CVDR5856_1Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2004nlregelingLeidschendam-Voorburg2017-10-10Leidschendam-VoorburgPostiljon 30-09-2004Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2004Archiefwet, art. 30, lid 1 en art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2004-09-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-10-012016-04-08nieuwe regeling2003/11709ambtelijke organisatieGeenGeen.Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2004De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;Overwegende het belang van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 juli 2004;gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276); b e s l u i t :vast te stellen de Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2004.IAlgemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.de wetde Archiefwet 1995;b.het besluit:het Archiefbesluit 1995;c.gemeentelijke organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;d.de archiefbewaarplaatsde door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;e.de archivarisde overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;f.beheerderdegene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;g.informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.h.archiefruimte:ruimte bestemd of aangegeven voor de bewaring van archiefbescheiden van overheidsorganen in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats
IIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan het Raadhuisplein 1 te Leidschendam en de Raadhuisstraat 47a te Voorburg.IIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor:
het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
het aanwijzen van de beheerder.
het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden voor het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden, andere archieven en documentaire verzamelingen.
4Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.5Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.6Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. IVHet beheer van de archiefbewaarplaats7Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. 8De archivaris adviseert burgemeester en wethouders om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.VToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats9De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.111.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk is en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot archiefvernietiging alsmede wijziging in de archiefordening, de organisatie en de materiële aspecten van het archiefbeheer.VISlotbepalingen14Deze verordening treedt met gebruikmaking van artikel 25 van de Tijdelijke Referendumwet in werking op de eerste dag na de bekendmaking van deze verordening.15Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2004.Vastgesteld in de openbare vergaderingvan de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburgvan 28 september 2004,de griffier,de voorzitter