CVDR56558_1Organisatieverordening gemeente Venlo 2001nlregelingVenlo2018-01-09VenloE3-journaal, 03-01-2001Organisatieverordening gemeente Venlo 2001Gemeentewet, artikelen 103, tweede lid en 159gemeenteraadbestuur en recht2001-01-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2001-01-012012-01-01nieuwe regelingonbekendGeenGeenOrganisatieverordening gemeente Venlo 2001Gelet op de artikelen 103, tweede lid en 159 van de Gemeentewet en de Wet tot samenvoeging van de gemeenten Venlo, Tegelen en Belfeld.Hoofdstuk 1 Structuur en besturingsmodel van de ambtelijke organisatieParagraaf 1 StructuurArtikel 1

Het ambtelijke apparaat van de gemeentelijke Venlo is ingedeeld in organisatieonderdelen. Deze organisatieonderdelen worden aangeduid met de algemene benamingen dienst, afdeling en sectie.

Het college van burgemeester en wethouders en het Managementteam kunnen besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider.

Artikel 2 Samenhang documenten

De orde van de organisatie (structuur, management, werkwijze en processen) wordt vastgelegd in

organisatieverordening;

besturingsmodel;

organisatiebeschrijvingen per dienst;

dienstplannen;

afdelingsplannen.

Organisatieverordening en besturingsmodel leggen gezamenlijk structuur en verhoudingen van de organisatie vast. De organisatieverordening bevat alle formele bepalingen; het besturingsmodel werkt deze nader uit, licht ze toe, beschrijft ze in onderlinge samenhang. Beide stukken worden door de raad vastgesteld.

De organisatie beschrijvingen werken de organisatieverordening en het besturingsmodel uit voor de middellange termijn. In de beschrijvingen vindt een verdere uitwerking plaats van integraal management en kwaliteitszorg, de specifieke relaties tussen diensten en de orde binnen de dienst. Het college van burgemeester en wethouders stellen de organisatiebeschrijvingen vast, op advies van het managementteam.

De dienstplannen bevatten de korte termijn planning van de dienst. In de dienstplannen wordt aangegeven hoe de producten overeenkomstig de spelregels van de organisatiebeschrijving worden vervaardigd en geleverd.

worden door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld op advies van het managementteam.

De afdelingsplannen bevatten de korte termijnplanning van de afdeling, waarin per afdeling organisatiebeschrijving en producten aan elkaar worden gekoppeld. Zij vormen de basis voor de dienstplannen en worden vastgesteld door het managementteam.

Artikel 3

Als diensten, bedoeld in artikel 1, worden ingesteld:

de dienst Concern;

de dienst Stadsbeleid;

de dienst Stadsbeheer;

de dienst Publiekszaken en Facilitaire Zaken;

de dienst Brandweer.

Structuur en taken zijn omschreven in het besturingsmodel.

Deze structuur is vastgelegd in een organogram voor de hele organisatie en voor de afzonderlijke diensten, opgenomen in bijlage 1.

Artikel 4

Het algemene beheer van een dienst berust bij het college van burgemeester en wethouders.

Onder toezicht van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijkse beheer opgedragen aan het hoofd van dienst.

Artikel 5Indien bij afzonderlijke verordening een commissie als bedoeld in de artikelen 82 e.v. van de Gemeentewet wordt ingesteld, die belast is met het beheer van een dienst of een onderdeel daarvan, mogen in die verordening of in dat besluit geen bepalingen voorkomen die de bevoegdheden van de in deze verordening genoemde functionarissen aantasten.Paragraaf 2 BesturingsprincipesArtikel 6 Integraal management als sturingsfilosofie

De raad stuurt op hoofdlijnen, geeft burgemeesters en wethouders de beleidsrichting aan, wordt daarover geïnformeerd, stuurt zo nodig tussentijds bij, stelt middelen ter beschikking, beoordeelt resultaten en effecten en rekent af.

