Organisatie | Heumen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatregeling gemeente Heumen 2010 |
Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Heumen 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-11-2010 | 11-01-2017 | Onbekend | 26-10-2010 De Verbinding, 09-11-2010 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Heumen;
Voor zover het ieders bevoegdheden betreft;
Overwegende, dat het gewenst is om te komen tot vervanging van het Mandaatbesluit van 16 januari 2007;
Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en titel 10.1, afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;
Artikel 2 Algemene voorwaarden
Bij de uitoefening van de bevoegdheden uit het register wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen (waaronder de Regeling Productverantwoordelijkheid), beleidsregels, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.
Ten aanzien van bevoegdheden met financiële consequenties geldt bovendien, dat de desbetreffende begroting en in voorkomende gevallen de budgethoudersregeling daarin moet voorzien. De uitoefening van de bevoegdheden bij of krachtens dit besluit geschiedt overigens met inachtneming van de uitgangspunten van de bestaande intergemeentelijke, bestuurlijke en administratieve organisatie met betrekking tot bestuurlijke relaties, de voorlichting, competentieverdeling, primaten toekenning, financiële organisatie, alsmede met betrekking tot de archieven, de informatievoorziening en de wijze van openbare kennisgeving (publicatie).
indien een direct leidinggevende het te nemen besluit heeft voorbereid, ligt het mandaat bij de directeur. In het geval één van de directeuren een te nemen besluit heeft voorbereid, ligt het mandaat, met in achtneming van de (specifieke) voorwaarde, vermeld in vanaf links geteld de vierde en laatste kolom van het bij dit besluit behorende register, bij de desbetreffende portefeuillehouder.
In geval van afwezigheid van de functionaris aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdhedenzijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door zijn/haar vervanger conform de
Artikel 6 Volmacht en machtiging
Het mandaatregister bevat ook bepalingen over volmacht en machtiging aan functionarissen/ medewerkersdie werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.
In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: burgemeester en wethouders van Heumen c.q. de burgemeester van Heumen, namens deze, gevolgd door de handtekening, naam en de functieaanduiding van de gemandateerde.
Indien het een besluit betreft waarvoor alleen een ondertekeningsmandaat is afgegeven dient dit duidelijk in het besluit naar voren te komen. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:
burgemeester en wethouders van Heumen c.q. de burgemeester van Heumen, voor deze, gevolgd door de handtekening, naam en de functieaanduiding van de gemandateerde.
Tussentijdse relevante wijzingen worden door de afdelingshoofden bij de afdeling bedrijfsondersteuning aangeleverd. Deze worden bij de periodieke actualisatie verwerkt, behoudens spoedeisendheid. In dat geval wordt een afzonderlijk mandaatbesluit genomen, waarbij de bepalingen uit deze regeling van overeenkomstige toepassing zijn.
Artikel 10 Slot- en overgangsbepaling
Het bij besluit van 16 januari 2007 vastgestelde Mandaatbesluit 2006 wordt ingetrokken en vervangen door de mandaatregeling gemeente Heumen 2010, met uitzondering van de externe mandaten alsmede alle nadien genomen individuele mandaatbesluiten voor zover deze niet in het bij dit besluit behorende mandaat- en (vol)machtigingsregister zijn opgenomen.
Aldus vastgesteld door respectievelijk het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Heumen op 26 oktober 2010;
MvdH
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HEUMEN;
De secretaris,
drs. J. Wijnia
De burgemeester,
drs. J. van Zomeren
MvdH
BURGEMEESTER VAN HEUMEN;
drs. J. van Zomeren.
De ambtenaar zoals bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b en c van de Gemeentewet, aangewezen bij besluit van 26 oktober 2010;
MvdH DE HEFFINGS- EN INVORDERINGSAMBTENAAR VAN HEUMEN:
Heumen
drs. J. Laarhoven,
hoofd afdeling Bedrijfsondersteuning.
Mandaat – en (vol)machtigingsregister 2010
De bovenstaande mandaatregeling bevat een overzicht van de verleende mandaten in de gemeente Heumen. Een mandaatregeling is een weergave van bevoegdheden, functiebenamingen en functionarissen die op een bepaald moment in een organisatie zijn te vinden. Door diverse oorzaken is een mandaatregeling per definitie een besluit dat met enige regelmaat dient te worden geactualiseerd. Te denken valt hierbij aan wijziging van functiebenamingen, nieuwe werkwijzen, organisatiewijzigingen en veranderende onderliggende regelgeving, waardoor er bevoegdheden wijzigen, vervallen of bijkomen. In het huidige jaar en de achterliggende jaren is hiervan in Heumen zeer wel sprake geweest. Reden temeer om niet te volstaan met een actualisering van de huidige regeling, maar over te gaan tot het opstellen van een geheel nieuwe mandaatregeling.
