CVDR58725_2Controleverordening gemeente Bernheze 2010nlregelingBernheze2011-01-04BernhezeBernhezer, 24 december 2010Controleverordening gemeente Bernheze 20101. Gemeentewet, art. 213<br /><br />,2. Besluit accountantscontrole gemeenten<br />gemeenteraadfinanciën en economie2010-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-01-012024-10-28nieuwe regeling2010/Controleverordening gemeente Bernheze 2010Geen.Geen.Controleverordening gemeente Bernheze 2010Geconsolideerde tekst van de regeling De raad van de gemeente Bernheze;gezien het bijbehorende voorstel van burgemeester en wethouders van 19
oktober 2010;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;besluit vast te stellen de:1Controleverordening Bernheze 20101Definities In deze verordening wordt verstaan onder:
accountanteen door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als be-doeld in derde lid van
artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten
of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de
in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrolede controle van de in artikel 197
Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de
raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening
gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten
en balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in
artikel 186 Gemeen-tewet;
de inrichting van het financieel beheer en de
financiële organisatie gericht op de vraag of deze een
getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk
maken;waarbij de nadere regels die bij of krachtens
algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond
van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht
worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrolehet
overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante
wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole gemeenten.
deelverantwoordingeen in opdracht van de raad ten behoeve van
de verslaglegging opgestelde verantwoording van een
afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke
organisatie, welke verant-woording onderdeel uit maakt van de
jaarrekening.
2Opdrachtverlening accountantscontrole1De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te
benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor
een periode van vier jaar.2 Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor33. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel
daarvan afwijkende rapporterings-toleranties bij de controle
van de jaarrekening;
de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en
de daarbij toe te passen goed-keuringstoleranties en
eventueel daarvan afwijkende rapporteringstoleranties;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles, in aanvulling op de jaarlijkse controle;e. de
frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering;
4De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks
voorafgaand aan de accountantscontrole, na overleg met het college,
vaststelt: de in het derde lid, onder a en b bedoelde goedkeurings-
en rapporteringstoleranties; de posten van de jaarrekening, de
posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de
gemeentelijke organisatieon-derdelen waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht moet besteden en welke
rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.3Informatieverstrekking door college1Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de gel-dende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor con-trole.2Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verorde-ningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkom-sten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt4Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen jaarlijks
uiterlijk 15 juli na afloop van het boekjaar waarover
verant-woording wordt afgelegd over aan de raad5Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarre-kening in de raad beschikbaar komt en die
van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt
terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze waarop de ac-countantscontrole wordt ingericht, alsmede de
aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden2De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande ken-nisgeving
uitvoeren3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek (af-stemmings-)overleg plaats
tussen de accountant en het auditcomité5Toegang tot informatie1De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er
zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelem-merde toegang heeft tot alle
kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedra-gers
van de gemeente.2De accountant is bevoegd om van de medewerkers van de gemeente
mondelinge en schrifte-lijke inlichtingen en verklaringen te
verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig
te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende
ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.3Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente
zijn gehouden de ac-countant alle informatie te verstrekken, opdat
de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de
rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
ge-voerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6Overige controles en opdrachten1Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven
tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het ge-ding
komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant te
verstrekken op-drachten.2Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitke-ringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de contro-le
van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de
opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.3Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is
het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan
de door de raad benoemde ac-countant, indien dit in het belang van
de gemeente is.7Rapportering1Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift
hiervan aan het college.2 De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd
met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te
reageren.3De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met het auditcomité8InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.9CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening gemeente
Bernheze 2010”. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze in zijn openbare
vergadering van 16 december 2010.DE RAAD VOORNOEMD,de griffier, de voorzitter,J.H.M. van den Oever A.A.M.M. HeijmansToelichting op de controleverordening Bernheze 2010Artikel 1. Definities In dit artikel wordt ingegaan op enkele algemene
definities van begrippen die gebruikt worden in deze verordening.Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleDit artikel regelt de
opdrachtverlening van de accountantscontrole. Het eerste lid legt de periode van
de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Er
kan gekozen worden voor een verscheidenheid in termijnen. Nadelen om voor een
kortere periode een ac-countant te benoemen zijn: prijstechnische overwegingen,
extra kosten voor organisatie (inwer-ken nieuwe accountants, opbouw dossiers
etc.). Voordelen: een nieuw onafhankelijk bureau kan met andere inzichten
komen.De goedkeuringstoleranties in het besluit accountantscontrole gemeenten zijn
vastgesteld op 1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de
raad aan te wijzen deelverant-woordingen en 3% voor onzekerheden in de controle.
