CVDR56897_1OrganisatieverordeningnlregelingSchiermonnikoog2000-11-24SchiermonnikoogDorpsbode, 2007, 7OrganisatieverordeningGemeentewet, art. 103 en 159gemeenteraadbestuur en recht2000-10-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2000-11-242023-07-06OnbekendOnbekendGeenOrganisatieverordeningDe raad van de gemeente Schiermonnikoog;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen 103 en 159;b e s l u i t :vast te stellen de volgendeORGANISATIEVERORDENING.IBegripsomschrijvingen1.In deze verordening wordt verstaan onder:
Afdeling: de organisatorische eenheid die is ontstaan na
toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2;
Afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en
wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld
voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling;
Hoofdenoverleg: het overlegorgaan bestaande uit de
gemeentesecretaris en de afdelingshoofden als bedoeld in artikel
12.
IIDe taaktoewijzing2.Inrichting van de ambtelijke
organisatie.De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:
de afdeling, die werkzaamheden verricht op het gebied
van Algemene Zaken en Middelen
de afdeling, die werkzaamheden verricht met betrekking
tot Grondgebiedzaken.
3.Inrichting van afdelingen1. Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de
gemeentesecretaris, de structuur van elke afdeling;2. Het afdelingshoofd doet de gemeentesecretaris desgevraagd een
voorstel, als bedoeld in het eerste lid.4.Taakafbakening tussen afdelingen1. Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van de
gemeentesecretaris, gehoord het Hoofdenoverleg, met inachtneming
van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de afdelingen
vast.2. Op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord de betrokken
afdelingshoofden kunnen burgemeester en wethouders onderdelen
van het takenpakket van een afdeling bij een andere afdeling
onderbrengen.IIIDe gemeentesecretaris5.Verhouding tot de gemeenteraad
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige
ondersteuning van de raad en zijn leden.
Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de
vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde
richtlijnen.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van
raadsvergaderingen.
De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek
informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten,
waarvan het college van burgemeester en wethouders of de
burgemeester kennis heeft genomen; Artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing.
Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een
raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het
verschaffen ervan.
De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad
desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties,
amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van
vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde op
vergaderingen van de gemeenteraad.
De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een
goede voorbereiding en orde van de raad.
6.Verhouding tot burgemeester en
wethouders.
De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen
van burgemeester en wethouders en onverminderd de
verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een
goede voorbereiding van de vergaderingen van het college
van burgemeester en wethouders.
Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het
nemen van besluiten.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst
van de vergaderingen van het college van burgemeester en
wethouders.
Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van
het college van burgemeester en wethouders met
inachtneming van het Reglement van orde voor de
vergaderingen van het college van burgemeester en
wethouders en eventueel door dit college vastgestelde
richtlijnen
Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en
wethouders met voldoende voortvarendheid worden
uitgevoerd.
De secretaris draagt zorg voor een doelmatige
ondersteuning van de leden van het college van
burgemeester en wethouders.
Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor
dat de leden van het college van burgemeester en
wethouders over alle informatie beschikken waarover zij
de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te
kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het
college in acht.
Hij doet periodiek verslag aan het college van
burgemeester en wethouders over de voortgang van de
diverse aan de ambtelijke organisatie opgedragen
werkzaamheden.
6aVerhouding tot de burgemeesterHet bepaalde in artikel 6 is van overeenkomstige toepassing in
relatie tot de burgemeester, voor zover het betreft de op hem
rustende taken.6b.Verhouding tot de comnmissiesHet bepaalde in artikel 5 is van overeenkomstige toepassing in
relatie tot door de raad, het college van burgemeester en
wethouders en de burgemeester ingestelde commissies, voor zover
het betreft de daaraan opgedragen taken.7.Verhouding tot de ambtelijke
organisatie
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester
en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de
ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de
coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid;
voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de
beleidsadvisering mag en moet hij er van uitgaan dat
deze berust bij de afdelingshoofden.
Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen
geven.
Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van
adviezen aan het gemeentebestuur.
Hij draagt zorg voor een goede interne
informatievoorziening; hij treft in overleg met de
sectorhoofden de nodige maatregelen.
Hij heeft het recht bij alle hoofden en medewerkers, die
inlichtingen in te winnen en die aanwijzingen te geven,
die naar zijn mening voor de bevordering van de
coördinatie van belang zijn.