In de onderstaande toelichting wordt achtereenvervolgend onder andere de begrippen mandaat en delegatie uitgelegd. Mandaat en delegatie behoren tot de hoekstenen van het gemeentelijk functioneren. Aangezien alleen al uit praktisch oogpunt niet alle beslissingen door bestuursorganen genomen kunnen worden, zijn deze instrumenten voor de praktijk onmisbaar. Een duidelijke visie op de bevoegdheidsverdeling is zowel voor het gemeentebestuur, de gemeentelijke organisatie en de “buitenwereld” van vitaal belang.
Voorts wordt in deze toelichting ingegaan op de uitgangspunten waaronder mandaat wordt verleend. Deze uitgangspunten zijn verankerd in het paraplubesluit in hoofdstuk I en tevens in de vierde kolom van het mandaatregister onder kopje (“(specifieke) voorwaarden”.
Verder wordt ingegaan op de evaluatie en beheer en wordt er nog een aantal opmerkingen gemaakt over het opstellen en ondertekenen van besluiten. Tenslotte wordt afgesloten met een aantal opmerkingen over rechtmatigheid.
2. Begripsomschrijvingen mandaat, volmacht, machtiging, delegatie en attributie
Het is van belang om de bovenstaande begrippen goed van elkaar te onderscheiden. Hoewel dit besluit gaat over mandaat en het bepaalde in het besluit van overeenkomstige toepassing is op volmacht en machtiging en het besluit niet gaat over delegatie en attributie, worden hieronder ook de begrippen delegatie en attributie kort geduid.
De definitie van mandaat is: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (art. 10:1 Awb). Het rechtsgevolg van mandaat is dat een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever (art. 10:2 Awb).
De bovenstaande definitie is die van het beslissingsmandaat. In het huidige mandaatregister is er slechts sprake van een beslissings- ook wel afdoeningsmandaat genoemd. Oftewel: er is wel mandaat of er is geen mandaat. In het eerste geval betekent dit dat de gemandateerde bevoegd is om namens het bestuursorgaan een besluit te nemen. In het tweede geval betekent dit dat het bestuursorgaan het besluit zelf wenst te nemen en er dus geen mandaat is. In het laatste geval is het minder consequent om vervolgens de ondertekening van het genomen besluit aan een gemandateerde derde op te dragen. Dit levert immers niet of nauwelijks tijdwinst op en schept onduidelijkheid naar buiten toe. Immers naar buiten toe (kenbaarheidsvereiste) dient kenbaar te zijn of er sprake is van een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit of dat er sprake is van een in mandaat namens het bestuursorgaan genomen besluit.
Mede gelet op het beperkt aantal gevallen dat het bestuursorgaan zelf het besluit nam, was er in de praktijk nauwelijks behoefte aan een ondertekeningsmandaat. Inmiddels is dit echter anders. Reden om in dit besluit wel over te gaan tot de invoering van het ondertekeningsmandaat.
Bij een ondertekeningsmandaat wordt door het bevoegde bestuursorgaan wel zelf het besluit genomen, maar is de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan gemandateerd (art.10:11 Awb). In dat geval moet uit het besluit blijken, dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen. Het ondertekeningsmandaat is geen mandaat in de bovengenoemde zin. Het gaat hierbij immers niet om de bevoegdheid om namens het bestuursorgaan te besluiten. Hieruit vloeit voort dat ondertekeningsmandaat geoorloofd kan zijn in gevallen waarin een beslissingsmandaat is uitgesloten.
In het huidige mandaatregister wordt er wel onderscheid gemaakt tussen mandaat en volmacht. In het onderhavige mandaatbesluit wordt dit onderscheid niet aangebracht. Als het namelijk niet om besluiten maar om privaatrechtelijke rechtshandelingen gaat - bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst - heet de vertegenwoordigingsbevoegdheid geen mandaat maar volmacht. Volmacht is met andere woorden de privaatrechtelijke tegenhanger c.q. benaming van mandaat. De in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht opgenomen bepalingen over mandaat zijn van overeenkomstige toepassing op de rechtsfiguren volmacht en machtiging (art. 10:12 Awb). Een te maken onderscheid is daarmee niet noodzakelijk en het voorkomt bovendien onnodige verwarring.
