Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Deze verordening vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand 2003 en de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen.
Gemeentewet, art. 33, lid 3
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-07-2015 | 15-04-2015 | 01-01-2018 | art. 11 | 07-04-2015 | 1320578 |
07-02-2012 | 01-01-2012 | 15-07-2015 | art. 6, 8, 10 en 11 | 07-02-2012 Geen | 653618 |
09-05-2008 | 01-01-2008 | 07-02-2012 | nieuwe regeling | 22-04-2008 De Leidschendammer / De Voorburgse Courant 8-5-2008 | 2007/34360 |
PARAGRAAF 1 AMBTELIJKE BIJSTAND
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De
PARAGRAAF 2 FRACTIEONDERSTEUNING
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag niet worden aangewend voor partijpolitieke doeleinden dan wel voor uitgaven die strijdig zijn met wettelijke bepalingen. Tevens mag de bijdrage niet worden aangewend voor uitgaven die betaald dienen te worden uit de vergoedingen als bedoeld in artikel 95 en 96 van de Gemeentewet. Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit de bewijsstukken moet blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien bewijsmiddelen ontbreken, bestaat geen recht op een bijdrage.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden met ingang van de datum dat met de splitsing conform het reglement van orde rekening wordt gehouden.
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid onder a legt elke fractie na verkiezingen binnen drie maanden na de datum van de verkiezingen aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag over de periode van 1 januari tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Na afloop van het betreffende kalenderjaar legt elke fractie binnen drie maanden aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag over de resterende periode van het kalenderjaar.
Controle van het verslag vindt plaats door een door de raad in te stellen kascommissie; daarbij wordt zij ondersteund door de griffie. De kascommissie stelt een rapport van bevindingen op ten behoeve van het presidium. In het rapport van bevindingen worden de conclusies per fractie opgenomen.
Het presidium beoordeelt de bevindingen en het advies van de commissie en beslist over uitgaven die voor de commissie niet eenduidig waren. Vervolgens zendt zij de eindrapportage naar de raad.
PARAGRAAF 3 CITEERTITEL EN INWERKINGTREDING
Het met ingang van de raadsperiode in 2006 niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie als bedoeld in artikel 3 van de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen, wordt toegevoegd aan de reservering als bedoeld als bedoeld in artikel 10.
TOELICHTING BIJ DE VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De griffier is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig kunnen zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
Artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Ook in de Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. De beide verordeningen zijn op elkaar afgestemd.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Ook kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met de betreffende ambtenaar. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie.
In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris. Indien het raadslid zich rechtstreeks tot een ambtenaar heeft gewend, dan wordt eerst met die ambtenaar overlegd.
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is in artikel 5 bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
De bijdrage is bedoeld voor de ondersteuning van het raadswerk. Daarom worden in het eerste lid een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. En andersom wordt zo voorkomen dat zaken uit de bijdragen worden betaald terwijl de individuele raadsleden daarvoor de maandelijkse tegemoetkoming in de kosten van het raadswerk ontvangen.
Het tweede lid geeft aan waarvoor de bijdrage uitsluitend is bedoeld.
Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor algemene beschikbare budget voor raadsleden en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.
Kosten die door de fractie of door fractieleden worden gemaakt ten behoeve van het functioneren van de fractie, kunnen uit de fractievergoeding worden bekostigd (artikel 7, lid 3 onder c). Daartoe kunnen worden gerekend kosten van review, teambuilding of andere bijeenkomsten die belegd worden in het belang van het functioneren van de fractie. Het betreft bijvoorbeeld de kosten van zaalhuur en verblijfskosten. Uiteraard moeten de kosten wel redelijk zijn en gerelateerd zijn aan het aantal fractieleden (raadsleden en commissieleden).
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert, de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.