CVDR56583_1Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethoudersnlregelingVenlo2018-01-09VenloE3-journaal, 10-01-2001Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethoudersGemeentewet, artikel 52college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2001-01-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2001-01-032010-01-01nieuwe regelingOnbekendGeenGeenReglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethoudersAfdeling I Besloten vergaderingenArtikel 1 Tijd en plaats

Vergaderingen vinden in de regel plaats eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag, en voorts zo dikwijls de voorzitter of een van de overige leden van het college dit nodig achten.

De vergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden.

Artikel 2 Oproep en agenda

De vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.

De agenda met bijbehorende vergaderstukken worden in de regel tenminste 2 dagen vóór de vergadering ter kennis van de leden gebracht.

Artikel 3 Agenda

De voorzitter stelt de agenda vast en regelt de orde van de werkzaamheden tijdens de vergaderingen.

Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.

Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten, op voorstel van een lid van het college, onderwerpen die niet geagendeerd zijn terstond in behandeling te nemen.

Artikel 4 PresentielijstDe leden tekenen ter vergadering de presentielijst.Artikel 5 Opening en quorum

De voorzitter opent de vergadering, nadat hem is gebleken dat het door de wet vereiste aantal leden aanwezig is.

Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de nieuwe vergadering, als bedoeld in artikel 56 van de Gemeentewet.

Artikel 6 Besluitenlijst

De ontwerp-besluitenlijst van de vergadering ligt in de regel binnen 2 dagen na de vergadering voor de leden ter inzage.

Bij het begin van de vergadering wordt, zoveel mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

De besluitenlijst moet inhouden:

de namen van de voorzitter, de secretaris, en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren;

een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

de genomen besluiten;

de verklaring van degenen die geacht willen worden te hebben tegengestemd.

De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 7 Voorstellen en amendementen

Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen.

Het college van burgemeester en wethouders beslist of een voorstel, dat buiten de agenda valt, direct in behandeling wordt genomen of op de agenda van de eerstvolgende vergadering wordt geplaatst.

Artikel 8 Beraadslaging

Niet-leden kunnen worden uitgenodigd in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen.

Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 9 Stemming over zaken

Nadat de beraadslaging is gesloten, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

Indien geen stemming wordt gevraagd stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

De stemming geschiedt mondeling.

Artikel 9a Stemming over personen

Indien een lid van het college dat verlangt wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken beslist het lot.

Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaats hebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.

Afdeling II Openbare vergaderingenArtikel 10 Algemeen

Als het college van burgemeester en wethouders zulks wenselijk acht kan een openbare vergadering worden gehouden.

Op een openbare vergadering zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor een besloten vergadering, voor zover in deze afdeling niet anders is bepaald.

Artikel 11 Oproep, agenda en voorstellen

De oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt uiterlijk 10 dagen vóór de vergadering aan de leden toegezonden.

De oproeping bevat tevens de agenda van de vergadering en de te behandelen voorstellen.

De bij deze voorstellen behorende stukken liggen gedurende tenminste één week voor de vergadering ter inzage.

Artikel 12 Openbare kennisgevingDe openbare vergadering wordt door aankondiging op de voor bekendmakingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.Artikel 13 Toehoorders en pers

De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen besproken wordt.

De voorzitter kan degenen, die in strijd met dit artikel handelen, dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen.

Afdeling III PortefeuilleverdelingArtikel 14 Portefeuilleverdeling

Het college van burgemeester en wethouders regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

Dit besluit wordt medegedeeld aan de raad en op de voor bekendmaking in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

Het college van burgemeester en wethouders regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

Het college van burgemeester en wethouders regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

Afdeling IV Overgangs- en slotbepalingenArtikel 15 Uitleg reglementIn de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan, beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de voorzitter.Artikel 16 CiteertitelDit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders".Artikel 17 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 3 januari 2001, onmiddellijk nadat het is vastgesteld.

Op dat tijdstip vervalt het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo vastgesteld bij besluit van 27 mei 1998.