2.3 Machtiging (handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn)
Voor wat betreft het treffen van feitelijke handelingen, zoals het voeren van (routine)correspondentie, het verstrekken van informatie, het vragen van inlichtingen, het sturen van een aangiftebiljet, niet schriftelijke beslissingen et cetera, kortom daar waar geen sprake is van het nemen van besluiten gericht op rechtsgevolg en/of het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en er feitelijk geen sprake is van een bevoegdheidsvraag, is bepaald dat de medewerkers dit mogen afwikkelen. Dit heet machtiging (art. 10:12 Awb.) Er wordt gekozen voor het begrip functionarissen/medewerkers en niet voor het begrip ambtenaren, omdat het begrip functionarissen/medewerkers ruimer is en ook omvat al dan niet tijdelijke (al dan niet vervangende) krachten, niet zijnde ambtenaren, en tevens om onduidelijkheden te voorkomen.
De definitie van delegatie mandaat is: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent (art. 10:13 Awb).
Delegatie geschiedt niet aan ondergeschikten (art. 10:14 Awb). En voor delegatie is een wettelijke grondslag vereist en het bestuursorgaan is de gedelegeerde bevoegdheid kwijt (artt.10:15 en 10:17Awb). De over- gedragen bevoegdheid wordt dan ook op eigen naam uitgeoefend.
De definitie van attributie is: het bij wettelijk voorschift in het leven roepen en toebedelen van een publiekrechtelijke bevoegdheid. Verschil met delegatie is met name gelegen in het gegeven dat de wetgever bij attributie een nog niet bestaande bevoegdheid in het leven roept en toebedeelt, terwijl bij delegatie door een bestuursorgaan een reeds bestaande bevoegdheid wordt overgedragen. Een bekend voorbeeld van attributie van bestuursbevoegdheden aan ondergeschikten is de toekenning van deze bevoegdheden aan ambtenaren van gedeconcentreerde rijksdiensten, zoals in artikel 11 Algemene wet inzake rijksbelastingen, dat aan de inspecteur de bevoegdheid tot het vaststellen van belastingaanslagen toekent. Een ander bekent voorbeeld uit de gemeentelijke praktijk is de gemeentelijke heffings - en invorderingsambtenaar. Voorts kan als voorbeeld worden genoemd de leerplichtambtenaar.
Het is van groot belang een keuze te maken over hoe er wordt gemandateerd. Wordt er gekozen voor een globale wijze, waarbij de totale uitvoering (voor zover behorend tot de competentie van het bestuursorgaan) van een regeling wordt gemandateerd, of juist detailmatig, waarbij alle mogelijke bevoegdheden en handelingen worden genoemd? In de mandaatregeling is gekozen voor een min of meer globale wijze van mandatering (algemene mandaten in de zin van art. 10:5 Awb). Dit heeft als groot voordeel dat wordt voorkomen dat er iets wordt vergeten. Wel is daarbij noodzakelijk dat de bewoordingen waarin bepaalde bevoegdheden worden verleend helder, ondubbelzinnig en duidelijk zijn. In het mandaatregister is ervoor gekozen om niet elk soort rechtshandeling in elke mogelijke variant te benoemen (dus niet: aanbod tot/sluiten van/opzeggen van/ verlengen van/wijzigen van/ intrekken van) want: wie het meerder mag, mag ook het mindere. Mag een afdelingshoofd bijvoorbeeld een lease contract sluiten dan mag hij dit ook opzeggen, wijzigen en verlengen, uiteraard met dezelfde restricties als voor het meerdere geldt. Mag een afdelingshoofd besluiten op grond van de Wet werk en bestand, dan houdt dit tevens in het intrekken, weigeren, terugvorderen, verlagen, voorschot verlenen en het toekennen van bijzondere bijstand. Hetzelfde geldt voor subsidieverlening en opdrachtverlening et cetera. Een en ander is slechts dan anders als expliciet staat vermeld dat bijvoorbeeld het terugvorderen van een subsidie niet is gemandateerd. Een laatste opmerking aangaande globale en gedetailleerde mandatering betreft de verhouding tussen de mandaatbesluiten ten behoeve van de gehele organisatie versus die op afdelingsniveau. Ter verduidelijking is er op afdelingsniveau op een aantal plaatsen bijvoorbeeld voor gekozen om de meer globale wijze van mandatering ten behoeve van de gehele organisatie nog eens gedetailleerder te benoemen. Voorbeeld: het aangaan en sluiten van overeenkomsten zoals bedoeld in de artikelen 160 lid 1 Gemeentewet en het verrichten /ondertekenen ervan zoals bedoeld in artikel 171 Gemeentewet. Dit betreft alle denkbare overeenkomsten alsmede de ondertekening ervan. Toch wordt bij de afdeling Sociale Zaken de re-integratieovereenkomst of bij afdeling Welzijn de uitvoeringsovereenkomst apart benoemd. Dit is slechts ter verduidelijking, m.a.w. ook zonder deze expliciete vermelding per afdeling is er sprake van mandaat voor deze bevoegdheden.