Dat wil zeggen dat de som van de fouten in de jaarrekening minder dan 1% moet
zijn om een goedkeurende verklaring te krijgen. Indien een accountant niet vast
kan stellen of een post juist is dan geldt een onzekerheid in de controle en dit
moet minder zijn dan 3%. De raad kan strengere percentages als
goedkeuringstoleranties vast stellen. Voordeel van lagere toleranties is dat er
“strenger” gecontroleerd wordt; het nadeel is dat wellicht geen goedkeurende
verklaring gegeven wordt. Bij de jaarrekening en de controle daarop gaat het om
het “getrouw beeld” van de jaarrekening; met de wettelijke toleranties wordt
voldaan aan het criterium van getrouw beeld. Een ander nadeel van lagere
toleranties is natuur-lijk ook het prijskaartje wat daar aan hangt. Verder
bestaat de mogelijkheid om weliswaar de wettelijke goedkeuringstoleranties te
hanteren, maar wel strengere rapporteringseisen te stellen. Daarmee wordt een
verklaring wel afgegeven op basis van de wettelijke minima inzake het ge-trouw
beeld, maar wordt wel gerapporteerd op ander niveau.Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde
verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook
verantwoor-delijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste
deelverantwoordingen. Dit arti-kel regelt de verplichtingen van het college voor
de verstrekking van de achterliggende informa-tie aan de accountant. Het derde
lid is optioneel. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor
de beoordeling van de jaarrekening te hebben achtergehouden. De verklaring wordt
ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen
gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke
verklaring verstrekt. Artikel 4. Inrichting accountantscontroleDit artikel
regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien
van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten
aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs
onaangekondigd controles uitvoeren. Wel moet ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.Artikel 5. Toegang tot
informatieOm een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd
onderzoek kunnen doen. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de
raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Dit
artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de
accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de ge-meente en
de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening
zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant
(kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de
uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak
een apar-te accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor o.a. dit
soort accountantscontro-les is de bevoegdheid van het college. Ook kan het
college besluiten advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad
benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advies-werkzaamheden die
samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de
onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid
regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van
“advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de ad-ministratieve organisatie,
aan de door de raad benoemde accountant. Hetzelfde geldt voor die gevallen,
waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet
controleren. In alle gevallen moet worden voorkomen dat de integriteit van de
accountant in het geding komt. Dit lid bepaalt, dat het college voor
advieswerkzaamheden, zoals bijv. op het gebied van bestuur-lijke
informatievoorziening of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant
kan inschakelen indien het college de raad informeert over dit voornemen. Het
tweede en derde lid regelt, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de
gemeente is.Artikel 7. Rapportering Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de
rapportering op grond van de door de accoun-tant uitgevoerde controles. Zaken
die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aan-besteding moeten
worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening
ver-richt de accountant meestal meerdere tussentijdse controles
(interim-controles). Het eerste lid regelt dat het college in elk geval bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen. Voorts in het tweede lid opgenomen een procedure voor hoor en
wederhoor. Het verslag van bevindingen wordt vooraf-gaand aan verzending van de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de
accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid
kantteke-ningen te plaatsen bij constateringen in het (concept-)verslag van
bevindingen.Artikel 8. InwerkingtredingDit artikel spreekt voor zich.Artikel 9. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in
gemeentelijke stukken naar deze verordening wordt verwezen.