| Organisatie | Venlo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling post- en archiefzaken voor groepen |
| Citeertitel | Regeling post- en archiefzaken voor groepen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-01-2001 | 01-01-2012 | nieuwe regeling | 03-01-2001 E3-journaal, 10-01-2001 |
Onder "groep" wordt in deze regeling verstaan een commissie of een stuur-, werk, contact- of projectgroep, bestaande uit bestuurders en/of ambtenaren dan wel ambtenaren alleen.
Archiefbescheiden van de groep zijn alle vergaderstukken en de door en vanwege de groep zelfstandig gevoerde correspondentie.
Zowel de controle op de verblijfplaats als op de voortgang en afdoening van de stukken berust bij de met het archiefbeheer belaste persoon binnen de groep.
Van alle bescheiden dient één origineel getekend of anderszins als archiefstuk gemerkt exemplaar bewaard te worden in het archief van de groep.
Het archief van de groep dient onverwijld na beëindiging van de werkzaamheden van de groep of zoveel eerder als voor een goed archiefbeheer nodig is, te worden overgebracht naar het archief van de autoriteit casu quo het orgaan, aan welke groep rapporteert en/of adviseert.
Voor een goede archiefvorming is het van belang te weten welke groep het betreft. Onduidelijkheid over naam en dergelijke werkt vergissingen in de hand.
Wanneer bekend is wie de verantwoordelijkheid draagt voor het archiefbeheer in de groep, kan voor de nodige assistentie worden gezorgd vanuit de afdeling registratuur van het orgaan, waartoe die persoon behoort.
Doordat van vergaderstukken veel kopieën worden gemaakt en verzonden, zal - zeker met het oog op vernietiging - duidelijk moeten zijn of een stuk een te bewaren archiefexemplaar is danwel een kopie.
Meestal zal een archief van een groep bestaan uit vergaderstukken en kan worden volstaan met een chronologische ordening. Indien zelfstandig wordt gecorrespondeerd door de groep, is het wél belangrijk daarin een zaaksgewijze ordening toe te passen.
De gevormde en de overgedragen archieven moeten als zelfstandig onderdeel van het archief van het orgaan worden opgenomen.
Het toezicht van de gemeente-archivaris op het beheer is hierbij nog eens benadrukt.