4.Uitgangspunten bij het verlenen van mandaat
Door het verlenen van mandaten wordt het bestuursorgaan ontlast van besluitvormingstaken, zodat het zich kan richten op het bepalen van de hoofdlijnen en de kaders. Het zou ondoenlijk zijn om alle besluiten door het wettelijk bevoegde bestuursorgaan zelf te laten nemen. Een bestuursorgaan hoort niet op het detailniveau van bulk-besluiten te opereren. Voorts zou de voorbereidingstijd van besluiten de besluitvormingsprocessen onnodig lang frustreren. De figuur van mandaat is dus een zeer noodzakelijk en belangrijk instrument van het bestuursorgaan om zijn taken naar behoren uit te kunnen voeren.
4.1 Diepte mandatering/verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie
Met de diepte van de mandatering wordt bedoeld op welk niveau de bevoegdheid wordt gelegd. In de mandaatregeling worden de bevoegdheden die kunnen worden gemandateerd, zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Het uitgangspunt is dat het mandaat (dus de besluitvorming) in beginsel niet lager wordt neergelegd dan bij een afdelingshoofd. Afhankelijk van het onderwerp, zullen sommige bevoegdheden niet worden gemandateerd aan het afdelingshoofd, maar zullen deze worden neergelegd bij de directie(leden). Dit is met name aan de orde bij personele aangelegenheden. Bijkomend voordeel is dat op deze wijze meteen in “vervanging” is voorzien en de noodzaak voor een vervangingsregeling er niet of nauwelijks is. Mede met het oog op die vervanging is er voorts voor gekozen om ook de directie als gemandateerden aan te wijzen. Onverminderd dat het primaat van het mandaat bij de afdelingshoofden ligt, is het verstandig om in gevallen waarin het gaat om meer eenvoudige (bulk)besluiten het mandaat ook neer te leggen bij de medewerker van de desbetreffende afdeling. Dit laatste doet nog meer recht aan “het streven van het laag in de organisatie leggen van verantwoordelijkheden” en tevens aan de inhoudelijke kwaliteiten van een specifieke medewerker van een desbetreffende afdeling. Een ander gegeven dat daarbij een rol speelt is de sinds 1 oktober 2009 in werking getreden Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, waarbij soms ter voorkoming van het verbeuren van dwangsommen zeer snel en adequaat handelen is vereist.
Het verlenen van een ondermandaat betekent dat het bestuursorgaan toestaat dat de gemandateerde op zijn beurt mandaat kan verlenen aan een ander. Gezien de omvang van de organisatie en de voorgestane diepte van mandatering daarbinnen is er vanuit het oogpunt van helderheid en overzichtelijkheid voor gekozen om niet met de rechtsfiguur van ondermandaat te gaan werken.
4.3 Verantwoordelijke afdeling
Uitgangspunt is dat de verdeling van bevoegdheden logischerwijze voorkomt uit de verdeling van taken binnen de afdelingen. Dit betekent dat het mandaat voor de afdoening c.q. ondertekening ligt bij de afdeling die in hoofdzaak verantwoordelijk is voor de taak. Indien meerdere afdelingen betrokken zijn bij een besluit dient er overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening. Indien geen overeenstemming over het te nemen besluit wordt bereikt, legt de gemandateerde het besluit ter beslissing aan het bestuursorgaan voor.