ToelichtingAlgemeenArtikel 54 van de Gemeentewet bepaalt dat de collegevergaderingen in principe met gesloten deuren worden gehouden. De wetgever acht dit van belang omdat het beraad in het college - waarin in een open sfeer over veelal nog onvoldragen standpunten en voorstellen gesproken moet kunnen worden - zich in het algemeen niet leent voor openbaarheid. In het systeem van artikel 54 kan evenwel het college van burgemeester en wethouders zelf bepalen in welke gevallen er wel en wanneer er geen openbaarheid zal zijn.In het voorliggend reglement wordt er van uitgegaan dat alleen bij uitzondering openbaar zal worden vergaderd. Afdeling II bevat hiervoor enkel aanvullende bepalingen.De raad mist de bevoegdheid om algemene regels, als bedoeld in artikel 148 Gemeentewet, te stellen ten aanzien van de openbaarheid en andere aspecten van collegevergaderingen.Afdeling I Besloten vergaderingenArtikel 1 Tijd en plaatsArtikel 53, eerste lid Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college van burgemeester en wethouders heeft bepaald, dag en plaats van de vergaderingen van het college en het tijdstip van de opening vaststelt.Artikel 2 en 3 Oproep en agendaGekozen is vanwege het veelal informele karakter van de collegevergaderingen voor een zo min mogelijke formele structurering en een zo beknopt mogelijke reglementering van de vergaderingen.De voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders geschiedt door de voorzitter (burgemeester). De instructie voor de gemeentesecretaris bepaalt dat de secretaris de voorzitter ter zijde staat bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.Artikel 4 en 5 Presentielijst, opening en quorumIngevolge artikel 56 Gemeentewet kan slechts worden beraadslaagd en besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te leggen dat het vergaderquorum aanwezig is.Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester onder verwijzing naar artikel 56 opnieuw een vergadering. Voor deze vergadering geldt niet het vergaderquorum, althans niet voor aangelegenheden waarvoor de eerdere vergadering was belegd.Artikel 6 BesluitenlijstGekozen is voor een besluitenlijst in plaats van voor notulen. Aan een uitgebreide verslaglegging, zoals voor vergaderingen van de gemeenteraad, bestaat geen behoefte. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opmaking van de besluitenlijst. In zijn instructie zijn hiervoor en voor zijn overige taken t.a.v. (vergaderingen van) het college van burgemeester en wethouders bepalingen opgenomen.Artikel 7 Voorstellen en amendementenDeze bepaling bevestigt het recht van elk lid van het college om zonodig zelf een voorstel te doen c.q. een wijzigingsvoorstel in te dienen.Artikel 8 BeraadslagingDeze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 57 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Als de gemeentesecretaris wordt uitgenodigd om aan de beraadslagingen deel te nemen, is deze bepaling ook voor hem van toepassing.Artikel 9 Stemming over zakenIndien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet een mondelinge stemming plaats vinden. Bij staking van stemmen bepaalt artikel 59 Gemeentewet dat de voorzitter beslist.Artikel 10 AlgemeenZie voor een toelichting op het houden van openbare collegevergaderingen de rubriek "Algemeen" (voorafgaand aan Afdeling I).Op een openbare vergadering zijn, voor zover in deze afdeling daarvan niet is afgeweken, de vergaderregels van besloten vergaderingen van toepassing.Artikel 11 Oproep, agenda en voorstellenIn afwijking van een besloten vergadering is voor een openbare vergadering een schriftelijke oproeping vereist.Omdat voor het houden van een dergelijke vergadering steeds een expliciet besluit van het college van burgemeester en wethouders nodig is, en deze vergadering slechts bij uitzondering zal plaats vinden, is er voldoende tijd beschikbaar om de vergaderstukken tijdig voor te bereiden en aan de leden te bezorgen.Artikel 12 Openbare kennisgevingArtikel 53, tweede lid Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester dag en plaats van de te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend maakt. Voor de wijze van bekendmaking is aansluiting gezocht bij de in de gemeente voor bekendmakingen gebruikelijke wijze van openbare kennisgeving.Artikel 13 Toehoorders en persDit artikel bevat enkele bepalingen die van belang zijn voor de voorzitter bij handhaving van de orde in openbare vergaderingen.AFdeling III PortefeuilleverdelingArtikel 14In de Gemeentewet wordt het beginsel van collegialiteit voor het bestuur van burgemeester en wethouders gehandhaafd. De mogelijkheid van verlening van mandaat in artikel 168 Gemeentewet aan een lid van het college, doet aan dit beginsel geen afbreuk, omdat mandaattoepassing de verantwoordelijkheid van de mandaatgever (college) onaangetast laat.Het aanbrengen, om redenen van doelmatigheid, van een zekere taakverdeling tussen de collegeleden door middel van portefeuilleverdeling, doet ook geen afbreuk aan deze collegiale verantwoordelijkheid.Portefeuilleverdeling is formeel een aangelegenheid, die het college zelf dient te regelen. In de praktijk maakt de portefeuilleverdeling veelal deel uit van de convenantbesprekingen over collegevorming. Overigens de raad is niet bevoegd omtrent de portefeuilleverdeling regels te stellen; immers portefeuilleverdeling betreft niet een bij of krachtens de wet verleende bevoegdheid.