Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg 2009 |
Citeertitel | Organisatieregeling Leidschendam-Voorburg 2009 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-10-2009 | 01-06-2014 | Nieuwe regeling | 20-10-2010 Leidschendammmer / Voorburgse Courant 29-10-2009 | 2009/14579 |
Het college van de gemeente Leidschendam-Voorburg;
gezien het voorstel van 7 oktober 2009 (2009/14579);
gelet op de artikelen 103, 106 en 160, eerste lid, onder c van de Gemeentewet en artikel 26 van de Financiële beheersverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2003;
onder intrekking van de Regels over de ambtelijke organisatie van de Gemeente Leidschendam-Voorburg 2002 vast te stellen de “Regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg 2009”.
HOOFDSTUK 2 STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Artikel 2.1 Structuur van de ambtelijke organisatie
Binnen de op grond van het tweede lid vastgelegde hoofdstructuur en organisatie-uitgangspunten is ieder afdelingshoofd bevoegd de nadere structurering van zijn afdeling vast te stellen en te wijzigen. Zijn besluiten in deze, voor zover deze wijziging van de afdeling en afdelingsnaam betreffen de goedkeuring van de concerndirectie. De concerndirectie legt de structuur van de organisatie vast in een organigram.
HOOFDSTUK 5 Overige leidinggevende functies
Indien de concerncontroller bij de uitoefening van de hierboven genoemde werkzaamheden een ten opzichte van de algemeen directeur afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na de algemeen directeur op de hoogte te hebben gesteld van de inhoud van het afwijkend advies, mededeling aan het college.
Het afdelingshoofd draagt zorg voor de planning, verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Mede door de inzet van personeelsinstrumenten op het gebied van loopbaan, opleidingen, persoonlijke ontwikkelingsplannen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, is hij verantwoordelijk voor de juiste medewerker op de juiste plek.
Een teamleider kan worden aangesteld indien leiding moet worden gegeven aan een afdeling die groter is dan 20 - 25 fulltime-equivalent (fte). Daarbij wordt rekening gehouden met grootte van de afdeling, de aard van de werkzaamheden en het aantal locaties. Het college kan hiervan om bijzondere redenen afwijken.
HOOFDSTUK 6 OVERIGE ONDERWERPEN
De op grond van het tweede lid aangewezen bestuurder is namens het college verantwoordelijk voor alle aspecten van het project en koppelt schriftelijk terug naar en stemt af met het college indien er afwijkingen zijn van het afgesproken kader dan wel zich nieuwe sterk afwijkende ontwikkelingen voordoen.
Artikel 6.2 Procesverantwoordelijkheid
Indien een proces zich over het taakveld van meer dan één organisatorische eenheid uitstrekt en ten aanzien van dat product geen toepassing is gegeven aan artikel 6.1 kan de concerndirectie een organisatorische eenheid aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
Aldus vastgesteld in de vergadering van
het college van 20 oktober 2009
G. Brinkman, MBA, drs. J.W. van der Sluijs
secretaris, burgemeester
ALGEMENE TOELICHTING ORGANISATIEREGELING 2009
Het college is bevoegd gezag over de ambtelijke organisatie en stelt dan ook de regels over de ambtelijke organisatie vast (artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet). Deze bevoegdheid strekt zich niet uit tot de griffie. De raad heeft voor de griffie een Organisatieverordening Griffie vastgesteld. Over de uitoefening van het gezag over de ambtelijke organisatie is het college uiteraard wel verantwoording schuldig aan de raad.
Aangezien het college de regels vaststelt is het juister om te spreken van Organisatieregeling. De term ‘verordening’ wordt gereserveerd voor door de raad vast te stellen regelgeving.
Naast deze regeling bevat de Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2004 bepalingen die betrekking hebben op de ambtelijke organisatie, maar dan specifiek gericht op het beheer en toezicht op de archiefbescheiden. De archiefverordening is gebaseerd op de Archiefwet 1995.
Verder wordt gewezen op de samenhang met de Financiële beheersverordening Leidschendam-Voorburg 2003, die onder andere regels bevat voor de inrichting van de financiële organisatie. De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Leidschendam-Voorburg 2003 bevat nog bepalingen die relevant zijn in verband met het uitoefenen van de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente.
In de notitie “Ambities, besturingsfilosofie en hoofdstructuur” van 3 juli 2001 is nagedacht over de gewenste kenmerken van de organisatie. Terecht is gesteld dat de organisatiestructuur een afgeleide is van de inhoud. Dat wil zeggen dat eerst de vraag is gesteld: voor welke belangrijke maatschappelijke (kern)opgaven staat de nieuwe gemeente? Deze kernopgaven zijn kort gezegd:
Op basis van deze belangrijke maatschappelijke opgaven zijn drie prestatievelden benoemd voor de organisatie, te weten: de burger, de wijk en de stad.
