Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en archiefruimten, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
Citeertitel | Archiefverordening Westland 2004 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | De bestuurlijke organisatie van de gemeente |
Deze regeling is vervangen door de Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Westland 2015).
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-07-2015 | 30-07-2015 | intrekking | 30-06-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 22-07-2015 | Onbekend. | |
04-12-2005 | 01-01-2004 | 30-07-2015 | nieuwe regeling | 27-04-2004 Het Hele Westland 22-09-2005 | Besluitenlijst b&w d.d. 02-03-2004, nr 5.6.1 |
De raad van de gemeente Westland;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 maart 2004, nr. 5.6.1
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats enarchiefruimten, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Westland 2004).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
b het besluit het archiefbesluit 1995 (Stb. 671);
c. zorgdrager het college van burgemeester en wethouders van Westland;
d gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
e de archiefbewaarplaats de door de raad overeenkomstig de artikelen 31 en 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
f archiefruimten de door het college overeenkomstig artikel 13 van het besluit aangewezen archiefruimten;
g de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
h beheerder degene die ingevolge artikel 6 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
i beheerseenheid een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
j informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk IV De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders en de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke bescheiden en documentaire verzamelingen,voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn verbonden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij worden overlegd de verslagen die door de gemeentearchivaris zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 22.
Hoofdstuk V Het beheer van de archiefbewaarplaats
De gemeentearchivaris kan in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op- nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Het college neemt aan de hand van de argumenten van de gemeentearchivaris, waarbij ook de omvang van het archief wordt betrokken, de beslissing of archiefbescheiden en documentatie worden opgenomen in de archiefbewaarplaats.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentearchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentearchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentearchivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Hoofdstuk VI Toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De gemeentearchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de gemeentearchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerstvolgende dag na verloop van een termijn van zes weken na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2004.
De volgende verordeningen vervallen:
Archiefverordening Gemeente De Lier 1969, vastgesteld op 18 juni 1969;
Archiefverordening Gemeente 's-Gravenzande 2000, vastgesteld op 30 mei 2000;
Archiefverordening Gemeente Monster 1998, vastgesteld op 28 april 1998;
Archief- en documentatieverordening Naaldwijk 1987, vastgesteld op15 juli 1987;
Archiefverordening Gemeente Wateringen 1996, vastgesteld op 29 oktober 1996;