Organisatie | Someren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Someren 2008 |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Someren 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 60, eerste lid, onder c
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2008 | 01-04-2008 | 01-01-2016 | nieuwe regeling | 18-03-2008 't Contact, 02-07-2008 | Onbekend |
Het college van de gemeente Someren;
Gezien het voorstel d.d. 11 februari 2008;
Gelet op artikel 160, lid 1 onder c van de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en 26 van de Financiële verordening gemeente Someren;
Paragraaf 1 De ambtelijke organisatie
Artikel 4 Organisatie van de brandweer
Voor de organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer alsmede de bevoegdheden van de commandant brandweer geldt hetgeen bepaald is bij of krachtens de “Verordening brandveiligheid en hulpverlening”, het geldende “Gemeentelijk brandweerbeleidsplan” en de Instructie voor de commandant brandweer. Verder geldt hetgeen in het kader van de Veiligheidsregio is afgesproken en vastgelegd. Bij afwijkende bepalingen in een van deze documenten gaan deze uit boven de bepalingen in dit organisatiebesluit.
Onder de verantwoordelijkheid van de directeur respectievelijk de adjunct-directeur draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor de aan hem toebedeelde afdeling. Vanuit integraal management geeft hij/zij leiding aan de afdeling en is dientengevolge verantwoordelijk.
Artikel 15 Vervanging functionarissen
De vervanging van de afdelingshoofden vindt plaats op basis van het hiertoe door de directie vast te stellen schema van vervanging. Hierin wordt tevens de vervanging van de directeur respectievelijk de adjunct-directeur geregeld voor het geval beiden tegelijkertijd afwezig zijn. Bij vervanging van de directeur treedt het vervangende afdelingshoofd in die situatie tevens op als loco-secretaris.
Burgemeester en wethouders van Someren,
De secretaris, de burgemeester,
Drs. A.P.M. de KokA.P.M. Veltman
Toelichting bij Organisatiebesluit gemeente Someren 2008
Aan de basis ligt de keuze welke gemaakt is voor het directiemodel. Gekoppeld aan die keuze is ook bepaald dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd worden. Dit vindt zijn vertaling in de structuur als een model met weinig hiërarchische lagen, te weten een directie met daaronder de afdelingshoofden. Het organisatiebesluit is de uitwerking van deze organisatie-inrichting.
De belangrijkste uitgangspunten van het uit de gekozen structuur voortvloeiende managementconcept zijn:
Het organisatiebesluit zorgt waar nodig voor verankering van het managementconcept. De structuur van de ambtelijke organisatie wordt beschreven en toegelicht en de taaktoewijzing wordt omschreven. Het ambtelijk management wordt beschreven met de daarbij behorende verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden.
Het organisatiebesluit staat niet op zich. Naast dit besluit wordt een mandaatregeling en een budgetregeling vastgesteld, waarbij eveneens het uitgangspunt van verantwoordelijkheid laag neerleggen wordt gehanteerd. Het organisatiebesluit kan daarnaast niet los gezien worden van het Eindrapport Organisatie Ontwikkelingstraject Gemeente Someren. In dit rapport zijn de uitgangspunten voor de nieuwe organisatie uitvoerig beschreven. Deze uitgangspunten zijn waar nodig vertaald in het Organisatiebesluit of hebben in ieder geval ten grondslag gelegen aan hetgeen in het Organisatiebesluit is vastgelegd.
De organisatie kent afdelingen waarbinnen onder leiding van een afdelingshoofd de medewerkers hun functie uitoefenen. Een drietal medewerkers is werkzaam onder rechtstreekse aansturing van de directeur. Het gaat hier om de concerncontroller en de twee controllers (stafeenheid Planning & Control). Planning & Control ligt op het gebied van financiële, juridische en algemeen beleidsmatige Planning & Control. Naast hetgeen in relatie tot de structuur en de afbakening is vastgelegd in dit Organisatiebesluit ten aanzien van Planning & Control, wordt een afzonderlijk document opgesteld waarin de rol, plaats en bevoegdheden van de controllers binnen de organisatie nader vastgelegd worden.