Hij stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures
vast voor de behandeling van alle zaken die de
ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn
opgedragen.
In overleg met de afdelingshoofden legt hij het systeem
van voortgangssignalering vast.
Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden
ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.
Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij
periodiek overleg met de afdelingshoofden.
Hij kan vergaderingen op de afdelingen bijwonen.
8.Verticale en horizontale coördinatieDe secretaris bevordert een goede afstemming van de te
behandelen zaken tussen het college van burgemeester en
wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de
afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen
onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke
contacten.8a.
De secretaris staat de burgemeester in diens
hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde bij
diens zorg voor de samenhang alsmede de doelmatige
samenwerking en coördinatie van de bestuursorganen en de
commissies.
De secretaris bevordert dat de ambtelijke organisatie op
doelmatige wijze de bestuursorganen en commissies
terzijde staat.
IVHet afdelingshoofd9.Verhouding tot de afdeling
Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over
de onder hem ressorterende afdeling.
Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede
coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de
voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de
inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris
aan het gemeentebestuur.
Het hoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor
een goede taakverdeling tussen de medewerkers.
Basis voor deze taakverdeling is de
functiebeschrijving, zoals die door burgemeester
en wethouders is vastgesteld.
Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat
specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan
een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren
worden en kunnen worden vervuld.
Het afdelingshoofd heeft de zorg voor en goed
functionerend afdelingsoverleg.
Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het
personeel van de afdeling en is de eerst
aangewezene voor de juiste en tijdige advisering
over de personeelsbezetting, de bewaking van de
voortgang en de kwaliteit van de aangeboden
diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de
medewerkers te stimuleren, te instrueren en
zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerker
van de afdeling gesprekken te voeren over
klachten, problemen, beoordelingen en andere
aangelegenheden. Hij is tevens de eerste
beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester en
wethouders stellen nadere regels voor het houden
van personeels-beoordelingen. Tevens draagt hij
zorg voor het jaarlijks houden van
functioneringsgesprekken.
Hij neemt deel aan alle gesprekken met
sollicitanten naar functies binnen de
afdeling.
Het afdelingshoofd neemt als adviseur of
anderszins deel aan vergaderingen van (delen van)
de raadscommissie(s) voor het werkterrein van de
afdeling.
Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van
ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling
en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn
medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven
volgen.
10.Advisering
Inhoudelijke advisering is de taak van de
daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het
afdelingshoofd en de medewerker van mening
verschillen over een bepaalde zaak, is de visie
van het afdelingshoofd bepalend. De visie van de
medewerker komt in het advies tot uiting.
Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanige
advisering dat deskundige inbreng integraal is
verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met
alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het
gemeentebestuur.
Indien een zaak tevens het taakgebied van één of
meer afdelingen raakt of er coördinatiebe-hoefte
of mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die
andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur
resulteren in een eensluidend advies. Zo dit
absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de
primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de
gemeentesecretaris voor ter bespreking in het
hoofdenoverleg.
Het afdelingshoofd beoordeelt of de door de
afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door
het gemeentebestuur vastgelegde kader van
doelstellingen en plannen.
11.VervangingHet afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door
de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger.
Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger
afwezig, dan neemt de secretaris het afdelingshoofd
waar.VOverlegvormen12.Hoofdenoverleg1. Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de
ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de
gemeentesecretaris regelmatig overleg met de loco-secretaris, de
afdelingshoofden en de stafmedewerker financiën. Dit overleg
wordt 'Hoofdenoverleg' genoemd.2. Het hoofdenoverleg heeft tot taak:
de coördinatie van en advisering over het personeels- en
organisatiebeleid;
de onderlinge afstemming van de stijlen en
leidinggeven;
de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen
onderling en in relatie tot het bestuur;
de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang
van de werkzaamheden;
de informatie-uitwisseling van algemene
(gemeenschappelijke) zaken;
de zorg voor de beleidsintegratie binnen de
organisatie;
de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het
gemeentebestuur;
de totstandkoming van een taakgerichte cultuur;
tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
overige zaken, die voor meer afdelingen van belang
zijn.
In het hoofdenoverleg hebben de gemeentesecretaris, de
loco-secretaris, de afdelingshoofden en de
stafmedewerker financiën zitting. De gemeentesecretaris
is voorzitter. Afhankelijk van de te bespreken
onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter
aan het overleg deelnemen.