De combinatie van inhoudelijke visie (de kernopgaven) en prestatievelden bepalen de richting van de gewenste organisatievorm. Op basis daarvan is een voorkeur voor een klantgericht organisatiemodel geformuleerd. In de uitwerking van de besturingsfilosofie komen de begrippen integraal en omgevingsgericht (of klant- en wijkgericht) terug, aangevuld met het uitgangspunt dat het bestuur vanuit een strategie op hoofdlijnen stuurt. De organisatie wordt voorgesteld als een ondernemende partner die professionaliteit tot uiting laat komen in samenwerkingsgerichtheid, initiatief, creativiteit en ontwikkelingsgerichtheid van de medewerkers. Samenvattend is gesteld dat klantgerichtheid en integraliteit de leidende organisatieprincipes zijn.
Deze regeling heeft een sobere opzet, dat wil zeggen dat gestreefd alleen die onderwerpen op te nemen waarover in andere regelingen, reglementen of beleidsdocumenten niets is opgenomen. Dat leidt ertoe dat deze regeling beperkter is dan de organisatieregeling uit 2002. In deze algemene toelichting wordt daarom verwezen naar de documenten die ook relevant zijn voor een goed functioneren van de ambtelijke organisatie.
De raad heeft op 26 oktober 2004 de Kadernota Planning & Control (2004/20782) vastgesteld. In deze nota worden de kaders geschetst en richtlijnen gegeven voor de ontwikkeling van deelbeleid en instrumenten op het gebied van planning & control. Het biedt het raamwerk waarbinnen de kaders, besturingsfilosofie, doelstellingen, actoren en de instrumenten in hun onderlinge verhouding zijn beschreven. Onder andere wordt ingegaan op de instrumenten uit de planning & controlcyclus, zoals de productenraming, productenrealisatie, managementrapportages, audits, kwaliteitshandvesten, prestatiecontracten, managementcontracten en afdelingsplannen.
De Notitie Kaderstelling, Met Kaders meer Kansen (2004/26643) gaat in op de kaderstellende rol van de raad maar ook kaderstelling in de praktijk. Hierbij wordt het instrument startnotitie gebruikt waarbij de raad inhoudelijke en procedurele kaders vaststelt waarbinnen het college kan opereren.
Voor Projectmatig Werken is ook een beleidsdocument (2006/20899) vastgesteld. Projectmatig werken is een werkwijze waarin het gewenste eindresultaat duidelijk is en centraal staat en de middelen beperkt zijn. In het beleidsdocument wordt ingegaan op alle rollen en spelregels die gelden voor projectmatig werken. In de artikelen 1.2 en 6.1 zijn toch een aantal bepalingen opgenomen over projecten.
Voor het instrument Bestuursopdracht is een beleidsvoorstel door het college vastgesteld (2003/6173). Een bestuursopdracht is een opdracht van het college waarin aan de ambtelijke organisatie een nauwkeurig gespecificeerde omschrijving wordt gegeven om een beleidsnotitie of een ander product op te stellen. Het initiatief hiertoe kan zowel van het college als de Concerndirectie komen. Een bestuursopdracht wordt opgesteld door de afdeling die ook belast is met de uitvoering van de opdracht.
Deze regeling gaat in op de ambtelijke organisatie. Op deze plek wordt gewezen op de bestuurlijke organisatie en dan specifiek het college. Het college heeft bij collegebesluit een portefeuilleverdeling vastgesteld waarin de bestuurlijke verantwoordelijkheid per bestuurder is vastgelegd (zie voor de collegeperiode 2006 - 2010 vooral 2007/3331). Daarin is tevens het onderscheid gemaakt tussen (vak)portefeuillehouder, projectwethouder en wijkwethouder.
De vakportefeuillehouder heeft mandaat voor de vastgestelde inhoud van het gehele beleidsterrein, tenzij bij het vaststellen van een beleids- of projectvoorstel andere afspraken zijn gemaakt.
De wijkwethouder heeft geen bijzondere vakinhoudelijke taak binnen de wijken waarvoor hij wijkwethouder is. Het wijkwethouderschap is dus altijd ondergeschikt aan het vakportefeuillehouderschap. Afwijkingen kunnen alleen in overleg met de vakportefeuillehouder en na besluit van het college plaatsvinden.
