Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg |
Citeertitel | Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen.
Gemeentewet, art. 107a, 107d en 107e
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-04-2013 | 15-01-2021 | artikelen 2:2, 3:10, 3:13 en 3:14 | 26-03-2013 Leidschendammer / Voorburgse Courant 4-4-2013 | 823877 | |
11-07-2007 | 15-01-2021 | nieuwe regeling | 10-07-2007 Geen. | 2007/19436 |
De griffie is belast met de ondersteuning van de griffier en alle werkzaamheden die voortvloeien uit het functioneren van de Raad.
Onder de in artikel 3:2 bedoelde advisering en ondersteuning wordt in ieder geval verstaan:
De griffier kan de uitvoering van de onder artikel 3:3 genoemde taken opdragen aan een medewerker van de griffie. Artikel 3:2 lid 2 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van deze commissie.
Met betrekking tot het financiële beheer van de budgetten van de raad en de griffie is de griffier er verantwoordelijk voor:
Ten behoeve van de voorbereiding voor de opstelling van de eigen begroting en jaarrekening van de raad en de griffie door het presidium, treedt de griffier tijdig in overleg met de gemeentesecretaris.
De griffier heeft mandaat om besluiten te nemen ter uitvoering van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden, voorzover het betreft besluiten die genomen worden ten behoeve van raadsleden en leden van raadscommissies, en de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen.
De griffier heeft mandaat om aan de raad en de raadscommissies gerichte informatieve stukken te beantwoorden.
Bij afwezigheid van de griffier oefent diens plaatsvervanger of waarnemer het in de artikelen 3:11 en 3:12 genoemde mandaat uit. Artikel 3:2 lid 2 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.
Aan de mandaten genoemd in de artikelen 3:11 tot en met 3:13 zijn de volgende voorschriften verbonden:
De griffier oefent de aan hem door het college gemandateerde bevoegdheden van artikel 160, eerst lid sub e van de Gemeentewet uit overeenkomstig de in artikel 3:14 genoemde verplichtingen, met uitzondering van de verplichting genoemd onder d. en met inachtneming van eventuele aanwijzingen van het presidium.
Voor de verrichting van uitvoerende werkzaamheden op het terrein van financieel beheer, personeelsbeheer en rechtspositie van ambtenaren, die werkzaam zijn bij de griffie, en raadsleden, informatievoorziening, archiefzaken, bibliotheekzorg en juridische dienstverlening, maakt de griffier afspraken met de gemeentesecretaris.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg van 10 juli 2007,
de griffier, mr. G.A. van Egmond,
de voorzitter, mr.drs. B.J.Bruins
TOELICHTING OP DE ORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE
In de Gemeentewet is in artikel 107e bepaald dat de raad regels kan stellen over de organisatie van de griffie. De afgelopen tijd is gebleken dat er behoefte is aan het nader regelen van de taken en bevoegdheden van de griffie en de griffier. Momenteel zijn alleen enkele bepalingen opgenomen in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en in een aantal concrete besluiten van de raad, bijvoorbeeld het mandaatbesluit. De behoefte om nadere regels over de organisatie van de griffie te gaan stellen, is mede ontstaan omdat ook in de Gemeentewet niet veel over de griffie of de griffier is vastgelegd. In artikel 107 is bepaald dat de raad bevoegd is de griffier te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Daarnaast bepaalt het tweede lid van artikel 107a dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Over de taken die de griffier moet vervullen, is de Gemeentewet ook kort. In het eerste lid van artikel 107a is opgenomen dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. Daarnaast is in artikel 107b bepaald dat de griffier in de vergadering van de raad aanwezig is. Voorts bepaalt artikel 107c dat de griffier de stukken die van de raad uitgaan mede ondertekent. De betreffende bepalingen geven onvoldoende duidelijkheid over de daadwerkelijke invulling van de taken en bevoegdheden van de griffie en de griffier. Het griffiestatuut is bedoeld om deze duidelijkheid te geven. Dit neemt niet weg dat ook in andere regelingen bepalingen zijn opgenomen over de taken en bevoegdheden van de griffie en de griffier. De reeds genoemde bepalingen in het Reglement van orde voor de gemeenteraad blijven gehandhaafd. Daarnaast worden afzonderlijk nog mandaat- en volmachtbesluiten genomen, zodat de griffier in staat wordt gesteld op een doelmatige wijze zijn functie te vervullen. In het griffiestatuut is tevens de hiervoor reeds aangehaalde instructie voor de griffier opgenomen.