Burgemeester en wethouders sturen op basis van ‘contracten’ (beheersbegrotingen) de organisatie aan. In deze begrotingen wordt vastgelegd welke producten, in termen van kwantiteit en kwaliteit, de organisatie moet realiseren en welke middelen hiervoor ter beschikking worden gesteld.

beheersbegrotingen zijn de basis voor de mandatering, de informatievoorziening en het afrekenen op basis van prestaties.

De organisatie wordt gestuurd op grond van het principe van integraal management, zoals vastgelegd in het besturingsmodel.

De afdelingshoofden zijn de integraal manager: aan hen worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden toebedeeld, die verband houden met het vervaardigen van complete producten en diensten, waarin beleidsvoorbereiding, -advisering en -uitvoering zijn geïntegreerd.

De aanwijzing tot integraal manager laat onverlet de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, directeuren en concerncontroller, zoals in deze verordening nader bepaald.

De onderdelen van de gemeentelijke organisatie die belast zijn met facilitaire ondersteuning of die belast zijn met de levering van deelproducten maken met de productverantwoordelijke afdelingen vooraf afspraken over de kwantiteit, kwaliteit en prijs van de dienstverlening.

Artikel 7De organisatie wordt bestuurd op basis van de principes van kwaliteitszorg die kwaliteit van product en proces borgen. Het managementteam draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van een instrumentarium.Hoofdstuk 2 De gemeentesecretarisParagraaf 1 PositieArtikel 8

De gemeentesecretaris is bestuursondersteuner en als zodanig de leider van de organisatie. Hij voert de leiding uit tezamen met de directeuren, waarmee hij een managementteam vormt.

Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de directeuren, afdelingshoofden en de concerncontroller heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

een voldoende kwaliteit van de ambtelijke integrale advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid (planning en control); De uitvoering van planning en control is opgedragen aan de concerncontroller;

de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

de realisering van integraal management door afdelingshoofden;

de totstandkoming van vastgestelde standaards van kwaliteitszorg;

een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijke apparaat;

het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijke apparaat;

de taken die bij het managementteam berusten;

het goed functioneren van het managementteam;

het tijdig en voldoende informeren van de ondernemingsraad over de algemene gang van zaken van de onderneming en het bespreken met de ondernemingsraad van de voorgenomen besluiten die hem om advies of instemming moeten worden voorgelegd.

De gemeentesecretaris ondersteunt de bestuursorganen, is voorzitter van het managementteam (MT) en bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan, die de gemeentesecretaris vervangen (loco-gemeentesecretaris).

Artikel 9

De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

De gemeentesecretaris dient hiervan het diensthoofd in kennis te stellen, tenzij het het diensthoofd zelf betreft.

Artikel 10

De gemeentesecretaris wordt benoemd en ontslagen door de raad met inachtneming van de bepalingen zoals in de gemeentewet bepaald.

De directeuren van de diensten, de adjunct-gemeentesecretaris en de concerncontroller worden benoemd en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders. De gemeentesecretaris bevordert het tot stand komen van de voordrachten ter zake aan het college van burgemeester en wethouders.

Tot het doen van een aanbeveling voor de benoeming van de gemeentesecretaris, wordt niet overgegaan dan nadat, advies is ingewonnen ingevolge artikel 30 van de Wet op de ondernemingsraden.

Paragraaf 2 Gemeentesecretaris in relatie met bestuursorganenArtikel 11

De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis hebben genomen, voor zover bedoelde leden in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk, met de wens van de verzoeker rekening wordt gehouden.

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van Orde voorziene initiatieven van leden van de raad.

Het college van burgemeester en wethouders stelt met betrekking tot het bepaalde in het tweede en derde lid nadere regelingen vast. Het college hoort daaromtrent eerst de functionele raadscommissie.

De gemeentesecretaris staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergadering van de raad.

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat van vergaderingen van de raad verslag wordt gemaakt en een presentielijst wordt opgesteld.