Een projectwethouder heeft alleen bijzondere inhoudelijke bevoegdheden als deze bij het vaststellen van het projectvoorstel door het college zijn toegekend. Bij strijd op inhoud tussen de vakportefeuillehouder en de projectwethouder en het ontbreken van duidelijke afspraken hiervoor in het vastgestelde projectvoorstel, is de vakportefeuillehouder leidend en moet altijd een collgebesluit worden gevraagd. De vakportefeuillehouder zorgt in dit geval voor de tot standkoming van het voorstel.
Artikel 1.1 – Begripsomschrijvingen
In artikel 1.1 worden begrippen gedefinieerd. Ten aanzien van de begroting wordt opgemerkt dat de organisatie een productenbegroting en een programmabegroting kent. De programmabegroting stelt de raad vast, de productenbegroting het college. Beide begrotingen gaan uit van dezelfde financiële gegevens. De opsomming van criteria om een project te starten is niet limitatief. Het is niet zo dat pas kan worden besloten een taak in een project op te pakken als aan alle criteria wordt voldaan.
Artikel 1.2 – Integraal management
De organisatie kent twee hiërarchische niveaus, Concerndirectie - gevormd door de algemeen directeur en concerndirecteur - en het afdelingshoofd. In artikel 5.4 wordt de teamleider behandeld. Deze functionaris vervult geen managementfunctie.
In dit artikel wordt verder verwezen naar kwaliteitseisen. Hierbij kan gedacht worden aan de kwaliteitshandvesten en het opstellen van managementcontracten.
HOOFDSTUK 2 – Structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2.1 – Structuur van de ambtelijke organisatie
Op grond van artikel 2.1 doet de concerndirectie een voorstel voor de indeling van de ambtelijke organisatie in afdelingen, teams en de afzonderlijke organisatorische eenheid brandweer. Het college besluit uiteindelijk over de indeling. Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. In het besluit is afgezien van het indelen van de bestuurlijke organisatie. Dit hoort op zich thuis in het reglement van orde voor vergaderingen van het college en andere werkzaamheden, dat moet worden opgesteld op basis van artikel 52 Gemeentewet.
Artikel 2.2 – Taken van de Brandweer
De gemeenteraad regelt de organisatie, het beheer en de taak van de brandweer bij verordening op grond van artikel 1 van de Brandweerwet 1985. Daarom is in artikel 2.2 geen taakomschrijving van de brandweer opgenomen, maar een verwijzing naar de Organisatieverordening brandweer.
De brandweer zal waarschijnlijk per 1 januari 2010 opgaan in de nog in te stellen Veiligheidsregio Haaglanden op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Dit houdt in dat sprake zal zijn van verlengd lokaal bestuur, waarbij bestuurlijke portefeuillehouders en gemeenteraden zoveel als mogelijk invulling kunnen geven aan hun (democratische) verantwoordelijkheden. Binnen de regionale kaders blijft er ruimte voor gemeentelijke differentiatie.
In deze regeling is een sobere bepaling opgenomen over de medewerkers. De reden hiervoor is dat in diverse beleidsdocumenten wordt ingegaan op zaken als competenties, integriteit en persoonlijke ontwikkeling. Hierbij wordt gewezen op Ambtseed, Gedragsregels Ambtenaren, POP en RISK.
Op grond van het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet stelt het college een instructie op met nadere regels over de taken en bevoegdheden van de secretaris. De ambtsinstructie van de secretaris is in dit hoofdstuk opgenomen. De secretaris is in het organisatiemodel van de gemeente Leidschendam-Voorburg tevens de algemeen directeur. In aanvulling op de bepalingen over de secretaris zijn de taken als algemeen directeur opgenomen in hoofdstuk 4.
De secretaris heeft een taak in het beoordelen van de kwaliteiten van ambtelijke adviezen. Hierbij kan gedacht worden aan de checklists die worden gehanteerd voor het opstellen van college- en raadsvoorstellen. De afdelingen en de Brandweer zijn ervoor verantwoordelijk dat de beleidsvoorstellen aan het college voldoen aan de in het artikel opgesomde aspecten van integrale advisering. Dit geldt ook voor de advisering waarbij het taakveld raakvlakken heeft met een project.
De secretaris is tevens de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. Bestuurder is hij die alleen dan wel te zamen met anderen in een onderneming rechtstreeks de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid. Dit betekent in het algemeen dat de hoogste ambtenaar binnen de organisatie de bestuurder zal zijn. Voor de gemeente is dat de secretaris.
Artikel 3.3 – Vervanging secretaris
In dit artikel is de vervanging van de secretaris geregeld, een verplichting die is neergelegd in artikel 106 van de Gemeentewet. Voor de vervanging van de secretaris is gekozen voor vervanging op grond van anciënniteit. Voor deze lijn is gekozen omdat voor alle directeuren geldt dat zij dezelfde kwaliteiten moeten hebben. De loco-secretaris zal vooral het bestuurlijke deel van de functietaken van secretaris moeten uitoefenen.