In dit artikel worden de gehanteerde begripsbepalingen behandeld. Onder sub e. is het proces rond planning en control opgenomen. Dit proces is beschreven in de kadernota planning en control, vastgesteld door de gemeenteraad bij zijn besluit van 26 oktober 2004.
Onder sub h. is het in de praktijk bestaande maar nog niet vastgelegde voorzittersoverleg gedefinieerd. Onder raadscommissie wordt in dit verband tevens verstaan de zogenoemde Open Raadhuisavonden. De voorzitter daarvan neemt ook deel aan het overleg.
Onder sub i. is de commissie voor het Georganiseerd Overleg opgenomen. De commissie voert overleg over alle aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de ambtenaren met inbegrip van de algemene regels volgens welke het personeelsbeleid zal worden gevoerd. De commissie kan niet overleggen over onderwerpen die voorbehouden zijn aan het LOGA tussen het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de centrales van overheidspersoneel.
De taak van de griffie is afgeleid van de taak van de griffier, zoals deze in artikel 107a van de Gemeentewet is vastgelegd.
De ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie worden, in tegenstelling tot het personeel van de ambtelijke organisatie, benoemd, geschorst en ontslagen door de raad. In het eerste lid van dit artikel is vastgelegd dat de rechtspositie van het griffiepersoneel gelijk is aan die van de andere ambtenaren van de gemeente Leidschendam-Voorburg. In dit kader is het van belang dat het griffiepersoneel gebruik kan maken van de Kamer personeelsaangelegenheden van de Bezwaarschriftencommissie en de Vertrouwenspersoon. In het tweede lid van dit artikel is dan ook bepaald dat deze instanties beschouwd worden tevens te zijn ingesteld door de raad zodat zij bevoegd zijn over mogelijke geschillen te oordelen. De verwijzing naar de arbeidsvoorwaardenregeling betreft in het bijzonder de lokale rechtspositionele voorschriften. De CAR/UWO is reeds op grond van artikel 1:3a CAR/UWO rechtstreeks van toepassing op de griffier en diens ambtenaren.
Na de invoering van het dualisme is de gemeentelijke organisatie formeel gezien gesplitst in twee ‘ondernemingen’ in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. De omvang van de griffie is echter zo gering dat hiervoor geen zelfstandige ondernemingsraad behoeft te worden ingesteld. Aangezien het toch gewenst is dat de medezeggenschap voor het griffiepersoneel geregeld wordt, is er voor gekozen de belangen van dit personeel te laten behartigen door de Ondernemingsraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Aangezien de griffier aangemerkt zou kunnen worden als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, is in het tweede lid van dit artikel bepaald dat de griffier met de gemeentesecretaris en de Ondernemingsraad overlegt over de wijze waarop hij deelneemt aan de overlegvergaderingen. Deelname van de griffier aan de overlegvergaderingen is geen vanzelfsprekendheid. Het is uiteindelijk aan de WOR-bestuurder of de griffier deelneemt aan een OR-vergadering. Dit werkt alleen indien de griffier ook op tijd over alle informatie beschikt, zodat hij in voorkomende gevallen een verzoek kan doen om de vergadering te mogen bijwonen. In het verlengde hiervan wordt in de eerstvolgende wijziging van de ‘Organisatieregeling 2002’ opgenomen dat de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid van WOR-bestuurder een actieve informatieplicht heeft richting griffier inzake OR(raad)-aangelegenheden.
Doordat de Arbeidsvoorwaardenregeling Leidschendam-Voorburg ook op ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie van overeenkomstige toepassing is, behoeft er geen afzonderlijke Commissie voor georganiseerd overleg te worden ingesteld. De Commissie voor georganiseerd overleg is een commissie van het college. Raadsleden mogen in deze commissie geen zitting nemen. Wel kan de werkgeversdelegatie in de Commissie voor georganiseerd overleg (een vertegenwoordiger van het college) een raadslid uitnodigen om aan de beraadslagingen van de Commissie deel te nemen. Een raadslid heeft echter geen stemrecht.