Zowel medewerkers als externen moeten kunnen vertrouwen op een register dat inhoudelijk juist en actueel
is. Wetswijzigingen en wijzigingen in mandaat als gevolg daarvan worden dan ook in het register opgenomen (zie daarvoor artikel 9 van het paraplubesluit). Om te voorkomen dat met iedere vacature de mandaatregeling moet worden aangepast wordt mandaat verleend op basis van functies en niet op naam. Periodiek worden de machtigingen om het bestuursorgaan te vertegenwoordigen op naam vastgesteld omdat de instanties waarbij deze machtiging getoond moet worden, een machtiging op naam willen hebben.
5. Randvoorwaarden voor mandatering
In het paraplubesluit zijn opgenomen de algemene - voor mandaatverlening essentiële voorwaarden die de basis van de mandaatverlening vormen en van toepassing zijn op alle verleende en alle (tussentijdse) te nemen of te wijzigen mandaatbesluiten. Dit paraplubesluit geeft de algemene regels, hetgeen onverlet laat dat er bij sommige mandaten nadere (meestal beperkende) regels zullen moeten gelden. In het mandaatregister wordt dit in de vierde kolom onder (specifieke) voorwaarden aangegeven.
Mandaat wordt in beginsel verleend tot op niveau van afdelingshoofd. Echter in sommige in het mandaatregister nader te noemen gevallen is mandaat tot op niveau van medewerker mogelijk.
Vanzelfsprekend kan de mandaatgever in elke situatie het verleende mandaat (tijdelijk) intrekken of wijzigen. Ook kan de gemandateerde besluiten geen gebruik te maken van zijn mandaat. Soms is het raadzaam dat voorafgaand overleg met de portefeuillehouder plaatsvindt. Dat zal dienen te gebeuren bij bijvoorbeeld politiek gevoelige kwesties (inschatten daarvan behoort tot de taakvolwassenheid van de gemandateerde). Volgens jurisprudentie is het immers niet toegestaan dat het mandaat onder deze voorwaarde wordt gegeven, omdat het niet aan de gemandateerde mag worden overgelaten om te beoordelen of hij wel of geen mandaat heeft in een bepaald geval. Daarom moet het mandaat duidelijk en ondubbelzinnig zijn gegeven onder eventuele voorwaarden die geen interpretatie of afweging van belangen vereisen. Het afzien van het gebruik maken van het mandaat of het te nemen besluit eerst voorleggen aan de portefeuillehouder is de verantwoordelijkheid van de gemandateerde zelf. Om die reden is de in het huidige mandaatregister geïntroduceerde terugkoppelingsplicht uit het paraplubesluit verdwenen (In de plaats daarvan is in het paraplubesluit in artikel 3 opgenomen een aantal uitzonderingen waarbij er geen mandaat is) en is tevens verdwenen een niet geobjectiveerde term als politieke gevoeligheid. Overigens deed de verplichting tot terugkoppeling van een gemandateerde, al geen afbreuk aan de rechtsgeldigheid van een eenmaal in mandaat genomen besluit. De verplichting tot terugkoppeling betrof slechts een interne aangelegenheid. In feite vond er in zo’n geval een soort van informele goedkeuring in de zin van politieke rugdekking plaats, waarbij de gemandateerde uiteindelijk zelf beoordeelde of hij het besluit al dan niet in mandaat nam.
Het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie liggen, brengt met zich
mee dat in mandaat genomen besluiten dienen te worden verantwoord aan het beslissingsbevoegde orgaan.
Gelet op het vele aantal afdoeningen in mandaat is het in de praktijk moeilijk een gedetailleerd register
te geven van alle afdoeningen in mandaat. Uitgangspunt is dan ook dat de verantwoording op
hoofdlijnen gebeurt. De verantwoording bestaat daarom uit het periodiek uitbrengen van een overzicht
van aantallen van besluiten die in mandaat zijn genomen. Er wordt bij die besluiten alleen aangegeven of
het een positief of negatief besluit betrof. De vraag is of de verantwoordingsplicht moet gelden voor alle in mandaat genomen besluiten. Zo zou eerst bijvoorbeeld eens kunnen worden begonnen met besluiten op aanvragen en besluiten tot handhaving. Voor sommige bevoegdheden is het afleggen van periodieke verantwoording waarschijnlijk niet zinvol, omdat dit wellicht al via een jaarverslag gebeurt.