De gemeentesecretaris wijst ambtenaren aan die onder zijn toezicht het secretariaat vervullen van de commissies als bedoeld in de artikelen 82 tot en met 94 van de Gemeentewet.

Artikel 12

De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van burgemeester en wethouders. Ter uitvoering van deze taak worden adviezen - alvorens deze aan het college van burgemeester en wethouders ter besluitvorming worden voorgelegd - beoordeeld door de gemeentesecretaris. Hij kan zich laten bijstaan door een door hem aan te wijzen ambtenaar.

Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van het proces en voor besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat tijdens de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college van burgemeester en wethouders aan de gemeentesecretaris nadere richtlijnen geven.

Artikel 13

De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren als collegiaal bestuur van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 14Tenzij bij afzonderlijke verordeningen of bij afzonderlijk besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 12 en 13 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken, ten aanzien van door de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat het stellen van nadere regelen en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college van burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.Hoofdstuk 3 De ambtelijke organisatieParagraaf 1 Ambtelijk apparaat en uitoefening van bestuursbevoegdheid, delegatie en mandaatArtikel 15

Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college van burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden mandateren aan de gemeentesecretaris, de directeuren van de diensten en de concerncontroller. Burgemeester en wethouders kunnen de in dit lid bedoelde mandataris toestaan ondermandaat te verlenen aan hen ondergeschikte ambtenaren (zie mandaatbesluiten).

Onder dezelfde als de in het eerste lid vermelden voorwaarden, kunnen burgemeester en wethouders afdoenings- of ondertekeningsmandaat verlenen aan andere ambtenaren, met dien verstande dat de mandaatverlening niet plaats vindt zonder instemming van de gemeentesecretaris. De laatste volzin van het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders uitgeoefend.

Het college van burgemeester en wethouders geeft te dien aanzien nadere aanwijzingen.

Indien het college van burgemeester en wethouders van de in het eerste lid bedoelde mogelijkheid gebruik maakt, doet het college daarvan mededeling aan de functionele raadscommissie.

Het college van burgemeester en wethouders verwerkt zijn besluiten tot het verlenen van mandaat in een publicatie die voor een ieder ter inzage wordt gelegd.

Artikel 16Het bepaalde in artikel 15 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.Artikel 17De bevoegdheden op basis van de Wet op de Ondernemingsraden worden gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders.Paragraaf 2 Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het ambtelijk apparaatArtikel 18

Het aan de gemeentesecretaris respectievelijk de directeuren opgedragen dagelijks beheer van de dienst omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de dienst.

Die verantwoordelijkheid omvat de zorg voor het doen functioneren van integraal management als sturingsfilosofie, inclusief het functioneren van de afdelingshoofden als integraal managers.

Tot het dagelijks beheer van de dienst wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

Paragraaf 3 Procedures en spelregelsArtikel 19Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college van burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.Artikel 20

Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de dienst tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een dienst uitstrekt en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 1, lid 2, wijst de gemeentesecretaris een dienst aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

De aangewezen dienst is verantwoordelijk voor het leveren van een integraal product.

Artikel 21De advisering aan de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie geschiedt vanuit een integere, betrouwbare en onafhankelijke professionaliteit.Paragraaf 4 ManagementteamArtikel 22De gemeente kent een managementteam, dat de verantwoordelijkheid draagt voor de strategische en integrale beleidsontwikkeling en de bedrijfsvoering. De leden zijn primair op die taak aanspreekbaar.Artikel 23

Het managementteam (MT) van de organisatie bestaat uit de gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris en de directeuren. De concerncontroller heeft als adviseur zitting.

Zijn advies komt in het advies van het managementteam tot uitdrukking. Ter vervulling van haar taken voert het managementteam regelmatig overleg.

De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.

In geval van afwezigheid van de voorzitter van het managementteam treedt het door een managementteam uit haar midden aan te wijzen lid als voorzitter op.

Het managementteam heeft een secretaris.

De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen vast. De leden kunnen punten voordragen voor agendering bij de voorzitter of de secretaris. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam.

Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om haar taken te kunnen vervullen.

De verslagen van het managementteam worden opgesteld door de secretaris en na akkoord van de voorzitter verspreid in de organisatie en aan het college van burgemeester en wethouders toegezonden.

Voor zover de voorzitter van het managementteam zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt hij in overleg met de directeuren en de concerncontroller procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van het managementteam.

Indien in het managementteamoverleg geen overeenstemming wordt bereikt over verdere beleidsvoorbereiding of beleidsuitvoering van een zaak, zal de gemeentesecretaris nadere aanwijzingen geven.

Artikel 24

Het managementteam is, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris en diens taak, belast met:

het adviseren ten behoeve van de gemeentesecretaris;

het bevorderen van het integraal en als eenheid functioneren van de diensten;

het coördineren van de processen van beleidsvoorbereiding, vorming en uitvoering;

de beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen in aangelegenheden van strategische aard en die op het terrein van planontwikkeling;

het vormgeven van en het inhoud geven aan het middelenbeleid alsmede het uniform en gezamenlijk uitvoeren van het gemeentelijk middelenbeleid;

het invullen van de planning- en controlcyclus (begroting, rekening en rapportage);

het bevorderen van een cultuur in de organisatie, die is gebaseerd op integraal management en kwaliteitszorg;

het doen implementeren, uitvoeren en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem in de organisatie;

het bevorderen van de kwaliteit van de arbeid in de organisatie;

het bevorderen en onderhouden van inspraak, werkoverleg en medezeggenschap van het personeel.

De in het eerste lid, sub a, b en c vermelde taakgebieden omvatten onder meer als deeltaken:

de sturing en beheersing van projecten;

de planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen;

de zorg voor het permanente onderhoud van de structuur en de cultuur van de organisatie en het waar nodig op gang brengen van veranderingsprocessen;

het waarborgen van een goede afstemming tussen beleidsvorming en uitvoering.

Het in het eerste lid, sub d. vermelde taakgebied omvat onder meer als deeltaken:

het aangeven van langere termijn ontwikkelingen;

het formuleren van en adviseren over keuzes, kosten en alternatieven;

de advisering over bestuursopdrachten;

de coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

de vertaling van bestuursbesluiten in concrete plannen van aanpak voor de ambtelijke organisatie;

de advisering aan burgemeester en wethouders over het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden.

De in het eerste lid, sub e en f vermelde taakgebieden omvatten onder meer als deeltaken:

de advisering aan burgemeester en wethouders over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid, zoals het personeelsbeleid, financieel beleid en het informatisering- en automatiseringsbeleid;

de coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;

doen zorg dragen voor de huisvesting van de organisatie en de inrichting van de gebouwen.

De in het eerste lid sub g en h en i vermelde taakgebieden omvatten onder meer als deeltaken:

het formuleren van de kaders van integraal management en het bevorderen van kennis en werkervaring er mee;

het introduceren en implementeren, inclusief opleiding en training van een systeem van kwaliteitszorg waarin tevredenheid van burger, klant, personeel en bestuur centraal staan.

De in het eerste lid sub j vermelde taak omvat onder meer als deeltaken:

het regelen van een optimale structuur en cultuur van inspraak en overleg (OR en werkoverleg);

het scheppen van een sfeer waarin medezeggenschap en vanzelfsprekend onderdeel is van overleg, advies en besluitvorming.

Omtrent de in dit artikel genoemde taken brengen de directeuren gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.

Paragraaf 5 DienstenArtikel 25

Met inachtneming van door het college van burgemeester en wethouders gestelde regelingen treft het diensthoofd de maatregelen en voorzieningen, die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn dienst opgedragen taken nodig acht.

Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college van burgemeester en wethouders.

Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel betreffende het intern beheer van een dienst, brengt de directie van de dienst dan wel de dienstcontroller ter kennis van het managementteam en de concerncontroller.