De begrippen zoals die worden gehanteerd in het Organisatiebesluit komen voor een deel ook terug in de mandaatregeling en/of de budgetregeling.
Overigens spreekt dit artikel verder voor zich.
Het college heeft gekozen voor het directiemodel als structuur voor de nieuwe organisatie. Dit is vertaald in een tweehoofdige directie en een vijftal afdelingen. De afdeling Bedrijfsbureau wordt vanuit de directie aangestuurd door de directeur. De andere vier afdelingen worden aangestuurd door de adjunct-directeur. Iedere afdeling wordt rechtstreeks aangestuurd door een afdelingshoofd.
Buiten de structuur van afdelingen, onder rechtstreekse aansturing van de directeur, functioneert de stafeenheid Planning & Control.
Het bij het Organisatiebesluit behorende organogram geeft de gekozen structuur schematisch weer.
Voorzover er aanleiding is om een wijziging aan te brengen in de structuur van de organisatie, is het college bevoegd. De directie voorziet het college van advies bij het nemen van een dergelijk besluit. Deze bevoegdheid leent zich echter niet voor mandatering aan de directie.
Iedere afdeling heeft een of meerdere taakvelden onder zich en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de tot die taakvelden behorende producten. De basis voor de taakverdeling is gelegd in het Eindrapport Organisatie Ontwikkelingstraject gemeente Someren en de daarop gebaseerde besluiten. Deze taakverdeling wordt in hoofdlijnen in het Organisatiebesluit vastgelegd en daarmee verankerd. Voor een aantal taken is het belangrijk dat de afbakening tussen afdelingen helder is. Het is echter niet de bedoeling dit via het Organisatiebesluit vast te leggen. Er moet nadrukkelijk ruimte blijven voor een nadere taakverdeling en –afbakening.
Rechtmatigheid is een steeds belangrijker worden aspect binnen het handelen van de gemeente. Sinds 2004 wordt hierop ook bij de accountantscontrole getoetst. Rechtmatigheid vergt beheershandelingen en interne controle hierop. Binnen het primaire proces is de interne controle een zaak van de afdeling zelf. De rechtmatigheidstoets van de accountant vergt echter daarnaast een verbijzonderde vorm van interne controle. De organisatiebrede controle krijgt een uitwerking in het Controlestatuut.
Deze artikelen spreken voor zich.
Op grond van het tweede lid van artikel 1 van de Brandweerwet 1985 zijn gemeenten verplicht de organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke brandweer bij verordening te regelen. De organisatie van de brandweer neemt echter een bijzondere plaats in binnen de ambtelijke organisatie. Dit is het gevolg van de ontwikkelingen rondom de Veiligheidsregio zoals die in volle gang is. De commandant brandweer is in dienst van de regio en gedetacheerd in Someren. Dit maakt de positie van de commandant en ook de vrijwilligers bijzonder en noodzaakt tot afzonderlijke afspraken over bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de organisatie rondom de gemeentelijke brandweer.
In mei 2007 is in het college een notitie besproken waarin een en ander is uitgewerkt. De verankering van de belangrijkste aspecten rondom de organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer heeft plaatsgevonden in de Verordening brandveiligheid en hulpverlening alsmede het Gemeentelijk brandweerbeleidplan. Voor wat betreft de taken en verantwoordelijkheden van de commandant wordt tevens verwezen naar de instructie voor de brandweercommandant.
Binnen een en dezelfde afdelingen komen diverse te onderscheiden taakvelden voor. Veelal is dit het logische gevolg van het samenvoegen van meerdere afdelingen uit de oude organisatie tot één nieuwe afdeling. Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk en stuurt de medewerkers van de afdeling dan ook aan. Een uitzondering geldt op een tweetal plaatsen waar naast het afdelingshoofd sprake is van een functioneel leidinggevende, te weten op de afdeling Realisatie Beheer en Onderhoud voor de buitendienst en op de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling voor de sportaccommodaties.
