Financiële verordening gemeente Edam-Volendam

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

b. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Edam-Volendam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Edam-Volendam, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het financiële beheer;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

   

   

  d. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e. financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Edam-Volendam.

f. rechtmatigheid:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de (financiële) beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de door de raad in het normenkader c.q. toetsingskader vastgestelde wetgeving en (externe en interne) regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

g. doelmatigheid:

de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

h. doeltreffendheid:

de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

i. programma:

een samenhangend geheel van activiteiten, als zodanig door de raad bepaald.

j. product:

eenheid waarin programma’s in zijn onderverdeeld, als zodanig door het college bepaald.

k. uiteenzetting financiële positie:

het deel van de begroting dat samen met het overzicht van de baten en lasten de basis vorm tvoor de controle van de rechtmatigheid en het getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant. De financiële positie bestaat uit de investeringen, financiering, reserves en voorzieningen.

accountant.

Artikel 2. Programma-indeling

De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3. Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 4.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van € 200.000,- opgenomen, zijnde 0,5% van de lasten van de totale begroting opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Voor nieuwe investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

   

• 3.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 4.

  Bij verwachte overschrijdingen van een investeringskrediet met meer dan 10%, met een minimum van € 20.000,-, doet het college de raad vooraf, voor het aangaan van verplichtingen, bij afzonderlijk raadsvoorstel of bij tussenrapportage een voorstel voor het vaststellen van een aanvullend investeringskrediet.

  Dit geldt ook voor een overschrijding van de lasten van een programmabudget met meer dan € 50.000,- ( zijnde 25% van de begrote post onvoorzien).

  Voor de bedragen die onder deze grenzen vallen is het college bevoegd tot het overschrijden van de geautoriseerde lasten, en kan verplichtingen aangaan, die onder de hierboven genoemde grenzen vallen. Dit wordt begrensd door het nog beschikbaar budget onvoorzien.

   

• 5.

  Bij verwachte onderschrijdingen gelden dezelfde grenzen als genoemd in het vierde lid waarboven het college bij afzonderlijk raadsvoorstel of tussenrapportage kan voorstellen om de overtollige middelen ten gunste te laten komen van het rekeningresultaat en daarmee ten gunste van de algemene reserve.

   

• 6.

  Het college is bevoegd tot het overschrijden van geautoriseerde lasten voor open einderegelingen, voor zover dit binnen de betreffende open einderegeling past.

   

• 7.

  Het college is bevoegd overschrijdingen (zie lid 4, 5 en 6) van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien tot het maximale begrote budget van € 200.000,- op jaarbasis.

   

• 8.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad, als bedoeld in artikel 7 lid 1, doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde programmabudgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid. Dit betreft overschrijdingen, waarvoor het college geautoriseerd is en de verplichting is aangegaan (zie lid 4, 5, 6 en 7) en overschrijdingen waarvoor het college niet geautoriseerd is en de verplichting dan ook niet is aangegaan (zie lid 3, 4 en 5). Deze laatste overschrijding kan ook bij afzonderlijk raadsvoorstel aan de raad worden aangeboden.

Artikel 6. Uitvoering begroting

• 1.

  1.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming en de beheersbegroting er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten en de subfuncties.

     

  • b.

    de budgetten uit de productraming, de beheersbegroting en budgetten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de(gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

   

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000,- toegelicht.

   

• 3.

  De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht betreffende de afwijkingen betreffende de lasten, geleverde goederen en diensten en de baten. En indien daar aanleiding voor is wijzigingen in de maatschappelijke effecten.

   

Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd enlineair in maximaal 5 jaar afgeschreven, mits zij voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • a.

    het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

  • b.

    de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat

  • c.

    het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren

  • d.

    de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

   

• 3.

  Voor het afschrijven van de vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage ‘Afschrijvingstermijnen vaste activa’ die onderdeel uitmaakt van deze verordening en als bijlage is bijgevoegd. En ook is vermeld in de nota investeringen, waarderingen en afschrijvingen.

   

   

• 4.

  Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

   

• 5.

  Op de aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut wordt, eventueel onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, afgeschreven volgens de gehanteerde methodieken en termijnen zoals vermeld in de bijlage ‘Afschrijvingstermijnen vaste activa’ die onderdeel uitmaakt van deze verordening en als bijlage is bijgevoegd. En ook is vermeld in de nota investeringen, waarderingen en afschrijvingen.

   

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van € 10.000,-.

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd tot een maximum bedrag van € 10.000,-.

• 3.

  Bij de vaststelling van de jaarrekening wordt telkens bepaald aan de hand van het totaal van de als oninbaar geleden bedragen of het saldo van de voorziening voldoende en toereikend is.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1.

  1.Het college biedt de raad eens in de drie jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve;

  • d.

    en de maximale looptijd.

• 3.

  Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een besteding, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college kan de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen aanbieden.

• 2.

  Het college biedt eens in de 5 jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  Het college biedt eens in de 5 jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van

  gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 13. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige geldenom de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s,koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen statutair gelieerd aan de Nederlandse overheid. Die tevens onder toezicht staan van de Nederlandse Bank, zoals de Bank voor Nederlandse Gemeenten te Den Haag, de Nederlandse Waterschapsbank te Den Haag en het ministerie van Financiën

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c..

    derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  • d.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4.

  Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het uitoefenen, het uitvoeren, de administratieve organisatie en de interne controle van de financieringsfunctie.

• 5.

  Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling aan de raad.

Artikel 14. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 16. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 18. Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 19. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Artikel 20. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van het begrotingsjaar 2008. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële verordening gemeente EdamVolendam’ vastgesteld door de raad op 23 oktober 2003.

Artikel 22. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Edam-Volendam’.