Het voorgaande laat onverlet de bevoegdheden van de ondernemingsraad op grond van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 26

De directeuren zijn verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van dienstplannen.

De directeuren zijn verantwoordelijk voor een goede coördinatie tussen de afdelingen in de eigen dienst en voor de juiste afstemming met de andere directeuren, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering van het beleid.

De directeuren zijn functioneel en inhoudelijk verantwoordelijk voor het functioneren van hun afdelingshoofden.

De directeuren hebben de zorg voor goede communicatie met de hoofden van hun afdelingen.

De directeuren dragen er zorg voor dat de afdelingshoofden hun verantwoordelijkheid als integraal manager kunnen realiseren. Zij scheppen de randvoorwaarden, stellen instrumenten en middelen beschikbaar en dragen de verantwoordelijkheid voor een positieve houding en faciliteit afdelingshoofden.

De directeuren dragen er zorg voor dat specifieke taken, door het gemeentebestuur opgedragen aan hoofden van afdelingen, onderscheidenlijk, voor zover van hen afhangt, aan overige medewerkers, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

Artikel 27

Periodiek en in elk geval op nader door het college van burgemeester en wethouders aan te geven tijdstippen legt het diensthoofd aan het college van burgemeester en wethouders verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer. Hij brengt hiertoe aan hen een managementrapport uit. Indien aan het diensthoofd taakopdrachten zijn verstrekt als bedoeld in artikel 6, wordt in het managementrapport op het verloop van die opdracht ingegaan.

Het college van burgemeester en wethouders stelt nadere regelingen vast omtrent de inrichting van het managementrapport.

Artikel 28

De hoofden van afdelingen als integraal manager zijn belast met de integrale leiding van hun afdeling binnen de kaders en randvoorwaarden van deze verordening en andere regelgeving. Zij nemen daarbij de aanwijzingen en instructies van het managementteam, de concerncontroller en de directeuren van de desbetreffende dienst bijzonder in acht.

De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de opstelling van afdelingsplannen.

De hoofden zijn belast met voortgangs- en afdoeningsbewaking en de controle daarop.

De hoofden zijn belast met het krediet- en budgetbeheer, alsmede met de bewaking daarvan.

Bij de hoofden berust de verantwoordelijkheid voor de vaktechnische kwaliteit en integraliteit van advisering, rapportage en uitvoering, alsmede voor de afdoening van correspondentie.

Het managementteam en in het bijzonder de directeuren van de desbetreffende dienst kan (kunnen), onder goedkeuring van burgemeester en wethouders, nadere regels stellen voor de uitoefening van taken en bevoegdheden van de hoofden van afdelingen.

Het managementteam bevordert, voor zo veel van hen afhangt, het verlenen aan de hoofden van de afdelingen van de voor hun functioneren noodzakelijke mandaten en ondermandaten, als bedoeld in artikel 15.

Artikel 29

Het hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor een goede coördinatie op de afdeling en de inhoudelijke en integrale advisering via gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur. Integrale advisering impliceert een tijdige betrokkenheid van alle bestuurlijke en ambtelijke functionarissen. De gemeentesecretaris stelt ter zake regels vast.

Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

Het hoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het gemeentebestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

Het hoofd is verantwoordelijk voor een goed functionerend werkoverleg.

Het hoofd is verantwoordelijk voor het personeel van de afdeling, de juiste en tijdige advisering en rapportage over de personele bezetting.

Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede voortgangs- en kwaliteitsbewaking van de dienstverlening.

Artikel 30

Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het hoofd van de afdeling en de betrokken medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het hoofd bepalend. Bij fundamentele aangelegenheden komt de visie van de medewerker in de nota tot uiting.

Het hoofd van de afdeling draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies, zo mogelijk met alternatieven, volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

Indien een zaak tevens het taakgebied van een of meer andere organisatieonderdelen raakt of wanneer coördinatiebehoeften of - mogelijkheden aanwezig zijn, draagt het hoofd er zorg voor dat artikel 28 toepassing vindt.