In beginsel kan worden aangesloten bij de structuur van managementrapportages in het kader van de planning en control cyclus, tenzij de aard van de onderwerpen andere frequenties vereist. Aangezien de rapportage van belang kan zijn voor beleidskeuzes en sturing door het management en het bestuur is verstandig aan te sluiten bij de periodieke managementrapportages. Uiteraard staat een en ander los van de mogelijkheid van de mandaatgever om in individuele gevallen verantwoording aan een gemandateerde te vragen.
De periodieke evaluatie van het mandaatregister is een verantwoordelijkheid van de afdeling Strategie & Projecten. Periodiek wordt het mandaatregister geactualiseerd. Afdelingen geven (tussentijds) relevante wijzigingen in het mandaatregister door aan de afdeling Bedrijfsondersteuning (beheerder van het mandaatbesluit). Dat gebeurt onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd. Uitgangspunt bij periodieke actualisatie is dat het gehele mandaatregister wordt ingetrokken en vernieuwd. Voor het overige geldt artikel 9 van het paraplubesluit.
6. Opstellen en ondertekenen van besluiten
Het bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend,
tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet (art. 10:11 Awb). Uit het besluit moet dan wel blijken dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen. Het ondertekeningsmandaat is feitelijk geen echt mandaat, aangezien het niet gaat om het mandateren van de bevoegdheid om besluiten te nemen. Hieruit vloeit voort dat ondertekeningsmandaat geoorloofd kan zijn in gevallen waarin een afdoeningsmandaat is uitgesloten. In geval van mandaat worden uitgaande brieven altijd in de wij-vorm geschreven (art. 2 lid 1 van het paraplubesluit). Hoewel de ik-vorm grammaticaal gezien wellicht juister is en daaruit tevens beter blijkt dat het besluit in mandaat is genomen, wordt in de praktijk veelal de wij- vorm gekozen. Bovendien is onze organisatie daaraan inmiddels gewend.
In geval van beslissings - of afdoeningsmandaat worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:
Burgemeester en wethouders van Heumen,
Gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.
Gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.
In geval van ondertekeningsmandaat worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:
Burgemeester en wethouders van Heumen,
Gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.
Gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.
Een andere wijze om een ondertekeningsmandaat tot uitdrukking te brengen is:
Overeenkomstig het door het college/de burgemeester genomen besluit op datum x,.
gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.
Gelet op de eenvoud van taalgebruik wordt echter gekozen voor: Voor deze.
Correspondentie waarvoor medewerkers gemachtigd zijn deze te voeren en die uitvoerende handelingen
betreffen wordt ondertekend met eigen naam, de stukken worden als volgt ondertekend:
Met vriendelijke groet/Hoogachtend,
Op grond van artikel 171 Gemeentewet vertegenwoordigt de burgemeester de gemeente in en buiten rechte. De burgemeester kan deze vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon. Artikel 171 heeft uitdrukkelijk betrekking op de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon en niet op “het gemeentebestuur” of op vertegenwoordiging van een van de gemeentelijke organen (Raad, B&W of Burgemeester). Daarnaast heeft artikel 171 betrekking op privaatrechtelijk handelen. In artikel 171 wordt bepaald dat de burgemeester (als enige) bevoegd is overeenkomsten, notariële akten en andere privaatrechtelijke stukken te ondertekenen en de gemeente te vertegenwoordigen in privaatrechtelijke procedures bij de rechter. Of uiteraard een ander te machtigen dat te doen. In het mandaatregister is dit - met uitzondering van vertegenwoordiging van de rechtspersoon - op het niveau van afdelingshoofd gelegd.
7. Rechtmatigheid en controlling
In het verlengde van hetgeen hierboven staat vermeld onder punt 5: “ randvoorwaarden voor mandatering”, speelt ook de rechtmatigheid bij het krachtens mandaat beslissen een grote rol. Ingevolge art. 10:2 Awb is een in mandaat genomen besluit rechtsgeldig als de gemandateerde dit besluit binnen de grenzen van zijn bevoegdheidheeft genomen.
In dat geval wordt een in mandaat genomen besluit toegerekend aan de mandaatgever en is de mandaatgever gebonden. Let wel, als de gemandateerde de grenzen van zijn gemandateerde bevoegdheid overtreedt, dan heeft dat niet noodzakelijkerwijze tot gevolg dat de mandaatgever niet aan het onbevoegd in mandaat genomen besluit is gebonden. Het vertrouwensbeginsel en de al dan niet gewekte schijn van bevoegdheid spelen dan een grote rol bij de beantwoording van de vraag of het besluit al dan niet aan de mandaatgever / het bestuursorgaan moet worden toegerekend.