De vergaderingen van het hoofdenoverleg vindt in de
regel wekelijks plaats.
De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek
van de deelnemers kunnen agendapunten worden
ingebracht.
Het overleg is raadgevend en laat de
verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd
onverlet.
Van de vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. De
afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het
besprokene naar de afdelingen.
De leden worden vervangen door hun vervangers of bij
afwezigheid van dezen, door een door het lid in overleg
met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De
vervanger van de gemeentesecretaris/voorzitter is de
loco-secretaris, al dan niet tevens afdelingshoofd. Het
hoofdenoverleg is voorts nog eindverantwoordelijk
voor:
het management van de ambtelijke organisatie;
de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen.
13.Afdelingsoverleg
Ter bewaking van de eenheid in advisering door de
afdeling en ter bevordering van de onderlinge
coördinatie wordt afdelingsoverleg gevoerd.
Het afdelingsoverleg heeft tot taak:
doorkoppeling van het besprokene in het hoofdenoverleg
en bespreking van de vergaderingen van het
gemeentebestuur; planning en coördinatie van de
werkzaamheden van de afdeling;
het bespreking en aanpakken van nieuwe zaken;
het bespreken van personeelsbeleid;
overige zaken.
Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw
van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen
aanleiding zijn voor het afdelingshoofd, gehoord de
gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de
afdeling overleg te voeren.
Het afdelingoverleg vindt minimaal éénmaal per twee
weken plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van
de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd
van de afdeling, gehoord de gemeentesecretaris, te
besluiten minder frequent te overleggen.
Het afdelinghoofd draagt zorg voor de agendering van
stukken. Hij zit het overleg voor. Op verzoek kunnen
medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen.
Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De
medewerkers van de afdeling en de deelnemers aan het
hoofdenoverleg krijgen een kopie van het verslag.
14.Overlegafdelingshoofd met
portefeuillehouder
Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de
portefeuillehouder over:
wat in het hoofdenoverleg, afdelingsoverleg en in het
bestuur besproken of besloten is;
het voorbereidingen van zaken die op korte termijn voor
een besluit in aanmerking komen;
de voortgang en planning van diverse zaken van de
afdeling/portefeuille;
bespreking van zaken die in het kader van mandatering
problemen geven;
het bespreken van nieuwe zaken voor de
afdeling/portefeuille.
Het overleg vindt minstens éénmaal per twee weken
plaats.
Van het overleg maakt het afdelingshoofd een kort
verslag. Een kopie van het verslag wordt ter hand
gesteld aan de deelnemers van het hoofdenoverleg- en
afdelingsoverleg en aan burgemeester en wethouders, met
vermelding van de punten die naar het oordeel van de
portefeuillehouder en het afdelingshoofd in het
hoofdenoverleg aan de orde moeten worden gesteld.
15.Overleg burgemeester en wethouders -
hoofdenoverlegTen minste één maal per jaar vindt er overleg plaats tussen
burgemeester en wethouders en het hoofdenoverleg over met name
beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw
beleid.6Bestuursopdrachten16.Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een
kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke
organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een
zogenoemde "bestuursopdracht". In een bestuursopdracht geven burgemeester en wethouders in
ieder geval een aanduiding van de probleemstelling en het
beoogde resultaat van de opdracht. Hierbij wordt afhankelijk van
de aard van de bestuursopdracht ingegaan op;
de verhouding tot eventuele bestuurlijke
uitgangspunten;
de procesverantwoordelijkheid;
de inschakeling van andere gemeentelijke
organisatieonderdelen;
de inschakeling van externe instanties;
een raming van de beschikbaar te stellen middelen;
de procedure van besluitvorming;
termijnen;
bevoegdheden;
bij de uitwerking te betrekken materiaal.
VIIMandatering en delegatie17.
Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester
kunnen voor bepaalde categorieën zaken de
gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere
door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven
namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of
stukken te ondertekenen.
Het afdelingshoofd adviseert over het actueel houden van
mandaterings- en delegatiebesluiten.
VIIISlotbepalingen18.CiteerwijzeDeze verordening kan worden aangehaald als de
'Organisatieverordening gemeente Schiermonnikoog'.19.In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt
voorzien door burgemeester en wethouders.20.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de eerste van de maand
volgende waarop deze is vastgesteld.Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Schiermonnikoog op 24
oktober 2000.De raad voornoemd,Voorzitter,Secretaris,