Het hoofd van de afdeling beoordeelt of de door de afdeling uit te brengen adviezen passen in de door het gemeentebestuur vastgelegde kaders van beleid, doelstellingen en planningen.

Paragraaf 6 OverlegvormenArtikel 31

Periodiek vindt beleidsoverleg (BO) plaats tussen het college van burgemeester en wethouders en het managementteam.

Het beleidsoverleg is in het bijzonder gericht op:

belangrijke, strategische onderwerpen, waaronder bestuursopdrachten die het college van burgemeester en wethouders in zijn totaliteit aangaan;

de producten van de Planning en Control-cyclus;

de managementrapportages die de gemeentesecretaris en directeuren eenmaal per vier maanden aanbieden aan het college van burgemeester en wethouders.

Agendering van onderwerpen geschiedt op verzoek van het college van burgemeester en wethouders of van het managementteam. Het college van burgemeester en wethouders en het managementteam overleggen in het beleidsoverleg op basis van gelijkwaardigheid van inbreng, met inachtneming adviserende rol van het managementteam en de besluitvormende voorwaarden van burgemeester en wethouders.

Artikel 32

De leden van het college van burgemeester en wethouders voeren vanuit hun portefeuille verantwoordelijkheden regelmatig overleg met de betrokken hoofden van afdelingen. In overleg met het betrokken lid van het college van burgemeester en wethouders kan het betrokken afdelingshoofd andere ambtenaren aanwijzen die mede deelnemen aan dit overleg.

De deelnemers bepalen gezamenlijk de frequentie van het overleg.

Van het overleg wordt door de zorg van het betrokken hoofd van de afdeling een kort verslag met afsprakenlijst gemaakt. Een kopie daarvan wordt ter hand gesteld aan de deelnemers van het overleg, alsmede aan de directeuren van de dienst waar de betrokken afdeling toe behoort.

Indien naar het oordeel van het betrokken lid van het college van burgemeester en wethouders besproken punten behandeld dienen te worden in het managementteam, wordt tevens een kopie ter hand gesteld aan de voorzitter van het managementteam, met vermelding van de punten die naar het oordeel van het lid van het college van burgemeester en wethouders behandeling behoeven in het managementteam

De directeur van de dienst is bevoegd aan het overleg deel te nemen.

Artikel 33

Er is een controllersoverleg waaraan concerncontroller als voorzitter en dienstcontrollers deelnemen.

Het controllersoverleg adviseert aan het MT over de ontwikkelingen en implementatie van het instrumentarium voor planning en control op het gebied van Personeel, Informatie, Organisatie en Financiën.

Het controllersoverleg stemt de uitvoering van het middelenbeleid af (inclusief de daartoe behorende tijdsplanning).

Het controllersoverleg fungeert als overlegplatform met betrekking tot overwegingen en besluiten van het MT en het gemeentebestuur.

Hoofdstuk 4 Financieel management en de administratieve organisatie van de gemeenteArtikel 34 De gemeentesecretaris en directeurenDe gemeentesecretaris en directeuren zijn verantwoordelijk voor de totale kwaliteit van de door hen bij het college van burgemeester en wethouders ingediende voorstellen met betrekking tot beleid en uitvoering. In het bijzonder gaat het daarbij om de integraliteit, de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid.Artikel 35 De concerncontrollerDe concerncontroller:

is - met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, de directeuren en de integrale managers - in het bijzonder belast met de coördinatie en evaluatie van de effectiviteit van het gemeentelijk beleid en de beleidsinzet, in relatie tot de beleidsdoelstellingen, alsmede het gemeentelijk middelenbeleid;

is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren, coördineren en toetsen van een gemeentebreed besturingsbeleid met overeenkomstige instrumenten op het gebied van Personeel, Informatie, Organisatie en Financiën;

heeft een toetsende verantwoordelijkheid ten aanzien van de rechtmatigheid en doelmatigheid met betrekking tot dienstonderdelen, onverlet de eigen verantwoordelijkheid daarvoor van het betreffende management;

adviseert aan het college en het Managementteam ten aanzien van het middelenbeleid en -beheer;

ondersteunt en adviseert de gemeentesecretaris ten behoeve van diens eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de organisatie als geheel;

in situaties waar de rechtmatigheid en doelmatigheid van het middelenbeleid en -beheer in relatie tot de bestuurlijke doelstellingen in geding zijn, kan de concerncontroller zich rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden.