In de meeste gevallen geeft het bestuursorgaan dat een mandaat heeft verleend, met die verlening aan de gemandateerde geen blanco cheque af om in mandaat te beslissen. Meestal koppelt het bestuursorgaan aan de mandaatverlening een aantal voorwaarden, waarin de mandaatverlening zijn begrenzing zoals bovengenoemd vindt. Deze begrenzing bestaat in het gros van de gevallen beschreven in een regeling of in een beleidsregel ex art. 4:81 Awb ev.
In de vierde kolom van het onderhavige mandaatregister “(specifieke) voorwaarden” staat deze begrenzing vermeld. Deze vierde kolom bevat voorschriften, beleidsregels, et cetera waaraan de gemandateerde zich bij het uitoefenen van de aan hem of haar gemandateerde bevoegdheid moet houden. Doet hij of zij dat niet dan is er veelal sprake van een onbevoegd genomen besluit. Hiervan is sprake als er een rechtsgeldig mandaat ontbreekt, dan wel de grenzen van het verleende mandaat worden overtreden of als er mandaat is verleend in strijd met art.10:3 Awb (de uitzonderingsbepaling die vermeldt wanneer er geen mandaat kan worden verleend.) Hetzelfde geldt voor het geval dat een algemeen mandaat niet schriftelijk is verleend (art. 10:5 Awb) of in mandaat is besloten nadat het mandaat is ingetrokken. Ook het niet bekendmaken van het mandaatbesluit ingevolge het bepaalde in art. 3:42 Awb leidt tot onbevoegdheid.
Echte bevoegdheidsgebreken kunnen in beginsel niet met een beroep op bijvoorbeeld art. 6:22 Awb worden gepasseerd en het antwoord van de rechter zal dan ook veelal vernietiging van het bestreden besluit inhouden. Dat de rechter soms wel eens de rechtsgevolgen van een vernietigd besluit in stand laat, kan daar niet aan afdoen. Het bestuursorgaan zal immers veelal worden veroordeeld tot het betalen van het griffierecht, de proceskosten of tot het vergoeden van de schade. Kortom uitgangspunt is dat voorkomen dient te worden dat er onbevoegde besluiten worden genomen. Dit uitgangspunt is ook van groot belang met het oog op de rechtmatigheid.
De door de Raad aangewezen accountant is immers - feitelijk al sinds de invoering van het dualisme - verplicht te controleren of de gemandateerde bij het uitoefenen van zijn mandaat rechtsmatig heeft gehandeld. De accountant zal daarbij met andere woorden nagaan of de gemandateerde enerzijds wel een mandaat heeft en anderzijds of de gemandateerde - als hij of zij een mandaat heeft - zich houdt aan de eventuele begrenzing van dat mandaat zoals opgenomen in het paraplubesluit en de vierde kolomvan het onderhavige mandaatbesluit “(specifieke) voorwaarden”. In algemene zin gaat het erom dat de gemeente zich houdt aan de door haar zelf vastgestelde spelregels zoals vastgelegd in verordeningen, beleidsregels, regelingen, besluiten et cetera. Indien uit de bovenstaande controle blijkt dat een gemandateerde geen mandaat heeft of zich (stelselmatig) niet aan bijvoorbeeld de (specifieke) voorwaarden houdt dan zal de accountant dat vastleggen in een rapport van bevindingen. Indien deze onrechtmatigheid ook financiële gevolgen heeft, dan kan deze (financiële) onrechtmatigheid verregaande consequenties hebben voor de goedkeurende accountantsverklaring met betrekking tot de desbetreffende jaarrekening. Voorts kan dit leiden tot negatieve publiciteit.
Gelet op het vorengaande is het van een groot belang dat (ook) met het oog op de (financiële) rechtmatigheid de regels worden nagekomen. Er zal daarop moeten wordt toegezien, maar het is en blijft toch vooral ook een kwestie van de eigen verantwoordelijkheid van de desbetreffende gemandateerden.
Deze worden aan dit besluit gehecht. Het betreffen de heffings- en invorderingsambtenaar en de leerplichtambtenaren.