CVDR58905_1Verordening op de ambtelijke bijstandnlregelingZoetermeer2003-06-01ZoetermeerStreekblad 30-05-2003Verordening op de ambtelijke bijstandGemeentewet, art. 33, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2003-05-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2003-06-012022-02-18nieuwe regeling030172politiek en bestuurVerordening op de ambtelijke bijstandParagraaf1:Ambtelijke bijstandArtikel1Onder raadslid wordt in deze verordening ook verstaan commissielid, niet zijnde raadslid.Artikel21.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

inzage in of afschrift van algemene documenten waarop geen geheimhoudingsplicht rust.

bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

2.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel3

Een raadslid wendt zich rechtstreeks tot de ambtenaar, die belast is met het onderwerp, waarover het raadslid wil spreken, met een verzoek om:

feitelijke informatie;

inzage in of afschrift van documenten die op de gevraagde zaak betrekking hebben en waarop geen geheimhoudingsplicht rust.

Deze informatie wordt zo veel mogelijk buiten de te houden vergaderingen over het onderwerp gevraagd en verstrekt.

Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de directeur daarvan in kennis. De directeur beslist daarover en meldt dit aan de secretaris. De secretaris stelt de griffier in kennis wanneer de informatie niet wordt verstrekt.

Artikel4

Het verzoek om bijstand van een raadslid, als bedoeld in artikel 2, wordt verleend tenzij:

het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden;

De griffier en in tweede instantie de secretaris, beoordelen of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. De secretaris deelt de uitslag van zijn bevindingen terzake mee aan de griffier.

Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de griffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel5Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar wordt geweigerd, kan het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.Artikel61.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier. Deze pleegt hierover overleg met de secretaris..2.Indien overleg tussen griffier en de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.Paragraaf2SlotbepalingArtikel7Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 2003.Vastgesteld in de raad van 26 mei 2003In werking getreden op 1 juni 2003 ToelichtingAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan het gewijzigde artikel 33, eerste lid, van de Gemeentewet. Hierin is geregeld dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand. De uitwerking van dit recht moet bij verordening worden geregeld. Het meest opvallend in de verordening is de centrale rol van de griffier. Dit instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1In Zoetermeer kennen wij naast raadsleden ook commissieleden, die geen raadslid zijn, maar in de raadscommissies van advies zijn benoemd als eerstvolgende op de lijst van de politieke partij die zij vertegenwoordigen. Voorgesteld wordt dat de ambtelijke bijstand zich ook tot hen uitstrekt.Artikelen 2 en 3In deze artikelen is een onderscheid gemaakt tussen zaken waarvoor het raadslid zich moet wenden tot de griffier en die waarvoor hij zich rechtstreeks tot de ambtenaar, niet uit de griffie, kan richten.Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met de term: "waarvoor geen geheimhoudingsplicht geldt", wordt bedoeld dat de documenten openbaar zijn in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.Een raadslid kan zich rechtstreeks tot de ambtenaar die het onderwerp behandelt, wenden voor wat betreft feitelijke informatie. Hiermee worden bedoeld gegevens die geen politieke lading hebben en meer technisch van aard zijn. Bij de zogenaamde Docmanstukken worden hiertoe de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de behandelend ambtenaar vermeld. Bovendien kan die ambtenaar de openbare gegevens over die zaak ook rechtstreeks aan het betreffende raadslid verstrekken. Het spreekt voor zich dat dezelfde bevoegdheid bij afwezigheid van de behandelend ambtenaar geldt voor diegenen die zijn zaken waarnemen. Om de processen zo goed mogelijk te laten verlopen, is wel opgenomen dat deze soort informatie zoveel mogelijk buiten de vergaderingen wordt verstrekt.Op grond van het tweede lid van artikel 3 is er bij twijfel een rol voor de directeur, als zijnde verantwoordelijk voor de inhoud, weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. Hij meldt zijn beslissing aan de secretaris. Bij niet verstrekken van de informatie stelt hij de griffier hiervan in kennis, die dan de mogelijkheid heeft hierover nader met het betrokken raadslid te spreken.De werkpraktijk is dat de ambtenaar zijn portefeuillehouder op de hoogte stelt van de vragen die hem op grond van artikel 3 zijn gesteld.De meer algemene en politiek gerichte bijstand wordt in eerste instantie verleend door de griffie. De griffie kan hierbij echter de ondersteuning van alle anderen uit de organisatie inroepen.Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie is geregeld dat hij zich dan wendt tot de secretaris. Deze wijst de ambtenaar die de bijstand verleent, aan. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.Artikel 4Artikel 4 betreft de bijstand die op grond van artikel 2 wordt verleend. In eerste instantie wordt binnen de griffie gekeken of daarvoor voldoende capaciteit aanwezig is. De griffier is hierover uiteraard alleen verantwoording schuldig aan de raad. Mocht de griffier oordelen dat dit niet mogelijk is, dan doet hij via de secretaris een verzoek aan de reguliere organisatie. Het spreekt voor zich dat de ambtenaar die dan wordt aangewezen alleen ambtelijke en geen politieke bijstand kan verlenen.Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt plaats door de griffier als verantwoordelijke voor de raad. Deze pleegt hierover overleg met de secretaris. Daarnaast is het mogelijk dat de secretaris desgevraagd oordeelt, dat op korte termijn geen ambtelijke capaciteit voor de betreffende vraag kan worden vrijgemaakt. Hierover pleegt hij dan overleg met de griffier. Indien beiden niet tot een bevredigende oplossing komen, beslist de burgemeester op grond van artikel 5.Artikelen 5 en 6Als het verzoek om bijstand wordt geweigerd en ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd. De burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de griffier en de secretaris (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 7Alhoewel materieel al wel grotendeels op de aangegeven wijze wordt gewerkt, is gekozen voor een formele inwerkingtredingdatum na de vaststelling van de verordening door de raad.