Artikel 36 De dienstcontrollerDe dienstcontroller:

is, onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeur, binnen de dienst verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren, coördineren en toetsen van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methoden, gericht op de doelmatige besteding van middelen en de verantwoording hiervan, voor zover niet geregeld in de concernvoorschriften en -richtlijnen;

ondersteunt en adviseert de directeur ten behoeve van diens eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de dienst;

is functioneel verantwoording verschuldigd aan de concerncontroller en ondersteunt en adviseert deze met betrekking tot de ontwikkeling van gemeentebreed te hanteren instrumentarium voor planning en control;

geeft leiding aan het bedrijfsbureau van de dienst;

in situaties waar de rechtmatigheid en doelmatigheid van het middelenbeleid en -beheer in geding zijn, kan de dienstcontroller zich wenden tot het college van burgemeester en wethouders, door tussenkomst van de concerncontroller.

Artikel 37 Het bedrijfsbureauHet bedrijfsbureau:

is verantwoordelijk voor de totstandkoming van diverse dienstproducten uit de budgetcyclus, signaleert afwijkingen ten aanzien van budgetten en kredieten en is verantwoordelijk voor de reserves en voorzieningen van de dienst;

onderhoudt contacten met de centrale financiële administratie gericht op een juiste vastlegging van financiële gegevens en het genereren van managementinformatie;

ondersteunt en adviseert de directeur en het dienstmanagement inzake het middelenbeleid en -beheer, binnen de hiervoor vastgesteld concernvoorschriften en -richtlijnen.

Artikel 38 De centrale financiële administratieDe centrale financiële administratie is verantwoordelijk voor het systematisch verzamelen, vastleggen, bewerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.Artikel 39

Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet stelt de raad bij afzonderlijke verordeningen regels vast met betrekking tot de organisatie van en de controle op de administratie en van het beheer van vermogenswaarden.

De regels uit het vorige lid zijn vastgelegd in de beheersverordening en de controleverordening.

Het college van Burgemeester en wethouders geeft ten aanzien van de bedoelde verordeningen nadere regels door middel van uitvoeringsbesluiten en instructies voor functionarissen belast met de in het eerste lid bedoelde verantwoordelijkheden en taken.

Hoofdstuk 5 Deelname in gemeenschappelijke regelingen en overige rechtspersonenArtikel 40Bij het besluit van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en wethouders of van de burgemeester, waarin wordt besloten tot het aangaan van een gemeenschappelijk regeling, of waarbij wordt besloten tot het oprichten van of deelnemen aan een rechtspersoon als bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet, wordt bepaald welke organisatieonderdelen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur, ondersteunende werkzaamheden verrichten.Artikel 41De vertegenwoordigers van het gemeentebestuur en de in artikel 40 aangewezen organisatieonderdelen bevorderen, voor zover mogelijk en voor zo veel van hen afhangt, dat het beheer van de rechtspersonen die de gemeente heeft opgericht of waaraan zij deelneemt, plaatsvindt alsof die rechtspersonen organisatieonderdelen zijn in de zin van deze verordening.Artikel 42Zij, die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig college van een rechtspersoon, zijn verplicht om op nader door het orgaan, dat de betrokken vertegenwoordiger heeft benoemd of aangewezen, te bepalen wijze regelmatig verslag uit te brengen omtrent hun werkzaamheden in dat bestuur.Hoofdstuk 6 Slot- en overgangsbepalingenArtikel 43

Voor 1 januari 2002, of zoveel eerder als hij redenen daartoe aanwezig acht, brengt de gemeentesecretaris aan burgemeester en wethouders een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. Vervolgens brengt hij een zodanig rapport om de twee jaar uit en bovendien op ieder tijdstip, wanneer hij zulks nodig acht. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld tengevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.

