CVDR58513_2Financiële verordening gemeente Edam-VolendamnlregelingEdam-Volendam2018-02-13Edam-VolendamOnbekendFinanciële verordening gemeente Edam-VolendamGemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2008-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-12-162016-10-21art. 1331-2008GeenFinanciële verordening gemeente Edam-VolendamInleidende bepalingen1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a. afdeling:iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met
een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.b. administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het
beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente
Edam-Volendam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet
worden afgelegd.c. financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en
verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van
(onderdelen van) de organisatie van de gemeente Edam-Volendam, teneinde
te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover. d. administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand
brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke
en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke
leiding.e. financieel beheer:het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen
en het uitoefenen van rechten van de gemeente Edam-Volendam.f. rechtmatigheid:het overeenstemmen van het tot stand komen van de (financiële)
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de door de raad in het
normenkader c.q. toetsingskader vastgestelde wetgeving en (externe en
interne) regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
provincies en gemeenten.g. doelmatigheid:de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke
effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van
middelen.h. doeltreffendheid:de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke
effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.i. programma:een samenhangend geheel van activiteiten, als zodanig door de raad
bepaald.j. product:eenheid waarin programma’s in zijn onderverdeeld, als zodanig door het
college bepaald.k. uiteenzetting financiële positie:het deel van de begroting dat samen met het overzicht van de baten en
lasten de basis vorm tvoor de controle van de rechtmatigheid en het
getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant. De financiële
positie bestaat uit de investeringen, financiering, reserves en
voorzieningen.accountant. Begroting en verantwoording2.Programma-indelingDe raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een
programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.3.Planning en controlcyclusVoor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan
met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en
het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de tussentijdse
rapportages en de begroting met de meerjarenraming.4.Inrichting begroting en jaarstukken1.Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming
ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een
overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar
programma’s.2.Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting
wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde
investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende
investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming
van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar
weergegeven.3.In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de
geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de
totale uitgaven weergegeven.4.In de begroting wordt een post onvoorzien van € 200.000,- opgenomen,
zijnde 0,5% van de lasten van de totale begroting opgenomen.5.Autorisatie begroting en investeringskredieten en
begrotingswijzigingen1.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale
lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene
dekkingsmiddelen.2.Voor nieuwe investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet
in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het
aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel
voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad
voor.3.Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe
investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor
autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige
nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het
vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.4.Bij verwachte overschrijdingen van een investeringskrediet met meer
dan 10%, met een minimum van € 20.000,-, doet het college de raad
vooraf, voor het aangaan van verplichtingen, bij afzonderlijk
raadsvoorstel of bij tussenrapportage een voorstel voor het
vaststellen van een aanvullend investeringskrediet.Dit geldt ook voor een overschrijding van de lasten van een
programmabudget met meer dan € 50.000,- ( zijnde 25% van de begrote
post onvoorzien). Voor de bedragen die onder deze grenzen vallen is het college
bevoegd tot het overschrijden van de geautoriseerde lasten, en kan
verplichtingen aangaan, die onder de hierboven genoemde grenzen
vallen. Dit wordt begrensd door het nog beschikbaar budget
onvoorzien.5.Bij verwachte onderschrijdingen gelden dezelfde grenzen als genoemd
in het vierde lid waarboven het college bij afzonderlijk
raadsvoorstel of tussenrapportage kan voorstellen om de overtollige
middelen ten gunste te laten komen van het rekeningresultaat en
daarmee ten gunste van de algemene reserve.6.Het college is bevoegd tot het overschrijden van geautoriseerde
lasten voor open einderegelingen, voor zover dit binnen de
betreffende open einderegeling past.7.Het college is bevoegd overschrijdingen (zie lid 4, 5 en 6) van de
geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde
baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien tot het maximale
begrote budget van € 200.000,- op jaarbasis.8.Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad, als bedoeld
in artikel 7 lid 1, doet het college voorstellen voor wijziging van
de geautoriseerde programmabudgetten en investeringskredieten en
bijstelling van het beleid. Dit betreft overschrijdingen, waarvoor
het college geautoriseerd is en de verplichting is aangegaan (zie
lid 4, 5, 6 en 7) en overschrijdingen waarvoor het college niet
geautoriseerd is en de verplichting dan ook niet is aangegaan (zie
lid 3, 4 en 5). Deze laatste overschrijding kan ook bij afzonderlijk
raadsvoorstel aan de raad worden aangeboden.6.Uitvoering begroting1.1.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het college draagt ten aanzien van de productenraming en de
beheersbegroting er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten en de
subfuncties.
de budgetten uit de productraming, de beheersbegroting en
budgetten voor investeringen passen binnen de kaders zoals
geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van
de financiële positie;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden
dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde
programma onder druk komt.