De integrale verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd laat onverlet dat een afdeling verder opgesplitst kan zijn in teams. Aan zo’n team kan een seniormedewerker gekoppeld worden. De criteria hiervoor zijn vastgelegd bij de uitgangspunten voor het functieboek. Een seniormedewerker heeft nadrukkelijk geen leidinggevende taken/bevoegdheden, maar draagt zorg voor de coördinatie binnen het team. Voor een verdere toelichting op dit punt wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 13.
Dit artikel geeft de verantwoordelijkheid en de taken van de directie weer. Binnen de directie is sprake van een verdeling van taken en verantwoordelijkheden zoals verderop in het Organisatiebesluit bepaald.
Het hier verwoorde uitgangspunt voor mandaatverlening, is vertaald in de mandaatregeling als bedoeld in het tweede lid. Mandaatverlening vindt plaats vanuit het college of de burgemeester als bestuursorgaan.
De ambtelijke organisatie kent diverse te onderscheiden functies. Naast enkele specifieke functiebeschrijvingen, zoals voor de directeur/gemeentesecretaris, zijn verschillende generieke functiebeschrijvingen vastgesteld en opgenomen in het functieboek. Als voorbeelden worden genoemd Beleidsmedewerker A, Vakspecialist B of Administratief medewerker A. Aan iedere generieke beschrijving kunnen meederde functies, verspreid over de organisatie gekoppeld zijn.
In dit artikel worden de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de directeur benoemd. Verder wordt aangegeven de rol van de directeur als secretaris in relatie tot het college.
De adjunct-directeur vormt samen met de directeur de directie en is mede verantwoordelijk voor de in het eerste lid genoemde zaken. Daarnaast heeft de adjunct-directeur net als de directeur ook eigen taken en verantwoordelijkheden. Een van die taken is de directe aansturing van de hoofden van de productafdelingen. Dit betreft de afdelingen Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieu, Burger en Bestuur, Maatschappelijke Ontwikkeling en Realisatie, Beheer en Onderhoud.
De concerncontroller is een bijzondere functie in relatie tot de directie en het bestuur. De concerncontroller wordt, net als de twee controllers binnen de stafeenheid Planning & Control, rechtstreeks aangestuurd door de directeur en heeft een aantal specifieke taken, zoals opgesomd in het eerste lid. Bij de uitoefening van die taken geldt een nadrukkelijke relatie met de werkzaamheden van het Bedrijfsbureau, in het bijzonder het team Financiën. Het is dan ook belangrijk dat de concerncontroller in nauw overleg treedt met het hoofd Bedrijfsbureau.
De afdelingshoofden geven vanuit het principe van integraal management leiding aan een afdeling.
Het personeelsbeleid wordt zoveel mogelijk decentraal uitgevoerd met ondersteuning vanuit de afdeling Bedrijfsbureau. Dit wil zeggen dat het afdelingshoofd hiervoor zorg draagt ten aanzien van de op zijn afdeling werkende medewerkers. Hij/zij neemt hierbij de kaders zoals die vastgesteld zijn in acht.
Voorstellen welke van een afdeling uitgaan, dienen getoetst te zijn op een aantal elementen. Het afdelingshoofd draagt vanuit het integraal management de zorg hiervoor. De elementen waarop het afdelingshoofd in ieder geval let zijn vermeld in het vierde lid.
Ten aanzien van de medewerkers van de stafeenheid Planning & Control worden de aan de functie van afdelingshoofd verbonden taken ingevuld door de directeur.
De gemeente Someren streeft naar taakvolwassen medewerkers die binnen de reikwijdte van hun functie de zorg dragen voor de tot de functie behorende taken en producten. Voor de seniormedewerker wordt hieraan een extra aspect toegevoegd. Hij/zij draagt namelijk tevens de zorg voor de coördinatie binnen het team waarvoor hij/zij is aangewezen. Die coördinatie houdt onder andere in het fungeren als aanspreekpunt, het afstemmen op de inhoud, het plannen en verdelen van werkzaamheden en het begeleiden van de medewerkers van het team.