Burgemeester en wethouders brengen het in het eerste lid bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezeld van het door hen daarover ingenomen standpunt.

De in het eerste lid bedoelde rapporteren het standpunt van burgemeester en wethouders als bedoeld in het tweede lid vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp van bespreking in de ondernemingsraad en in de Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken.

Artikel 44

Voor zover dit nodig is, kunnen door burgemeester en wethouders voor bepaalde aangewezen organisatieonderdelen of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.

Zij gaan daartoe niet over dan nadat zij de gemeentesecretaris en, onderscheidenlijk het managementteam in de gelegenheid hebben gesteld van hun gevoelen te doen blijken.

Artikel 45

Voor zover uit deze verordening taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden in de voormalige gemeenten Venlo, Tegelen en Belfeld waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.

Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van deze verordening te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regelen en instructies, die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 46Voor zover in enige verordening de benoeming van ambtenaren in een bepaalde functie is opgedragen aan de raad, en daarvan in deze verordening wordt afgeweken, vindt benoeming van ambtenaren in functies plaats overeenkomstig het bepaalde in deze verordening.Artikel 47

Alle naast de organisatieverordening geldende verordening, regelingen en besluiten, die betrekking hebben op de organisatie, moeten met ingang van de inwerkingtreding van de organisatieverordening worden gelezen overeenkomstig het bepaalde in de organisatieverordening, totdat deze regelingen of besluiten zijn gewijzigd of ingetrokken.

Met ingang van de datum waarop deze organisatieverordening in werking treedt, vervallen de bepalingen van andere verordeningen, regelingen en besluiten, die betrekking hebben op de organisatie en die tekstueel dan wel materieel in strijd zijn met de bepalingen van deze organisatieverordening.

Artikel 48

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2001.

Deze verordening kan worden aangehaald als “Organisatieverordening gemeente Venlo 2001”.

Toelichting op de organisatieverordening van de gemeente Venlo 2001De organisatieverordening van de gemeente Venlo bevat in verordeningsvorm de vastlegging van de principes van het besturingsmodel en incorporeert tevens de instructie van de gemeentesecretaris als omschreven in artikel 103 lid 2 van de Gemeentewet.Het besturingsmodel van de gemeente Venlo is vastgesteld op 2 januari 2001 en omvat een omschrijving van de missie en doelen, de positie van de bestuurlijke en ambtelijke organen en een beschrijving van de sturings- en werkprincipes van de organisatie en de structuur. Daarnaast wordt aandacht geschonken aan de cultuur van de organisatie.Leidende sturingsprincipes zijn integraal management en kwaliteitszorg. Deze staan centraal in het organisatiemodel van de gemeente Venlo.De organisatieverordening legt een en ander in formele bepalingen vast in zes hoofdstukken:

Structuur en besturingsmodel.

De gemeentesecretaris.

De ambtelijke organisatie.

Financieel management en de administratieve organisatie van de gemeente.

Deelname in gemeenschappelijke regelingen en overige rechtspersonen.

Slot- en overgangsbepalingen.

De verordening is beknopt gehouden omdat het besturingsmodel een uitvoerige beschrijving geeft van structuur en organen. De organisatieverordening bevat de instructie voor de gemeentesecretaris, verankert de structuur, zij definieert de besturingsprincipes van integraal management en kwaliteitszorg en werkt voornoemde punten verder uit voor het managementteam, de dienst- en afdelingshoofden en de relatie tussen ambtelijke organisatie en bestuur. Verder zijn de financiële bepalingen vastgelegd.De artikelen spreken voor zich, zeker in relatie met het besturingsmodel en behoeven geen specifieke artikelsgewijze toelichting.