Daarnaast is het gewenst dat de griffier als adviseur aan de vergaderingen deelneemt indien de rechtspositie van de griffier en de ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie aan de orde is. Hij kan dan net als ieder ander hoofd van dienst aan het overleg deelnemen. Hij heeft echter geen stemrecht.
In dit artikel wordt de algemene taakomschrijving gegeven van de griffier. Het betreft een uitwerking van het eerste lid van artikel 107a van de Gemeentewet. De artikelen 3:1 tot en met 3:17 bevatten bovendien de instructie voor de griffier.
De griffie stelt zich t.a.v. de gemeenteraad op als een algemene vraagbaak. Diezelfde positie neemt de griffie in t.a.v. de inwoners van de gemeente. Inwoners die in contact willen komen met raadsleden of vragen hebben over de agenda van de raadsvergadering of hun inspreekrecht, kunnen normaliter bij de griffie terecht.
In het 2e lid is vastgelegd aan wie de griffier verantwoording over zijn werkzaamheden aflegt, zoals deze onder meer in artikel 3:1 nader zijn omschreven. Daarmee is tevens helder door wie de griffier wordt aangestuurd.
Hoewel de griffier in een rechtstreekse relatie staat met de gemeenteraad die zijn ‘baas’ is, is het niet praktisch dat de formele aansturing door de raad geschiedt. Het presidium dat belast is met de huishoudelijke gang van zaken rond de raad en zijn commissies, is in dit opzicht het meest voor de hand liggende orgaan.
De algemene taakomschrijving van de griffier wordt in dit artikel nader omschreven. In het kort komen de taken van de griffier neer op het ondersteunen en adviseren van de bestuurlijke organen van de raad, diens voorzitters en de individuele raadsleden bij de uitoefening van hun taken en vergaderingen.
Naast de administratief-secretariële en logistiek-facilitaire ondersteuning waar de griffier verantwoordelijk voor is, mag van hem worden verwacht dat hij gevraagd en ongevraagd adviseert over processen en procedures. Dit kan gaan over de wijze waarop onderwerpen in raad of commissies worden behandeld, maar ook over de wijze waarop raadsleden en burgers tijdig kunnen worden betrokken bij keuzes over belangrijke thema’s.
Goed overleg met de burgemeester als voorzitter van de raad en het presidium is daarbij van belang. Maar ook met de gemeentesecretaris o.m. over de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden, commissies en werkgroepen.
De griffier kan niet alle werkzaamheden zelf uitvoeren. Het staat hem vrij bepaalde taken op te dragen aan medewerkers van de griffie. In de praktijk zijn er nu al commissiegriffiers aangewezen. Deze zullen gewoonlijk de commissievergaderingen bijwonen.
Dit artikel is onlosmakelijk verbonden met artikel 3:2 lid 2 van deze verordening. De werkzaamheden van de medewerkers van de griffie worden uitgevoerd in naam en onder verantwoordelijkheid van de griffier. De griffier legt vervolgens voor al deze werkzaamheden verantwoording af aan het presidium. Dit artikel vertoont overeenkomsten met afdeling 10.1.1 van de algemene wet bestuursrecht, waarin bepalingen zijn opgenomen over mandaat. Een directe verwijzing naar deze afdeling gaat echter niet op. De griffie is immers geen bestuursorgaan in de zin van de Awb.
In artikel 155a van de Gemeentewet is bepaald dat de raad op voorstel van een of meer van zijn leden een onderzoek naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur kan instellen. Een dergelijk onderzoek wordt uitgevoerd door een door de raad in te stellen onderzoekscommissie. De ondersteuning van deze commissie vindt plaats door de griffier.
De griffier heeft de algemene en dagelijkse leiding over de griffie. Hij fungeert zodanig als manager. Dit houdt mede in dat de griffier zorgdraagt voor een adequate aansturing van de raadsgriffie.
In dit artikel worden de verantwoordelijkheden van de griffier opgesomd.
De griffier is tevens verantwoordelijk voor het financiële beheer van de griffie.
Het gaat in dit artikel alleen om de budgetten van de raad en de griffie binnen de gemeentelijke planning en controlcyclus. Het financiële beheer van de gemeente is uiteraard de verantwoordelijkheid van het college.
