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Kosten die door de fractie of door fractieleden worden gemaakt ten behoeve
van het functioneren van de fractie, kunnen uit de fractievergoeding worden
bekostigd (artikel 7, lid 3 onder c). Daartoe kunnen worden gerekend kosten
van review, teambuilding of andere bijeenkomsten die belegd worden in het
belang van het functioneren van de fractie. Het betreft bijvoorbeeld de
kosten van zaalhuur en verblijfskosten. Uiteraard moeten de kosten wel
redelijk zijn en gerelateerd zijn aan het aantal fractieleden (raadsleden en
commissieleden).Artikel 8De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het
voorschot in twee gedeelten gesplitst. Artikel 9Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die
kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de
nieuwe raad voor het eerst vergadert, de bijdrage ontvangen. Voor fracties
die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand
in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een
verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te
vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct
verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de
oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het
andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou
dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze
gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 10Vervallen.Artikel 11Vervallen.Artikel 12Dit artikel behoeft geen toelichting.