Artikel 4.1 – Samenstelling concerndirectie
De onderlinge werkverdeling van de concerndirecteuren wordt aan de organisatie bekendgemaakt.
Artikel 4.2 – Algemeen directeur
Dit artikel geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheden van de functie algemeen directeur. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de leiding aan de totale ambtelijke organisatie inclusief concerndirectie en heeft de leiding binnen de concerndirectie. De algemeen directeur is met de concerndirecteur verantwoordelijk voor de aansturing en resultaten van de ambtelijke organisatie en is hiervoor verantwoording verschuldigd aan het college.
Artikel 4.3 – Concerndirecteur
De concerndirecteur is samen met de algemeen directeur verantwoordelijk voor de centrale sturing van de ambtelijke organisatie, de aansturing van de afdelingshoofden en de sturing op de realisatie van de concernthema’s, programma’s voor de planning, verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Daarnaast is de concerndirecteur sparringpartner voor het college.
Artikel 4.4 – Taken concerndirectie
De concerndirectie bestaat uit drie directeuren waaronder alle afdelingen direct vallen. De toegevoegde waarde van de concerndirectie zit in het versterken van de relatie college – ambtelijke organisatie. De concerndirectie is als zodanig de verbinder tussen college en ambtelijke organisatie. Tevens berust bij de concerndirectie de dagelijkse leiding. De concerndirectie is de strategisch adviseur en sparringpartner van het college.
Artikel 4.5 – Informatieverstrekking aan concerndirectie
Dit artikel spreekt voor zich.
HOOFDSTUK 5 – overige leidinggevende functies
Artikel 5.1 – Brandweercommandant
De brandweercommandant geeft leiding aan de brandweer. De verdere taakomschrijving van de brandweercommandant is opgenomen in de Organisatieverordening brandweer.
Artikel 5.2 – Concerncontroller
Dit artikel geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheden weer van de concerncontroller. Hij legt hierover rechtstreeks verantwoording af aan het college. Wel voert hij zijn taken uit in nauw overleg met de algemeen directeur. De concerncontroller heeft een zelfstandige positie, maar staat in zekere zin hiërarchisch onder de algemeen directeur. De algemeen directeur kan namelijk na overleg met het college de concerncontroller aanwijzingen geven.
Dit artikel geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheden van de functie van afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het opstellen en de realisatie afdelingsplan. Over de realisatie legt hij verantwoording af aan de concerndirectie. Het afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor de realisatie van de aan hem toebedeelde producten. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd die niet verantwoordelijk is voor de realisatie, maar wel een verantwoordelijkheid heeft bij de voorbereiding of uitvoering.
De concerndirectie stelt een horizontale vervangingsregeling vast, zodat bij afwezigheid van een afdelingshoofd direct een ander afdelingshoofd als vervanger is aangewezen voor alle taken van het afdelingshoofd.
Dit artikel geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de teamleiders. De teamleiders hebben niet alle bevoegdheden als integraal manager. In een aantal situaties kunnen één of meerdere teamleiders worden aangesteld, afhankelijk van de omvang van de afdeling, aard van de werkzaamheden en het aantal locaties. Het gaat om teamleiders met van integraal managers afgeleide taken en bevoegdheden, zoals bijvoorbeeld de teamleiders Wijkbeheer (met vooral operationele bevoegdheden), de teamleiders Servicecentra (met dagelijkse aansturing activiteiten Servicecentrum) en de teamleider Zwembad (operationele leiding).
Voor alle andere afdelingen komen geen teamleiders meer. Wel zal meer gebruik kunnen worden gemaakt van zogenaamde seniorfuncties met coördinerende bevoegdheden.
HOOFDSTUK 6 OVERIGE ONDERWERPENArtikel 6.1 – Projecten
Op grond van dit artikel kan een leidinggevende of het college bepalen dat een onderwerp als een project wordt aangemerkt. De concerndirectie kan hiervoor een nadere regeling vaststellen. Hierin kan ook worden aangegeven in welke situatie het college een projectplan moet goedkeuren.
Artikel 6.2 – Procesverantwoordelijkheid
Artikel 6.2 bepaalt wanneer een organisatorische eenheid procesverantwoordelijk is. De concerndirectie kan een organisatorische eenheid aanwijzen als procesverantwoordelijke indien het proces zich over het taakveld van meerdere organisatorische eenheden uitstrekt.
In de slotbepalingen zijn de inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen.
Het besluit treedt in de plaats van de oude organisatieverordening.