Het opstellen en aanbieden van de programmabegroting en jaarrekening is een bevoegdheid van het college. Maar daarbinnen bestaat de mogelijkheid dat het presidium eigen budgetten/begrotingsposten hanteert/vaststelt. Bij de begrotingssamenstelling worden deze posten in de gemeentebegroting opgenomen, zonder dat het centraal managementteam daarover eerst oordeelt. Het college kan uiteraard bij de aanbieding van de programmabegroting daarover desgewenst opmerkingen maken. De griffier is belast met de voorbereiding voor het opstellen van deze posten, die worden vastgesteld door het presidium. Ten behoeve van deze voorbereiding is het noodzakelijk dat de griffier tijdig in overleg treedt met de gemeentesecretaris. In dit overleg kan afstemming plaatsvinden over de te volgen procedure en de financiële randvoorwaarden.
In de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2002 en de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen, beide vastgesteld in de raadsvergadering van 2 januari 2002, zijn de geldelijke voorzieningen geregeld voor raads- en commissieleden en politieke fracties. Ter uitvoering van deze beide verordeningen worden in de praktijk besluiten genomen. Het is doelmatig de uitvoering van deze verordening over te laten aan de griffier. Uiteraard betreft het alleen de bevoegdheid om besluiten te nemen ten aanzien van raadsleden, leden van raadscommissies en de politieke fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn.
In dit artikel wordt eveneens een aantal uitvoeringsbesluiten gemandateerd. De raad heeft hierover al eerder, op 26 oktober 2004, een besluit genomen en daaraan ook voorwaarden verbonden.
Dit artikel spreekt voor zich.
Aan het mandaat is een aantal voorschriften verbonden. In ieder geval moet gehandeld worden volgens bestaand beleid en mag de begroting niet worden overschreden. Daarnaast zal de griffier behoedzaam met zijn bevoegdheid moeten omgaan. In geval van twijfel of een besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, zal de griffier moeten overleggen met het presidium dan wel de voorzitter van het presidium of diens plaatsvervanger. Besluiten die de griffier persoonlijk aangaan, zijn uitgezonderd van het mandaat. In dergelijke gevallen zal de raad een besluit moeten nemen. In het Reglement van orde voor de gemeenteraad worden hierover nadere regels opgenomen.
Om wettechnische reden voert de griffier de taken voortvloeiende uit artikel 160 van de Gemeentewet (met name het sluiten van overeenkomsten) uit in mandaat van het college. Het college zal hiervoor een mandaatbesluit nemen. Dit besluit is in hoofdstuk 3 opgenomen. In onderhavig artikel worden aan dit mandaat de voorschriften verbonden genoemd in artikel 3:14, voorzover mogelijk, van toepassing verklaard.
Niet alle activiteiten of voorzieningen die de griffie of de raad nodig heeft, zijn ondergebracht bij de griffie om redenen van efficiency. In artikel 3:16 wordt een aantal uitvoerende werkzaamheden genoemd waarvoor de griffier afspraken moet maken met de gemeentesecretaris.
Zoals bekend staat de griffier de raad en de raadscommissies terzijde bij de uitoefening van hun taak. De gemeentesecretaris is op zijn beurt belast met de leiding van de ambtelijke organisatie en richt zich dus met name op het college. In zoverre hebben de gemeentesecretaris en de griffier een duidelijk verschillende verantwoordelijkheid en takenpakket. Er bestaat geen ondergeschiktheid, maar nevengeschiktheid tussen beide functionarissen. Desalniettemin zal het regelmatig voorkomen dat de griffier een beroep zal moeten doen op de secretaris (en omgekeerd). Het ligt dan ook in de rede dat de griffier met de secretaris op basis van de Verordening op de ambtelijke bijstand eens in de zoveel tijd overleg pleegt over de manier waarop bijvoorbeeld ambtenaren uit de ambtelijke organisatie door de griffier ingeschakeld kunnen worden (zie in dit verband artikel 1 lid 3 van de Verordening op de ambtelijke bijstand).
De griffier moet ook afspraken maken met de gemeentesecretaris over de dienstverlening op een aantal terreinen.
Betreft de inwerkingtreding van de verordening. Tegelijkertijd zullen de relevante bestaande besluiten worden ingetrokken en door het college en de burgemeester mandaat- en volmachtbesluiten genomen worden. Het Reglement van orde voor de gemeenteraad wordt t.z.t aangepast tezamen met wijzigingen die uit andere hoofde gewenst of noodzakelijk zijn.