3.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s
zoals geautoriseerd in de(gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.7.Tussentijdse rapportage1.Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de
gemeente.2.In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke
ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de
begroting groter dan € 10.000,- toegelicht.3.De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de
bijstelling van het beleid en een overzicht betreffende de
afwijkingen betreffende de lasten, geleverde goederen en diensten en
de baten. En indien daar aanleiding voor is wijzigingen in de
maatschappelijke effecten. Financieel beleid8.Waardering & afschrijving vaste activa1.Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden
geactiveerd enlineair in maximaal 5 jaar afgeschreven, mits zij
voldoen aan de volgende voorwaarden:
het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te
verkopen;
de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien
vaststaat
het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut
zal genereren
de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen
betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
2.Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en
disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.3.Voor het afschrijven van de vaste activa met economisch nut worden
de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage
‘Afschrijvingstermijnen vaste activa’ die onderdeel uitmaakt van
deze verordening en als bijlage is bijgevoegd. En ook is vermeld in
de nota investeringen, waarderingen en afschrijvingen.4.Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan €
5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.
Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.5.Op de aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut wordt, eventueel onder aftrek van bijdragen van
derden en bestemmingsreserves, afgeschreven volgens de gehanteerde
methodieken en termijnen zoals vermeld in de bijlage
‘Afschrijvingstermijnen vaste activa’ die onderdeel uitmaakt van
deze verordening en als bijlage is bijgevoegd. En ook is vermeld in
de nota investeringen, waarderingen en afschrijvingen.9.Voorziening voor oninbare vorderingen1.Voor openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke belastingen
en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter
grootte van € 10.000,-.2.Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens
oninbaarheid gevormd tot een maximum bedrag van € 10.000,-.3.Bij de vaststelling van de jaarrekening wordt telkens bepaald aan de
hand van het totaal van de als oninbaar geleden bedragen of het
saldo van de voorziening voldoende en toereikend is.10.Reserves en voorzieningen1.1.Het college biedt de raad eens in de drie jaar een nota reserves
en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota
behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en
de voorzieningen.
2.Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor
een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
het specifieke doel van de reserve;
de voeding van de reserve;
de maximale hoogte van de reserve;
en de maximale looptijd.
3.Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd
niet heeft geleid tot een besteding, valt de bestemmingsreserve vrij
en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.11.Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en
diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die
indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door
de gemeente verleende diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en
onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van
de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde
activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en
afvalstoffenheffing de compensabele BTW.3.De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald
door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting
vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de
voorzieningen.12.Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en
prijzen1.Het college kan de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de
gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen
aanbieden.2.Het college biedt eens in de 5 jaar de raad een nota aan met de
kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende
goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden
en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.3.Het college biedt eens in de 5 jaar de raad een nota aan met de
kaders voor de prijzen vangemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad
stelt de nota vast.4.De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen
van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.13.Financieringsfunctie1.Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie
voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige geldenom de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te
voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s,koersrisico’s en
kredietrisico’s;
het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van
een voldoende rendement op uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële
posities.
2.Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de
volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt
uitsluitend bij financiële instellingen statutair gelieerd
aan de Nederlandse overheid. Die tevens onder toezicht staan
van de Nederlandse Bank, zoals de Bank voor Nederlandse
Gemeenten te Den Haag, de Nederlandse Waterschapsbank te Den
Haag en het ministerie van Financiën
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen
vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de
hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact
is;
derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van
financiële risico’s;
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd
langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij
verschillende financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten
van middelen of het verlenen van garanties luiden in
euro.
3.Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het
aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak
bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in zijn
besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van
middelen, verstrekkingen van garanties en financiële
participaties.4.Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij
hanteert voor het uitoefenen, het uitvoeren, de administratieve
organisatie en de interne controle van de financieringsfunctie.5.Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter
behandeling en vaststelling aan de raad.Financieel beheer en interne controle14.AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is
voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in de afdelingen;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende
budgetten en investeringskredieten en voor het maken van
kostencalculaties;
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking
tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.
15.Interne controleHet college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening
en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de
jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.16.Misbruik en oneigenlijk gebruikHet college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en
eigendommen.Financiële organisatie17.Financiële organisatieHet college zorgt voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
afdelingen;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties
en de bijbehorende informatievoorziening van de
financieringsfunctie;
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen;
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de
lasten en baten aan de producten van de productraming en de
productrealisatie.
18.Inkoop en aanbestedingHet college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en
de aanbesteding van goederen, werken en diensten.19.Subsidieverstrekking en steunverleningHet college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de
steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en
instellingen.Slotbepalingen20.Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met
ingang van het begrotingsjaar 2008. De stukken voor dit
begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen
van deze verordening.2.Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële verordening
gemeente EdamVolendam’ vastgesteld door de raad op 23 oktober
2003.22.CiteertitelDeze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de
naam ‘Financiële verordening gemeente Edam-Volendam’.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente
Edam-Volendam van 22 mei 2008.de griffier, de voorzitter,