Nadrukkelijk is bepaald dat een seniormedewerker geen hiërarchische of functioneel leidinggevende bevoegdheid heeft. Dit past binnen het uitgangspunt van een zo plat mogelijke organisatie(structuur).
De bevoegdheid tot het instellen van een seniorfunctie is voorbehouden aan het college en leent zich niet voor mandatering. Mandatering wordt hier dan ook op voorhand uitgesloten.
In de nieuwe organisatie zal ambtelijk in toenemende mate integraal en projectmatig gewerkt worden. Dit laatste vereist dat in het bijzonder aandacht besteed wordt aan de functie van projectleider. Volstaan is met een opsomming van de werkzaamheden waarvoor een projectleider zorgdraagt.
Voor de onderlinge vervanging van afdelingshoofden geldt het uitgangspunt dat vervanging horizontaal plaats vindt. De uitwerking hiervan vindt plaats in een door de directie vast te stellen verdeling. De directeur vervangt de adjunct-directeur en andersom.
Het directieoverleg dient onderscheiden te worden van het managementoverleg. Zowel de samenstelling als de taken en bevoegdheden verschillen. Voor het managementoverleg wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 17.
De directeur en adjunct-directeur vormen samen de directie en voeren vanuit die hoedanigheid structureel overleg met elkaar. Zij worden hierbij ondersteund door de Concerncontroller die het overleg bijwoont. De in het vierde lid genoemde zaken betreffen die onderwerpen welke in ieder geval thuishoren op het niveau van het directieoverleg.
De directie heeft op onderdelen besluitvormende bevoegdheid in relatie tot de bedrijfsvoering.
Uiteraard is het wezenlijk dat vanuit het directieoverleg gecommuniceerd wordt richting het managementoverleg. Het managementoverleg wordt op de hoogte gehouden van de zaken die in het directieoverleg aan de orde komen.
Het managementoverleg kent logischerwijs een bredere samenstelling dan het directieoverleg. De directeur neemt aan beide overlegvormen deel en zit deze ook voor.
In het managementoverleg worden nadrukkelijk geen besluiten genomen. Dit is voorbehouden aan de directie. In het managementoverleg worden zaken afgestemd en waar wenselijk wordt hierover geadviseerd.
Ten aanzien van de rol en positie van de directie en het management is eind 2007 een afzonderlijke, korte notitie opgesteld. De directie en het management voeren hun rol conform hetgeen in deze notitie is vastgelegd.
In de hiervoor genoemde notitie is ook de vergaderstructuur en –frequentie geregeld.
Ook binnen een afdeling dient periodiek overleg plaats te vinden. De invulling hiervan is een verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd.
Het instrument van bestuursopdracht is niet nieuw. Ook in het Organisatiebesluit zoals dit gold voor de ‘oude’ organisatiestructuur, was de mogelijkheid tot het geven van een bestuursopdracht opgenomen. Daar is terughoudend mee omgegaan.
Het college kan een bestuursopdracht geven. In feit wordt daarmee de organisatie een opdracht gegeven. Het is echter de directeur die, los van wie de opdracht invulling geeft, ervoor zorg dient te dragen dat de opdracht uitgevoerd wordt.
Niet beoogd is in het Organisatiebesluit alles te verankeren wat in relatie tot de ambtelijke organisatie is besloten of als uitgangspunt is neergelegd in het Eindrapport Organisatie Ontwikkelingstraject Gemeente Someren of anderszins z’n vertaling heeft gekregen. Echter, daar waar in dit Organisatiebesluit iets wordt bepaald is dat daarmee wel leidend en geldend. Voorzover in eerdere instantie of andere hoedanigheid een ander uitgangspunt is genomen, gaat het bepaalde in het Organisatiebesluit voor.